L'ABC de la gestion de projet : P comme « pilotage des phases »

Maîtrise des phases d’un projet : un guide pour réussir chaque projet

Qu’est-ce que le phasage et une phase de projet ?

La gestion des phases désigne la planification et le suivi structurés d’un projet en plusieurs étapes successives. Ces étapes, également appelées « phases du projet », constituent le cadre du projet et permettent de diviser des tâches complexes en unités plus faciles à gérer. Les phases d’un projet varient en fonction de la méthode et du projet, mais suivent souvent un schéma similaire. Une phase de projet est une période clairement délimitée au sein d’un projet, séparée des autres par des jalons. Ces phases sont censées produire des résultats importants et offrent l’occasion de réfléchir et de se réorienter avant que le projet ne passe à la phase suivante. Dans la plupart des modèles, les phases se succèdent de manière séquentielle ou se chevauchent partiellement.
La gestion par étapes permet de contrôler systématiquement l'avancement des travaux et de détecter rapidement d'éventuels écarts. Cette approche étape par étape améliore non seulement la transparence et la structure, mais aide également les équipes de projet à utiliser efficacement leurs ressources et à atteindre les objectifs fixés.

Les défis liés à la planification par phases

• Flexibilité limitée : une planification détaillée en amont peut rendre les modifications plus difficiles à mettre en œuvre, notamment lorsque les exigences ne sont pas clairement définies.
• Risque d’erreurs de routine : les processus routiniers peuvent reléguer au second plan les approches créatives et réduire l’esprit de remise en question.
• Planification technocratique : dans les projets innovants en particulier, une division stricte en phases peut constituer un frein, car elle atteint rapidement ses limites face à des exigences imprévues.

Aperçu des modèles de phase

Les phases d'un projet sont généralement assez similaires, mais peuvent varier en fonction du type de projet et de la méthodologie. Dans la pratique, les projets sont souvent divisés en quatre ou cinq phases principales :

Modèle en 4 phases

Le modèle en 4 phases est un modèle très pragmatique qui divise les projets en ces phases :

1. Définition du projet : au lancement du projet, les détails fondamentaux sont définis, tels que les avantages du projet, sa faisabilité ou la direction du projet. Cette phase s'achève par la définition des objectifs et la formulation officielle du cahier des charges du projet.
2. Planification du projet : Ensuite, le plan de projet est établi ; il comprend les délais, les coûts et le contenu du projet, l’affectation des ressources et, si cela n’a pas encore été fait, une analyse des parties prenantes et des risques.
3. Exécution et suivi du projet : viennent ensuite la mise en œuvre et le suivi des activités du projet. Il s’agit généralement de la phase la plus longue d’un projet, car c’est au cours de celle-ci que les résultats définis sont élaborés.
4. Clôture du projet : une fois le résultat du projet obtenu, viennent ensuite sa validation, la documentation du projet et l'évaluation des résultats.

Modèle en 5 phases (par ex. selon PMI)

Le modèle en 5 phases structure les projets selon les processus de gestion de projet. Ces processus ne se déroulent pas nécessairement les uns à la suite des autres. Ils doivent parfois être répétés, par exemple pour des sous-projets. De plus, ils peuvent se chevaucher. La structure en 5 phases s’inspire étroitement du Guide PMBOK® du PMI, elle est largement répandue à l’échelle mondiale et est souvent utilisée dans le cadre de projets de grande envergure. Elle se compose des phases suivantes :

1. Initiation : la phase d'initiation sert à la planification générale et à la décision de lancer le projet. C'est-à-dire que l'utilité est définie, la faisabilité est examinée, un mandat de projet est défini et le projet est formellement lancé.
2. Planification : une planification plus détaillée du projet commence dès la phase de lancement. Par exemple, le budget, le calendrier, les ressources et la qualité sont planifiés. Un organigramme des tâches est défini, des étapes sont attribuées et les ressources sont réparties. Les risques sont analysés et un plan de communication avec les parties prenantes est établi.
3. Exécution : pendant la phase d'exécution, le plan du projet est mis en œuvre.
4. Suivi : parallèlement à l'exécution, un contrôle et une gestion continus des activités du projet ont lieu. Il permet de vérifier si le budget, le calendrier et la qualité sont respectés.
5. La clôture : Dans la phase de clôture, le projet prend fin une fois que le résultat défini a été livré et accepté. Un rapport de fin de projet est rédigé, le projet est évalué et l'équipe de projet est formellement dissoute.

Modèles internationaux et approches sectorielles

Outre le Guide PMBOK® ou la norme DIN 69901, PRINCE2, Lean Six Sigma et HERMES proposent également des cadres permettant de structurer les projets en différentes phases. Il existe toutefois de nombreux autres modèles et approches spécifiques à chaque secteur. Voici quelques exemples particulièrement courants :

HOAI (barème des honoraires des architectes et ingénieurs, Allemagne)

Le modèle HOAI structure le déroulement du projet en neuf phases de prestations, qui revêtent une importance capitale notamment dans le secteur de la construction, car elles définissent la base contractuelle des prestations de conception. Ces phases garantissent la transparence et facilitent le suivi des projets dans le secteur du bâtiment. Elles s'inspirent du processus de construction traditionnel et sont contraignantes pour les architectes et les ingénieurs afin de garantir le respect des normes de qualité. Ces phases sont les suivantes :

1. Étude préliminaire
2. Étude préliminaire (préparation du projet et de la conception)
3. Conception préliminaire
4. Conception en vue de l'obtention des autorisations
5. Conception d'exécution
6. Préparation de l'appel d'offres
7. Participation à l’attribution du marché
8. Suivi du chantier (surveillance des travaux et documentation)
9. Suivi du chantier et documentation

SIA (Suisse)

En Suisse, la norme suisse SIA 112 définit la structure par phases des projets de construction ; elle est similaire au modèle HOAI, mais adaptée aux exigences suisses. Ce modèle offre lui aussi une structure claire, assortie de lignes directrices destinées aux bureaux d'architecture et d'ingénierie, ce qui permet un suivi précis des coûts et une facturation exacte. Par ailleurs, le modèle SIA fournit des instructions détaillées et accompagne les projets de construction grâce à des directives claires visant à respecter les normes de qualité et à instaurer des structures de communication transparentes. La SIA divise les projets de construction en six phases principales :

1. Planification stratégique
2. Étude préliminaire
3. Conception
4. Appel d’offres
5. Réalisation
6. Exploitation

Plan de travail du RIBA (Royal Institute of British Architects, Royaume-Uni)

Le « RIBA Plan of Work » a été élaboré par le Royal Institute of British Architects (RIBA) et constitue une structure largement répandue pour la gestion des phases des projets de construction au Royaume-Uni. Ce plan s’articule en huit phases qui accompagnent les projets de construction, de la conception à la mise en service. Ce modèle établit des structures et des rôles clairs en définissant précisément chaque étape du projet. Il est par ailleurs régulièrement mis à jour afin de répondre aux normes et exigences les plus récentes. Les phases sont les suivantes :

1. Strategic Definition : clarification des objectifs du projet et élaboration de l'objectif général.
2. Preparation and Brief : développement d'un mandat de projet clair et d'une stratégie de planification initiale.
3. Concept Design : création d'un concept de base qui traduit visuellement et fonctionnellement les exigences du projet.
4. Conception approfondie : développement du concept, y compris les détails techniques et le budget.
5. Technical Design : élaboration de plans techniques détaillés répondant à toutes les exigences de construction.
6. Construction : la phase de construction proprement dite, au cours de laquelle le projet est réalisé.
7. Handover and Close Out : remise du projet terminé au maître d'ouvrage et clôture.
8. In Use : évaluation de l'utilisation du bâtiment et optimisations si nécessaire.

AIA (American Institute of Architects, États-Unis)

L'approche de l'American Institute of Architects (AIA) définit également des phases pour le déroulement du projet et s'adresse spécifiquement au marché nord-américain. La méthodologie de l'AIA met l'accent sur des structures contractuelles claires et permet de suivre et de documenter précisément le processus de construction. La structure par phases crée une base fiable sur laquelle les maîtres d'ouvrage, les architectes et les entrepreneurs peuvent collaborer efficacement. La structure par phases de l'AIA est similaire à l'approche RIBA et comprend cinq phases principales pour les projets de construction et d'architecture :

1. Conception schématique (SD) : élaboration d'une conception sommaire répondant aux exigences fondamentales et comprenant les premiers plans.
2. Développement de la conception (DD) : perfectionnement de l’esquisse avec des éléments techniques et esthétiques plus détaillés.
3. Documents de chantier (CD) : élaboration de plans de construction et d’exécution détaillés, destinés aux demandes d’autorisation et aux appels d’offres.
4. Appel d’offres ou négociation : sélection des entreprises de construction et négociation du contrat de construction.
5. Maîtrise d’œuvre (CA) : suivi des travauxde construction par les architectes afin de garantir leur conformité avec les plans.

Flexibilisation du contrôle de phase

La gestion de projet par phases classique peut s'avérer très contraignante dans le cadre de projets exigeant une grande flexibilité. Dans de tels cas, les méthodes agiles telles que SCRUM ou Lean Six Sigma constituent souvent un meilleur choix, car leurs cycles de planification plus courts et facilement adaptables, ainsi que l'accent mis sur l'adaptabilité, permettent de réagir avec plus de souplesse aux changements.
Toutefois, si la structure de la gestion par phases est nécessaire, mais que l'on souhaite en réduire les contraintes, des approches hybrides peuvent constituer une solution. Ainsi, l'introduction de cycles itératifs ou d'éléments agiles, tels que des sprints, au sein des phases permet de prendre plus facilement en compte les changements sans perdre la structure des phases. Grâce à une gestion de projet modulaire, dans laquelle le projet est divisé en modules plus petits et indépendants les uns des autres, les modifications nécessaires ou les nouvelles connaissances issues d’un module peuvent être immédiatement intégrées dans la planification des autres modules, sans qu’il soit nécessaire de suspendre l’ensemble du projet. Des jalons flexibles (Conditional Milestones) ou des « gates » servent de points de décision dynamiques : ainsi, lorsqu’un jalon est atteint, on vérifie d’abord si la phase suivante peut démarrer immédiatement ou si des ajustements sont nécessaires. Une phase de planification dynamique (Rolling-Wave-Planning) y contribue également : dans ce cadre, seule la phase immédiatement à venir est planifiée en détail, tandis que les phases suivantes ne sont concrétisées qu’à un stade ultérieur.

Conclusion

Quelle que soit l’approche adoptée, une planification structurée par phases a fait ses preuves, car elle offre une orientation claire et permet d’améliorer l’efficacité. Toutefois, notamment pour les projets qui exigent une grande flexibilité, une gestion par phases peut s’avérer trop contraignante. Il est donc important que les chefs de projet choisissent une structure adaptée aux exigences de leur projet.

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