Liberating Structures: regole semplici per stimolare la creatività nella gestione dei progetti
Perché i workshop tradizionali spesso finiscono per soffocare le idee
A chi non è capitato: la lavagna a fogli mobili è pronta, i post-it sono a portata di mano, il proiettore ronza allegramente… eppure succede ben poco. Due persone parlano, dieci tacciono. L’ordine del giorno viene seguito con scrupolo, il verbale è completo, eppure esci dalla stanza con la vaga sensazione di aver appena sprecato tempo prezioso in un “coma da riunione”. Ma si può fare anche diversamente. Nella gestione dei progetti, dove tempo, concentrazione e idee concrete determinano il successo o la frustrazione, servono metodi che non solo piacciano al facilitatore, ma che coinvolgano attivamente tutti i partecipanti. È proprio qui che entrano in gioco le Liberating Structures.
Cosa sono le Liberating Structures?
Le Liberating Structures (abbreviate in LS) sono 33 microstrutture semplici ma efficaci, sviluppate per rendere più democratici i processi di gruppo. Invece di affidarsi a presentazioni PowerPoint infinite o a una moderazione frontale, permettono a ogni partecipante di contribuire con idee, punti di vista e conoscenze.
Il concetto è stato sviluppato da Keith McCandless e Henri Lipmanowicz e da alcuni anni sta riscuotendo un successo crescente non solo nei team dedicati all’innovazione e alla creatività, ma anche nella gestione dei progetti. L’idea di fondo è questa: una buona struttura stimola la creatività invece di soffocarla. Questi metodi hanno lo scopo di liberare i partecipanti alle riunioni dalle tradizionali strutture restrittive o di controllo, da cui deriva anche il nome “Liberating Structures”. Se si utilizzano questi metodi, il controllo di una riunione non spetta più solo a chi parla o a chi la modera, ma è distribuito equamente tra tutti i membri del gruppo, in modo che tutti possano contribuire in egual misura al risultato. Allo stesso tempo, però, queste strutture offrono comunque un quadro ordinato che permette lo svolgimento mirato delle riunioni.
Perché le Liberating Structures sono così preziose nella gestione dei progetti?
I progetti spesso comportano decisioni complesse, requisiti in continua evoluzione e una moltitudine di parti interessate con aspettative ben precise. La classica logica delle riunioni (presentazione + discussione + consenso) qui raggiunge rapidamente i propri limiti:
- le voci più forti dominano la discussione.
- I partecipanti introversi o che non sono esperti del settore tendono a tirarsi indietro.
- Le idee valide passano in secondo piano.
- Le decisioni vengono rimandate o non vanno al cuore del problema.
È proprio qui che entrano in gioco le Liberating Structures, assicurando che tutte le voci vengano ascoltate, che le idee vengano sviluppate in modo strutturato e che le decisioni vengano prese in modo ponderato. Questo è particolarmente utile nei:
- riunioni di avvio: dove bisogna chiarire visione, obiettivi e collaborazione.
- Sprint Review o retrospettive: per ottenere un feedback costruttivo.
- Workshop con gli stakeholder: quando bisogna trovare un equilibrio tra interessi diversi.
- Sessioni di “lessons learned”: per evitare che sia solo il project manager a parlare.
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- 1-2-4-All – Quando davvero tutti devono dire la loro
Questa struttura è tanto semplice quanto efficace: prima ognuno riflette per conto proprio (1 minuto), poi si discute in coppia (2 minuti), poi in gruppi di quattro (4 minuti), prima di raccogliere i risultati in plenaria (All). Risultato: niente silenzi, niente frasi del tipo «Sono d’accordo con quanto detto prima».
Possibili applicazioni: trovare idee per gli obiettivi di un progetto, individuare i rischi, dare un feedback sui risultati ottenuti finora. - TRIZ – La tecnica paradossale della creatività
TRIZ pone una domanda provocatoria: cosa dovremmo fare per far fallire di sicuro il nostro progetto? Ciò che sembra folle spesso porta a intuizioni rivelatrici. Dopodiché si riflette su quali di queste pratiche (volutamente dannose) potrebbero essere già in uso e cosa si può cambiare.
Possibili applicazioni: avvio di progetti, retrospettive, processi di cambiamento. - What, So What, Now What? – Riflessione strutturata
Questo metodo guida i gruppi attraverso tre semplici domande:
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- Cosa è successo? (Fatti)
- Cosa significa? (Interpretazione)
- Cosa facciamo adesso? (Azione)
Ideale, ad esempio, per schiarirti le idee dopo aver raggiunto delle tappe fondamentali o in situazioni di progetto difficili.
Altre Liberating Structures nel contesto dei progetti – una panoramica sintetica
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Liberating Structure |
Applicazione nella gestione dei progetti |
In breve |
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Intervista apprezzativa |
Identificare i fattori di successo nelle retrospettive o alla chiusura dei progetti |
Intervista ai partner sulle esperienze particolarmente positive, per ricavarne i punti di forza |
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Troika Consulting |
Consulenza tra colleghi su sfide concrete nel progetto |
Una persona espone una questione, altre due le danno consigli in un dialogo interattivo |
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25/10 Crowdsourcing |
Valutare idee su misure, funzionalità o suggerimenti di miglioramento |
Tutti scrivono un’idea, che poi viene valutata da tutti in diverse fasi. È così che emergono le idee migliori |
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I nove perché |
Chiarimento degli obiettivi generali del progetto e delle motivazioni |
Chiedendosi nove volte “perché?”, si rivela uno scopo più profondo |
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Intervista a una celebrità |
Spiegare in modo chiaro e divertente gli obiettivi o i temi legati al cambiamento |
Una persona interpreta il ruolo di un personaggio famoso e viene intervistata sull’argomento |
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Disegnare insieme |
Rendere visibili relazioni o processi complessi |
I partecipanti visualizzano, ad esempio, la loro visione del progetto o la collaborazione |
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Networking improvvisato |
Introduzione ai workshop, promozione dello scambio personale |
Diversi brevi colloqui individuali su domande preparate in anticipo |
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Ascoltato, visto, rispettato |
Comprensione empatica in caso di conflitti o questioni emotive all’interno del team |
I partner condividono le situazioni difficili – senza giudicare, solo ascoltando |
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Euristiche di supporto |
Promuovere lo scambio di conoscenze o il coaching all’interno del team |
Si riflette sulle linee guida per l’aiuto reciproco e le si migliora |
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Open Space |
Lavoro incentrato su temi specifici in grandi gruppi |
I partecipanti propongono i propri argomenti e organizzano le sessioni in autonomia |
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Panarchia |
Ampliare la comprensione delle interrelazioni e delle dinamiche di sistema nel contesto del progetto |
Analisi delle tematiche a diversi livelli di sistema (ad es. micro/macro) |
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Ecocycle |
Ottieni una panoramica delle attività in corso, pianificate e bloccate |
Classificare le attività in quattro categorie: nascita, maturità, distruzione creativa, rinnovamento |
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Autonomia integrata |
Riflettere sull’equilibrio tra responsabilità personale e coordinamento all’interno del team |
Riflessione sui contrasti tra libertà e coordinamento |
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Reti sociali |
Analizzare le reti degli stakeholder |
Rendere visibili le relazioni e i flussi di comunicazione |
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Etnografia semplice |
Individuare le esigenze degli utenti |
Osservare i comportamenti reali invece di limitarsi ai questionari |
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Storyboard di design |
Rendere visibili progetti o processi sotto forma di “storia” |
Creare una sequenza di immagini o scene per rendere comprensibili i flussi di lavoro |
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Domande scomode |
Mettere in luce le esigenze contraddittorie nel progetto |
Formulare domande contrastanti ma ugualmente importanti |
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Wise Crowds |
Prendere decisioni complesse in modo partecipativo |
Una persona espone una questione, il gruppo ne discute in modo strutturato con la presenza di osservatori |
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Discovery & Action Dialogue |
Risoluzione collettiva dei problemi in situazioni difficili durante il progetto |
I partecipanti analizzano insieme le cause e sviluppano soluzioni fattibili |
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Requisiti minimi |
Concentrarsi sull’essenziale nelle regole di progetto o nelle condizioni quadro |
Distinguere tra criteri obbligatori e facoltativi |
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What I Need From You (WINFY) |
Chiarimento delle aspettative e supporto all’interno del team o con le parti interessate |
Le persone esprimono chiaramente ciò di cui hanno bisogno dagli altri – e ciò che possono offrire
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Incertezze critiche |
Sviluppare scenari per dinamiche di progetto poco chiare |
Metti a confronto due incertezze e sviluppa delle strategie |
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Matrice di accordo/certezza |
Chiarire come affrontare situazioni decisionali complesse |
Classificare i problemi in base al grado di accordo e di certezza e trovare le strategie giuste |
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Dall’idea alla pratica |
Strutturare il percorso dal progetto alla realizzazione |
Definire insieme obiettivi, principi, partecipanti, strutture e pratiche |
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Prototipazione improvvisata |
Rendere tangibili le idee fin dall’inizio, raccogliere feedback |
I concetti o i processi vengono abbozzati o simulati velocemente per stimolare reazioni e intuizioni |
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Fishbowl sull’esperienza utente |
Vivi il feedback degli utenti in modo diretto e aperto |
Gli utenti parlano in un cerchio interno, il team ascolta attivamente |
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Relazioni generative |
Rafforzare la collaborazione attraverso la qualità delle relazioni |
Riflettere su quali relazioni siano utili nel progetto e su come coltivarle attivamente
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Shift & Share |
Diffondere le best practice all’interno del team di progetto |
Piccoli gruppi si alternano tra diverse postazioni dedicate alle storie di successo |
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Soluzioni al 15% |
Rafforzare la responsabilità personale, individuare piccoli passi fattibili |
Ognuno riflette su cosa può mettere in pratica subito, senza bisogno di risorse aggiuntive o autorizzazioni |
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Conversation Café |
Dialogo aperto su argomenti complessi o delicati |
In piccoli gruppi, tutti discutono su una domanda guida, concentrandosi sull’ascolto, la comprensione e il cambio di prospettiva |
Migliori pratiche per l’utilizzo in ambito progettuale
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Inizia in piccolo: non devi stravolgere subito l’intero progetto con le Liberating Structures. Basta un metodo in un workshop per iniziare e per verificare se le Liberating Structures funzionano per il tuo team e le tue esigenze.
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Preparare la moderazione: anche se le LS sembrano semplici, è fondamentale avere un programma chiaro, tempi definiti e ruoli ben definiti.
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Prepara i partecipanti: soprattutto in contesti formali, è utile spiegare brevemente il motivo per cui, ad esempio, tutti si alzano in piedi contemporaneamente o scrivono su dei cartoncini.
Insidie comuni – e come evitarle
- "Proviamo qualcosa di nuovo" senza un obiettivo: le strategie di apprendimento non sono fine a se stesse. Ogni struttura ha bisogno di un obiettivo chiaro da raggiungere. A seconda dell’obiettivo, si sceglie poi la struttura più adatta.
- Troppi metodi tutti insieme: basta una struttura, usata bene. Altrimenti, il “lasciarsi andare liberamente” si trasforma in fretta in un “aggrovigliarsi senza capo né coda”.
- Aspettative sbagliate: le LS non fanno miracoli immediati, ma invitano a uno sviluppo comune. Chi spera in risultati già pronti, forse si troverà meglio con un classico brainstorming.
Conclusione
Le Liberating Structures offrono ai team di progetto la possibilità di far emergere nuove prospettive, prendere decisioni migliori insieme e trasformare le riunioni in formati produttivi e stimolanti. Sono un rimedio semplice ma efficace contro la mancanza di originalità di molti formati di workshop.
La creatività che nasce dai workshop, però, è sostenibile solo se si concretizza: sotto forma di compiti, decisioni e intuizioni documentate. Con myPARM ProjectManagement, i risultati delle sessioni di Liberating Structures si integrano perfettamente nel lavoro operativo del progetto. Che si tratti di attività nei flussi di lavoro, di lezioni apprese documentate o di base per la prossima retrospettiva, myPARM offre la piattaforma giusta per unire in modo intelligente struttura e libertà. Così nessuna buona idea rimane appiccicata su un post-it, ma diventa parte integrante di un’attuazione di progetto di successo.
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