Principes directeurs en gestion de projet : Loi de Brooks

Pourquoi des ressources supplémentaires ne sont pas toujours utiles

Qu’est-ce que la Loi de Brooks ?

Frederick (Fred) Philips Brooks est un informaticien américain qui a formulé cette phrase dans son livre "The Mythical Man-Month: Essays on Software Engineering" :

„Adding manpower to a late software project makes it later. “

En français: « Ajouter de la main-d'œuvre à un projet logiciel en retard le retarde encore. »

Cette phrase, qui semble d'abord contre-intuitive pour tout chef de projet, et que Brooks a tirée de son expérience en tant qu'ingénieur logiciel chez IBM, est devenue célèbre sous le nom de Loi de Brooks.

Pourquoi les projets continuent-ils de prendre du retard lorsque des ressources sont ajoutées ?

Selon Brooks, plusieurs raisons sont responsables du retard accru d'un tel projet :

1. Intégration des nouveaux collaborateurs :
La principale raison de ce nouveau retard réside dans la période d'intégration des nouveaux collaborateurs, jusqu'au moment où ils seront en mesure de contribuer de manière productive au projet. En effet, pour préparer au mieux les nouveaux collaborateurs à leurs missions au sein du projet, il est judicieux que ce soient les collaborateurs actuels qui se chargent de leur formation, car ils disposent de l’expertise nécessaire. Cependant, pendant qu’ils initient leurs nouveaux collègues au projet, ni les collaborateurs actuels ni les nouveaux ne peuvent travailler activement sur le projet. Il s’écoule donc beaucoup de temps avant que tous ne soient opérationnels, un temps qu’il est pratiquement impossible de rattraper par la suite. De plus, par manque d’expérience, les nouveaux collaborateurs peuvent commettre des erreurs au début, qui doivent ensuite être corrigées et qui ralentissent ainsi l’avancement du projet.
À cela s’ajoute le fait que les nouveaux collègues doivent d’abord s’intégrer à l’équipe, ce qui implique de revivre la phase de cohésion d’équipe qui avait déjà eu lieu au début du projet.

2. Effort de coordination accru :
Lorsque de nouveaux collaborateurs sont intégrés au projet, l’effort de coordination au sein de l’équipe augmente également, car chacun doit se coordonner avec un plus grand nombre de collègues. Cela réduit la productivité des collaborateurs et peut ainsi entraîner un retard supplémentaire dans le projet. Afin d’illustrer cette charge de communication accrue, Brooks a expliqué ce point dans son ouvrage à l’aide d’une formule simple. Si n collaborateurs travaillent sur un projet, il existe (n²-n)/2 points de contact. Cela signifie que 2 personnes ont un point de contact, 3 personnes en ont 3, 4 personnes en ont 6 et que, pour 10 personnes, on compte déjà 45 points de contact. On comprend ainsi rapidement pourquoi l’effort de communication augmente de manière exponentielle. En termes simples : lorsque l’équipe est réduite, les collaborateurs peuvent se concerter en se rendant à la machine à café, tandis que dans les grandes équipes, il faut organiser des réunions planifiées pour échanger les informations importantes. Le temps consacré à la communication n’étant pas du temps de travail productif, des capacités supplémentaires sont ainsi gaspillées.

3. Tâches indivisibles :
Au-delà d'un certain seuil, la répartition des tâches entre différents employés devient impossible, ou exige une coordination très poussée, car il est impératif de définir clairement les tâches et de compiler ensuite les résultats. Par conséquent, si le nombre de personnes disponibles dépasse le nombre de tâches à accomplir, les employés supplémentaires ne contribuent pas au travail, mais au contraire, ralentissent sa progression en raison des tâches de coordination supplémentaires qu'il implique.

4. Autres effets :
Il convient également de garder à l'esprit que l'arrivée de nouveaux collaborateurs peut nuire à la productivité de l'équipe, par exemple parce que les collaborateurs ne se sentent plus aussi responsables des tâches qui leur incombent ou parce qu'ils sont globalement moins motivés.

Généralisation de la Loi de Brooks

À l'origine, la loi de Brooks ne s'appliquait qu'aux projets logiciels. Cependant, comme les raisons évoquées ci-dessus ne s'appliquent pas uniquement à ces projets, mais sont d'ordre général, la loi de Brooks peut également être appliquée de manière universelle – et ce, non seulement aux collaborateurs, mais aussi à d'autres ressources telles que le budget ou le temps. On peut ainsi affirmer, par exemple, qu’un budget supplémentaire ne conduit pas nécessairement à une réalisation plus rapide d’un projet si le problème sous-jacent n’est pas résolu par ces fonds supplémentaires.
De plus, cette loi peut s’appliquer non seulement aux retards d’un projet, mais aussi à l’ensemble des résultats négatifs. Ainsi, l’ajout de collaborateurs supplémentaires peut, par exemple, aggraver les conflits au sein de l’équipe ou entraîner une baisse de la qualité du produit.
D’une manière générale, on peut donc affirmer que l’ajout de ressources supplémentaires à un projet n’est parfois pas utile, mais peut même s’avérer contre-productif.

Préoccupations concernant la Loi de Brooks

Brooks lui-même décrit son concept comme une simplification extrême, car il ne tient pas compte d'un large éventail de facteurs qui jouent également un rôle, tels que :

• Les employés actuels, par exemple, en termes de leur capacité et de leur volonté à former de nouveaux collègues.
• Les nouveaux employés, par exemple, en termes de leur expérience dans des projets similaires ou de leur volonté ou de leur capacité à apprendre - par exemple, un nouveau collègue ayant beaucoup d'expérience peut travailler de manière productive plus rapidement qu'un novice complet qui a besoin de plus de temps de formation et qui occupe donc également les employés actuels plus longtemps.
• Le nombre de personnel à ajouter et la taille totale de l'équipe.
• La dynamique sociale au sein de l'équipe.
• Le type de communication au sein de l'équipe.
• Les tâches du projet et leur divisibilité - par exemple, il peut être utile d'intégrer de nouveaux employés pour travailler aux côtés des employés actuels et prendre en charge des tâches plus simples telles que la documentation du projet.
• La raison pour laquelle de nouvelles ressources doivent être ajoutées.
• Autres mesures susceptibles d’être prises pour soutenir le projet, outre l’augmentation des ressources.
  Par ailleurs, la loi de Brooks ne s’applique qu’aux projets qui accusent déjà un retard. Cela signifie qu’en cas de retard imminent, l’ajout de ressources peut, dans certaines circonstances, avoir un effet positif. Les causes du retard ne sont pas non plus prises en compte. Il se peut par exemple que l’effort nécessaire au projet ait été estimé de manière trop optimiste au début de celui-ci.

Comment la Loi de Brooks aide-t-elle en gestion de projet

La loi de Brooks vous apporte un enseignement important, à savoir que l'ajout de ressources supplémentaires à un projet n'est pas toujours utile. Grâce à cet enseignement, vous pouvez déterminer si un projet a réellement besoin de ressources supplémentaires, et définir le nombre de ressources à ajouter ainsi que la manière dont elles doivent soutenir le projet. Gardez toutefois à l’esprit que la loi de Brooks ne s’applique pas dans tous les cas. Si un projet a été planifié dès le départ avec trop peu de ressources ou s’il s’agit de tâches volumineuses pouvant être traitées en parallèle, des ressources supplémentaires seront en effet utiles.
Avant d’ajouter des ressources à un projet, vous devriez donc vous poser la question suivante :

• Quels objectifs doivent être atteints avec des ressources supplémentaires ?
• Comment les ressources supplémentaires peuvent-elles contribuer à l'atteinte des objectifs ?
• De quelle manière des ressources supplémentaires pourraient-elles compromettre la réalisation des objectifs ?
• Dans quelle mesure ces ressources actuelles et supplémentaires seront-elles efficaces ?
• Dans quelle mesure ces ressources actuelles et supplémentaires seront-elles efficientes ?

Réfléchissez attentivement à vos objectifs à l'aide des questions ci-dessus. Par exemple, il se peut que l'ajout de personnel réduise la productivité des membres individuels de votre équipe de projet, mais augmente néanmoins la productivité globale. Vous pouvez également constater que l'ajout de nombreuses ressources n'a pas de sens, mais que quelques ressources sélectionnées aideraient le projet.
Par ailleurs, envisagez toujours d'autres moyens d'atteindre vos objectifs. Par exemple, si un dépassement de budget est imminent, vous pouvez prendre des mesures autres que l'augmentation du budget pour achever tout de même votre projet avec succès. Vous pouvez en apprendre davantage sur les différentes options dans l'article de blog "Dépassement de budget du projet - et maintenant ?" Il en va de même si vous constatez qu'un retard est probable : en plus des ressources supplémentaires, il peut également être possible de prolonger la durée du projet ou, par exemple, de réduire la portée du projet.
Notre conseil : Une telle analyse vous permet également de vérifier si votre projet actuel est mené de manière optimale, ou si vous utilisez vos ressources disponibles de manière efficace et efficiente.
Si vous connaissez la loi de Brooks, celle-ci peut également vous aider à communiquer avec les parties prenantes. D’après notre expérience, lorsqu’un retard menace, on réclame rapidement des ressources supplémentaires. Dans un tel cas, vous pouvez vous appuyer sur la loi de Brooks pour expliquer pourquoi il n’est pas judicieux d’ajouter des ressources, puis chercher ensemble une meilleure solution. Si, malgré tout, des ressources supplémentaires sont affectées au projet, vous pourrez identifier plus rapidement les difficultés qui en découlent et tenter d’y remédier. Vous pourrez par exemple, selon les circonstances, insister pour que les nouveaux collaborateurs possèdent déjà une grande expérience dans des projets similaires ou aient déjà travaillé avec les autres membres de l’équipe.

Conclusion

Selon la Loi de Brooks, l'ajout de ressources à un projet déjà en retard peut aggraver le retard pour diverses raisons. Si vous en avez conscience, vous pouvez soigneusement réfléchir à la manière dont vous pouvez utiliser judicieusement de nouvelles ressources pour atteindre vos objectifs lorsque le projet rencontre des problèmes, et le cas échéant, combien de ressources vous avez besoin et comment elles doivent être utilisées. Cette compréhension vous aide à trouver une solution optimale pour votre projet et à la communiquer aux parties prenantes.

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