Focused despite stress: How project managers keep their team on track

1. Klare Planung

Nur mit einer klaren Planung blickt das Team in dieselbe Richtung und kann so fokussiert arbeiten. So sollten vor Projektbeginn einige Fragen beantwortet sein. Was soll erreicht werden? Welche Schritte müssen dafür gemacht werden? Wer macht was? Wie wird kommuniziert und wo liegen wichtige Daten? Klare Strukturen helfen dabei, Ablenkungen zu vermeiden.

• Ziele: Die Definition klarer Ziele gibt dem Team Orientierung und definiert Prioritäten. Wenn alle wissen, was das übergeordnete Ziel ist und welche Meilensteine auf dem Weg dahin erreicht werden müssen, kann der Fokus leichter aufrechterhalten werden. Ziele sollten dabei idealerweise nach der SMART-Methode (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden) formuliert werden, um die Erwartungen an das Team eindeutig zu machen. Wichtig ist allerdings zu beachten, dass Ziele regelmässig überprüft werden sollten, da sie sich im Laufe der Umsetzung eines Projektes ändern können. In solchen Fällen sollten sie schnellstmöglich angepasst werden, um Ablenkungen zu vermeiden.
• Verantwortlichkeiten: Jedes Teammitglied sollte genau wissen, welche Aufgaben in seinem Verantwortungsbereich liegen. Dadurch wird Doppelarbeit vermieden, sodass sich jeder auf seine Aufgaben konzentrieren kann. Klar definierte Rollen sorgen zudem dafür, dass das Team effizienter arbeitet, weil es keine Unklarheiten darüber gibt, wer wofür zuständig ist.
• Kommunikationswege: Auch eine effektive Kommunikation erfordert klare, vorab festgelegte Wege und Mittel. So sollte von Anfang an definiert sein, welche Informationen über welche Kanäle geteilt werden. Ein zentraler Kommunikationskanal (z. B. eine Projektmanagement-Plattform) hilft, Missverständnisse zu vermeiden und hält alle Beteiligten auf dem Laufenden.
• Dokumentenmanagement: Dazu gehört auch ein gut strukturiertes System zur Ablage und zum Teilen von Dokumenten. Alle relevanten Unterlagen sollten zentral, klar kategorisiert und leicht zugänglich sein, damit das Team keine Zeit mit der Suche nach Informationen verschwendet und alle mit den aktuellen Versionen der Dokumente arbeiten.

2. visualizations

Visualizations are a powerful tool for presenting complex information in an understandable and clear way.
Whether Gantt charts, Kanban boards, flowcharts or mind maps – they help the team to clearly see the progress of the project, understand tasks in context and focus on the next steps.

However, visualizations can also be used in meetings to guide discussions, keep track of all relevant aspects or help team members to follow topics in which they are not directly involved.
This does not have to involve high-quality graphics and diagrams.
Rather, it can also help to note down a list on the flipchart during the meeting, keep minutes or share your files via the screen.

3. Effektive Kommunikation und Meetings

Eine klare und zielgerichtete Kommunikation ist der Schlüssel für ein fokussiertes Team. Regelmässige Status-Updates und kurze Check-Ins sind daher wichtig, um den Fortschritt zu besprechen und sicherzustellen, dass der Fokus richtig gesetzt ist. Gleichzeitig ist es aber wichtig, Informationsüberfluss zu vermeiden, da zu viele Informationen ablenken können. Daher sollten Meetings kurz und gezielt sein, um die Zeit des Teams optimal zu nutzen. Eine gute Vorbereitung, eine klare Struktur sowie Zielsetzung helfen weiter dabei, wertvolle Arbeitszeit nicht unnötig zu verschwenden. Um unnötige Meetings zu vermeiden hilft es, den Zweck jedes Meetings vorher zu definieren, genau zu überlegen, wer daran teilnehmen sollte, und darauf zu achten, dass alle Beteiligten im Voraus die nötigen Informationen erhalten.

Unser Tipp: Die wenigsten Teilnehmenden werden es schaffen, einem langen Meeting dauerhaft konzentriert zuzuhören. Daher kann es sein, dass wichtige Punkte nicht richtig ankommen. Um dem entgegenzuwirken, hilft es, nach jedem Meeting die wichtigsten Punkte kurz zusammen zu fassen. Sätze wie «ich halte fest» oder «ich fasse zusammen» sorgen dabei dafür, dass die Aufmerksamkeit des Teams kurzfristig in die Höhe geht, und helfen Ihnen so den Fokus des Teams wieder auf das Thema zu lenken. Eine schriftliche Zusammenfassung stellt zudem sicher, dass alle Teammitglieder dieselben Informationen haben und nichts in Vergessenheit gerät, insbesondere wenn die Zusammenfassung klare Handlungspunkte für das Team festhält. Um die Zusammenfassung einfach zu erstellen kann ein Meetingprotokoll-Template genutzt werden, in dem schon während des Meetings die wichtigsten Punkte, Entscheidungen und Aufgaben festgehalten werden.

4. Transparente Statusüberwachung

Eine regelmässige und transparente Überwachung des Projektfortschritts ist essenziell, um das Team auf dem richtigen Kurs halten zu können. Wöchentliche Status-Update-Meetings oder auch Daily Stand-ups helfen sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden sind. Durch den Einsatz von Tools zur Fortschrittsverfolgung (wie Projektmanagement-Software oder Kanban-Boards) können Projektleitende und das Team zudem den Überblick über abgeschlossene und anstehende Aufgaben behalten. Gleichzeitig hilft die regelmässige Überprüfung des Status dabei, gezielte Rückmeldungen an das Team zu geben, und mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen. So können Massnahmen ergriffen werden, die den Fokus zurück auf das eigentliche Projekt legen.

5. Verantwortungsbewusstsein und Initiative fördern

Um das Verantwortungsbewusstsein und die Eigeninitiative der Teammitglieder zu fördern, sollten Projektleitende nicht nur Aufgaben delegieren, sondern ihnen die Freiheit geben, selbst Entscheidungen zu treffen und Vorschläge einzubringen. Es kann also helfen, den Mitarbeitenden die Verantwortung für Teilprojekte, einzelne Aufgaben oder bestimmte Entscheidungen zu übertragen. Wenn Teammitglieder sich verantwortlich fühlen und die Möglichkeit haben, eigene Ideen umzusetzen, arbeiten sie in der Regel engagierter und fokussierter an den Zielen des Projekts. Das hilft ausserdem dabei, dass Mitarbeitende Erfolge erreichen, die wiederum angesprochen und gelobt werden sollten, um das Verantwortungsbewusstsein noch weiter zu stärken.

6. planning tasks in advance and managing time

Good project planning involves not only the distribution and prioritization of tasks, but also realistic time management. Project managers should make sure to plan in buffer times to allow for unforeseen delays. However, forward planning also means identifying potential bottlenecks at an early stage and prioritizing resources accordingly. Techniques such as the Eisenhower matrix (differentiation between important and urgent tasks) or the Ivy Lee method help to set the right priorities and thus direct the focus to the most important tasks. Methods such as the Pomodoro technique, Eat-that-frog, Timeboxing or Getting Things Done, on the other hand, help to use the available working time effectively and work on the project in a focused manner.

Conclusion

The success of a project depends on the team’s ability to work in a focused and organized manner – despite all the challenges and distractions.
Clear goals, efficient communication channels and transparent status monitoring are essential to keep the team on track.
Coupled with the promotion of personal initiative and well thought-out time management, project managers create the optimal conditions for projects to be completed successfully and without stress.

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