L'ABC della gestione dei progetti: P come "Gestione delle fasi"

Gestione delle fasi di un progetto: una guida per avere successo in ogni progetto

Cosa sono il controllo di fase e la fase di un progetto?

La gestione delle fasi descrive la pianificazione e il monitoraggio strutturati di un progetto attraverso una serie di passaggi consecutivi. Questi passaggi – chiamati anche fasi del progetto – costituiscono il quadro di riferimento del progetto e aiutano a suddividere compiti complessi in unità più gestibili. Le fasi di un progetto variano a seconda del metodo e del progetto stesso, ma spesso seguono uno schema simile. Una fase di progetto è un periodo ben definito all’interno di un progetto, separato dalle altre da delle tappe fondamentali. Queste fasi hanno lo scopo di fornire risultati importanti e offrono l’opportunità di riflettere e riorientarsi prima che il progetto passi alla fase successiva. Nella maggior parte dei modelli, le fasi si susseguono in ordine sequenziale o si sovrappongono in parte.
Grazie alla gestione delle fasi, è possibile monitorare sistematicamente i progressi e individuare tempestivamente eventuali scostamenti. Questo approccio graduale non solo migliora la trasparenza e l’organizzazione, ma aiuta anche i team di progetto a utilizzare le risorse in modo efficiente e a raggiungere gli obiettivi prefissati.

Le sfide della pianificazione per fasi

• Flessibilità limitata: una pianificazione dettagliata in anticipo può rendere più difficile apportare modifiche, soprattutto quando i requisiti non sono chiari.
• Rischio di errori di routine: i processi troppo rodati potrebbero far passare in secondo piano le soluzioni creative e portare a mettere meno in discussione le cose.
• Pianificazione tecnocratica: soprattutto nei progetti innovativi, una rigida suddivisione in fasi può essere un ostacolo, poiché raggiunge rapidamente i propri limiti in presenza di requisiti imprevisti.

I modelli di fase in sintesi

Le fasi di un progetto sono solitamente molto simili, ma possono variare a seconda del tipo di progetto e della metodologia. In pratica, i progetti sono spesso suddivisi in quattro o cinque fasi principali:

Modello a 4 fasi

Il modello a 4 fasi è un modello molto pragmatico che divide i progetti in queste fasi:

1. Definizione del progetto: all’inizio del progetto si stabiliscono i dettagli fondamentali, come ad esempio i benefici del progetto, la sua fattibilità o la direzione del progetto. Questa fase si conclude con la definizione degli obiettivi e il mandato ufficiale del progetto.
2. Pianificazione del progetto: Successivamente si redige il piano di progetto, che include scadenze, costi e contenuti, l’assegnazione delle risorse e, se non è già stato fatto, un’analisi delle parti interessate e dei rischi.
3. Esecuzione e monitoraggio del progetto: Ora si passa alla realizzazione e al monitoraggio delle attività del progetto. Di solito questa è la fase più lunga di un progetto, poiché è qui che si lavora per ottenere i risultati definiti.
4. Conclusione del progetto: una volta ottenuto il risultato del progetto, si procede al collaudo, alla documentazione del progetto e alla valutazione dei risultati.

Modello a 5 fasi (ad esempio secondo il PMI)

Il modello a 5 fasi suddivide i progetti in base ai processi di gestione del progetto. Questi processi non si svolgono necessariamente in sequenza. A volte devono essere ripetuti, ad esempio per i sottoprogetti. Inoltre, possono sovrapporsi. La struttura a 5 fasi si basa strettamente sulla Guida PMBOK® del PMI, è diffusa in tutto il mondo e viene spesso utilizzata in progetti di ampia portata. Si compone delle seguenti fasi:

1. Avvio: la fase di avvio viene utilizzata per la pianificazione di massima e la decisione di iniziare il progetto. In altre parole, si definiscono i benefici, si verifica la fattibilità, si definisce l'incarico del progetto e si avvia formalmente il progetto.
2. Pianificazione: la pianificazione dettagliata del progetto inizia durante la fase di avvio. Ad esempio, vengono pianificati il budget, il calendario, le risorse e la qualità. Viene definito un piano della struttura del lavoro, vengono assegnate le milestone e le risorse. Vengono analizzati i rischi e viene redatto un piano di comunicazione per gli stakeholder.
3. Esecuzione: il piano del progetto viene realizzato durante la fase di esecuzione.
4. Monitoraggio: il monitoraggio e il controllo continui delle attività del progetto avvengono parallelamente all'esecuzione. In questo modo si controlla se il budget, il calendario e la qualità vengono rispettati.
5. Completamento: Nella fase di chiusura, il progetto si conclude non appena il risultato definito è stato consegnato e accettato. Viene preparato un rapporto finale sul progetto, il progetto viene valutato e il team di progetto viene formalmente sciolto.

Modelli internazionali e approcci specifici per settore

Oltre alla Guida PMBOK® o alla norma DIN 69901, anche PRINCE2, Lean Six Sigma e HERMES offrono dei framework che strutturano i progetti in diverse fasi. Esistono però anche tanti altri modelli e approcci specifici per settore. Ecco alcuni esempi tra i più usati:

HOAI (Regolamento sugli onorari per architetti e ingegneri, Germania)

Il modello HOAI suddivide lo svolgimento del progetto in nove fasi di prestazione, che rivestono un’importanza fondamentale soprattutto nel settore edile, poiché definiscono la base contrattuale per i servizi di progettazione. Queste fasi garantiscono trasparenza e facilitano il controllo dei progetti nel settore edile. Si basano sul processo di costruzione tradizionale e sono vincolanti per architetti e ingegneri, al fine di garantire gli standard di qualità. Le fasi sono:

1. Analisi preliminare
2. Progettazione preliminare (preparazione del progetto e della pianificazione)
3. Progettazione preliminare
4. Progettazione per l'ottenimento delle autorizzazioni
5. Progettazione esecutiva
6. Preparazione dell’appalto
7. Collaborazione nella procedura di appalto
8. Supervisione dell’opera (controllo dei lavori e documentazione)
9. Assistenza al progetto e documentazione

SIA (Svizzera)

In Svizzera, la norma SIA 112 definisce la struttura delle fasi dei progetti edilizi ed è simile al modello HOAI, ma adattata ai requisiti svizzeri. Anche questo modello offre una struttura chiara con linee guida per gli studi di architettura e di ingegneria, consentendo così una registrazione e una rendicontazione precise dei costi. Allo stesso tempo, il modello SIA offre istruzioni dettagliate e supporta i progetti edilizi con linee guida chiare per rispettare gli standard di qualità e creare strutture di comunicazione trasparenti. La SIA suddivide i progetti edilizi in sei fasi principali:

1. Pianificazione strategica
2. Studio preliminare
3. Progettazione
4. Bando di gara
5. Realizzazione
6. Gestione

RIBA Plan of Work (Royal Institute of British Architects, Regno Unito)

Il RIBA Plan of Work è stato sviluppato dal Royal Institute of British Architects (RIBA) ed è un modello molto diffuso per la gestione delle fasi dei progetti edilizi nel Regno Unito. Il piano si articola in otto fasi che accompagnano i progetti edilizi dall’ideazione fino alla messa in funzione. Il modello crea strutture e ruoli chiari, definendo con precisione ogni fase del progetto. Inoltre, viene aggiornato regolarmente per soddisfare gli standard e i requisiti più recenti. Le fasi sono:

1. Definizione strategica: chiarimento degli obiettivi del progetto e sviluppo dello scopo generale.
2. Preparazione e brief: sviluppo di un brief di progetto chiaro e di una strategia di pianificazione iniziale.
3. Progettazione: creazione di un concetto di base che realizzi i requisiti del progetto dal punto di vista visivo e funzionale.
4. Progetto sviluppato: ulteriore sviluppo del concetto, compresi i dettagli tecnici e il budget.
5. Progettazione tecnica: preparazione di piani tecnici dettagliati che soddisfino tutti i requisiti di costruzione.
6. Costruzione: la fase di costruzione vera e propria in cui il progetto viene realizzato.
7. Consegna e chiusura: consegna del progetto al cliente e finalizzazione.
8. In uso: valutazione dell'uso dell'edificio e ottimizzazione se necessario.

AIA (Istituto Americano degli Architetti, USA)

Anche l'approccio dell'American Institute of Architects (AIA) definisce le fasi del progetto ed è specificamente orientato al mercato nordamericano. La metodologia AIA pone l'accento su strutture contrattuali chiare e consente di monitorare e documentare con precisione il processo di costruzione. La struttura a fasi crea una base affidabile su cui clienti, architetti e appaltatori possono lavorare insieme in modo efficiente. La struttura a fasi dell'AIA è simile all'approccio RIBA e comprende cinque fasi principali per i progetti edilizi e architettonici:

1. Progettazione schematica (SD): sviluppo di un progetto di massima che soddisfi i requisiti fondamentali e contenga i primi schizzi.
2. Sviluppo del progetto (DD): approfondimento del progetto con elementi tecnici ed estetici più dettagliati.
3. Documentazione esecutiva (CD): creazione di piani di costruzione e di esecuzione dettagliati, da utilizzare per le autorizzazioni e i bandi di gara.
4. Gara d'appalto o negoziazione: selezione delle imprese edili e negoziazione del contratto d'appalto.
5. Amministrazione dei lavori (CA): supervisione dei lavori da parte degli architetti per garantire la conformità ai progetti.

Flessibilizzazione del controllo di fase

Il classico approccio a fasi può risultare molto limitante nei progetti che richiedono un alto grado di flessibilità. In questi casi, metodi agili come SCRUM o Lean Six Sigma sono spesso la scelta migliore, poiché i loro cicli di pianificazione più brevi e facilmente adattabili, uniti all’attenzione alla flessibilità, consentono di reagire in modo più agile ai cambiamenti.
Se però serve la struttura del controllo per fasi, ma vuoi ridurne i limiti, gli approcci ibridi possono essere una soluzione. Ad esempio, introdurre cicli iterativi o elementi agili come gli sprint all’interno delle fasi può rendere più facile tenere conto dei cambiamenti senza perdere la struttura delle fasi. Grazie a una gestione modulare del progetto, in cui il progetto viene suddiviso in moduli più piccoli e indipendenti l’uno dall’altro, le modifiche necessarie o le nuove conoscenze acquisite in un modulo possono essere integrate immediatamente nella pianificazione degli altri moduli, senza dover bloccare l’intero progetto. Le tappe flessibili (Conditional Milestones) o i «gate» fungono da punti decisionali dinamici: quando si raggiunge una tappa, si verifica innanzitutto se la fase successiva può iniziare subito o se sono necessari degli adeguamenti. A questo contribuisce anche una fase di pianificazione dinamica (Rolling-Wave-Planning), in cui viene pianificata in dettaglio solo la fase attualmente imminente, mentre le fasi successive vengono definite in modo concreto solo in un secondo momento.

Conclusione

Qualunque sia l’approccio che si adotta, una pianificazione strutturata per fasi si è dimostrata efficace, poiché offre un orientamento chiaro e aumenta l’efficienza. Soprattutto nei progetti che richiedono un’elevata flessibilità, però, la gestione per fasi può risultare troppo limitante. Per questo è importante che i responsabili di progetto scelgano una struttura che si adatti alle esigenze del loro progetto.

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