Projektinhallinnan maaginen kolmio

Suorituskyvyn, kustannusten ja ajan välinen tasapaino

Digitalisaatio, tekoäly, kestävä kehitys tai uudet sääntelyvaatimukset pakottavat yritykset sopeutumaan ja muuttumaan jatkuvasti. Jotta yritykset pysyisivät kilpailukykyisinä, käynnistetään siksi jatkuvasti uusia hankkeita. Niiden avulla pyritään tehostamaan prosesseja, ottamaan käyttöön uusia teknologioita tai kehittämään tuotteita edelleen. Projektien määrän kasvaessa myös monimutkaisuus lisääntyy. Eri tiimit työskentelevät rinnakkain toisiinsa liittyvien aiheiden parissa, avainhenkilöt ovat mukana useissa projekteissa samanaikaisesti ja yhden projektin päätökset vaikuttavat välittömästi muihin projekteihin. Ammattimaisesta projektinhallinnasta huolimatta riski onkin suuri, että aikataulut horjuvat, resurssit käyvät vähiin ja strategisten aloitteiden odotetut hyödyt jäävät odotettua pienemmiksi.

Syynä tähän ei useinkaan ole yksittäisten hankkeiden laatu. Pikemminkin puuttuu kokonaisvaltainen näkemys yhteyksistä, riippuvuussuhteista ja yhteisistä tavoitteista. Ohjelmahallinta luo puitteet, joiden avulla useita toisiinsa liittyviä hankkeita voidaan ohjata siten, että ne yhdessä tuottavat halutun strategisen hyödyn.

Kolme ulottuvuutta

Jotta maagisen kolmion kolme ulottuvuutta voitaisiin tasapainottaa optimaalisesti, projektipäällikön tulisi ymmärtää hyvin, miten niihin voidaan vaikuttaa ja missä vaiheissa projektin kuluessa on mahdollista sopeutua muutoksiin. Siksi on tärkeää olla selvillä siitä, mistä osista ne koostuvat.

1. Kustannukset

Tämä ulottuvuus kattaa paitsi projektin varsinaisen budjetin myös käytettävissä olevat resurssit. Tämä johtuu siitä, että resurssit voidaan ilmaista rahallisina arvoina. Jos esimerkiksi projektiin tarvitaan lisähenkilöstöä, uusia laitteita tai lisätiloja, kaikki tämä aiheuttaa korkeampia kustannuksia. Siksi tähän kohtaan kuuluvat muun muassa:

• Budjetti, eli projektin taloudelliset puitteet
• Tiimin jäsenten lukumäärä
• Käytettävissä oleva kalusto ja laitteet
• Käytettävissä olevat toimitilat

2. Aika

Myös ajan ulottuvuus ulottuu pelkkää projektin kestoa pidemmälle. Siihen sisältyvät muun muassa:

• Projektiaikataulu sekä projektivaiheiden lukumäärä
• Projektin parissa tehdyt työtunnit
• Suunnitteluun ja strategian laatimiseen kuluva aika
• Sisäiset kalenterit ja tavoitteet

3. Teho

Projektin suorituskyky kattaa sekä projektitulosten laajuuden että niiden laadun, ja se määritetään perinteisissä projekteissa jo ennen aikataulun ja budjetin vahvistamista. Tähän kuuluvat:

• Palvelun laajuus
• Lopputuotteen yksityiskohtaisuus, esim. toimintojen lukumäärä ja monimutkaisuus
• Tulosten laatu
• Lopputuotteiden määrä tai tuotekehitysten lukumäärä

Vinkkimme: Perinteisesti johdetuissa projekteissa voi projektin kuluessa ilmetä niin sanottua ”scope creep” -ilmiötä, eli palvelun laajuuden laajenemista ilman, että budjettia ja aikataulua mukautetaan vastaavasti. Siksi on tärkeää, että suunniteltu palvelun laajuus ja sen laatu dokumentoidaan ja hyväksytään ennen projektin alkua. Myös jokainen muutos tulisi dokumentoida, ja sen vaikutukset tulisi analysoida. Näin muutokset voidaan hyväksyä myös budjetin ja aikataulun kannalta.

Miten nämä kolme ulottuvuutta liittyvät toisiinsa

Maagisessa kolmiossa on kahdenlaisia suhteita. Toisaalta suoritettavan työn ja kahden muun muuttujan välinen suhde on suoraan verrannollinen. Tämä tarkoittaa, että työn määrä muuttuu samaan suuntaan kuin aika ja kustannukset. Jos siis projektin suorituskyky kasvaa, esimerkiksi laajuuden laajentuessa tai laadun parantuessa, myös käytettävissä olevaa aikaa ja/tai kustannuksia on mukautettava.
Kustannusten ja ajan välinen suhde on sen sijaan käänteisesti verrannollinen, jolloin muuttujat liikkuvat vastakkaisiin suuntiin. Jos kustannuksia halutaan alentaa, aikaa on siis pidennettävä. Jos projekti halutaan saada päätökseen nopeammin, ajan ulottuvuus lyhenee ja kustannukset nousevat.

Tästä voidaan tehdä seuraavat johtopäätökset:

Näin maaginen kolmio auttaa projektinhallinnassa

On erittäin epätodennäköistä, ettei projektin toteutuksen aikana tapahtuisi muutoksia missään maagisen kolmion ulottuvuudessa. Siksi konseptin keskeinen ajatus on, että projekti ei voi onnistua, jos kaikki kolme ulottuvuutta on määritelty jäykästi. Jotta mahdollisesti tarvittaville mukautuksille jää hieman liikkumavaraa, ainakin yhden tekijän tulisi olla joustava. Siksi painopiste tulisi valita harkiten ja sovittaa yhteen projektin sidosryhmien kanssa. Näin ”maaginen kolmio” auttaa teitä projektin suunnittelussa ja ohjauksessa, tulosten seurannassa, mutta myös riskienhallinnassa ja muutoksenhallinnassa. Jos painopiste on aikataulun noudattamisessa, on esimerkiksi suositeltavaa hakea jo ennen projektin alkua lisäbudjettia mahdollisesti tarvittaville lisäresursseille tai selvittää, mitkä palvelut ovat valinnaisia. Jos sen sijaan keskityt budjetin noudattamiseen, sinun tulisi viestittää selvästi, että projektin määräaikaa on siirrettävä tai palvelujen laajuutta supistettava, jos odottamattomia muutoksia ilmenee.

Vinkkimme: Jotta tilanne olisi selvä jo ennen projektin alkua ja jotta muutostilanteissa tiedetään tarkalleen, miten tulisi toimia, tärkeimmät kohdat kannattaa kirjata jo projektitoimeksiantoon (LINKKI: Projektidokumentit) tai projektikäsikirjaan. Tähän sisältyy:

• Asiakkaan toiveet, mikäli muutoksia joudutaan tekemään
• Mahdollisesti etukäteen hyväksytty hätäbudjetti
• Luettelo todennäköisimmistä muutoksista sekä niitä koskevista mahdollisista toimintasuunnitelmista, joissa kuvataan muutosten vaikutukset aikatauluun, kustannuksiin ja suorituskykyyn

Pitäkää kaikki kolme ulottuvuutta jatkuvasti mielessä projektin toteutuksen aikana, jotta voitte reagoida muutoksiin milloin tahansa tai miettiä toimenpiteitä, jos muutos tapahtuu.

Eroja perinteisessä ja ketterässä projektinhallinnassa

Perinteisessä projektinhallinnassa oletetaan, että suoritus on kiinteä, koska sen laajuus ja laatu määritellään esimerkiksi vaatimustenmäärittelyssä. Kustannukset ja aikataulu ovat tässä tapauksessa joustavampia. Ne kyllä suunnitellaan, mutta ne voivat muuttua, jos se on tarpeen.
Agile-projektinhallinta kuitenkin kääntää tämän näkemyksen päälaelleen siten, että kustannukset ja aika ovat kiinteitä, mutta suoritus mukautetaan. Tämä johtuu siitä, että iteratiivisessa suunnittelussa, esimerkiksi Scrumissa, hyödynnetään niin sanottuja sprintejä, joiden aikana suoritus toteutetaan. Niiden lukumäärä tai kesto on yleensä kiinteä, minkä ansiosta myös projektin kustannukset ovat helposti arvioitavissa. Näin ollen juuri suoritus on se, joka vaihtelee.

Maagisen kolmion laajennukset

Nykyään projektinhallinnassa ei useinkaan riitä, että keskitytään vain kolmeen ulottuvuuteen. Siksi suorituskyky-ulottuvuus jaetaan usein laatuun ja sisältöön. Tällöin puhutaan maagisesta nelikulmiosta tai paholaisen neliöstä.
Lisäksi maagista kolmiota voidaan laajentaa kattavalla asiakastyytyväisyys-tekijällä, jossa on kyse kaikkien sidosryhmien tyytyväisyydestä. Koska näillä on yleensä erilaisia vaatimuksia projektia kohtaan, on tärkeää, että kaikkien projektin osapuolten tarpeisiin vastataan.

Yhteenveto

Maaginen kolmio sopii hyvin projektinhallinnan tärkeimpien tekijöiden – ajan, kustannusten ja suorituskyvyn – välisten yhteyksien visualisointiin. Näin käy nopeasti selväksi, että näiden ulottuvuuksien tulisi olla tasapainossa ja että yhden ulottuvuuden muutos aiheuttaa muutoksia muissakin ulottuvuuksissa. Kaikkien kolmen tekijän realistinen arviointi projektin alussa sekä oikeiden prioriteettien asettaminen ja selkeä viestintä ovat siis erittäin tärkeitä projektin onnistumisen kannalta.

Lue lisää myPARM-projektin ja -salkunhallintaohjelmistosta: