Il triangolo del progetto

Trovare l’equilibrio tra ambito, costi e tempi

Digitalizzazione, intelligenza artificiale, sostenibilità o nuovi requisiti normativi costringono le aziende ad adattarsi e a cambiare continuamente. Per rimanere competitive, vengono quindi avviati continuamente nuovi progetti. L’obiettivo è rendere i processi più efficienti, introdurre nuove tecnologie o migliorare i prodotti. Ma con l’aumentare del numero di progetti, cresce anche la complessità. Team diversi lavorano in parallelo su temi correlati, le figure chiave sono coinvolte in più progetti contemporaneamente e le decisioni prese in un progetto hanno ripercussioni immediate sugli altri. Nonostante una gestione professionale dei progetti, c’è quindi un alto rischio che le scadenze vengano compromesse, le risorse si esauriscano e i benefici attesi dalle iniziative strategiche rimangano al di sotto delle aspettative.

Spesso la causa non sta nella qualità dei singoli progetti. Piuttosto, manca una visione d’insieme delle interrelazioni, delle dipendenze e degli obiettivi comuni. La gestione dei programmi crea il quadro di riferimento per coordinare più progetti collegati tra loro in modo che, insieme, raggiungano i benefici strategici desiderati.

Le tre dimensioni

Per riuscire a bilanciare al meglio le tre dimensioni del triangolo magico, un project manager dovrebbe avere una buona comprensione di come queste possano essere influenzate e in quali punti ci siano opportunità per adattarsi ai cambiamenti nel corso di un progetto. Per questo è importante capire da quali elementi sono composte.

1. Costi

Questa dimensione comprende non solo il puro budget di un progetto, ma anche le risorse disponibili. Questo perché le risorse possono essere ricondotte ad un valore finanziario. Ad esempio, se il progetto deve essere supportato da personale aggiuntivo, se sono necessarie nuove attrezzature o stanze aggiuntive, tutto ciò comporterà costi più elevati. Pertanto, questo punto comprende, tra l'altro:

• Il budget, ovvero il quadro finanziario del progetto
• Il numero di membri della squadra
• Attrezzature e dispositivi disponibili
• Spazio ufficio disponibile

2. Tempo

La dimensione del tempo va oltre anche la mera durata del progetto. Sono inclusi, tra gli altri:

• Il calendario del progetto e il numero di fasi del progetto
• Ore lavorate al progetto
• Tempo dedicato alla pianificazione e alla strategia
• Calendari e obiettivi interni

3. Ambito

L’ambito di un progetto comprende sia l’ambito dei risultati del progetto che la loro qualità. Nella gestione tradizionale del progetto, viene determinato prima il quadro temporale e il budget. Queste includono:

• Ambito di lavoro
• Livello di dettaglio del prodotto finale, ad es. numero e complessità delle funzioni
• Qualità dei risultati
• Quantità di prodotti finali o numero di sviluppi di prodotto

Il nostro consiglio: nei progetti gestiti in modo tradizionale, nel corso del progetto può verificarsi il cosiddetto “scope creep”, ovvero un ampliamento dell’ambito di lavoro senza un corrispondente adeguamento del budget e delle tempistiche. Per questo è importante che l’ambito di lavoro previsto e la sua qualità vengano documentati e approvati prima dell’inizio del progetto. Anche ogni modifica dovrebbe essere documentata e le sue ripercussioni analizzate. In questo modo, le modifiche potranno essere approvate, anche in termini di budget e tempistiche.

Come le tre dimensioni si relazionano tra loro

Esistono due diversi tipi di relazioni nel triangolo del progetto. Da un lato, il rapporto tra l’obiettivo da raggiungere e le altre due variabili è direttamente proporzionale. Ciò significa che l’ambito si muove nella stessa direzione del tempo e dei costi. Quindi, se la portata di un progetto aumenta, ad esempio perché aumenta il volume o migliora la qualità, è necessario adeguare anche il tempo a disposizione e/o i costi.
La relazione tra costi e tempo, invece, è inversamente proporzionale, con le variabili che si muovono in direzioni opposte. Pertanto, se si vogliono ridurre i costi, è necessario aumentare i tempi. Se un progetto deve essere completato più rapidamente, riducendo quindi la dimensione temporale, i costi devono aumentare.

Ciò porta ai seguenti approfondimenti:

Come il triangolo magico aiuta nella gestione dei progetti

È molto improbabile che, nel corso della realizzazione di un progetto, non si verifichino cambiamenti in nessuna delle dimensioni del “triangolo magico”. Per questo, l’idea centrale alla base di questo concetto è che un progetto non può avere successo se tutte e tre le dimensioni sono fissate in modo rigido. Per avere un po’ di margine di manovra in caso di eventuali adeguamenti necessari, almeno uno di questi punti dovrebbe essere flessibile. Per questo dovresti scegliere con attenzione il tuo punto focale e concordarlo con gli stakeholder del tuo progetto. In questo modo, il triangolo magico ti aiuta nella pianificazione e nella gestione del progetto, nel controllo di gestione, ma anche nella gestione dei rischi e nella gestione del cambiamento. Se il punto focale è il rispetto delle tempistiche, ad esempio, è consigliabile far approvare, già prima dell’inizio del progetto, un budget aggiuntivo per eventuali risorse supplementari necessarie o chiarire quali prestazioni sono opzionali. Se invece ti concentri sul rispetto del budget, dovresti comunicare chiaramente che, in caso di cambiamenti imprevisti, la data di completamento del progetto dovrà essere posticipata o l’ambito dei servizi ridotto.

Il nostro consiglio: per fare chiarezza già prima dell’inizio del progetto e sapere esattamente come procedere in caso di modifiche, ti consigliamo di documentare i punti più importanti già nell’incarico di progetto (LINK: Documenti di progetto) o nel manuale di progetto. Ciò include:

• Le preferenze del cliente nel caso in cui sia necessario apportare modifiche.
• Qualsiasi budget di emergenza pre-approvato
• Un elenco dei cambiamenti più probabili, nonché i possibili piani d'azione, descrivendo l'impatto su tempi, costi e portata

Durante l'implementazione del progetto, tieni sempre presenti tutte e tre le dimensioni in modo da poter reagire ai cambiamenti in qualsiasi momento o pensare alle misure da adottare se si verifica un cambiamento.

Differenze nella gestione dei progetti tradizionale e agile

Nella gestione tradizionale dei progetti si parte dal presupposto che la prestazione sia fissa, dato che viene definita, ad esempio, nel capitolato d'oneri in termini di portata e qualità. In questo caso, costi e tempi sono più flessibili. Vengono pianificati, ma possono cambiare se necessario.
La gestione agile dei progetti ribalta però questa visione: costi e tempi sono fissi, mentre la prestazione viene adattata. Questo perché la pianificazione iterativa, ad esempio in Scrum, utilizza i cosiddetti sprint, durante i quali viene realizzato il risultato. Il loro numero e la loro durata sono di solito fissi, il che rende anche i costi di un progetto facilmente stimabili. È quindi il risultato a essere variabile.

Estensioni del triangolo di progetto

Oggi, nella gestione dei progetti, spesso non basta più concentrarsi su tre dimensioni. Per questo, la dimensione delle prestazioni viene spesso suddivisa in qualità e contenuto. Si parla allora del “quadrato magico” o del “quadrato del diavolo”.
Inoltre, il triangolo magico può essere ampliato includendo il fattore onnicomprensivo della soddisfazione del cliente, che riguarda la soddisfazione di tutti gli stakeholder. Dato che questi ultimi hanno solitamente aspettative diverse riguardo a un progetto, è importante che si tenga conto delle esigenze di tutti coloro che vi partecipano.

Conclusione

Il triangolo del progetto è particolarmente adatto per visualizzare le interrelazioni dei fattori più importanti nella gestione del progetto: tempo, costi e portata. Diventa subito chiaro che queste dimensioni dovrebbero essere bilanciate e che un cambiamento in una dimensione si tradurrà in un cambiamento nelle altre dimensioni. Una valutazione realistica di tutti e tre i fattori all’inizio del progetto, nonché la definizione delle giuste priorità e una comunicazione chiara sono quindi di grande importanza per il successo di un progetto.

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