Principi guida nella gestione dei progetti: la Legge di Brooks

Perché le risorse aggiuntive non sono sempre utili

Che cos’è la legge di Brooks?

Frederick (Fred) Philips Brooks è un informatico americano che ha coniato questa frase nel suo libro "The Mythical Man-Month: Essays on Software Engineering":

„Adding manpower to a late software project makes it later. “

In italiano: "Aggiungere manodopera a un progetto software in ritardo lo rende più tardivo. "

Questa frase, che a prima vista sembra contro intuitiva per qualsiasi project manager e che Brooks ha imparato dalla sua esperienza di ingegnere del software all'IBM, è diventata nota come Legge di Brooks.

Perché i progetti continuano a ritardare quando si aggiungono risorse?

Secondo Brooks, diverse ragioni sono responsabili dell'ulteriore ritardo di un progetto:

1. Formazione dei nuovi collaboratori:
Il motivo principale dell’ulteriore ritardo è il periodo di formazione dei nuovi collaboratori, fino al momento in cui potranno contribuire in modo produttivo al progetto. Per preparare al meglio i nuovi collaboratori ai loro compiti nel progetto, è infatti opportuno che siano i collaboratori attuali a occuparsi della formazione, dato che dispongono delle competenze necessarie. Tuttavia, mentre introducono i nuovi colleghi al progetto, né i collaboratori attuali né quelli nuovi possono lavorare attivamente al progetto. Quindi, finché tutti non sono operativi, passa un sacco di tempo che poi è difficile recuperare. Inoltre, all’inizio i nuovi collaboratori potrebbero commettere errori per inesperienza, che poi vanno corretti e che quindi rallentano l’avanzamento del progetto.
A questo si aggiunge il fatto che i nuovi colleghi devono prima integrarsi nel team, il che significa che bisogna ripetere la fase di team building che si era già svolta all’inizio del progetto.

2. Maggiore impegno di coordinamento:
Quando si aggiungono altri collaboratori al progetto, aumenta anche l’impegno di coordinamento all’interno del team, perché ognuno deve coordinarsi con più colleghi. Questo riduce la produttività dei collaboratori e può quindi portare a un ulteriore ritardo nel progetto. Per illustrare l’aumento dello sforzo di comunicazione, Brooks ha spiegato questo punto nel suo libro con una semplice formula. Se n collaboratori lavorano a un progetto, ci sono (n²-n)/2 punti di contatto. Ciò significa che 2 persone hanno un’interfaccia, 3 persone ne hanno 3, 4 persone ne hanno 6 e con 10 persone si arriva già a 45 interfacce di comunicazione. Così si capisce subito perché lo sforzo di comunicazione aumenti in modo esponenziale. In parole povere: pochi collaboratori possono coordinarsi mentre vanno alla macchinetta del caffè, mentre nei team più grandi bisogna organizzare riunioni programmate per scambiarsi le informazioni importanti. Dato che il tempo dedicato alla comunicazione non è tempo di lavoro produttivo, in questo modo si sprecano risorse aggiuntive.

3. Compiti non divisibili:
A un certo punto, i compiti non possono più essere suddivisi tra diversi collaboratori, oppure possono esserlo solo con un enorme sforzo di coordinamento, poiché devono essere suddivisi in modo preciso e i risultati devono poi essere ricomposti. Quindi, se ci sono più persone disponibili rispetto ai compiti da assegnare, i collaboratori in più non solo non aiutano a portare avanti il lavoro, ma ostacolano il rapido avanzamento del progetto a causa dell’ulteriore carico di lavoro di coordinamento.

4. Altri effetti:
Inoltre, bisogna tenere presente che l’aggiunta di nuovi collaboratori può indebolire la produttività del team, ad esempio perché i collaboratori non si sentono più così responsabili dei compiti o sono in generale meno motivati.

Generalizzazione della legge di Brooks

In origine, la legge di Brooks valeva solo per i progetti software. Tuttavia, dato che i motivi sopra citati non si applicano solo a questi progetti, ma sono validi in generale, anche la legge di Brooks può essere applicata universalmente – e non solo per i collaboratori, ma anche per altre risorse come il budget o il tempo. Ad esempio, si può dire che un budget aggiuntivo non comporta necessariamente che un progetto venga completato più velocemente, se il problema di fondo non viene risolto con quei soldi in più.
Inoltre, la legge non si applica solo ai ritardi di un progetto, ma a tutti i risultati negativi. Ad esempio, l’aggiunta di altri collaboratori può aggravare i conflitti all’interno del team o portare a una qualità del prodotto inferiore.
In generale, quindi, si può dire che l’aggiunta di ulteriori risorse a un progetto a volte non solo non è d’aiuto, ma è addirittura controproducente.

Preoccupazioni sulla legge di Brooks

Lo stesso Brooks descrive il suo concetto come una semplificazione estrema, in quanto non tiene conto di un'ampia gamma di fattori che giocano anch'essi un ruolo, ad esempio:

• I dipendenti attuali, ad esempio, in termini di capacità e disponibilità a formare nuovi colleghi.
• I nuovi dipendenti, ad esempio, in termini di esperienza in progetti simili o di disponibilità o capacità di apprendimento: ad esempio, un nuovo collega con molta esperienza può lavorare in modo produttivo più rapidamente di un nuovo arrivato che ha bisogno di più tempo per la formazione e quindi tiene occupati più a lungo i dipendenti esistenti.
• Il numero di collaboratori da aggiungere e le dimensioni complessive del team.
• Le dinamiche sociali all'interno del gruppo.
• Il tipo di comunicazione all'interno del team.
• I compiti del progetto e la loro suddivisione: ad esempio, può essere utile inserire nuovo personale che affianchi quello esistente e si occupi di compiti più semplici come la documentazione del progetto.
• Il motivo per cui è necessario aggiungere nuove risorse.
• Altre misure a sostegno del progetto che potrebbero essere adottate, oltre all’aumento delle risorse.
  Inoltre, la legge di Brooks si applica solo ai progetti che sono già in ritardo. Ciò significa che, in caso di ritardo imminente, l’aggiunta di risorse può, in determinate circostanze, avere un effetto positivo. Inoltre, non vengono prese in considerazione le cause del ritardo. Ad esempio, potrebbe essere che all’inizio del progetto lo sforzo richiesto sia stato stimato in modo troppo ottimistico.

In che modo la legge di Brooks aiuta nella gestione dei progetti

La legge di Brooks ti offre una consapevolezza importante: aggiungere altre risorse a un progetto non è sempre utile. Grazie a questa consapevolezza, puoi capire se un progetto trae davvero beneficio da ulteriori risorse e stabilire quante risorse aggiungere e in che modo dovrebbero supportare il progetto. Tieni però presente che la legge di Brooks non vale sempre. Se un progetto è stato pianificato fin dall’inizio con risorse insufficienti o se si tratta di attività di grande volume che possono essere svolte in parallelo, le risorse aggiuntive saranno effettivamente utili.
Quindi, prima di aggiungere risorse a un progetto, dovresti chiederti:

• Quali obiettivi devono essere raggiunti con risorse aggiuntive?
• In che modo risorse aggiuntive possono sostenere il raggiungimento degli obiettivi?
• In che modo ulteriori risorse potrebbero compromettere il raggiungimento degli obiettivi?
• Quanto saranno efficaci allora queste e le attuali risorse?
• Quanto saranno efficienti queste e le attuali risorse allora?

Considera attentamente i tuoi obiettivi utilizzando le domande di cui sopra. Ad esempio, è possibile che il personale aggiuntivo riduca la produttività dei singoli membri del gruppo di progetto, ma si traduca comunque in una maggiore produttività complessiva. Potresti anche scoprire che l'aggiunta di molte più risorse non ha senso, ma alcune risorse selezionate aiuterebbero il progetto.
Inoltre, dovresti sempre considerare altri modi per raggiungere i tuoi obiettivi. Ad esempio, se il superamento del budget è imminente, puoi adottare misure diverse dall'aumento del budget per completare il progetto con successo. Puoi leggere le diverse opzioni nel post del blog "Budget del progetto superato - e ora?" Lo stesso vale se noti che è probabile un ritardo: oltre a risorse aggiuntive, potrebbe anche essere possibile estendere la durata del progetto o, ad esempio, ridurne l'ambito.
Il nostro consiglio: Con un’analisi del genere puoi anche verificare se il tuo progetto attuale viene portato avanti in modo ottimale, ovvero se stai utilizzando le risorse a tua disposizione in modo efficiente ed efficace.
Se conosci la Legge di Brooks, questa può aiutarti anche a comunicare con gli stakeholder. Se c’è il rischio di un ritardo, secondo la nostra esperienza si sente subito la richiesta di risorse aggiuntive. In un caso del genere, puoi usare la Legge di Brooks per spiegare perché non ha senso aggiungere altre risorse e poi cercare insieme una soluzione migliore. Se tuttavia vengono aggiunte ulteriori risorse al progetto, puoi individuare più rapidamente le difficoltà che ne derivano e cercare di porvi rimedio. Ad esempio, in determinate circostanze puoi insistere per avere nuovi collaboratori che abbiano già molta esperienza in progetti simili o che abbiano già lavorato con gli altri membri del team.

Conclusione

Secondo la Legge di Brooks, aggiungere altre risorse a un progetto già in ritardo può peggiorare il ritardo per una serie di motivi. Se ne siete consapevoli, potete valutare attentamente se è possibile utilizzare nuove risorse in modo saggio per raggiungere i vostri obiettivi quando il progetto è in difficoltà e, in caso affermativo, di quante risorse avete bisogno e come dovrebbero essere utilizzate. Questa visione aiuta a trovare una soluzione ottimale per il progetto e a comunicarla alle parti interessate.

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