Liberating Structures: Yksinkertaisilla säännöillä kohti luovempaa projektinhallintaa

Miksi perinteiset työpajat tukahduttavat usein ideoita

Mitä ovat Liberating Structures?

Liberating Structures (lyhennettynä LS) on 33 yksinkertaista mutta tehokasta mikrorakennetta, jotka on kehitetty ryhmäprosessien demokratisoimiseksi. Sen sijaan, että luotettaisiin loputtomiin PowerPoint-dioihin tai yksipuoliseen moderointiin, ne antavat jokaiselle osallistujalle mahdollisuuden tuoda esiin omia ideoitaan, näkökulmiaan ja tietämystään.
Konseptin ovat kehittäneet Keith McCandless ja Henri Lipmanowicz, ja se on nauttinut jo muutaman vuoden ajan kasvavasta suosiosta paitsi innovaatio- ja luovuustiimeissä myös projektinhallinnassa. Perusajatus on, että hyvä rakenne edistää luovuutta sen sijaan, että tukahduttaisi sitä. Menetelmien tarkoituksena on vapauttaa kokousten osallistujat perinteisistä rajoittavista tai kontrolloivista rakenteista, mistä nimi Liberating Structures on peräisin. Näitä menetelmiä käytettäessä kokouksen ohjaus ei siis ole enää pelkästään esittelijän tai moderaattorin käsissä, vaan se jakautuu tasaisesti kaikkien ryhmän jäsenten kesken, jolloin kaikki voivat osallistua tuloksen syntymiseen tasapuolisesti. Samalla nämä rakenteet tarjoavat kuitenkin järjestäytyneen kehyksen, joka mahdollistaa kokousten tavoitteellisen kulun.

Miksi Liberating Structures -menetelmät ovat niin arvokkaita projektinhallinnassa?

Projekteissa on usein kyse monimutkaisista päätöksistä, muuttuvista vaatimuksista ja lukuisista sidosryhmistä, joilla on kukin omat odotuksensa. Perinteinen kokouslogiikka (esitys + keskustelu + konsensus) törmää tässä nopeasti rajoihinsa:

• Äänekkäät äänet hallitsevat keskustelua.
• Introvertit tai alaan perehtymättömät osallistujat vetäytyvät taustalle.
• Hyvät ideat hukkuvat nopeasti.
• Päätöksiä lykätään tai ne eivät osu ongelman ytimeen.

Liberating Structures -menetelmät tulevat tässä kuvaan ja varmistavat, että kaikkien mielipiteet tulevat kuulluiksi, ideoita kehitetään jäsennellysti ja päätökset tehdään perustellusti. Tämä on erityisen arvokasta:

• aloituskokouksissa: joissa visio, tavoitteet ja yhteistyö on selvitettävä.
• Sprint-katselmuksissa tai retrospektiiveissä: jotta saadaan rakentavaa palautetta.
• Sidosryhmien työpajoissa: kun erilaisia etuja on tasapainotettava.
• Opetusten jakamistilaisuuksissa: jotta projekti johtaja ei ole ainoa puhuja.

Oma voimakenttäanalyysi viidessä vaiheessa

1. 1-2-4-All – Kun todella kaikkien on tarkoitus osallistua keskusteluun
   Tämä rakenne on yhtä yksinkertainen kuin tehokas: Ensin jokainen miettii asiaa yksin (1 minuutti), sitten keskustellaan pareittain (2 minuuttia), sen jälkeen neljän hengen ryhmissä (4 minuuttia), ennen kuin tulokset kootaan koko ryhmän keskusteluun (All). Tulos: ei hiljaisuutta, ei ”olen samaa mieltä edellisen puheenvuoron kanssa” -puhekuplia.
   Käyttömahdollisuudet: ideoiden kehittäminen projektitavoitteita varten, riskien kartoittaminen, palaute tähänastisista tuloksista.
2. TRIZ – paradoksaalinen luovuustekniikka
   TRIZ esittää provosoivan kysymyksen: Mitä meidän pitäisi tehdä, jotta projektimme epäonnistuisi varmasti? Se, mikä kuulostaa hullulta, johtaa usein paljastaviin oivalluksiin. Sen jälkeen pohditaan, mitä näistä (tahallisesti haitallisista) käytännöistä mahdollisesti jo käytetään ja mitä niissä voidaan muuttaa.
   Käyttömahdollisuudet: projektien käynnistys, retrospektiivit, muutosprosessit.
3. What, So What, Now What? – Järjestelmällinen pohdinta
   Tämä menetelmä ohjaa ryhmiä kolmen yksinkertaisen kysymyksen avulla:

• • Mitä tapahtui? (Tosiasiat)
  • Mitä tämä tarkoittaa? (Tulkinta)
  • Mitä teemme nyt? (Toimenpide)
    Ihanteellinen esimerkiksi virstanpylväiden jälkeen tai vaikeissa projektitilanteissa, jotta pää pysyy selkeänä.

Muita Liberating Structures -menetelmiä projektikontekstissa – tiivis katsaus

Parhaat käytännöt projektityöskentelyssä

1. Aloita pienestä: Koko projektia ei tarvitse muuttaa kerralla LS:n avulla. Yksi menetelmä työpajassa riittää alkuun ja sen testaamiseen, toimivatko Liberating Structures -menetelmät juuri sinun tiimillesi ja tarpeisiisi.

2. Valmistele fasilitointi: Vaikka LS vaikuttaisivatkin yksinkertaisilta, selkeä etenemisjärjestys, aikataulu ja roolit ovat olennaisia.

3. Valmistele osallistujat: Erityisesti muodollisissa tilanteissa on hyödyllistä antaa lyhyt tausta siitä, miksi esimerkiksi kaikki nousevat yhtä aikaa seisomaan tai kirjoittavat kortteja.

Yleisiä sudenkuoppia – ja miten niitä voidaan välttää

• "Kokeillaanpa jotain uutta" ilman tavoitetta: oppimisstrategiat eivät ole päämäärä sinänsä. Jokaisella rakenteella on oltava selkeä tavoite, joka sen avulla pyritään saavuttamaan. Tavoitteen mukaan valitaan sitten sopiva rakenne.
• Liian monta menetelmää kerralla: Yksi hyvin käytetty menetelmä riittää. Muuten ”vapaasta kehittymisestä” tulee nopeasti ”sekavaa sotkua”.
• Väärät odotukset: oppimissuunnitelmat eivät tee ihmeitä heti, vaan ne kutsuvat yhteiseen kehitykseen. Jos toivoo valmiita tuloksia, perinteinen aivoriihi saattaa olla parempi vaihtoehto.

Yhteenveto

Liberating Structures tarjoaa projektitiimeille mahdollisuuden tuoda esiin uusia näkökulmia, tehdä yhdessä parempia päätöksiä ja muuttaa kokoukset tuottaviksi ja innostaviksi tilaisuuksiksi. Ne ovat yksinkertainen mutta tehokas vastalääke monien työpajamuotojen luovuuden puutteeseen.

Lue lisää myPARM-projektin ja -salkunhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!