Strutture liberatorie: semplici regole per una maggiore inventiva nella gestione dei progetti
Perché i workshop tradizionali spesso uccidono le idee
Ci siamo passati tutti: la lavagna a fogli mobili è pronta, i post-it sono a portata di mano, il proiettore ronza amabilmente – eppure: succede poco. Due persone parlano, dieci rimangono in silenzio. L’ordine del giorno è stato rispettato, il verbale è stato completato, eppure lasci la stanza con la vaga sensazione di aver appena trascorso del tempo prezioso in coma da riunione. Ma c’è un altro modo. Nella gestione dei progetti, dove il tempo, la concentrazione e le idee reali fanno la differenza tra il successo e la frustrazione, sono necessari metodi che non solo soddisfino i moderatori, ma che attivino anche tutti i partecipanti. È proprio qui che entrano in gioco le Strutture Liberatorie.
Cosa sono le strutture liberatorie?
Le Strutture Liberanti (LS) sono 33 microstrutture semplici ma efficaci che sono state sviluppate per democratizzare i processi di gruppo. Invece di affidarsi a diapositive in PowerPoint o alla moderazione frontale, permettono a ogni partecipante di contribuire con le proprie idee, prospettive e conoscenze.
Il concetto è stato sviluppato da Keith McCandless e Henri Lipmanowicz e da diversi anni sta crescendo di popolarità, non solo nei team di innovazione e creativi, ma anche nella gestione dei progetti. L’idea di base è che una buona struttura promuove la creatività invece di reprimerla. I metodi sono pensati per liberare i partecipanti alle riunioni dalle tradizionali strutture restrittive o di controllo, da cui il nome Liberating Structures. Se si utilizzano questi metodi, il controllo di una riunione non spetta più solo al presentatore o al moderatore, ma viene distribuito equamente tra tutti i membri del gruppo, in modo che tutti possano partecipare allo stesso modo al risultato. Allo stesso tempo, però, queste strutture forniscono un quadro organizzato che permette alle riunioni di procedere in modo mirato.
Perché le strutture liberatorie sono così preziose nella gestione dei progetti?
I progetti spesso comportano decisioni complesse, requisiti mutevoli e un gran numero di stakeholder con le proprie aspettative. La logica classica delle riunioni (presentazione + discussione + consenso) raggiunge rapidamente i suoi limiti:
- Le voci forti dominano la discussione.
- ntroverso o i partecipanti non specializzati si ritirano.
- Le buone idee si esauriscono rapidamente.
- Le decisioni vengono rimandate o non arrivano al cuore del problema.
È qui che entrano in gioco le Strutture Liberanti, che garantiscono che tutte le voci siano ascoltate, che le idee siano sviluppate in modo strutturato e che le decisioni siano prese su basi solide. Questo è particolarmente utile in:
- Riunioni di avvio: quando è necessario chiarire la visione, gli obiettivi e la cooperazione.
- Sprint review o retrospettive: per ricevere un feedback costruttivo.
- Workshop per le parti interessate: Quando è necessario bilanciare interessi diversi.
- Cicli di lezioni apprese: In modo che non sia solo il project manager a parlare.
5 passi per analizzare il tuo campo di forza
- 1-2-4-Tutti – quando tutti hanno bisogno di dire la loro
Questa struttura è tanto semplice quanto efficace: prima ogni persona pensa da sola (1 minuto), poi ci sono due (2 minuti), poi quattro (4 minuti) prima che i risultati vengano raccolti in plenaria (Tutti). Risultato: nessun silenzio, nessuna bolla “sono d’accordo con quanto detto prima”.
Possibili usi: Trovare idee per gli obiettivi del progetto, raccogliere rischi, feedback sui risultati precedenti. - TRIZ – La tecnica di creatività paradossale
TRIZ chiede in modo provocatorio: cosa dovremmo fare per garantire il fallimento del nostro progetto? Ciò che sembra assurdo spesso porta a intuizioni rivelatrici. Riflettiamo poi su quali di queste pratiche (intenzionalmente dannose) potrebbero essere già in uso e quali possono essere cambiate.
Possibili applicazioni: Lancio di progetti, retrospettive, processi di cambiamento. - Cosa, quindi cosa, ora cosa? – Riflessione strutturata
Questo metodo guida i gruppi attraverso tre semplici domande:
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- Cosa è successo? (Fatti)
- Che cosa significa? (Interpretazione)
- Cosa facciamo adesso? (Azione)
Ideale per schiarirsi le idee dopo le tappe fondamentali o in situazioni di progetto difficili, ad esempio.
Ulteriori strutture di liberazione nel contesto del progetto: una panoramica compatta
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Struttura liberatoria |
Applicazione nella gestione dei progetti |
Spiegato brevemente |
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Intervista di apprezzamento |
Identificare i fattori di successo nelle chiusure di retros o di progetti |
Intervista ai partner sulle esperienze particolarmente positive per trarne i punti di forza. |
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Troika Consulting |
Consulenza collegiale su sfide specifiche del progetto |
Una persona presenta un problema, altre due persone si alternano per consigliarlo |
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25/10 Crowd sourcing |
Valutare idee per misure, caratteristiche o suggerimenti di miglioramento. |
Ognuno scrive un’idea, che viene poi valutata da tutti in diversi round. Ecco come prevalgono le idee migliori |
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Nove perché |
Chiarimento degli obiettivi e delle motivazioni generali del progetto |
Chiedendo 9 volte “Perché?”, diventa visibile uno scopo più profondo. |
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Intervista alle celebrità |
Comunicare il chiarimento degli obiettivi o cambiare argomento in modo chiaro e divertente. |
Una persona assume il ruolo di una personalità famosa e viene intervistata sul tema del |
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Disegnare insieme |
Visualizzazione di relazioni o processi complessi |
I partecipanti visualizzano la visione del loro progetto o collaborazione, ad esempio |
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Networking improvvisato |
Partecipazione a workshop, promozione dello scambio personale |
Diverse brevi conversazioni 1:1 su domande preparate |
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Ascoltato, visto, rispettato |
Comprensione empatica dei conflitti o dei problemi emotivi del team |
I partner condividono situazioni difficili, senza giudicare e ascoltando. |
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Euristica di aiuto |
Promuovere la condivisione delle conoscenze o il coaching all’interno del team. |
Le linee guida per l’aiuto reciproco sono state oggetto di riflessione e di miglioramento |
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Spazio aperto |
Lavoro centrato sull’argomento in grandi gruppi |
I partecipanti contribuiscono con i propri argomenti e organizzano autonomamente le sessioni. |
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Panarchia |
Ampliare la comprensione delle interrelazioni e delle dinamiche del sistema nell’ambiente del progetto. |
Considerazione di argomenti a diversi livelli di sistema (es. micro/macro) |
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Ecociclo |
Ottenere una panoramica delle attività in corso, pianificate e bloccate |
Suddividere le attività in quattro campi: Nascita, Maturità, Distruzione creativa, Rinnovamento. |
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Autonomia integrata |
Rifletti sull’equilibrio tra responsabilità personale e coordinamento del team. |
Riflessione sulle aree di tensione tra libertà e coordinamento |
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Tessitura dei social network |
Analizzare le reti di stakeholder |
Rendere visibili le relazioni e i flussi di comunicazione |
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Etnografia semplice |
Registrazione delle esigenze degli utenti |
Osservazione del comportamento reale anziché semplici domande |
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Progettazione di storyboard |
Rendere visibili progetti o processi come “storia” |
Crea una sequenza di immagini o scene per rendere comprensibili i processi. |
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Domande malvagie |
Visualizzare i requisiti contraddittori nel progetto |
Formulare domande opposte ma ugualmente importanti |
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Folle sagge |
Prendere decisioni complesse in modo partecipativo |
Una persona descrive una preoccupazione, il gruppo discute in modo strutturato con gli osservatori |
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Scoperta e azione Dialogo |
Risoluzione congiunta dei problemi in caso di situazioni difficili nel progetto |
I partecipanti analizzano insieme le cause e sviluppano soluzioni praticabili. |
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Specifiche minime |
Concentrati sugli elementi essenziali delle regole del progetto o delle condizioni quadro. |
Differenziazione tra criteri obbligatori e facoltativi |
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Quello di cui ho bisogno da te (WINFY) |
Chiarimento delle aspettative e supporto nel team o con gli stakeholder |
Le persone formulano chiaramente ciò di cui hanno bisogno dagli altri e ciò che possono offrire.
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Incertezze critiche |
Sviluppa scenari per dinamiche di progetto poco chiare |
Affrontare due incertezze e sviluppare strategie |
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Matrice di accordo/certezza |
Chiarire come affrontare situazioni decisionali complesse |
Classificare i problemi in base al grado di unità e sicurezza e trovare le strategie più adatte. |
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Da scopo a pratica |
Strutturare l’avvio del progetto dalla visione alla realizzazione |
Definire congiuntamente obiettivi, principi, partecipanti, strutture e pratiche |
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Prototipazione improvvisata |
Dare vita alle idee in una fase iniziale, generando un feedback |
I concetti o i processi vengono rapidamente abbozzati o riprodotti per incoraggiare le reazioni e le intuizioni. |
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Fishbowl dell’esperienza utente |
Sperimenta il feedback degli utenti in modo diretto e aperto |
Gli utenti parlano in un circolo ristretto, il team ascolta attivamente |
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Relazioni generative |
Rafforzare la cooperazione attraverso la qualità delle relazioni |
Riflessione su quali relazioni sono vantaggiose nel progetto e su come mantenerle attivamente.
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Cambia e condividi |
Diffondere le migliori pratiche all’interno del team di progetto |
Piccoli gruppi ruotano tra le stazioni con storie di successo |
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15% Soluzioni |
Rafforzare la responsabilità personale, identificare piccoli passi fattibili |
Ognuno pensa a ciò che può implementare immediatamente, senza risorse o autorizzazioni aggiuntive. |
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Conversation Café |
Dialogo aperto su argomenti complessi o sensibili |
Nei turni, ognuno parla di una domanda chiave, concentrandosi sull’ascolto, la comprensione e il cambiamento di prospettiva. |
Le migliori pratiche da utilizzare nell’ambiente del progetto
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Iniziare in piccolo: non è necessario stravolgere immediatamente l’intero progetto con la LS. Un metodo in un workshop è sufficiente per iniziare e per verificare se le Strutture Liberanti funzionano per il tuo team e le tue esigenze.
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Prepara la moderazione: Anche se la LS sembra semplice, un processo chiaro, i tempi e i ruoli sono essenziali.
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Prepara i partecipanti: Soprattutto in contesti formali, un breve contesto è utile, ad esempio perché tutti si alzano in piedi o scrivono le carte nello stesso momento.
Le insidie più comuni e come evitarle
- “Facciamo qualcosa di nuovo” senza un obiettivo: le LS non sono un fine in sé. Ogni struttura deve avere un obiettivo chiaro da raggiungere. In base all’obiettivo si sceglie la struttura più adatta.
- Troppi metodi in una volta sola: è sufficiente una sola struttura ben utilizzata. Altrimenti, lo “svolgimento libero” diventa rapidamente “ingarbugliato”.
- False aspettative: La LS non fa miracoli immediatamente, ma invita a svilupparsi insieme. Chi spera in risultati definitivi potrebbe essere più soddisfatto di una classica sessione di brainstorming.
Conclusione
Le Strutture Liberatorie offrono ai team di progetto l’opportunità di visualizzare nuove prospettive, prendere decisioni migliori insieme e trasformare le riunioni in formati produttivi e stimolanti. Sono un antidoto semplice ma efficace alla scarsa immaginazione di molti formati di workshop.
Tuttavia, la creatività dei workshop è sostenibile solo se diventa concreta: sotto forma di compiti, decisioni e risultati documentati. Con myPARM ProjectManagement, i risultati delle sessioni di Liberating Structures possono essere trasferiti senza problemi al lavoro operativo del progetto. Che si tratti di attività nei flussi di lavoro, di lezioni documentate o di una base per la prossima retrospettiva, myPARM offre la piattaforma giusta per combinare in modo intelligente struttura e libertà. Ciò significa che nessuna buona idea rimarrà bloccata su un post-it, ma diventerà parte di un progetto di successo.
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