Projektinhallinnan aakkoset: O niin kuin OKR

Strategian toteuttaminen ketterässä ympäristössä OKR:n avulla – Osa 1: Perusteet

Mikä on OKR?

OKR tarkoittaa tavoitteita ja keskeisiä tuloksia (Objectives and Key Results) ja on johtamismenetelmä, joka tuli tunnetuksi erityisesti sen käytöstä IT-jättiläisillä, kuten Googlella. Tämä menetelmä selkeyttää yrityksen tavoitteita ja näkemystä ja yhdistää ne mitattaviin avainlukuihin. Näin yritykset, mutta myös yksittäiset osastot, osastot tai tiimit voidaan suunnata strategisesti. Osallistamalla työntekijät tavoitesetointiprosessiin jokainen työntekijä tietää, miten hän voi osallistua yrityksen tavoitteisiin ja on motivoitunut auttamaan niiden saavuttamisessa. OKR ei ole siten projektinhallintakehys, vaan yleinen menetelmä tavoitesetointiin.
OKR täyttää kolme tehtävää:

1. Kehys: OKR tarjoaa kehyksen laadullisten tavoitteiden (Objectives) ja niiden saavuttamista mittaavien kvantitatiivisten avainlukujen (Key Results) muotoiluun.
2. Strateginen linkki: OKR yhdistää yrityksen mission, näkemyksen ja tehtävän operatiiviseen liiketoimintaan.
3. Ketterä prosessi: Ketteruus on osa koko yritystä jatkuvan prosessin kautta.

Menetelmä kehitettiin 1970-luvulla Andy Groven toimesta ja auttoi silloista tunnettua yritystä Intel paluumatkalla menestykseen. Tähän Grove yhdisti tunnetun SMART-menetelmän, jolla tavoitteet laaditaan tarkoina, mitattavina, houkuttelevina, realistisina ja aikataulutettuina, ja Peter Druckerin Management-by-Objectives-menetelmän (MbO), jossa työntekijöille annettiin ensimmäistä kertaa mahdollisuus osallistua yrityksen prioriteettien määrittämiseen.

«OKR:n avulla asetetaan mitattavat tavoitteet, mitataan ja tarkistetaan suhteellisen lyhyin väliajoin, jotta yrityksen strategiaa tuetaan ja työntekijät ovat motivoituneita.»

OKR:n elementit

OKR-menetelmän keskeisiä elementtejä ovat tavoitteet ja niihin liittyvät keskeiset tulokset.

• Tavoitteet (Objectives, O): Tavoitteet kuvaavat, mitä on saavutettava lyhyellä aikavälillä (noin 3 kuukaudessa). Niiden tulisi olla lyhyitä, inspiroivia ja motivoivia. Tämä on tärkeää, jotta tavoitteet ovat laadullisia ja niiden tulokset tuovat selvää lisäarvoa yritykselle. Niitä ei aseta yksinomaan yritys, vaan ne voivat olla myös työntekijöiden tai kokonaisten tiimien muotoilemia.
• Keskeiset tulokset (Key results, KR): Keskeiset tulokset liittyvät tavoitteiden mittaamiseen. Siksi tavoitteelle määritellään yleensä 2–5 keskeistä tulosta, jotka osoittavat, missä määrin tavoite on saavutettu.

Jotta tavoitteet ja keskeiset tulokset sopivat yrityksen strategiaan, strategia tulisi myös määritellä. Tämä tarkoittaa, että yrityksen arvot, mission lausunto, visio ja tehtävä sekä tavoitteet tulisi määritellä selvästi.

• Mission lausunto: Mission lausunto määrittelee yrityksen tarkoituksen. Se yhdistää arvot, vision ja mission ja palvelee siten yrityksen selkeää asemoimista. Se toimii myös perustana Moalsin ja OKRien muotoilulle.
• Arvot: Jokaisella yrityksellä tulisi olla 4–6 arvoa, joita he noudattavat.
• Visio: Yrityksen visio näyttää, missä yrityksen tulisi olla 5–10 vuodessa ja tarjoaa näin ollen yrityksen näkemyksen työntekijöille.
• Tehtävä: Tehtävä on suunniteltu 3–5 vuoden ajaksi ja määrittelee yrityksen nykytoimet kaikkine tavoitteineen, strategioineen ja suunnitelmilleen varmistaakseen, että visio saavutetaan tulevaisuudessa.
• Moals: Moals tarkoittaa keskipitkän aikavälin tavoitteita ja määrittelee siten konkreettiset tavoitteet, jotka on saavutettava vuoden sisällä, jotta mission lausuntoa voidaan jatkaa.

Visio, mission ja Moals purkautuvat näin ollen lyhytaikaisiin tavoitteisiin, OKReihin. Projektit ja päivittäiset tehtävät johdetaan sitten määritellyistä OKReista.

OKR Master ja Coach

OKR Master tai OKR Coach voi auttaa sekä OKR-menetelmän käyttöönotossa että sen soveltamisessa. Tämä henkilö tukee yritystä, osastoja tai tiimejä heidän työssään OKR:ien kanssa ja vastaa siitä, että menetelmä otetaan käyttöön oikein. Siksi hän järjestää koko prosessin, suunnittelee kokoukset ja toimii niiden moderaattorina tai on saatavilla kaikkiin prosessiin liittyviin kysymyksiin.

Ero BSC:n ja MbO:n välillä

Ensimmäisellä silmäyksellä OKR muistuttaa paljon Tasapainoista tuloskorttia (BSC) ja Tavoitteet johtamisen menetelmää, koska menetelmä on peräisin siitä. Kuitenkin on joitain keskeisiä eroja.

Vaikka eroja on, eri lähestymistapoja voidaan liittää toisiinsa. OKR voi esimerkiksi auttaa tasapainotetun tulostaulukon neljän näkökulman tavoitteiden asettamisessa

OKR:n edut

• Fokus: OKR tarjoaa selkeyden seuraavan syklin tärkeimpiin tavoitteisiin, tehtäviin ja mittareihin, luoden siten selkeän fokuksen.
• Tasapaino: OKR:t ovat aina yrityksen mission statementin ja strategian mukaisia, edistäen selkeää ymmärrystä ja resurssien järkevää käyttöä.
• Motivaatio: Koska OKR:t eivät ole pelkästään johdon asettamia vaan osallistavat työntekijöitä omien tavoitteidensa asettamiseen, ne lisäävät työntekijöiden motivaatiota. Kunnianhimoiset tavoitteet entisestään tehostavat tätä.
• Selkeys: OKR:t luovat läpinäkyvyyttä yrityksessä, parantavat käsitystä yrityksen strategiasta ja tekevät menestyksen mitattavaksi.
• Viestintä: Selkeät ja läpinäkyvät tavoitteet mahdollistavat jokaiselle työntekijälle näkemyksen siitä, miten he voivat edistää yrityksen menestystä. Näin OKR:t edistävät tiimityötä ja viestintää.
• Ketterä: OKR sopii ketteriin työympäristöihin, koska se on ketterä prosessi, jolle on tunnusomaista lyhyet syklit, säännöllinen palaute, päivitykset ja muutokset.
• Resurssien käyttö: Selkeät prioriteetit auttavat päättämään, miten resursseja tulisi käyttää optimaalisesti asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi.
• Strategia: yhdistävät mission, vision, mission ja strategian operatiiviseen suunnitteluun. Säännöllinen tavoitteiden sovittaminen muuttuviin olosuhteisiin auttaa pysymään joustavana ja saavuttamaan silti yrityksen tavoitteet.

OKR:n haasteet

• Jos OKR:ää käytetään hallintavälineenä tai henkilöstöarviointiin, se voi olla demotivoiva.
• Panostus on melko suuri, erityisesti käyttöönoton ja ensimmäisten syklien aikana.
• OKR ei voi toimia ilman avointa ja ketterää yrityskulttuuria.
• Korkea läpinäkyvyys voi aiheuttaa painetta tai negatiivisia tuntemuksia tietyille työntekijöille
• OKR tarvitsee selkeän mission statementin.
• Liian moni tavoite voi olla yritykselle ylivoimainen, joten niitä tulisi rajoittaa 2–5 tavoitteeseen.
• Liian yksinkertaiset tai liian korkealle asetetut tavoitteet voivat olla ongelmallisia. Edellisessä tapauksessa yritys jää mahdollisuuksiensa alapuolelle, kun taas jälkimmäinen voi olla demotivoiva. Siksi tulisi tavoitella realistista tavoitteen saavutustasoa 70 prosenttia.
• Ei jokaista tavoitetta voida kuvata tarkasti avaintuloksilla. Joidenkin KRes-tavoitteen saavuttamiseksi voi olla tarpeen täyttää avaintulokset, mutta tämä ei välttämättä tarkoita, että tavoite saavutetaan.

Yhteenveto

OKR-menetelmä voi auttaa yritystä täyttämään mission statementinsa. Sitä käytettäessä se on tehokas tapa saavuttaa tavoitteet samalla kun se motivoi työntekijöitä suureen sitoutumiseen.
Haluaisitko tietää, miten OKR-menetelmää käytetään? Tutustu OKR-raporttimme toiseen osaan tästä.

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!