ABC della gestione del progetto: P per diagramma di precedenza
Illustrazione della struttura processuale dei progetti, della loro durata e delle interdipendenze
Viene spesso utilizzato negli approvvigionamenti o nella produzione e può anche fornire preziosi servizi nella gestione dei progetti. Stiamo parlando del diagramma delle precedenze, che può essere utilizzato per identificare la durata, i tempi di buffer e il percorso critico dei processi. In effetti, pochissimi project manager creeranno regolarmente diagrammi di precedenza per i loro progetti, ma utilizzeranno software di gestione dei progetti a questo scopo. Tuttavia, per la comprensione del progetto, è importante sapere come viene creato il diagramma delle precedenze.
Cos’è un diagramma di precedenza?
La tecnica del diagramma di rete è uno degli strumenti più precisi, ma anche più complessi, per rappresentare le attività aziendali in un flusso logico e strategico. Può trattarsi di progetti, processi produttivi, processi di marketing o simili. Nel diagramma di rete vengono inoltre rappresentati gli orari di inizio e di fine, i margini di tempo, le dipendenze e la durata complessiva del processo. In questo modo è possibile organizzare con precisione le sequenze operative o rappresentare correttamente i processi aziendali. Secondo la norma DIN 69900, la tecnica del diagramma di rete utilizza i diagrammi di rete come «rappresentazione grafica o tabellare di una struttura di flusso composta da operazioni o eventi e relazioni di successione».
Un diagramma di rete può rappresentare un intero progetto come «diagramma di rete complessivo». È però anche possibile creare «diagrammi di rete parziali», che rappresentano solo una parte del progetto e che vengono collegati ad altri diagrammi di rete parziali per rappresentare l’intero progetto. Questo tipo di rappresentazione del diagramma di rete viene usato soprattutto quando alcuni stakeholder non sono interessati ai dettagli del piano. Nell’ambito della sintesi del diagramma di rete, per loro si può creare, ad esempio, un diagramma che riporti solo le tappe fondamentali, mentre altri stakeholder ricevono diagrammi parziali dettagliati che per loro sono importanti.
Come creare un piano di rete in pochi passaggi
1. Crea una base
La base per un diagramma di precedenza è un processo con le sue sottofasi. Dovrebbero essere note sia le singole fasi che la durata dei rispettivi compiti.
Nell'esempio seguente, il processo è composto da sette passaggi:
| Passo | Durata in unità di tempo | Da completare prima |
| Inizio | 2 | - |
| Operazione A | 4 | Inizio |
| Operazione B | 3 | Operazione A |
| Operazione C | 2 | Operazione A |
| Operazione D | 1 | Operazione B |
| Operazione E | 4 | Operazione B e C |
| Obiettivo | 5 | Operazioni D ed E |
Questi passaggi vengono ora creati sotto forma di cosiddetti nodi di processo, che vengono poi collegati tra loro in base alle loro dipendenze.
Un nodo di questo tipo si presenta così:
Le abbreviazioni indicano i seguenti valori:
| Indice | Fase del processo |
| Operazione | Nome dell'operazione |
| D | Durata |
| FAZ | Ora di inizio più presto possibile |
| FEZ | Ora di fine più presto possibile |
| SAZ | Ora di inizio più tardiva |
| SEZ | Ora di fine al più tardi |
| GP | Buffer totale |
| FP | Margine libero |
- L'indice contrassegna la rispettiva fase del processo. Di solito vengono forniti numeri o lettere.
- Per l'attività viene inserito il nome dell'attività o una descrizione breve e concisa.
- In D viene inserita la durata del processo.
- Il primo punto di inizio ESP indica il primo punto in cui un processo può essere avviato e dipende quindi dai processi precedenti.
- Il primo punto finale EEP viene calcolato dal primo punto di inizio e dalla durata di un'operazione e quindi indica quando l'attività può essere completata al più presto.
- L'ultimo punto finale LEP indica quando al più tardi un'operazione deve essere completata per non ritardare ulteriori fasi del processo.
- L'LSP dell'ultimo punto iniziale viene calcolato sottraendo la durata di un processo dall'ultimo punto finale. In questo modo indica al più tardi quando deve essere avviata l'elaborazione di un'operazione, per non influenzare ulteriori fasi del processo e quindi ritardare l'intero processo.
- Il buffer totale TB indica di quanto tempo è possibile posticipare un processo senza dover posticipare l'ultimo punto di inizio dell'attività successiva. Se questo buffer è esaurito, l'attività successiva non inizierà più alla prima data possibile, ma la data di fine del progetto non verrà influenzata.
- Il buffer libero FB, invece, indica quanto tempo può durare un'attività senza influenzare il primo punto di inizio delle attività successive.
2. Connetti i nodi
Innanzitutto, viene creata una rete con i dati esistenti. Ciò significa che i singoli nodi vengono inseriti con indice, attività e durata. Questi nodi sono poi collegati con frecce che risultano dalle dipendenze mostrate nella tabella. Una freccia segnala una relazione o una dipendenza logica, tecnica, personale o temporale delle singole attività. Nell'esempio, l'attività E può essere avviata solo quando le attività B e C sono state completate. Pertanto, una freccia è diretta da ciascuna delle attività B e C all'attività E.
3. Pianificazione anticipata
Nella seguente pianificazione in avanti i percorsi vengono percorsi dall'inizio alla fine, registrando rispettivamente il primo punto di partenza (ESP) e il primo punto di arrivo (EEP). Si applica quanto segue:
- L'ESP della prima fase del processo è sempre 0.
- L'EEP viene sempre calcolato dall'ESP e dalla durata. EEP = ESP + D
- L'EEP di un'operazione è allo stesso tempo l'ESP del passo successivo e può quindi essere facilmente trasferito in base alle dipendenze.
- Se un nodo ha più fasi del processo a monte, vale l'EEP con il valore più alto.
4. Programmazione a ritroso
Successivamente i percorsi vengono percorsi dalla fine all'inizio, inserendo rispettivamente l'ultimo punto iniziale e l'ultimo punto finale. Si applica quanto segue:
- Il LEP dell'ultimo passo corrisponde al suo EEP. Costituisce quindi il punto di partenza della programmazione a ritroso.
- L'LSP viene calcolato sottraendo la durata al LEP. LSP = LEP-D
- L'LSP di un'attività è il LEP dell'attività precedente.
- Se un'attività ha più successori, viene rilevato di volta in volta il LSP più piccolo.
5. Buffer
Ora è possibile calcolare i buffer per ciascuna attività:
- Il buffer totale TB è la differenza tra LSP ed ESP. TB = LSP – ESP
- Il buffer libero (FB) è calcolato dalla differenza tra l'ESP della fase successiva del processo e l'EEP dell'attività corrente. Se ci sono più successori, conta l'alternativa più piccola. FB = ESP (successore) – EEP (predecessore)
6. Percorso critico
Il percorso critico può ora essere aggiunto al diagramma completo. Questi sono tutti i passaggi secondari che non devono essere ritardati se si vuole rispettare la data di fine originariamente pianificata. Di conseguenza, si trova il percorso critico identificando tutte le fasi del processo che non hanno né un buffer libero né un buffer totale.
Dipendenze speciali
L'esempio precedente si basa sul fatto che un processo precedente deve essere completato per poter avviare un processo successivo. Questa è chiamata relazione end-to-start. In pratica, però, ci sono anche altre dipendenze, che possono anche essere combinate con ritardi necessari:
Da fine a inizio / Sequenza normale
L’operazione A deve essere terminata affinché l’operazione B possa iniziare.
- ESP (B) = EEP (A) + ritardo
- LEP (B) = LSP (A) – ritardo
Inizio per inizio / Episodio iniziale “
”: l’operazione B può essere avviata non appena è stata avviata l’operazione A.
- ESP (B) = ESP (A) + ritardo
- LEP (B) = LSP (A) – ritardo + D (B)
Da fine a fine / Sequenza finale
: l'operazione B può essere completata non appena l'operazione A è stata completata.
- ESP (B) = EEP (A) + ritardo – D (B)
- LEP (B) = LEP (A) – ritardo
Dall’inizio alla fine / Sequenza di salti
L’operazione B può essere completata non appena è stata avviata l’operazione A. In questo caso si ha un buffer negativo.
- LSP (B) = ESP (A) – ritardo + D (B)
- LEP (B) = LEP (A) + ritardo + D (B)
Vantaggi del diagramma di precedenza
- Semplice determinazione della durata totale di un processo o progetto
- Visualizzazione della sequenza e delle dipendenze di tutte le attività in un processo o progetto.
- Panoramica dell'intero processo o progetto, nonché delle singole attività, della loro durata, scadenze e buffer
- Base per la pianificazione e la pianificazione delle risorse nel progetto
- Mostrare il percorso critico consente l'identificazione dei rischi nel processo o nel progetto e, ad esempio, la pianificazione anticipata dei buffer
- I tempi buffer consentono di cogliere le opportunità del processo e quindi di semplificare il processo o il progetto
- Con l'aiuto della rete è possibile valutare facilmente se il processo o il progetto rispetta i tempi previsti
Svantaggi del diagramma di precedenza
- Elevato sforzo di creazione e, se necessario, di correzione, poiché ogni singolo processo deve essere inserito nel dettaglio
- Impegno elevato se il piano deve essere modificato a causa di ritardi
Conclusione
Un diagramma delle precedenze è uno strumento importante nella gestione del progetto poiché mostra l'intero progetto con tutte le attività, la loro durata e le dipendenze in una sequenza logica. Permette di riconoscere il percorso critico e di identificare i buffer. In questo modo è possibile identificare rischi e opportunità e agire di conseguenza.
La creazione manuale di un piano di rete richiede molto tempo, soprattutto per progetti di grandi dimensioni, e la manutenzione in caso di ritardi o modifiche è estremamente dispendiosa in termini di tempo. Pertanto, ha senso utilizzare un software di gestione dei progetti per questo scopo. Questo di solito utilizza una forma speciale di piano di rete, il diagramma di Gantt. In questo modo i buffer e il percorso critico vengono calcolati automaticamente al momento della creazione del progetto e viene visualizzata anche la durata dei singoli processi tramite un grafico a barre.
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