Projektinhallinnan ABC: H kuten HERMES

Tehokkaat hankkeet HERMESin avulla - Sveitsiläinen laatustandardi

Mikä on HERMES?

HERMESin juuret juontavat juurensa 1970-luvulle, jolloin Sveitsin liittovaltion hallinto tarvitsi menetelmän IT-projektiensa järjestelmälliseen ja menestyksekkääseen hallintaan. Liittohallinto kehitti HERMESin hankkeiden suunnittelua, toteuttamista ja hallintaa varten ja optimoi menetelmän erityisesti tietotekniikka- ja hallintohankkeita varten. HERMESille on ominaista sen modulaarinen ja mukautuva rakenne, jonka ansiosta menetelmää voidaan soveltaa joustavasti erikokoisiin ja -tyyppisiin hankkeisiin. Määrittelemällä selkeästi vaiheet, roolit, toiminnot ja tulokset HERMES varmistaa, että hankkeet etenevät jäsennellysti ja tehokkaasti.
Esimerkiksi HERMES oli keskeisessä asemassa Sveitsin liittovaltion hallinnon digitalisoinnissa, uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotossa SBB:ssä (Sveitsin liittovaltion rautateillä), sähköisten potilasasiakirjojen käyttöönotossa Sveitsin terveydenhuoltojärjestelmässä ja lukuisissa muissa hankkeissa Sveitsissä.
Ensimmäisestä versiosta lähtien HERMES-menetelmää on kehitetty ja mukautettu jatkuvasti hankeympäristön muuttuviin vaatimuksiin. Jatkuva parantaminen, mukauttaminen ja laajentaminen tekevät HERMESistä yhden luotettavimmista ja vankimmista projektinhallintamenetelmistä, jota käytetään nykyään menestyksekkäästi julkishallinnon lisäksi myös yksityisellä sektorilla. Nykyinen versio, HERMES 2022, tarjoaa kattavan ja joustavan menetelmän, jossa yhdistyvät sekä perinteiset että ketterät lähestymistavat projektinhallintaan.

HERMESin erityispiirteet

• Kohderyhmä: HERMES on räätälöity erityisesti julkishallinnon ja tietotekniikkahankkeiden tarpeisiin. Menetelmä on kuitenkin riittävän joustava, jotta sitä voidaan käyttää myös muilla aloilla ja erityyppisissä ja -kokoisissa hankkeissa.
• Joustavuus ja mukautuvuus: Modulaarinen rakenne, jossa on erilaisia skenaarioita ja moduuleja, mahdollistaa menetelmän mukauttamisen hankkeen erityisvaatimuksiin ja sen laajentamisen. HERMES tukee siten sekä klassisia että ketteriä lähestymistapoja. Myös riskienhallinnan, sidosryhmien hallinnan ja laadunvarmistuksen kaltaiset näkökohdat otetaan huomioon.
• Vaihemalli: HERMES perustuu selkeään rakenteeseen, jossa hankkeet jaetaan neljään vaiheeseen: Alustaminen, konsepti, toteutus ja toteutus. Jokaisella vaiheella on omat tavoitteensa, toimintansa ja tuloksensa, joiden avulla hankkeen edistymistä voidaan valvoa ja seurata järjestelmällisesti.
• Roolit ja vastuualueet: Selkeästi määritellyt roolit, kuten asiakas, projektipäällikkö ja tekninen asiantuntija, ovat myös tärkeä osa HERMES-järjestelmää. Jokaisella roolilla on selkeästi määritellyt tehtävät ja vastuut, mikä johtaa selkeään rakenteeseen ja vastuunjakoon projektiryhmässä.
• Helppokäyttöisyys ja ymmärrettävyys: HERMES on suunniteltu siten, että se on helppo ymmärtää ja käyttää myös projektipäälliköille, joilla ei ole laajaa kokemusta projektinhallintamenetelmistä. Selkeä rakenne, yksityiskohtaiset ohjeet ja valmiit osat (esim. moduulit, dokumentaatio, mallit ja tarkistuslistat) helpottavat menetelmän käyttöönottoa ja soveltamista.

HERMESin organisaatio ja rakenne

HERMES on projektinhallintamenetelmä, jolle on ominaista sen selkeästi jäsennelty ja modulaarinen lähestymistapa. Se koostuu kuudesta osasta, jotka yhdessä muodostavat joustavan ja räätälöitävissä olevan rakenteen:

1. skenaariot

Organisaation sisäiset hankkeet voivat vaihdella suuresti esimerkiksi sisällöltään tai monimutkaisuudeltaan. Siksi HERMES tarjoaa erilaisia skenaarioita, jotka vastaavat tyypillisiä hanketyyppejä, esimerkiksi palvelujen tai tuotteiden kehittämistä, olemassa olevien palvelujen tai tuotteiden mukauttamista, tietotekniikan kehittämistä, tietotekniikan mukauttamista ja organisaation kehittämistä. Skenaariot sisältävät kaikki hankkeen kannalta olennaiset menetelmän osatekijät. Käyttäjät voivat valita heille parhaiten sopivan vakioskenaarion ja suunnitella projektin sen pohjalta. Vaihtoehtoisesti he voivat mukauttaa skenaarioita oman organisaationsa tarpeisiin tai luoda omia skenaarioita.

2. vaiheet ja välitavoitteet

Skenaariosta riippumatta HERMES-vaihemalli muodostaa kaikkien hankkeiden perustan. Siinä hankkeet jaetaan neljään peräkkäiseen vaiheeseen, jotka kattavat koko hankkeen elinkaaren.

• Alustaminen: Hanke alkaa alustamisella, jossa määritellään hankkeen tavoitteet, selvitetään reunaehdot ja tehdään päätös hankkeen hyväksymisestä.
• Konsepti: Konseptivaiheen tavoitteena on hankkeen toteuttamisen yksityiskohtainen suunnittelu ja valmistelu.
• Toteutus: Toteutusvaiheessa suunnitellut työt toteutetaan ja hankkeen tulokset tuotetaan.
• Käyttöönotto: Käyttöönottovaiheessa siirrytään uuteen tilaan, jossa hankkeen tulokset luovutetaan yritykselle ja hanke saatetaan päätökseen.

Kunkin vaiheen alussa ja lopussa on virstanpylväitä, jotka vaihtelevat skenaariosta riippuen, kuten projektin aloitusjärjestys, projektin julkaisu, vaiheiden julkaisut tai projektin päättäminen. Ne ovat tärkeitä valvontapisteitä projektin aikana, joissa edistyminen ja tavoitteiden saavuttaminen tarkistetaan. Tämä tekee niistä laatuportteja, joissa tehdään päätöksiä tuloksista ja seuraavista vaiheista.

3. moduulit

Moduulit ovat standardoituja rakennuspalikoita, jotka kattavat tiettyjä projektinhallinnan osa-alueita ja sisältävät temaattisesti toisiinsa liittyviä tehtäviä, tuloksia ja rooleja, esimerkiksi projektinhallinta, laadunhallinta tai riskienhallinta. Moduulit kohdistetaan vaiheisiin ja välitavoitteisiin. Kukin moduuli sisältää ohjeita ja malleja, jotka helpottavat kyseisten tehtävien toteuttamista. HERMES-standardissa on 12 moduulia: Projektinhallinta, projektin esittely, projektin perusteet. Hankinnat, organisaatio, tuote, tietojärjestelmä, testit, toteutusorganisaatio, tietotekniikan siirtyminen, tietotekniikkatoiminnot, tietoturva ja tietosuoja. Valitusta skenaariosta riippuen käytetään joitakin tai kaikkia näistä moduuleista.

4. rullat

HERMESissä määritellään selkeät roolit, niiden suhteet ja tehtävien kuvaukset sekä vastuualueet, tarvittavat pätevyydet ja taidot. Vähimmäishankeorganisaatiossa on asiakkaan, projektipäällikön ja teknisen asiantuntijan roolit. Hankkeesta riippuen voidaan lisätä muita rooleja, kuten laatupäällikkö, riskipäällikkö tai testauspäällikkö.

5. tehtävät

Tehtäviä käytetään tulosten saavuttamiseen. Siksi jokaiselle tehtävälle on kuvaus, jossa määritellään menettely ja tarvittavat toimet. Lisäksi kullekin tehtävälle on määritetty vastuullinen rooli. Teemallisesti liittyvät tehtävät ryhmitellään moduuleiksi ja osoitetaan hankkeen vaiheisiin. HERMES-menetelmän mukaan tehdään ero kahdenlaisten tehtävien välillä: päätöksentekotehtävät, kuten hankkeen hyväksyminen tai vaiheen hyväksyminen, ja muut tehtävät, jotka palvelevat hankkeen toteuttamista, joita HERMES-standardissa on määritelty 50 erilaista tehtävää.

6. tulokset

Tulokset ovat HERMESin keskeinen osa, ja ne voivat olla hyvin erilaisia. Ne on jaettu 55 asiakirjaan ja 22 tilaan. HERMES tarjoaa asiakirjoille mallit, joita käsitellään hankkeen vaiheiden aikana. Tilat taas ovat ajankohtia, jolloin tulos on saavutettu. Hankkeessa ne vastaavat yleensä virstanpylvään saavuttamista. Vakiodokumenttien ja -tilanteiden lisäksi voidaan määritellä myös yritys- tai projektikohtaisia tuloksia.

HERMESin edut

• HERMES on helppotajuinen ja helppokäyttöinen. Menetelmä tarjoaa selkeät ohjeet ja mallit, joita myös projektipäälliköt voivat käyttää ilman laajaa kokemusta.
• Menetelmä tarjoaa selkeän projektirakenteen, jossa on määritellyt vaiheet, toimet ja tulokset.
  Modulaarisen rakenteensa ansiosta HERMES voidaan helposti ja joustavasti mukauttaa eri hankkeiden erityisvaatimuksiin.
• Roolien ja vastuualueiden selkeä määrittely projektissa edistää tiimityötä ja auttaa projektiviestinnässä.
• HERMES-ohjelmassa kiinnitetään suurta huomiota myös laatuun ja riskienhallintaan, mikä auttaa tunnistamaan riskit varhaisessa vaiheessa ja varmistamaan hankkeen tulosten laadun.
• HERMESin jatkuva kehittäminen takaa, että menetelmä on aina ajan tasalla ja että nykyiset parhaat käytännöt otetaan huomioon.

HERMESin haasteet

• HERMES voi olla liian laaja ja monimutkainen erityisesti pienille hankkeille, vaikka menetelmää voidaankin mukauttaa joustavasti.
• Selkeä rakenne ja yksityiskohtaiset määrittelyt voivat myös tarkoittaa, että keskitytään enemmän prosessien noudattamiseen kuin hankkeen todellisiin tuloksiin.
• Menetelmän mukauttaminen kulloiseenkin hankkeeseen voi myös olla hyvin aikaa vievää. Projektiryhmät saattavat joutua käyttämään paljon aikaa sopivien moduulien ja skenaarioiden valintaan ja mukauttamiseen.
• Vaikka HERMES-menetelmä on laajalti käytössä ja tunnustettu Sveitsissä, se ei ole kansainvälisesti yhtä yleinen kuin esimerkiksi PRINCE2. Tämä voi olla haaste, kun työskennellään kansainvälisissä projektiryhmissä, jotka eivät välttämättä tunne HERMESiä yhtä hyvin.

Päätelmä

HERMES tarjoaa jäsennellyn, avoimen ja mukautuvan projektinhallintamenetelmän, joka soveltuu erityisesti tietotekniikka- ja hallintohankkeisiin. Selkeästi määriteltyjen vaiheiden, roolien ja tehtävien ansiosta HERMES auttaa projektipäälliköitä hallinnoimaan projekteja tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. Menetelmän jatkuva kehittäminen takaa, että se vastaa nykyisiä vaatimuksia ja parhaita käytäntöjä ja tarjoaa siten luotettavan perustan onnistuneille hankkeille.

Lue lisää myPARM-projektin ja -salkunhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!