Le triangle du projet

Trouver l'équilibre entre la portée, les coûts et le temps

La numérisation, l'intelligence artificielle, le développement durable ou les nouvelles exigences réglementaires obligent les entreprises à s'adapter et à évoluer en permanence. Afin de rester compétitives, de nouveaux projets sont donc lancés en continu. L'objectif est ainsi de rendre les processus plus efficaces, d'introduire de nouvelles technologies ou de perfectionner les produits. Cependant, la complexité augmente parallèlement au nombre de projets. Différentes équipes travaillent en parallèle sur des thèmes connexes, des personnes clés sont impliquées dans plusieurs projets à la fois et les décisions prises dans un projet ont des répercussions directes sur les autres. Malgré une gestion de projet professionnelle, le risque est donc grand que les délais soient compromis, que les ressources viennent à manquer et que les bénéfices attendus des initiatives stratégiques soient inférieurs aux attentes.

Souvent, cela ne tient pas à la qualité des projets pris individuellement. Il s'agit plutôt d'un manque de vision globale des liens, des interdépendances et des objectifs communs. La gestion de programme établit le cadre permettant de piloter plusieurs projets interdépendants de manière à ce qu'ils génèrent ensemble les avantages stratégiques souhaités.

Les trois dimensions

Afin de pouvoir équilibrer de manière optimale les trois dimensions du triangle magique, un chef de projet doit bien comprendre comment celles-ci peuvent être influencées et à quel moment il est possible de s'adapter aux changements au cours d'un projet. Il doit donc savoir clairement de quels éléments elles se composent.

1. Coûts

Cette dimension comprend non seulement le budget pur d'un projet, mais aussi les ressources disponibles. Cela s'explique par le fait que les ressources peuvent être ramenées à une valeur financière. Par exemple, si des membres supplémentaires de l'équipe doivent soutenir le projet, si de nouveaux équipements ou des salles supplémentaires sont nécessaires, tout cela entraînera des coûts plus élevés. Par conséquent, ce point comprend, entre autres :

• Le budget, c'est-à-dire le cadre financier du projet
• Le nombre de membres de l'équipe
• Les équipements et appareils disponibles
• L'espace de bureau disponible

2. Temps

La dimension du temps va au-delà de la simple durée du projet. Elle inclut, entre autres :

• Le calendrier du projet ainsi que le nombre de phases du projet
• Les heures travaillées sur le projet
• Le temps consacré à la planification et à la stratégie
• Les calendriers internes et les objectifs

3. Portée

La portée d'un projet comprend à la fois la portée des résultats du projet et leur qualité. Dans la gestion de projet traditionnelle, elle est déterminée avant le cadre temporel ainsi que le budget. Ces tâches comprennent :

• La portée des travaux
• Le niveau de détail du produit final, par exemple le nombre et la complexité des fonctions
• La qualité des résultats
• La quantité de produits finaux ou le nombre de développements de produits

Notre conseil : dans le cadre de projets gérés de manière classique, il peut survenir, au cours d’un projet, ce que l’on appelle un « scope creep », c’est-à-dire un élargissement du périmètre des prestations sans ajustement concomitant du budget et du calendrier. Il est donc important que le périmètre prévu des prestations et leur qualité soient documentés et validés avant le début du projet. Toute modification doit également être consignée, et ses répercussions doivent être analysées. Cela permet de valider les modifications, notamment en termes de budget et de délais.

Comment les trois dimensions sont liées entre elles

Il existe deux types de relations différents dans le triangle du projet. D'une part, la relation entre la portée à atteindre et les deux autres variables est directement proportionnelle. Cela signifie que la portée évolue dans la même direction que le temps et les coûts. Ainsi, si la portée d'un projet augmente, par exemple parce que le volume est augmenté ou que la qualité est améliorée, le temps disponible et/ou les coûts doivent également être ajustés.
La relation entre les coûts et le temps, d'autre part, est inversement proportionnelle, les variables évoluant dans des directions opposées. Ainsi, si les coûts doivent être réduits, le temps doit être augmenté. Si un projet doit être achevé plus rapidement, c'est-à-dire si la dimension temporelle est réduite, les coûts doivent augmenter.

Cela conduit aux conclusions suivantes :

Comment le triangle magique contribue à la gestion de projet

Il est très improbable qu’aucun changement ne survienne dans l’une des dimensions du triangle magique au cours de la mise en œuvre d’un projet. C’est pourquoi l’idée centrale de ce concept est qu’un projet ne peut aboutir si ces trois dimensions sont figées. Afin de disposer d’une certaine marge de manœuvre pour d’éventuels ajustements nécessaires, au moins l’un de ces éléments doit donc rester flexible. C’est pourquoi vous devez choisir votre priorité avec soin et la coordonner avec les parties prenantes de votre projet. Ainsi, le triangle magique vous aide dans la planification et le pilotage de projet, dans le contrôle de gestion, mais aussi dans la gestion des risques et la gestion du changement. Si l’accent est mis sur le respect du calendrier, il est par exemple conseillé, avant même le lancement du projet, de faire approuver un budget supplémentaire pour d’éventuelles ressources supplémentaires nécessaires ou de préciser quelles prestations sont facultatives. En revanche, si votre priorité est le respect du budget, vous devez clairement indiquer que la date de fin du projet devra être reportée ou que l’étendue des prestations devra être réduite en cas de changements imprévus.

Notre conseil : afin de garantir la clarté dès le début du projet et de savoir exactement comment procéder en cas de modifications, nous vous recommandons de consigner les points essentiels dès le cahier des charges (LIEN : documents du projet) ou dans le manuel du projet. Cela comprend :

• Les préférences du client en cas de besoin d'ajustements.
• Tout budget de contingence préapprouvé
• Une liste des changements les plus probables, ainsi que des plans d'action possibles pour eux, décrivant l'impact sur le temps, les coûts et la portée

Pendant la mise en œuvre du projet, gardez toujours à l'esprit les trois dimensions afin de pouvoir réagir à tout moment aux changements ou réfléchir aux mesures à prendre si un changement survient.

Différences entre la gestion de projet traditionnelle et agile

Dans la gestion de projet traditionnelle, on part du principe que la prestation est fixe, car elle est définie, par exemple, dans le cahier des charges en termes de portée et de qualité. Dans ce cas, les coûts et les délais sont plus flexibles. Bien qu’ils soient planifiés, ils peuvent évoluer si nécessaire.
La gestion de projet agile renverse toutefois cette vision : les coûts et les délais sont fixes, tandis que la prestation est adaptée. Cela s’explique par le fait que la planification itérative, par exemple dans le cadre de Scrum, utilise ce que l’on appelle des « sprints », au cours desquels la prestation est fournie. Leur nombre ou leur durée est généralement fixe, ce qui permet également d’estimer facilement les coûts d’un projet. C’est donc la prestation qui est variable.

Extensions du triangle du projet

Aujourd’hui, dans la gestion de projet, il ne suffit souvent plus de se concentrer sur trois dimensions. C’est pourquoi la dimension « performance » est souvent subdivisée en « qualité » et « contenu ». On parle alors du « carré magique » ou du « carré du diable ».
De plus, le « triangle magique » peut être élargi pour inclure le facteur global de la satisfaction client, qui concerne la satisfaction de toutes les parties prenantes. Étant donné que celles-ci ont généralement des attentes différentes vis-à-vis d’un projet, il est important de répondre aux besoins de tous les participants au projet.

Conclusion

Le triangle du projet est bien adapté pour visualiser les interrelations des facteurs les plus importants en gestion de projet : le temps, les coûts et la portée. Il devient rapidement évident que ces dimensions doivent être équilibrées et qu'un changement dans une dimension entraînera un changement dans les deux autres dimensions. Une évaluation réaliste des trois facteurs au début du projet, ainsi que la définition des bonnes priorités et une communication claire sont donc d'une grande importance pour le succès d'un projet.

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