Estimation de la charge de travail dans la gestion de projet

Méthodes d'estimation de l'effort

Qu’est-ce qu’une estimation de l’effort ?

Une estimation de l'effort est utilisée pour déterminer l'effort probable d'un projet. Elle permet également d'évaluer la faisabilité d'un projet et de prendre une décision pour ou contre celui-ci. Les parties importantes de cette estimation incluent la planification de la capacité, des ressources, du temps et des coûts. Une procédure d'estimation de l'effort doit être simple à réaliser, conviviale et aussi précise que possible.

Pourquoi les estimations de l’effort sont-elles nécessaires ?

Les estimations de l'effort sont généralement imprécises et peuvent être très défectueuses. Néanmoins, au moins une estimation approximative de l'effort est importante pour un projet, par exemple pour établir et demander un budget pour le projet, ainsi que pour définir un délai approximatif pour le projet.

>>Notre expérience montre qu'il est judicieux de réaliser l'estimation de l'effort uniquement jusqu'à un certain niveau de détail, mais de la revoir et de l'ajuster régulièrement.<<

Walter Epple, Consultant Senior

Méthodes d’estimation

Pour obtenir l'estimation la plus précise possible, différentes méthodes d'estimation peuvent être utilisées. Par exemple, les méthodes d'estimation diffèrent en gestion de projet agile et classique. Il est important que l'estimation de l'effort ne se fasse pas seulement au début d'un projet, mais qu'elle soit continuellement mise à jour, car cela rend l'estimation de plus en plus précise pour le déroulement ultérieur du projet.

1. Approche descendante (
) Dans le cadre de l’approche descendante, le donneur d’ordre procède, au début d’un projet, à une estimation approximative sur laquelle l’équipe de projet doit s’appuyer. Cette méthode repose donc sur l’expérience du donneur d’ordre et est très simple à mettre en œuvre. Toutefois, les estimations sont généralement très imprécises, car le donneur d’ordre ne peut pas avoir une vue d’ensemble de toutes les étapes de travail nécessaires.

2. Approche ascendante (
) L'approche ascendante est plus complexe et plus pertinente que la méthode descendante. Elle consiste à évaluer chacune des étapes de travail et à déterminer leur durée prévisionnelle ainsi que les ressources nécessaires. Cette méthode est donc plus précise. Toutefois, il peut arriver que les responsables prévoient d’emblée des durées et des coûts un peu plus élevés que nécessaire, ce qui peut entraîner une estimation erronée du projet.

3. Estimation par un expert
En tant que chef de projet, on ne maîtrise généralement pas tous les aspects liés au projet avec le même niveau d’expertise. C’est pourquoi il est possible de solliciter l’estimation d’une personne experte dans le domaine concerné, qui sera ainsi en mesure d’évaluer correctement la charge de travail d’une tâche.
Notre conseil : dans le cadre d’une estimation par des experts, il est judicieux de consulter plusieurs experts, puis de calculer la moyenne de leurs estimations. Afin d’améliorer la qualité de l’estimation, l’un des experts devrait, dans la mesure du possible, participer au projet.
Voici d’autres variantes de l’estimation par des experts :

• Estimation en trois points PERT
  Cette méthode consiste à estimer, sur la base de l'expérience, trois valeurs : une valeur optimiste, une valeur pessimiste et une valeur probable. La valeur attendue est ensuite calculée à partir de ces valeurs. Comme il s'agit d'une méthode très simple et rapide, elle est particulièrement adaptée aux premières phases d'un projet.
• Méthode Delphi
  La méthode Delphi repose sur une approche ascendante. Elle implique cependant plusieurs experts pour l'estimation. Ces experts ne discutent pas du sujet au préalable et soumettent leurs estimations anonymement. Si les résultats divergent sensiblement, ils en discutent afin de parvenir à un consensus. Les résultats sont ensuite évalués et discutés à nouveau. De cette manière, l'estimation est relativement précise, mais elle requiert la participation de plusieurs experts sur une période plus longue.
• Poker de planification
  Le Planning Poker est similaire à la méthode Delphi. Les experts soumettent des estimations anonymes. Cependant, si ces estimations divergent significativement, aucune discussion n'a lieu. Les experts ayant fourni les estimations les plus élevées et les plus basses expliquent alors leurs choix respectifs. Ensuite, tous les experts soumettent de nouvelles estimations jusqu'à ce qu'un consensus soit atteint.

4. Méthode par analogie
La méthode par analogie consiste à estimer les charges à partir de projets similaires déjà menés à bien.
Une variante de cette méthode est la méthode relationnelle:
La méthode relationnelle repose elle aussi sur des données empiriques issues de projets similaires. Toutefois, elle définit en outre des lignes directrices et des facteurs fixes qui sont également pris en compte dans le calcul. Il s’agit par exemple d’exigences spécifiques liées à un produit ou de l’expérience des collaborateurs.

5. Méthode de multiplication
La méthode de multiplication consiste à créer des lots de tâches qui sont exécutées plusieurs fois. L'effort total est ensuite déterminé en multipliant le nombre de lots par leur effort estimé. Par conséquent, cette méthode est particulièrement adaptée lorsque des tâches individuelles au sein d'un projet sont fréquemment répétées.

6. Méthode de pondération
Cette méthode permet de déterminer quels facteurs ont quelle influence sur un projet. Les différentes pondérations permettent ensuite de calculer l'effort total.

7. Méthode des pourcentages
La méthode du pourcentage utilise l'effort réellement déployé pour un projet en cours comme base de calcul pour les phases suivantes. On peut également utiliser l'effort estimé pour une phase du projet par une autre méthode. Cette méthode est donc applicable dès les premières étapes.

8. Méthodes d'estimation algorithmiques
Les méthodes d'estimation algorithmiques ne sont souvent utilisées qu'aux phases avancées des projets, car leur application nécessite une connaissance approfondie du projet. Parmi ces méthodes, on trouve :

• Point de fonction
• Point de données
• Point d'objet
• Cocomo (Modèle de coût constructif)

Sélection de la méthode d’estimation appropriée

Le choix de la méthode d'estimation utilisée dépend d'une part de l'avancement actuel du projet, mais aussi du temps disponible ainsi que des experts disponibles. Par conséquent, le choix d'une méthode d'estimation appropriée doit toujours être fait individuellement. Pour des estimations approximatives et préliminaires, les méthodes d'analogie, de relation et de pourcentage sont appropriées. Les méthodes de pondération et de multiplication sont, en revanche, plus appropriées si les facteurs influençant un projet sont précisément connus. Si des experts compétents sont disponibles, une estimation d'expert peut être réalisée à tout moment. Selon la méthode utilisée, cependant, il est plus long à mettre en œuvre. Les méthodes algorithmiques sont particulièrement appropriées dans les phases ultérieures du projet, car elles nécessitent des connaissances détaillées.

Conclusion

Les estimations de l'effort sont chronophages, souvent imprécises et dépendent en grande partie de l'expérience. Néanmoins, elles sont nécessaires pour estimer au moins approximativement la complexité d'un projet et le temps nécessaire à sa réalisation. De cette manière, il est également possible de vérifier pendant la mise en œuvre du projet si les tâches seront achevées selon le plan ou si le projet dépassera l'effort prévu.

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