Vapauttavat rakenteet: yksinkertaiset säännöt kekseliäisyyden lisäämiseksi projektinhallinnassa
Miksi perinteiset työpajat ovat usein ideoiden tappajia
Olemme kaikki olleet siinä tilanteessa: fläppitaulu on valmiina, post-it:t ovat valmiina, projektori hyrrää ystävällisesti – ja silti: vähän tapahtuu. Kaksi ihmistä puhuu, kymmenen on hiljaa. Esityslista on käyty tunnollisesti läpi, pöytäkirja on valmis, ja silti huoneesta poistuu epämääräinen tunne siitä, että on juuri viettänyt arvokasta aikaa kokouskoomassa. Mutta on toinenkin tapa. Projektinhallinnassa, jossa aika, keskittyminen ja todelliset ideat ratkaisevat onnistumisen ja turhautumisen välillä, tarvitaan menetelmiä, jotka eivät miellytä vain puheenjohtajia vaan myös aktivoivat kaikki osallistujat. Juuri tässä kohtaa Liberating Structures tulee kuvaan mukaan.
Mitä ovat vapauttavat rakenteet?
Vapauttavat rakenteet (Liberating Structures, lyhyesti LS) ovat 33 yksinkertaista mutta tehokasta mikrorakennetta, jotka on kehitetty ryhmäprosessien demokratisoimiseksi. PowerPoint-diojen tai etupainotteisen moderoinnin sijasta ne antavat jokaiselle osallistujalle mahdollisuuden tuoda esiin ideoitaan, näkökulmiaan ja tietämystään.
Konseptin ovat kehittäneet Keith McCandless ja Henri Lipmanowicz, ja sen suosio on kasvanut useiden vuosien ajan paitsi innovaatiotiimeissä ja luovissa tiimeissä myös projektinhallinnassa. Perusajatuksena on, että hyvä rakenne edistää luovuutta sen sijaan, että se tukahduttaisi sitä. Menetelmät on suunniteltu vapauttamaan kokouksen osallistujat perinteisistä rajoittavista tai kontrolloivista rakenteista, mistä nimi Liberating Structures tulee. Kun näitä menetelmiä käytetään, kokouksen hallinta ei ole enää yksin esittelijällä tai moderaattorilla, vaan se jaetaan tasaisesti kaikkien ryhmän jäsenten kesken, jotta kaikki voivat osallistua tasapuolisesti lopputulokseen. Samalla nämä rakenteet tarjoavat kuitenkin organisoidun kehyksen, jonka avulla kokoukset voivat edetä määrätietoisesti.
Miksi vapauttavat rakenteet ovat niin arvokkaita projektinhallinnassa?
Hankkeisiin liittyy usein monimutkaisia päätöksiä, muuttuvia vaatimuksia ja suuri määrä sidosryhmiä, joilla on omat odotuksensa. Klassinen kokouslogiikka (esittely + keskustelu + yhteisymmärrys) tulee tällöin nopeasti tiensä päähän:
- Kovaääniset äänet hallitsevat keskustelua.
- ntrovertoidut tai ei-asiantuntijataustaiset osallistujat vetäytyvät.
- Hyvät ideat menevät nopeasti nurin.
- Päätösten tekemistä lykätään tai niissä ei päästä ongelman ytimeen.
Tässä kohtaa vapauttavat rakenteet tulevat kuvaan mukaan ja varmistavat, että kaikki äänet tulevat kuulluiksi, ideoita kehitetään jäsennellysti ja päätökset tehdään vakaalta pohjalta. Tämä on erityisen arvokasta seuraavissa tapauksissa:
- Aloituskokoukset: Tapaamiset, joissa visio, tavoitteet ja yhteistyö on selvitettävä.
- Sprinttiarvioinnit tai -katsaukset: Rakentavan palautteen saaminen.
- Sidosryhmien työpajat: Kun eri intressit on tasapainotettava.
- Oppitunneista opitut kierrokset: Jotta projektipäällikön lisäksi puhuisi muitakin.
5 askelta oman voimakenttäsi analysointiin
- 1-2-4-All – kun kaikkien on todella saatava sanoa mielipiteensä
Tämä rakenne on yhtä yksinkertainen kuin tehokas: ensin jokainen ajattelee itse (1 minuutti), sitten kaksi (2 minuuttia), sitten neljä (4 minuuttia), ennen kuin tulokset kootaan yhteen täysistunnossa (All). Tulos: ei hiljaisuutta, ei ”olen samaa mieltä siitä, mitä aiemmin sanottiin” -kuplia.
Mahdollisia käyttötapoja: Ideoiden löytäminen hankkeen tavoitteisiin, riskien kerääminen, palaute aiemmista tuloksista. - TRIZ – Paradoksaalinen luovuustekniikka
TRIZ kysyy provokatiivisesti: Mitä meidän pitäisi tehdä, jotta projektimme epäonnistuminen olisi taattu? Se, mikä kuulostaa hullulta, johtaa usein paljastaviin oivalluksiin. Sen jälkeen pohditaan, mitkä näistä (tarkoituksellisesti haitallisista) käytännöistä saattavat olla jo käytössä ja mitä voidaan muuttaa.
Mahdollisia sovelluksia: Projektin käynnistäminen, retrospektiivit, muutosprosessit. - Mitä, mitä, mitä sitten, mitä nyt? – Strukturoitu pohdinta
Menetelmä ohjaa ryhmiä kolmen yksinkertaisen kysymyksen avulla:
-
- Mitä tapahtui? (Faktat)
- Mitä se tarkoittaa? (tulkkaus)
- Mitä me nyt teemme? (Toiminta)
Ihanteellinen keino pään selvittämiseen esimerkiksi virstanpylväiden jälkeen tai vaikeissa projektitilanteissa.
Vapauttavat rakenteet hankkeen yhteydessä – tiivis katsaus
|
Vapauttava rakenne |
Sovellus projektinhallinnassa |
Lyhyesti selitetty |
|
Arvostava haastattelu |
Tunnistetaan menestystekijät eläkkeelle siirtymisten tai projektien päättämisen yhteydessä. |
Kumppanihaastattelu erityisen myönteisistä kokemuksista, jotta niistä voidaan poimia vahvuuksia. |
|
Troika Consulting |
Kollegiaalinen neuvonta hankkeen erityishaasteita koskevissa kysymyksissä. |
Yksi henkilö esittää huolenaiheen, kaksi muuta vuorotellen neuvoo häntä. |
|
25/10 Joukkovoiman hankinta |
Arvioidaan toimenpiteitä, ominaisuuksia tai parannusehdotuksia koskevia ideoita. |
Jokainen kirjoittaa idean, jota kaikki arvioivat useilla kierroksilla. Näin parhaat ideat voittavat |
|
Yhdeksän syytä |
Hankkeen yleisten tavoitteiden ja motiivien selventäminen. |
Kysymällä ”Miksi?” 9 kertaa, syvempi tarkoitus tulee näkyviin. |
|
Julkkishaastattelu |
Viestitä tavoitteiden selventäminen tai aiheiden muuttaminen selkeästi ja viihdyttävästi. |
Yksi henkilö omaksuu tunnetun henkilön roolin ja häntä haastatellaan aiheesta |
|
Piirtäminen yhdessä |
Monimutkaisten suhteiden tai prosessien visualisointi |
Osallistujat visualisoivat hankevisionsa tai -yhteistyönsä esimerkiksi seuraavasti |
|
Improvisoitu verkostoituminen |
Työpajoihin osallistuminen, henkilökohtaisen vaihdon edistäminen |
Useita lyhyitä 1:1-keskusteluja valmistelluista kysymyksistä. |
|
Kuultu, nähty, kunnioitettu |
Empaattinen ymmärrys tiimin ristiriitoja tai tunnekysymyksiä kohtaan. |
Kumppanit jakavat vaikeita tilanteita – tuomitsematta, vain kuunnellen. |
|
Auttaminen Heuristiikat |
Edistää tiedon jakamista tai valmennusta tiimissä. |
Keskinäisen avun suuntaviivoja tarkastellaan ja parannetaan |
|
Avoin tila |
Teemakeskeinen työskentely suurissa ryhmissä |
Osallistujat osallistuvat omien aiheidensa käsittelyyn ja järjestävät itse istuntoja. |
|
Panarkia |
Laajentaa ymmärrystä järjestelmien keskinäisistä suhteista ja dynamiikasta hankeympäristössä. |
Aiheiden tarkastelu eri järjestelmätasoilla (esim. mikro/makro) |
|
Ecocycle |
Saat yleiskuvan meneillään olevista, suunnitelluista ja estyneistä toimista. |
Luokittele toiminnot neljään kenttään: Syntyminen, Kypsyminen, Luova tuho, Uudistuminen. |
|
Integroitu autonomia |
Pohdi henkilökohtaisen vastuun ja tiimin koordinoinnin välistä tasapainoa. |
Pohdinta vapauden ja koordinoinnin välisistä jännitteistä. |
|
Sosiaalisen verkoston verkkoyhteys |
Sidosryhmäverkostojen analysointi |
Suhteiden ja viestintävirtojen näkyväksi tekeminen |
|
Yksinkertainen etnografia |
Käyttäjien tarpeiden kirjaaminen |
Todellisen käyttäytymisen havainnointi pelkän kyseenalaistamisen sijaan. |
|
Suunnittele storyboardit |
Hankkeiden tai prosessien näkyväksi tekeminen ”historiana” |
Luo kuvien tai kohtausten sarja prosessien ymmärrettävyyden lisäämiseksi. |
|
Pahoja kysymyksiä |
Hankkeen ristiriitaisten vaatimusten visualisointi |
Muotoile vastakkaisia mutta yhtä tärkeitä kysymyksiä |
|
Viisaat joukot |
Monimutkaisten päätösten tekeminen osallistavalla tavalla |
Yksi henkilö kuvaa huolenaiheen, ryhmä keskustelee strukturoidusti tarkkailijoiden kanssa. |
|
Discovery & Action -vuoropuhelu |
Yhteinen ongelmanratkaisu hankkeeseen liittyvissä vaikeissa tilanteissa. |
Osallistujat analysoivat yhdessä syitä ja kehittävät käyttökelpoisia ratkaisuja. |
|
Min Tekniset tiedot |
Keskitytään hankesääntöjen tai puite-ehtojen olennaisiin seikkoihin. |
Pakollisten ja vapaaehtoisten kriteerien erottelu |
|
Mitä tarvitsen sinulta (WINFY) |
Odotusten ja tuen selventäminen tiimissä tai sidosryhmien kanssa. |
Ihmiset muotoilevat selkeästi, mitä he tarvitsevat muilta – ja mitä he voivat tarjota.
|
|
Kriittiset epävarmuustekijät |
Kehitetään skenaarioita epäselvää projektidynamiikkaa varten |
Kahden epävarmuustekijän kohtaaminen ja strategioiden kehittäminen |
|
Hyväksyntä- ja varmuusmatriisi |
Selvitetään, miten käsitellä monimutkaisia päätöksentekotilanteita |
Ongelmien luokittelu yhtenäisyyden ja turvallisuuden asteen mukaan ja sopivien strategioiden löytäminen. |
|
Käyttötarkoituksesta käytäntöön |
Hankkeen jäsentäminen visiosta toteutukseen asti |
Määritellään yhdessä tavoite, periaatteet, osallistujat, rakenteet ja käytännöt. |
|
Improvisoitu prototyyppien rakentaminen |
Ideoiden toteuttaminen varhaisessa vaiheessa, palautteen antaminen. |
Käsitteitä tai prosesseja hahmotellaan tai leikitellään nopeasti reaktioiden ja oivallusten herättämiseksi. |
|
Käyttäjäkokemus Fishbowl |
Koe käyttäjäpalaute suoraan ja avoimesti |
Käyttäjät puhuvat sisäpiirissä, tiimi kuuntelee aktiivisesti. |
|
Generatiiviset suhteet |
Yhteistyön vahvistaminen suhteiden laadun avulla |
Pohdinta siitä, mitkä suhteet ovat hyödyllisiä hankkeessa ja miten niitä voidaan aktiivisesti ylläpitää.
|
|
Shift & Share |
Levittää parhaita käytäntöjä projektiryhmässä. |
Pienryhmät kiertävät menestystarinoita sisältävien asemien läpi |
|
15 % Ratkaisut |
Vahvistetaan henkilökohtaista vastuuta, yksilöidään pieniä, toteutettavissa olevia askeleita. |
Jokainen miettii, mitä hän voi toteuttaa välittömästi – ilman lisäresursseja tai -valtuuksia. |
|
Keskustelukahvila |
Avoin vuoropuhelu monimutkaisista tai arkaluonteisista aiheista |
Kierroksilla jokainen puhuu keskeisestä kysymyksestä ja keskittyy kuuntelemiseen, ymmärtämiseen ja näkökulmien vaihtamiseen. |
Parhaat käytännöt hankeympäristössä käytettäväksi
-
Aloita pienestä: Sinun ei tarvitse heti kääntää koko projektia ylösalaisin LS:n avulla. Yksi menetelmä työpajassa riittää, jotta pääset alkuun ja voit testata, toimivatko Vapauttavat rakenteet tiimillesi ja tarpeisiisi.
-
Valmistautukaa maltillisuuteen: Vaikka LS vaikuttaa yksinkertaiselta, selkeä prosessi, aikataulu ja roolit ovat olennaisen tärkeitä.
-
Valmistele osallistujat: Esimerkiksi miksi kaikki nousevat seisomaan tai kirjoittavat kortteja samaan aikaan.
Yleiset sudenkuopat – ja miten ne vältetään
- ”Tehdään jotain uutta” ilman päämäärää: LS ei ole itsetarkoitus. Jokaisella rakenteella on oltava selkeä tavoite, joka sillä on tarkoitus saavuttaa. Sopiva rakenne valitaan sitten tavoitteen mukaan.
- Liian monta menetelmää kerralla: yksi hyvin toteutettu rakenne riittää. Muuten ”vapaasti avautuva” muuttuu nopeasti ”villisti sekavaksi”.
- Väärät odotukset: LS ei tee ihmeitä heti, vaan kutsuu sinut kehittymään yhdessä. Ne, jotka toivovat valmiita tuloksia, saattavat olla tyytyväisempiä klassiseen aivoriiheen.
Yhteenveto
Vapauttavat rakenteet tarjoavat projektiryhmille mahdollisuuden visualisoida uusia näkökulmia, tehdä parempia päätöksiä yhdessä ja muuttaa kokoukset tuottaviksi ja inspiroiviksi. Ne ovat yksinkertainen mutta tehokas vastalääke monien työpajamuotojen mielikuvituksettomuudelle.
Työpajojen luovuus on kuitenkin kestävää vain, jos siitä tulee konkreettista: tehtävien, päätösten ja dokumentoitujen tulosten muodossa. myPARM ProjectManagementin avulla Liberating Structures -istuntojen tulokset voidaan siirtää saumattomasti operatiiviseen projektityöhön. Olipa kyse sitten työnkulkujen tehtävistä, dokumentoiduista kokemuksista tai seuraavan retrospektiivin perustasta – myPARM tarjoaa oikean alustan rakenteen ja vapauden älykkääseen yhdistämiseen. Tämä tarkoittaa, että mikään hyvä idea ei jää post-it-lappuun, vaan siitä tulee osa onnistunutta projektin toteutusta.
Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:
Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!