Principios rectores de la gestión de proyectos: la Ley de Brooks

Por qué los recursos adicionales no siempre son útiles

¿Qué es la Ley de Brooks?

Frederick (Fred) Philips Brooks es un informático estadounidense que acuñó la frase "The Mythical Man-Month: Essays on Software Engineering" en su libro:

„Adding manpower to a late software project makes it later. “

En espagnol: el uso de mano de obra adicional en proyectos de software ya retrasados no hace sino retrasarlos aún más.

Esta frase, que en principio contradice la intuición de todo gestor de proyectos y que Brooks aprendió de su experiencia como ingeniero de software en IBM, se conoció como la Ley de Brooks.

¿Por qué se retrasan los proyectos cuando se añaden recursos?

Según Brooks, son varias las razones que explican el nuevo retraso de este proyecto:

1. Formación de los nuevos empleados:
La razón principal de este nuevo retraso es el tiempo que tardan los nuevos empleados en adaptarse hasta que pueden contribuir de forma productiva al proyecto. Para preparar a los nuevos empleados de la mejor manera posible para sus tareas en el proyecto, lo más sensato es que sean los empleados actuales quienes se encarguen de la formación, ya que cuentan con la experiencia necesaria. Sin embargo, mientras introducen a sus nuevos compañeros en el proyecto, ni los empleados actuales ni los nuevos pueden trabajar activamente en él. Así que, hasta que todos sean productivos, pasa mucho tiempo que, a posteriori, es casi imposible recuperar. Además, al principio, los nuevos empleados pueden cometer errores por falta de experiencia, que luego hay que corregir y que, por lo tanto, frenan el avance del proyecto.
A esto se suma que los nuevos compañeros primero tienen que integrarse en el equipo, es decir, hay que volver a pasar por la fase de formación de equipo que ya se había llevado a cabo al inicio del proyecto.

2. Mayor esfuerzo de coordinación:
A medida que se incorporan más empleados al proyecto, también aumenta el esfuerzo de coordinación dentro del equipo, ya que cada uno tiene que ponerse de acuerdo con más compañeros. Esto reduce la productividad de los empleados y, por lo tanto, puede provocar un mayor retraso en el proyecto. Para ilustrar este aumento en el esfuerzo de comunicación, Brooks explicó este punto en su libro con una fórmula sencilla. Si n personas trabajan en un proyecto, hay (n²-n)/2 puntos de contacto. Esto significa que 2 personas tienen un punto de contacto, 3 personas tienen 3 puntos de contacto, 4 personas tienen 6 puntos de contacto y, con 10 personas, ya hay 45 puntos de contacto. Así se entiende rápidamente por qué el esfuerzo de comunicación aumenta de forma exponencial. En pocas palabras: cuando hay pocos empleados, pueden ponerse de acuerdo de camino a la máquina de café, mientras que en los equipos grandes hay que organizar reuniones programadas para intercambiar la información importante. Como el tiempo dedicado a la comunicación no es tiempo de trabajo productivo, de esta forma se desperdician capacidades adicionales.

3. Tareas indivisibles:
A partir de cierto punto, las tareas ya no se pueden repartir entre diferentes empleados, o solo se puede hacer con un gran esfuerzo de coordinación, ya que hay que dividirlas con precisión y luego volver a unir los resultados. Así que, si hay más gente disponible que tareas que se puedan repartir, los empleados de más no ayudan con el trabajo, sino que frenan el avance al generar más tareas de coordinación.

4. Otros efectos:
Además, hay que tener en cuenta que incorporar a más empleados puede reducir la productividad del equipo, por ejemplo, porque los empleados ya no se sienten tan responsables de las tareas o porque, en general, están menos motivados.

Generalización de la ley de Brooks

La ley de Brooks se aplicaba originalmente solo a los proyectos de software. Sin embargo, como las razones mencionadas anteriormente no solo se aplican a estos proyectos, sino que son válidas en general, la ley de Brooks también se puede aplicar de forma universal, y no solo a los empleados, sino también a otros recursos como el presupuesto o el tiempo. Así, por ejemplo, se puede decir que un presupuesto adicional no tiene por qué hacer que un proyecto se termine antes si el problema de fondo no se resuelve con ese dinero extra.
Además, la ley no solo se puede aplicar a los retrasos de un proyecto, sino a cualquier resultado negativo. Por ejemplo, añadir más empleados puede agravar los conflictos en el equipo o provocar que la calidad del producto empeore.
En general, se puede decir que añadir más recursos a un proyecto a veces no solo no ayuda, sino que incluso resulta contraproducente.

Reservas contra la Ley Brooks

El propio Brooks califica su concepto de simplificación extrema, ya que no tiene en cuenta una gran variedad de factores que también influyen, por ejemplo:

• El personal actual, por ejemplo, en cuanto a su capacidad y disposición para formar a nuevos colegas.
• Los nuevos empleados, por ejemplo, en cuanto a su experiencia en proyectos similares o su disposición o capacidad para aprender: así, un nuevo compañero con mucha experiencia puede trabajar de forma productiva más rápidamente que un completo recién llegado que necesita más tiempo de formación y, por tanto, también mantiene ocupados a los empleados existentes durante más tiempo.
• El número de personas que se añadirán y el tamaño total del equipo.
• La dinámica social dentro del equipo.
• La forma de comunicación dentro del equipo.
• Las tareas del proyecto y su divisibilidad: por ejemplo, puede ser útil incorporar nuevo personal para que trabaje junto al existente y se encargue de tareas más sencillas, como la documentación del proyecto.
• La razón por la que deben añadirse nuevos recursos.
• Otras medidas para apoyar el proyecto que, aparte de aumentar los recursos, podrían tomarse.
  Además, la ley de Brooks solo se aplica a proyectos que ya van con retraso. Es decir, si hay riesgo de retraso, añadir recursos puede tener un efecto positivo en determinadas circunstancias. Tampoco se tienen en cuenta las causas del retraso. Por ejemplo, puede ser que al principio del proyecto se haya calculado el esfuerzo necesario de forma demasiado optimista.

Cómo le ayuda la Ley de Brooks en la gestión de proyectos

La ley de Brooks te ofrece una idea importante: que añadir más recursos a un proyecto no siempre es útil. Con esta idea, puedes averiguar si a un proyecto realmente le vendría bien contar con más recursos, y decidir cuántos se deberían añadir y de qué manera deberían apoyar el proyecto. Pero ten en cuenta que la ley de Brooks no siempre se cumple. Si un proyecto se planificó desde el principio con muy pocos recursos o si se trata de tareas de gran volumen que se pueden realizar en paralelo, los recursos adicionales sí que serán de ayuda.
Así que, antes de añadir recursos a un proyecto, pregúntate:

• ¿Qué objetivos deben alcanzarse con más recursos?
• ¿Cómo pueden otros recursos apoyar la consecución de los objetivos?
• ¿Cómo pueden otros recursos poner en peligro la consecución de los objetivos?
• ¿Cuál será entonces la eficacia de estos recursos y de los actuales?
• ¿Cuál será entonces la eficacia de estos recursos y de los actuales?

Sopese bien estas cuestiones. Por ejemplo, el personal adicional puede reducir la productividad de algunos miembros del equipo del proyecto, pero aun así aumentar la productividad global. Además, puede que considere que añadir muchos más recursos no es útil, pero que unos pocos recursos seleccionados ayudarían al proyecto.
Además, siempre debes considerar otras formas de alcanzar tus objetivos. Por ejemplo, si es inminente un rebasamiento del presupuesto, también puede tomar medidas distintas al aumento del presupuesto para seguir completando con éxito su proyecto. Puede informarse sobre lo que puede hacer en la entrada del blog " Presupuesto del proyecto superado - ¿y ahora? Del mismo modo, si se da cuenta de que un retraso es inminente: además de recursos adicionales, también puede ser posible ampliar la duración del proyecto o reducir su alcance, por ejemplo.
Nuestro consejo: Con un análisis así, también puedes comprobar si tu proyecto actual se está llevando a cabo de forma óptima o si estás utilizando tus recursos disponibles de manera eficiente y eficaz.
Si conoces la Ley de Brooks, también te puede ayudar a la hora de comunicarte con las partes interesadas. Si hay riesgo de retraso, según nuestra experiencia, enseguida se empieza a pedir más recursos. En ese caso, puedes usar la Ley de Brooks para explicar por qué no tiene sentido añadir más recursos y, así, buscar juntos una solución mejor. Si, a pesar de todo, se añaden más recursos al proyecto, podrás detectar más rápido las dificultades que esto conlleva e intentar contrarrestarlas. Por ejemplo, en determinadas circunstancias, puedes insistir en que se incorporen nuevos colaboradores que ya tengan mucha experiencia en proyectos similares o que ya hayan trabajado con el resto de miembros del equipo.

Conclusión

Según la Ley de Brooks, añadir más recursos a un proyecto ya retrasado puede empeorar el retraso por varias razones. Si es consciente de ello, podrá considerar detenidamente si puede utilizar nuevos recursos con sensatez para alcanzar sus objetivos cuando surjan dificultades en el proyecto y, en caso afirmativo, cuántos recursos necesita y cómo deben utilizarse. Esta información le ayudará a encontrar una solución óptima para su proyecto y a comunicársela a las partes interesadas.

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