Projektinhallinnan pääperiaatteet: Brooksin laki

Miksi lisäresursseista ei aina ole apua

Mikä on Brooksin laki?

Frederick (Fred) Philips Brooks on yhdysvaltalainen tietojenkäsittelytieteilijä, joka keksi sanonnan kirjassaan "The Mythical Man-Month": Essays on Software Engineering”:

„ Työvoiman lisääminen myöhässä olevaan ohjelmistoprojektiin saa sen myöhästymään entisestään.“

Auf Deutsch: Der Einsatz zusätzlicher Arbeitskräfte bei bereits verzögerten Softwareprojekten verzögert sie nur noch weiter.

Tämä lause, joka vaikuttaa aluksi kenestä tahansa projektipäälliköstä intuitiiviselta ja jonka Brooks oppi kokemuksestaan IBM:n ohjelmistosuunnittelijana, tuli tunnetuksi Brooksin lakina.

Miksi projektit viivästyvät jatkuvasti, kun niihin lisätään resursseja?

Brooksin mukaan tällaisen projektin viivästymiseen on useita syitä:

1. Uusien työntekijöiden perehdyttäminen:
Tärkein syy viivästymiseen on uusien työntekijöiden perehdyttämisaika siihen asti, kunnes he voivat osallistua projektiin tuottavasti. Jotta uudet työntekijät voidaan valmistaa parhaalla mahdollisella tavalla projektiin liittyviin tehtäviinsä, on järkevää, että nykyiset työntekijät huolehtivat perehdyttämisestä, sillä heillä on tarvittava asiantuntemus. Kun he perehdyttävät uusia kollegoitaan projektiin, sen sijaan kukaan – eivät nykyiset eivätkä uudet työntekijät – voi työskennellä aktiivisesti projektin parissa. Siksi kestää kauan, ennen kuin kaikki ovat tuottavia, ja tätä aikaa on jälkikäteen lähes mahdotonta kuroa umpeen. Lisäksi uusille työntekijöille voi alkuvaiheessa tapahtua tietämättömyydestä johtuvia virheitä, jotka on myöhemmin korjattava ja jotka siten hidastavat projektin etenemistä.
Tähän lisätään vielä se, että uusien työntekijöiden on ensin integroitava tiimiin, eli tiiminmuodostusvaihe, joka on jo käyty läpi projektin alussa, on käytävä läpi uudelleen.

2. Lisääntynyt koordinointityö:
Kun projektiin lisätään uusia työntekijöitä, myös tiimin sisäinen koordinointityö kasvaa, koska jokaisen on sovitettava toimiaan yhä useamman kollegan kanssa. Tämä heikentää työntekijöiden tuottavuutta ja voi siten johtaa projektin viivästymiseen entisestään. Havainnollistaakseen lisääntynyttä viestintätyötä Brooks selitti tämän asian kirjassaan yksinkertaisen kaavan avulla. Jos n työntekijää työskentelee samassa projektissa, viestintärajapintoja on (n²-n)/2. Tämä tarkoittaa, että kahdella henkilöllä on yksi rajapinta, kolmella henkilöllä kolme rajapintaa, neljällä henkilöllä kuusi rajapintaa ja kymmenellä henkilöllä jo 45 viestintärajapintaa. Näin on helppo ymmärtää, miksi viestintätyö kasvaa eksponentiaalisesti. Yksinkertaisesti sanottuna: pieni työntekijämäärä voi sopia asioista kahvikoneen äärellä, kun taas suurissa tiimeissä on järjestettävä suunniteltuja kokouksia tärkeiden tietojen vaihtamiseksi. Koska viestintään käytetty aika ei ole tuottavaa työaikaa, ylimääräistä kapasiteettia menee tällä tavoin hukkaan.

3. Jakamattomat tehtävät:
Tietystä vaiheesta lähtien tehtäviä ei voida enää jakaa eri työntekijöiden kesken tai se vaatii erittäin suurta koordinointityötä, koska tehtävät on jaettava selkeästi ja tulokset on myöhemmin yhdistettävä uudelleen. Jos siis käytettävissä olevia henkilöitä on enemmän kuin jaettavia tehtäviä, ylimääräiset työntekijät eivät voi auttaa työssä, vaan estävät nopean etenemisen aiheuttamalla lisää koordinointityötä.

4. Muita vaikutuksia:
Lisäksi on syytä ottaa huomioon, että uusien työntekijöiden tulo voi heikentää tiimin tuottavuutta, esimerkiksi siksi, että työntekijät eivät enää tunne yhtä suurta vastuuta tehtävistään tai ovat yleisesti ottaen vähemmän motivoituneita.

Brooksin lain yleistys

Brooksin laki koski alun perin vain ohjelmistoprojekteja. Koska edellä mainitut syyt eivät kuitenkaan koske vain näitä projekteja, vaan ovat yleispäteviä, myös Brooksin lakia voidaan soveltaa yleisesti – eikä vain työntekijöihin, vaan myös muihin resursseihin, kuten budjettiin tai aikaan. Voidaan esimerkiksi todeta, että lisäbudjetti ei välttämättä johda projektin nopeampaan valmistumiseen, jos lisärahoituksella ei pystytä ratkaisemaan taustalla olevaa ongelmaa.
Lisäksi lakia voidaan soveltaa paitsi projektin viivästymisiin myös kaikkiin muihin negatiivisiin tuloksiin. Esimerkiksi uusien työntekijöiden lisääminen voi pahentaa tiimin sisäisiä konflikteja tai johtaa tuotteen laadun heikkenemiseen.
Yleisesti voidaan siis todeta, että uusien resurssien lisääminen projektiin ei aina ole hyödyllistä, vaan voi jopa olla haitallista.

Brooksin lakiin liittyvät huolenaiheet

Brooks itse kuvailee käsitystään äärimmäiseksi yksinkertaistukseksi, koska siinä ei oteta huomioon monia muita tekijöitä, joilla on myös merkitystä, esimerkiksi:

• Nykyiset työntekijät esimerkiksi sen suhteen, miten hyvin he pystyvät ja ovat halukkaita kouluttamaan uusia kollegoita.
• Uudet työntekijät, esimerkiksi heidän kokemuksensa vastaavista hankkeista tai heidän halukkuutensa tai kykynsä oppia - esimerkiksi uusi kollega, jolla on paljon kokemusta, voi työskennellä tuottavammin kuin täysin uusi tulokas, joka tarvitsee enemmän koulutusaikaa ja pitää siten myös nykyiset työntekijät työllistettynä pidempään.
• Lisättävän henkilöstön määrä ja tiimin kokonaiskoko.
• Tiimin sosiaalinen dynamiikka.
• Tiimin sisäisen viestinnän laatu.
• Projektin tehtävät ja niiden jaettavuus - voi esimerkiksi olla hyödyllistä ottaa uutta henkilöstöä työskentelemään nykyisen henkilöstön rinnalle ja ottamaan hoitaakseen yksinkertaisempia tehtäviä, kuten projektin dokumentointi.
• Syy siihen, miksi uusia resursseja tulisi lisätä.
• Muita toimenpiteitä, joita saatetaan toteuttaa projektin tukemiseksi resurssien lisäämisen lisäksi.
  Lisäksi Brooksin laki koskee vain projekteja, jotka ovat jo myöhässä. Tämä tarkoittaa, että kun viivästys uhkaa, resurssien lisääminen voi tietyissä olosuhteissa vaikuttaa myönteisesti. Myöskään viivästymisen syitä ei oteta huomioon. Voi esimerkiksi olla, että projektin työmäärä arvioitiin projektin alussa yleisesti ottaen liian optimistisesti.

Miten Brooksin laki auttaa projektinhallinnassa

Brooksin laki tarjoaa teille tärkeän oivalluksen – nimittäin sen, että lisäresurssien lisääminen projektiin ei aina ole hyödyllistä. Tämän oivalluksen avulla voitte selvittää, auttaako lisäresurssien lisääminen projektia todella, ja päättää, kuinka monta resurssia tulisi lisätä sekä millä tavalla niiden tulisi tukea projektia. Muistakaa kuitenkin, että Brooksin laki ei päde aina. Jos projekti on alusta alkaen suunniteltu liian vähäisillä resursseilla tai jos kyseessä on suuria tehtäviä, joita voidaan käsitellä rinnakkain, lisäresurssit ovat todellakin hyödyllisiä.
Ennen kuin resursseja lisätään projektiin, teidän tulisi kysyä itseltänne:

• Mitä tavoitteita lisäresursseilla on tarkoitus saavuttaa?
• Miten lisäresurssit voivat tukea tavoitteiden saavuttamista?
• Miten muut resurssit voivat vaarantaa tavoitteiden saavuttamisen?
• Kuinka tehokkaita nämä ja nykyiset resurssit tulevat silloin olemaan?
• Kuinka tehokkaita nämä ja nykyiset resurssit tulevat silloin olemaan?

Harkitse huolellisesti tavoitteitasi edellä esitettyjen kysymysten avulla. Voi esimerkiksi olla, että lisähenkilöstö vähentää projektiryhmäsi yksittäisten jäsenten tuottavuutta, mutta lisää silti tuottavuutta kokonaisuutena. Saatat myös huomata, että monien lisäresurssien lisääminen ei ole järkevää, mutta muutamat valitut resurssit voisivat auttaa projektia.
Lisäksi kannattaa aina harkita muita tapoja tavoitteiden saavuttamiseksi. Jos esimerkiksi budjetin ylitys uhkaa, voit ryhtyä muihin toimenpiteisiin kuin budjetin kasvattamiseen, jotta saat projektin silti onnistuneesti päätökseen. Voit lukea eri vaihtoehdoista blogikirjoituksesta "Projektin budjetti ylittyi - mitä nyt?" Sama pätee, jos huomaat, että viivästyminen on todennäköistä: Lisäresurssien lisäksi voi olla mahdollista pidentää projektin kestoa tai esimerkiksi supistaa projektin laajuutta.
Vinkkimme: Tällaisen analyysin avulla voit myös tarkistaa, toteutetaanko nykyinen projektisi optimaalisesti ja hyödynnätkö käytettävissä olevia resurssejasi tehokkaasti ja tuloksellisesti.
Jos tunnet Brooksin lain, se voi auttaa sinua myös viestinnässä sidosryhmien kanssa. Jos viivästys uhkaa, kokemuksemme mukaan vaaditaan nopeasti lisäresursseja. Tällaisessa tapauksessa voit Brooksin lain avulla selittää, miksi lisäresurssit eivät ole järkeviä, ja etsiä sitten yhdessä parempaa ratkaisua. Jos projektiin kuitenkin lisätään lisäresursseja, pystyt tunnistamaan siihen liittyvät vaikeudet nopeammin ja yrittämään torjua niitä. Voit esimerkiksi vaatia, että uudet työntekijät ovat jo hankkineet paljon kokemusta vastaavista projekteista tai että he ovat jo aiemmin tehneet yhteistyötä muiden tiimin jäsenten kanssa.

Päätelmä

Brooksin lain mukaan lisäresurssien lisääminen jo myöhässä olevaan projektiin voi pahentaa viivästystä useista eri syistä. Jos olet tietoinen tästä, voit harkita tarkkaan, voidaanko uusia resursseja käyttää viisaasti tavoitteiden saavuttamiseksi, kun projekti on vaikeuksissa. Ja jos voidaan, kuinka paljon resursseja tarvitaan ja miten niitä tulisi käyttää.Tämä oivallus auttaa sinua löytämään optimaalisen ratkaisun projektillesi ja viestimään siitä sidosryhmille.

Lisätietoja myPARM projektinhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!