El ABC de la gestión de proyectos: P de «control de fases»
Control de las fases del proyecto: una guía para triunfar en cualquier proyecto
La realización con éxito de un proyecto depende en gran medida de una estructura clara y una planificación bien pensada. La gestión por fases desempeña aquí un papel fundamental: divide los proyectos complejos en secciones manejables, lo que facilita la planificación y ejecución del proyecto y ayuda a mantener una visión general de su progreso. Te explicamos qué se entiende por gestión por fases y cómo se pueden estructurar con sentido las distintas fases del proyecto.
¿Qué son el control de fases y una fase de proyecto?
La gestión por fases describe la planificación y el seguimiento estructurados de un proyecto en varios pasos sucesivos. Estos pasos —también llamados fases del proyecto— constituyen el marco del proyecto y ayudan a dividir las tareas complejas en unidades más manejables. Las fases del proyecto varían según el método y el proyecto, pero suelen seguir un patrón similar. Una fase del proyecto es un periodo claramente delimitado dentro de un proyecto, separado de las demás por hitos. Estas fases deben aportar resultados importantes y ofrecen la oportunidad de reflexionar y reorientar el proyecto antes de pasar a la siguiente fase. En la mayoría de los modelos, las fases se desarrollan de forma secuencial o se solapan parcialmente.
Gracias a la gestión por fases, se puede hacer un seguimiento sistemático de los avances y detectar posibles desviaciones a tiempo. Este enfoque paso a paso no solo mejora la transparencia y la estructura, sino que también ayuda a los equipos de proyecto a utilizar sus recursos de forma eficiente y a alcanzar los objetivos fijados.
Ventajas de la planificación por fases
- Rutina y estandarización: en proyectos recurrentes, las empresas pueden desarrollar procesos estándar que aumentan la eficiencia y ahorran recursos.
- Revisión continua: cada fase termina con un hito que sirve como punto de decisión para el avance del proyecto.
- Mejor comunicación: unas fases bien definidas orientan a todos los implicados y facilitan la coordinación.
Retos de la planificación por fases
- Flexibilidad limitada: una planificación detallada por adelantado puede hacer que los cambios sean más difíciles de implementar, sobre todo cuando los requisitos no están claros.
- Riesgo de cometer errores por rutina: los procesos rutinarios pueden hacer que las soluciones creativas pasen a un segundo plano y que se cuestione menos lo que se hace.
- Planificación tecnocrática: sobre todo en proyectos innovadores, una división estricta en fases puede ser un obstáculo, ya que, ante requisitos imprevistos, se llega rápidamente a sus límites.
Los modelos de fase de un vistazo
Las fases de un proyecto suelen ser bastante similares, pero pueden diferir según el tipo de proyecto y la metodología. En la práctica, los proyectos suelen dividirse en cuatro o cinco fases principales:
Modelo de 4 fases
El modelo de 4 fases es un modelo muy pragmático que divide los proyectos en estas fases:
- Definición del proyecto: Al inicio del proyecto se establecen los detalles básicos, como por ejemplo los beneficios del proyecto, su viabilidad o la dirección del mismo. Esta fase termina con la definición de los objetivos y el encargo oficial del proyecto.
- Planificación del proyecto: A continuación, se elabora el plan del proyecto, que incluye plazos, costes y contenidos, la asignación de recursos y, si aún no se ha hecho, un análisis de las partes interesadas y de los riesgos.
- Ejecución y control del proyecto: Ahora viene la ejecución y el seguimiento de las actividades del proyecto. Normalmente, esta es la fase más larga de un proyecto, ya que es aquí donde se trabajan los resultados definidos.
- Cierre del proyecto: Una vez que se dispone del resultado del proyecto, se procede a su aceptación, a la documentación del proyecto y a la evaluación de los resultados.
Modelo de 5 fases (por ejemplo, según el PMI)
El modelo de 5 fases organiza los proyectos según los procesos de gestión de proyectos. Estos procesos no tienen por qué desarrollarse uno tras otro. A veces hay que repetirlos, por ejemplo, para subproyectos. Además, pueden solaparse. La estructura de 5 fases se basa en gran medida en la Guía PMBOK® del PMI, está muy extendida en todo el mundo y se utiliza a menudo en proyectos de gran envergadura. Consta de las siguientes fases:
- Iniciación: La fase de iniciación se utiliza para la planificación aproximada y la decisión de iniciar el proyecto. En otras palabras, se definen los beneficios, se comprueba la viabilidad, se define la asignación del proyecto y se lanza formalmente.
- Planificación: La planificación detallada del proyecto comienza durante la fase de iniciación. Por ejemplo, se planifican el presupuesto, el calendario, los recursos y la calidad. Se define un plan de estructura de trabajo, se asignan hitos y se asignan recursos. Se analizan los riesgos y se elabora un plan de comunicación para las partes interesadas.
- Ejecución: El plan del proyecto se realiza durante la fase de ejecución.
- Supervisión: La supervisión y el control continuos de las actividades del proyecto tienen lugar paralelamente a la ejecución. Así se controla si se cumplen el presupuesto, el calendario y la calidad.
- Finalización: En la fase de cierre, el proyecto finaliza en cuanto se ha entregado y aceptado el resultado definido. Se prepara un informe final del proyecto, se evalúa el proyecto y se disuelve formalmente el equipo del proyecto.
Modelos internacionales y enfoques específicos del sector
Además de la Guía PMBOK® o la norma DIN 69901, también existen marcos como PRINCE2, Lean Six Sigma y HERMES que estructuran los proyectos en diferentes fases. Sin embargo, hay muchos otros modelos y enfoques específicos de cada sector. Algunos ejemplos muy comunes son:
HOAI (Reglamento de honorarios para arquitectos e ingenieros, Alemania)
El modelo HOAI divide el desarrollo del proyecto en nueve fases de prestación de servicios, que son de suma importancia, sobre todo en el sector de la construcción, ya que establecen la base contractual para los servicios de planificación. Estas fases aportan transparencia y facilitan el control de los proyectos en el sector de la construcción. Se basan en el proceso de construcción tradicional y son vinculantes para arquitectos e ingenieros, con el fin de garantizar los estándares de calidad. Las fases son:
- Estudio preliminar
- Planificación preliminar (preparación del proyecto y de la planificación)
- Proyecto preliminar
- Planificación de la tramitación de permisos
- Planificación de la ejecución
- Preparación de la licitación
- Colaboración en la adjudicación
- Supervisión de la obra (control de la construcción y documentación)
- Asistencia en la obra y documentación
SIA (Suiza)
En Suiza, la norma suiza SIA 112 define la estructura por fases de los proyectos de construcción y es similar al modelo HOAI, pero adaptada a los requisitos suizos. Este modelo también ofrece una estructura clara con directrices para estudios de arquitectura e ingeniería, lo que permite un control preciso de los costes y una facturación precisa. Al mismo tiempo, el modelo SIA ofrece instrucciones detalladas y apoya los proyectos de construcción con directrices claras para cumplir con los estándares de calidad y crear estructuras de comunicación transparentes. La SIA divide los proyectos de construcción en seis fases principales:
- Planificación estratégica
- Estudio preliminar
- Diseño del proyecto
- Licitación
- Ejecución
- Gestión
Plan de trabajo del RIBA (Real Instituto de Arquitectos Británicos, Reino Unido)
El «RIBA Plan of Work» lo ha desarrollado el Royal Institute of British Architects (RIBA) y es un marco muy utilizado para gestionar las fases de los proyectos de construcción en el Reino Unido. El plan se divide en ocho fases que acompañan a los proyectos de construcción desde la concepción hasta la puesta en marcha. Este modelo establece estructuras y funciones claras, ya que define con precisión cada etapa del proyecto. Además, se actualiza periódicamente para adaptarse a las normas y requisitos más recientes. Las fases son:
- Definición estratégica: Clarificación de los objetivos del proyecto y desarrollo del propósito general.
- Preparación y briefing: Desarrollo de un briefing claro del proyecto y de una estrategia inicial de planificación.
- Diseño conceptual: Creación de un concepto básico que realice los requisitos del proyecto visual y funcionalmente.
- Diseño desarrollado: desarrollo posterior del concepto, incluyendo detalles técnicos y presupuesto.
- Diseño técnico: Preparación de planos técnicos detallados que cumplan todos los requisitos de construcción.
- Construcción: La fase de construcción propiamente dicha en la que se realiza el proyecto.
- Entrega y cierre: Entrega del proyecto terminado al cliente y finalización.
- En uso: Evaluación del uso del edificio y optimización si es necesario.
AIA (Instituto Americano de Arquitectos, EE.UU.)
El enfoque del Instituto Americano de Arquitectos (AIA) también define fases para el transcurso del proyecto y está orientado específicamente al mercado norteamericano. La metodología AIA hace hincapié en estructuras contractuales claras y permite controlar y documentar con precisión el proceso de construcción. La estructura de fases crea una base fiable sobre la que clientes, arquitectos y contratistas pueden colaborar eficazmente. La estructura de fases de la AIA es similar al planteamiento del RIBA y comprende cinco fases principales para los proyectos de construcción y arquitectura:
- Diseño esquemático (SD): desarrollo de un diseño preliminar que cumpla con los requisitos básicos e incluya los primeros planos.
- Desarrollo del diseño (DD): Perfeccionamiento del anteproyecto con elementos técnicos y estéticos más detallados.
- Documentación de obra (CD): Elaboración de planos detallados de construcción y ejecución que se utilizan para obtener las licencias y para las licitaciones.
- Licitación o negociación: selección de las empresas constructoras y negociación del contrato de obra.
- Administración de la obra (CA): seguimiento de las obras por parte de los arquitectos para garantizar que se cumplan los planos.
Flexibilización del control de fase
La gestión clásica por fases puede resultar muy limitante en proyectos que requieren mucha flexibilidad. En esos casos, los métodos ágiles como SCRUM o Lean Six Sigma suelen ser una mejor opción, ya que, gracias a sus ciclos de planificación más cortos y fáciles de adaptar, y a su enfoque en la adaptabilidad, permiten reaccionar con mayor flexibilidad ante los cambios.
Sin embargo, si necesitas la estructura de la gestión por fases, pero quieres reducir sus limitaciones, los enfoques híbridos pueden ser una solución. Así, introducir ciclos iterativos o elementos ágiles, como los sprints, dentro de las fases puede facilitar que se tengan en cuenta los cambios sin perder la estructura de las fases. Gracias a una gestión modular de proyectos, en la que el proyecto se divide en módulos más pequeños e independientes entre sí, los cambios necesarios o los nuevos conocimientos obtenidos en un módulo pueden incorporarse inmediatamente a la planificación de otros módulos, sin que haya que detener todo el proyecto. Los hitos flexibles (conditional milestones) o «gates» sirven como puntos de decisión dinámicos, de modo que, al alcanzar un hito, se comprueba primero si la siguiente fase puede comenzar de inmediato o si son necesarios ajustes. A ello contribuye también una fase de planificación dinámica (planificación por oleadas), en la que solo se planifica en detalle la fase que está a punto de comenzar, mientras que las fases posteriores se concretan más adelante.
Conclusión
Da igual qué enfoque elijas: la planificación estructurada por fases ha demostrado su eficacia, ya que ofrece una orientación clara y aumenta la eficiencia. Sin embargo, sobre todo en proyectos que requieren mucha flexibilidad, la gestión por fases puede resultar demasiado restrictiva. Por eso es importante que los responsables de los proyectos elijan una estructura que se adapte a las necesidades de su proyecto.
Gracias a unas plantillas de proyecto sencillas, por ejemplo, según HOAI, SIA o PRINCE2, la planificación por fases se puede llevar a cabo de forma fácil y rápida con el software de gestión de proyectos myPARM ProjectManagement. Al mismo tiempo, las fases también se pueden adaptar a las necesidades de tus proyectos y diseñarse de forma flexible. Así, el software se puede utilizar para los proyectos y estructuras de proyecto más diversos.
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