Keskittyminen koko työpäivän ajan

6 vinkkiä jatkuvaan tuottavuuteen päivän aikana

1. Ajanseuranta

Onko sinulla päiviä, jolloin kysyt itseltäsi illalla, mitä olet saavuttanut tai mitä olet tehnyt päivän aikana? Jos näin on, ensimmäinen askel kohti parempaa keskittymistä ja tehokkuutta päivittäisessä työssäsi voisi olla se, että kirjaat toimintasi ja työaikasi yksityiskohtaisesti ylös. Tämä onnistuu helposti Excel-taulukoilla tai ajanseurantasovelluksilla, mutta myös projektinhallintaohjelmistolla, kuten myPARM ProjectManagementilla. Yleensä riittää, että pidät tällaista aikapäiväkirjaa viikon ajan ja analysoit sen jälkeen, mihin käytät suurimman osan ajastasi ja mitkä ovat suurimmat häiriötekijät päivittäisessä rutiinissasi. Sen jälkeen voit joko puuttua niihin, jotta voit ehkäistä ne mahdollisimman pitkälle tulevaisuudessa, tai suunnitella ne osaksi päivittäistä rutiinia.

2. Suunnittele työpäiväsi

Vaikka se kuulostaa aluksi ylimääräiseltä työvaiheelta, on erittäin järkevää suunnitella työpäivääsi ainakin karkeasti. Näin tiedät tarkalleen, mitä tehtäviä sinun pitäisi työstää, voit mukauttaa työpäivää mieltymystesi mukaan ja samalla varmistat, että sinulla on puskureita ja taukoja. Se auttaa myös välttämään monitehtäväisyyttä, jota pidetään erittäin tehokkaana, mutta joka todellisuudessa tarkoittaa, että samanaikaisesti käsiteltävät tehtävät suoritetaan tehottomammin ja huonommalla laadulla.
Miten suunnitella työpäiväsi optimaalisesti:

• Käytä tuottavia aikoja: Tiedätkö, mihin aikaan päivästä olet tuottavin? Sitten sinun pitäisi käyttää tätä tietoa. Jos esimerkiksi olet yleensä vähemmän tuottava lounaan jälkeen, sinun ei kannata ajoittaa rasittavaa työtä tähän aikaan. Jos taas tuottavuutesi on huipussaan aikaisin aamulla tai myöhemmin illalla, sinun kannattaa harkita keskittymistä vaativien tehtävien suorittamista näihin aikoihin. Tästä on toinenkin etu: koska toimistossa on näihin aikoihin yleensä vähemmän ihmisiä, sinua ei häiritä niin paljon.
• Luo rutiini: Päivittäinen rutiini auttaa aivojasi sopeutumaan keskittyneeseen työskentelyyn ja ylläpitämään keskittymistä. Se voi myös auttaa sinua tarttumaan säännöllisiin tehtäviin automaattisesti sen sijaan, että lykkäisit niitä. Aloita esimerkiksi aamusi tarkistamalla sähköpostit, pidä lyhyt tauko ja aloita sitten rasittavampi tehtävä. Kun olet tehnyt tätä rutiinia säännöllisesti jonkin aikaa, huomaat, että suoritat tehtävät automaattisesti.
• Aikataulutaukoja: Varsinkin, jos et käytä taukoja pienten tehtävien suorittamiseen, vaan käytät ne rentoutumiseen, esimerkiksi nousemalla työpöydältäsi ja kävelemällä muutaman askeleen. Silloin pystyt jatkamaan työskentelyä paljon keskittyneemmin. Tauko kannattaa siis suunnitella vähintään 60-80 minuutin välein.
• Aikatauluta ajanhukkaajat: Esimerkiksi sähköpostien lukeminen ja käsittely vievät paljon aikaa päivän aikana. Tämä aika olisi suunniteltava työpäivään, koska se voi muuten johtaa muiden tehtävien viivästymiseen.
  Ehdotuksemme: Varaa päivän mittaan tietty aika tällaisten tehtävien hoitamiseen. Tarkista esimerkiksi sähköpostisi kerran aamulla ja kerran iltapäivällä ja pidä sähköpostiohjelmasi suljettuna loppupäivän ajan. Näin saapuvat viestit eivät häiritse sinua ja voit myös käsitellä ne nopeammin. Koska nämä tehtävät eivät yleensä vaadi liikaa keskittymistä, ne kannattaa ajoittaa ajankohtiin, jolloin olet kokemuksen mukaan vähemmän tuottava.
• Järjestä kokoukset peräkkäin: Jos työpäiväsi keskeytyy toistuvasti kokousten takia, et pysty keskittymään suuriin tehtäviin, koska sinulla ei ole kokousten välissä 30-60 minuuttia aikaa työskennellä tuottavasti niiden parissa. Jos mahdollista, yritä siksi ajoittaa kokoukset mahdollisimman lähelle toisiaan. Näin sinulle jää loppupäivä aikaa keskittyä monimutkaisempiin tehtäviin.

3. Aseta prioriteetit oikein

Pitkä tehtävälista voi nopeasti tuntua ylivoimaiselta. Jos sitä kuitenkin tarkastelee tarkemmin, huomaa yleensä nopeasti, että jotkin tehtävät on hoidettava heti, kun taas toisille on vielä aikaa tai ne voidaan ehkä jopa siirtää. Sinun pitäisi siis asettaa tärkeysjärjestys ja käydä ne sen mukaisesti läpi, jotta saavutat tavoitteesi. Muutamat tunnetut menetelmät voivat auttaa sinua tässä:

• Syö se sammakko: Tämä menetelmä auttaa sinua tunnistamaan vaikeimman tehtävän ja suorittamaan sen ensimmäisenä. Tämä motivoi sinua loppupäivän ajan ja ottaa paineita pois mielestäsi, kun sinun ei tarvitse ajatella tärkeää tehtävää koko ajan.
• Eisenhower-matriisi: Eisenhower-matriisin avulla voit asettaa tehtävät tärkeysjärjestykseen yksinkertaisten kriteerien, kuten kiireellisyyden ja tärkeyden, perusteella.
• ABC-analyysi: ABC-analyysi: ABC-analyysi auttaa sinua myös jakamaan tehtävät erittäin tärkeisiin (A), tärkeisiin (B) ja vähemmän tärkeisiin (C) eri kriteerien perusteella.

4. Ajanhallintamenetelmät

Suuret tehtävät, jotka kestävät useita päiviä, viikkoja tai jopa kuukausia, voivat nopeasti käydä ylivoimaisiksi. Useimmat ajanhallintamenetelmät perustuvat siksi tällaisten tehtävien jakamiseen pienempiin osatehtäviin, jolloin voit saavuttaa nopeasti onnistumisia ja olla motivoituneempi. Kaikki ajanhallintamenetelmät eivät kuitenkaan sovi kaikille. Testaa siis, mikä sopii sinulle parhaiten. Löydät tietoa Pomodoro-tekniikasta, timeboxingista tai Getting-Things-Done-menetelmästä blogistamme!

5. Keskittymistä edistävä työpaikka

Työympäristön suunnittelulla on tärkeä rooli keskittymiskyvyn edistämisessä. Varmista siksi, että työtilasi on aina puhdas ja siisti, jotta visuaaliset häiriötekijät jäävät mahdollisimman vähäisiksi. Siisti työtila helpottaa ajattelua ja tiedonkäsittelyä. Tämä koskee työpöydän lisäksi myös tietokonetta. Työpöydän, kansioiden ja postilaatikon pitäisi siis olla siistit ja jäsennelty siten, että löydät kaiken tärkeän nopeasti etkä joudu etsimään pitkään.
On kuitenkin muitakin vinkkejä, joilla voit parantaa keskittymistäsi työssä:

• Poistetaan häiriötekijät: Yleisimpiä häiriötekijöitä ovat työtovereiden keskeytykset, puhelut, sähköpostit, chat-viestit tai sosiaalinen media. Jos haluat keskittyä työhösi, sulje siksi toimiston ovi ja sähköpostilaatikkosi, jos mahdollista, aseta yrityksen chat "älä häiritse" -tilaan ja vaihda yksityinen älypuhelimesi lentotilaan tai ainakin äänettömään tilaan.
• Vähentää melusaastetta: Melu tai äänet työpaikalla voivat häiritä. Siksi on tärkeää vähentää melusaastetta. Sulje siis toimiston ovet tai laita melua vaimentavat kuulokkeet. Onko häiritsevien äänien välttäminen toimistossasi lähes mahdotonta? Kokeile sitten kuunnella musiikkia kuulokkeilla. Esimerkiksi Focus-musiikki voi auttaa sinua keskittymään, sillä se ei häiritse sinua työstäsi, vaan rauhoittavat äänet edistävät keskittymistä ja niiden sanotaan jopa lisäävän aivojen suorituskykyä.
• Valaistus ja ilmanvaihto: Jos mahdollista, käytä luonnonvaloa, sillä sen on osoitettu parantavan tuottavuutta ja keskittymistä. Jos tämä ei ole mahdollista, on silti huolehdittava riittävästä valaistuksesta, sillä liian vähäinen valaistus on huono silmille ja väsyttää. Sama pätee toimiston tunkkaiseen ilmaan. Tuuleta siis säännöllisesti, jotta toimiston ilma vaihtuu raikkaaseen, hapekkaaseen ilmaan ja siten parannat keskittymiskykyäsi.
• Aseta älä häiritse -ajat: Erityisesti silloin, kun olet virtaa ja edistyt työssäsi todella hyvin, on erittäin ärsyttävää, että kollegat keskeyttävät sinut. Tämä johtaa siihen, että tarvitsemme vähintään 20 minuuttia tai enemmän keskittyäksemme jälleen käsillä olevaan tehtävään. Siksi voi olla hyödyllistä asettaa keskittymisaikoja, joiden aikana kollegasi tietävät, etteivät he saa keskeyttää sinua.
  Vinkkimme: merkitse nämä ajat kalenteriisi, jotta kokous ei vahingossa varattaisi. Voit myös antaa kollegoillesi nonverbaalisia signaaleja siitä, milloin haluat, että sinua lähestytään, ja milloin et, esimerkiksi sulkemalla toimiston oven tai laittamalla punaisen post-itin näytöllesi.
• Sijainnin muutos: Onko toimistossasi yleensä liikaa häiriöitä? Silloin voi auttaa siirtyminen toiseen paikkaan paljon keskittymistä vaativissa tehtävissä. Tämä voi olla tyhjä kokoushuone, etätoimisto tai viereinen kahvila.

6. Arjen vinkit

Keskittynyt työpäivä ei kuitenkaan ala vasta, kun astut toimistoon. Pikemminkin myös yksityiselämäsi ja terveelliset elämäntavat vaikuttavat siihen, kuinka keskittynyt voit olla töissä. Terveellinen ruokavalio, erityisesti lounastauon aikana, ja säännöllinen juominen voivat auttaa sinua pysymään keskittyneenä koko päivän ajan. Rentoutustekniikat, kuten jooga tai meditaatio, auttavat sinua tyhjentämään pääsi ja työskentelemään stressittömästi. Riittävä uni ja säännöllinen liikunta varmistavat, että olet kunnossa työpäivää varten.

Yhteenveto

Voi olla suuri haaste pysyä keskittyneenä koko päivän ajan. Muutaman niksin, kärsivällisyyden, riittävän harjoittelun ja johdonmukaisuuden avulla pääset kuitenkin helpommin virtaan. Jos haluat työskennellä tulevaisuudessa entistäkin tuottavammin, suosittelemme, että kirjaat toimintasi ja työaikasi tarkasti ylös, jotta tiedät, mihin käytät suurimman osan ajastasi. Sen jälkeen voit suunnitella työpäiväsi paremmin.

Lisätietoja myPARM projektinhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!