El triángulo mágico de la gestión de proyectos

Encontrar el equilibrio entre rendimiento, costes y tiempo

La digitalización, la inteligencia artificial, la sostenibilidad o los nuevos requisitos normativos obligan a las empresas a adaptarse y cambiar constantemente. Por eso, para seguir siendo competitivas, se ponen en marcha continuamente nuevos proyectos. El objetivo es que los procesos sean más eficientes, que se introduzcan nuevas tecnologías o que se sigan desarrollando los productos. Sin embargo, a medida que aumenta el número de proyectos, también lo hace la complejidad. Diferentes equipos trabajan en paralelo en temas relacionados, las personas clave participan en varios proyectos a la vez y las decisiones que se toman en un proyecto tienen repercusiones directas en otros. Por eso, a pesar de contar con una gestión profesional de los proyectos, existe un gran riesgo de que los plazos se vean comprometidos, los recursos se agoten y los beneficios esperados de las iniciativas estratégicas no alcancen las expectativas.

La causa de esto no suele estar en la calidad de cada proyecto por separado. Más bien, lo que falta es una visión global de las relaciones, las dependencias y los objetivos comunes. La gestión de programas crea el marco necesario para coordinar varios proyectos interrelacionados de tal forma que, juntos, logren el beneficio estratégico deseado.

Las tres dimensiones

Para poder equilibrar de forma óptima las tres dimensiones del triángulo mágico, un jefe de proyecto debería entender bien cómo se pueden influir en ellas y en qué momentos hay oportunidades para adaptarse a los cambios a lo largo de un proyecto. Por eso, es importante tener claro de qué elementos se componen.

1. costes

Esta dimensión incluye no sólo el presupuesto puro de un proyecto, sino también los recursos disponibles. Esto se debe a que los recursos pueden rastrearse hasta un valor financiero. Si, por ejemplo, se necesita más personal para apoyar el proyecto, o si se necesitan nuevos equipos o salas adicionales, todo ello se traduce en mayores costes. Por lo tanto, este punto incluye, entre otras cosas

• El presupuesto, es decir, el marco financiero del proyecto.
• El número de miembros del equipo
• Equipos y dispositivos disponibles
• Locales comerciales disponibles

2. tiempo

La dimensión temporal también va más allá de la mera duración del proyecto. Se incluyen, entre otros:

• El calendario y el número de fases del proyecto
• Horas trabajadas en el proyecto
• Tiempo necesario para la planificación y la estrategia
• Calendarios y objetivos internos

3. rendimiento

El rendimiento de un proyecto incluye tanto el alcance de los resultados del proyecto como su calidad y, en el caso de los proyectos tradicionales, se define antes que el plazo y el presupuesto. Entre ellas figuran:

• Alcance de los servicios
• Nivel de detalle del producto final, por ejemplo, número y complejidad de las funciones.
• Calidad de los resultados
• Cantidad de productos finales o número de desarrollos de productos

Nuestro consejo: en los proyectos gestionados de forma clásica, puede ocurrir lo que se conoce como «scope creep» a lo largo del proyecto, es decir, una ampliación del alcance sin que se ajusten al mismo tiempo el presupuesto y los plazos. Por eso es importante que el alcance previsto y su calidad se documenten y se aprueben antes de empezar el proyecto. Cada cambio también debería documentarse y analizarse para evaluar sus repercusiones. De este modo, los cambios podrán aprobarse, también en lo que respecta al presupuesto y los plazos.

Cómo están conectadas las tres dimensiones

Hay dos tipos diferentes de relaciones en el triángulo mágico. Por un lado, la relación entre el servicio a prestar y las otras dos variables es directamente proporcional. Esto significa que el rendimiento se mueve en la misma dirección que el tiempo y los costes. Si el rendimiento de un proyecto aumenta, por ejemplo porque se amplía el alcance o se incrementa la calidad, también hay que ajustar el tiempo disponible y/o los costes.
La relación entre coste y tiempo, por otra parte, es una relación inversamente proporcional en la que las variables se mueven en direcciones opuestas. Si se quieren reducir los costes, hay que ampliar el plazo. Si un proyecto debe completarse más rápidamente, la dimensión temporal disminuye y los costes aumentan.

El resultado son las siguientes conclusiones:

Cómo ayuda el triángulo mágico en la gestión de proyectos

Es muy poco probable que, a lo largo de la ejecución de un proyecto, no se produzcan cambios en ninguna de las dimensiones del triángulo mágico. Por eso, la idea central detrás de este concepto es que un proyecto no puede tener éxito si las tres dimensiones están fijadas de forma rígida. Para tener un poco de margen de maniobra ante posibles ajustes necesarios, al menos uno de los puntos debería ser flexible. Por eso, debes elegir bien tu prioridad y coordinarla con las partes interesadas de tu proyecto. Así, el triángulo mágico te ayuda en la planificación y gestión del proyecto, en el control de gestión, pero también en la gestión de riesgos y en la gestión del cambio. Si el enfoque está en cumplir con el calendario, por ejemplo, es recomendable que, antes de empezar el proyecto, consigas que te aprueben un presupuesto adicional para recursos extra que puedan ser necesarios o que aclares qué servicios son opcionales. Si, por el contrario, te centras en respetar el presupuesto, deberías dejar claro que, si se producen cambios imprevistos, habrá que aplazar la fecha de finalización del proyecto o reducir el alcance de los servicios.

Nuestro consejo: para tener las cosas claras desde antes de empezar el proyecto y saber exactamente cómo actuar en caso de que haya cambios, te recomendamos que dejes por escrito los puntos más importantes en el encargo del proyecto (ENLACE: Documentos del proyecto) o en el manual del proyecto. Esto incluye:

• Las preferencias del cliente, si hay que hacer ajustes
• Cualquier presupuesto de emergencia aprobado por adelantado
• Una lista de los cambios más probables y los posibles planes de acción para los mismos, describiendo el impacto en tiempo, coste y rendimiento.

Vigile siempre las tres dimensiones durante la ejecución del proyecto para poder reaccionar a los cambios en cualquier momento o plantearse medidas si se produce un cambio.

Diferencias entre la gestión de proyectos clásica y la ágil

En la gestión tradicional de proyectos se parte de la base de que el alcance es fijo, ya que se define, por ejemplo, en el pliego de condiciones en cuanto a volumen y calidad. En este caso, los costes y el tiempo son más flexibles. Aunque se planifican, pueden cambiar si es necesario.
Sin embargo, la gestión ágil de proyectos da la vuelta a esta perspectiva, de modo que los costes y el tiempo son fijos, pero el resultado se va ajustando. Esto se debe a que la planificación iterativa, por ejemplo en Scrum, utiliza los llamados «sprints», en los que se entrega el resultado. Su número o duración suele ser fijo, lo que permite estimar bien los costes de un proyecto. Así pues, es el resultado lo que varía.

Extensiones del triángulo mágico

Hoy en día, en la gestión de proyectos, a menudo ya no basta con centrarse en tres dimensiones. Por eso, la dimensión del rendimiento suele dividirse en calidad y contenido. Se habla entonces del «cuadrado mágico» o del «cuadrado del diablo».
Además, el triángulo mágico se puede ampliar con el factor global de la satisfacción del cliente, que se refiere a la satisfacción de todas las partes interesadas. Como estas suelen tener diferentes expectativas respecto a un proyecto, es importante tener en cuenta las necesidades de todos los que participan en él.

Conclusión

El triángulo mágico es muy adecuado para visualizar las interrelaciones entre los factores más importantes de la gestión de proyectos: tiempo, costes y rendimiento. Rápidamente queda claro que estas dimensiones deben estar equilibradas y que un cambio en una de ellas provoca un cambio en las demás. Una evaluación realista de los tres factores al inicio del proyecto, así como el establecimiento de las prioridades adecuadas y una comunicación clara son, por tanto, de gran importancia para el éxito de un proyecto.

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