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Gestión de proyectos ABC: O de OKR

Implementación de la estrategia en un entorno ágil con OKR – Parte 1: Conceptos básicos

Gestión de proyectos ABC: O de OKR - conceptos básicos

Todas las empresas intentan mejorar su rendimiento para obtener mejores resultados. Hay innumerables formas de conseguirlo. Recientemente, la abreviatura OKR se ha utilizado a menudo en este contexto, especialmente en entornos ágiles. Parm AG explica qué hay detrás y cómo funciona el método.
Este artículo es la primera parte sobre el tema del OKR y trata de los fundamentos del método. En la segunda parte, leerá cómo se aplica el método, cómo puede utilizarlo en la gestión de proyectos y consejos y trucos para utilizarlo.

¿Qué es el OKR?

OKR son las siglas en inglés de Objetivos y Resultados Clave y es un método de gestión que se ha hecho especialmente conocido por su uso por parte de gigantes informáticos como Google. Este método proporciona claridad sobre los objetivos y la visión de una empresa y los combina con cifras clave mensurables. De este modo, tanto las empresas como las divisiones, departamentos o equipos individuales pueden alinearse estratégicamente. Al implicar a los empleados en el proceso de fijación de objetivos, cada uno de ellos sabe cómo puede contribuir a los objetivos de la empresa y se siente motivado para ayudar a alcanzarlos. Por tanto, el OKR no es un marco de gestión de proyectos, sino un método general para fijar objetivos.
El OKR cumple tres funciones:

  1. Marco: el OKR proporciona un marco para formular objetivos cualitativos y ratios cuantitativos (resultados clave) que se utilizan para medir la consecución de los objetivos.
  2. Vínculo estratégico: los OKR vinculan la declaración de objetivos, la visión y la misión de la empresa con la actividad operativa.
  3. Proceso ágil: la agilidad se practica en toda la empresa a través de un proceso continuo.

El método fue desarrollado en la década de 1970 por Andy Grove y ayudó a la conocida empresa Intel a volver a la senda del éxito en aquella época. Para ello, Grove combinó el conocido método SMART, que sirve para formular objetivos específicos, medibles, atractivos, realistas y sujetos a plazos, con el método de gestión por objetivos (MbO) de Peter Drucker, que por primera vez daba a los empleados la oportunidad de ayudar a determinar las prioridades de una empresa.

«Con el OKR se fijan, miden y revisan objetivos mensurables a intervalos relativamente cortos, de modo que se respalda la estrategia corporativa y se motiva a los empleados».

Componentes del OKR

Los componentes centrales del método OKR son los objetivos y sus resultados clave asignados

  • Objetivos (O): Los objetivos describen lo que se quiere conseguir a corto plazo (en unos 3 meses). Deben ser breves, inspiradoras y motivadoras. Es importante que estos objetivos sean cualitativos y que el resultado aporte un claro valor añadido a la empresa. No sólo las especifica la empresa, sino que también las formulan los empleados o equipos enteros.
  • Resultados clave (KR): Los resultados clave consisten en hacer mensurables los objetivos. Por esta razón, generalmente se asignan de 2 a 5 resultados clave a un objetivo, que indican el grado de consecución del mismo.
Cuadro de mando integral en myPARM - Visión general de los objetivos y los indicadores clave de rendimiento (KPI)

La estrategia corporativa también debe definirse de modo que los objetivos y los resultados clave coincidan con la estrategia corporativa. Esto significa que los valores, la declaración de principios, la visión y la misión de la empresa, así como los objetivos, deben formularse con claridad.

  • Declaración de misión: La declaración de misión de la empresa define el significado y la finalidad de una empresa. Combina valores, visión y misión y sirve así para posicionar claramente a la empresa. También sirve de base para la formulación de Metas y OKR.
  • Valores: Toda empresa debe tener de 4 a 6 valores que se vivan de forma creíble.
  • Visión: La visión corporativa muestra dónde debe estar la empresa en 5 – 10 años y, por tanto, proporciona orientación.
  • Misión: La misión se diseña para un periodo de 3 a 5 años y define las acciones actuales en la empresa con todos los objetivos, estrategias y planes que pretenden garantizar que la visión se alcance en el futuro.
  • Moals: Moals son las siglas de Mid-Term Goals (objetivos a medio plazo) y, por tanto, definen los objetivos concretos que deben alcanzarse en el plazo de un año para poder cumplir la declaración de misión.

La visión, la misión y las metas se desglosan en objetivos a corto plazo, los OKR. Los proyectos y las tareas diarias se derivan entonces de los OKR definidos.

Pirámide de la declaración de objetivos

El maestro y entrenador OKR

Un OKR Master o OKR Coach puede ayudar tanto en la introducción del método OKR como en su aplicación. Esta persona apoya a la empresa, los departamentos o los equipos en su trabajo con los OKR y es responsable de que el método se aplique correctamente. Por ello, organiza todo el proceso, planifica y modera las reuniones y está disponible para responder a cualquier pregunta relacionada con el proceso.

Diferenciación entre BSC y MbO

A primera vista, el OKR tiene muchas similitudes con el Cuadro de Mando Integral (CMI) y el enfoque de Gestión por Objetivos, ya que el método se derivó de ellos. No obstante, existen algunas diferencias fundamentales.

 

OKR BSC MbO
Horizonte de planificación Aproximadamente 3 meses 1 año 1 año
Logro de objetivos Aprox. 60 – 70 %. 100 % 100 %
Dinámica de objetivos Alto: Los objetivos se ajustan periódicamente a las condiciones cambiantes Bajo: Los objetivos se definen y mantienen al principio del periodo Bajo: Los objetivos se definen y mantienen al principio del periodo
Formulación objetivo Objetivos cualitativos derivados de los objetivos más importantes para los próximos 3 meses Las cuatro perspectivas estratégicas clásicas: Finanzas, clientes, procesos internos, aprendizaje y crecimiento Objetivos cuantitativos
Objetivo Orientado a los resultados:
El camino decisivo para lograr el objetivo
Orientado a los resultados: Los resultados son decisivos Orientado a los resultados: Los resultados son decisivos
Objetivo De arriba abajo y de abajo arriba De arriba abajo De arriba abajo
Logro de objetivos Ágil constante constante
Uso para la evaluación del rendimiento o las primas No

Sin embargo, las diferencias centrales también permiten vincular los distintos enfoques. Por ejemplo, el OKR puede ayudar a estructurar el proceso de fijación de objetivos para las cuatro perspectivas de un cuadro de mando integral.

Balanced Scorecard in myPARM

Ventajas del OKR

  • Enfoque: El OKR crea claridad sobre los objetivos, las tareas y las cifras clave más importantes del siguiente ciclo y, por tanto, crea un enfoque claro.
  • Orientación: Los OKR se orientan siempre hacia la misión y la estrategia de la empresa. Ayudan a los empleados a comprender e interiorizar la misión de la empresa, lo que les permite establecer prioridades y utilizar los recursos con sensatez.
  • Motivación: Como los OKR no son fijados exclusivamente por la dirección, sino que los empleados participan y fijan sus propios objetivos, están más motivados. Los objetivos ambiciosos aumentan aún más la motivación.
  • Claridad: Los OKR crean transparencia dentro de la empresa, mejoran la comprensión de la estrategia corporativa y hacen que el éxito sea mensurable.
  • Comunicación: unos objetivos claros y transparentes permiten a cada empleado reconocer cómo puede contribuir al éxito. De este modo, los OKR fomentan el trabajo en equipo y la comunicación.
  • Ágil: OKR se adapta a entornos de trabajo ágiles, ya que es un proceso ágil caracterizado por ciclos cortos, retroalimentación periódica, actualizaciones y cambios.
  • Utilización de los recursos: unas prioridades claras ayudan a decidir cómo utilizar de forma óptima los recursos para alcanzar los objetivos fijados.
  • Estrategia: los OKR finalizan la declaración de misión, incl. visión, misión y estrategia a la planificación operativa. Adaptar periódicamente los objetivos a las condiciones cambiantes nos ayuda a mantener la flexibilidad y seguir alcanzando nuestros objetivos corporativos.

Retos del OKR

  • Si el OKR se utiliza como instrumento de control o para evaluar a los empleados, puede tener un efecto desmotivador
  • El esfuerzo es especialmente elevado durante la introducción y los primeros ciclos
  • El OKR no puede funcionar sin una cultura empresarial abierta y ágil
  • El alto nivel de transparencia puede crear presión o resentimiento entre algunos empleados
  • El OKR necesita una declaración clara de la misión de la empresa
  • Demasiados objetivos pueden abrumar a la empresa, por lo que debe limitarse a 2 – 5 objetivos
  • Los objetivos demasiado simples o demasiado ambiciosos pueden ser problemáticos. Con la primera, la empresa no alcanza su potencial, mientras que la segunda puede tener un efecto desmotivador. Por lo tanto, debe fijarse un objetivo realista del 70%.
  • No todos los objetivos pueden representarse exactamente mediante resultados clave. Puede ser que la consecución de algunos KR sea necesaria para alcanzar el objetivo. Sin embargo, esto no significa necesariamente que el objetivo se alcance realmente si se cumplen los resultados clave.

Conclusión

El método OKR puede ayudar a una empresa a cumplir su misión. Utilizado correctamente, es un método eficaz para alcanzar los objetivos y, al mismo tiempo, motiva a los empleados para que muestren un gran compromiso.
¿Quiere saber cómo se aplica el OKR? Entonces espere con impaciencia la segunda parte de este informe.

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