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ABC della gestione del progetto: O per OKR

Implementazione della strategia in un ambiente agile con OKR – Parte 1: Nozioni di base

ABC della gestione del progetto: O per OKR

Ogni azienda cerca di migliorare le proprie prestazioni per ottenere risultati migliori. Esistono innumerevoli modi per raggiungere questo obiettivo. Recentemente, in questo contesto, è stata spesso utilizzata l’abbreviazione OKR, soprattutto in ambienti agili. Parm AG presenta cosa significa OKR e come funziona il metodo.
Questo articolo è la prima parte sul tema OKR e tratta le basi del metodo. Nella seconda parte leggerai come viene applicato il metodo, come puoi utilizzarlo nella gestione del progetto, nonché suggerimenti e trucchi per lavorarci.

Cos’è l’OKR?

OKR sta per Objectives and Key Results ed è un metodo di gestione che è diventato noto soprattutto grazie al suo utilizzo presso giganti IT come Google. Questo metodo chiarisce gli obiettivi e la visione di un’azienda e li combina con cifre chiave misurabili. In questo modo è possibile allineare strategicamente le aziende, ma anche le singole divisioni, dipartimenti o team. Coinvolgendo i dipendenti nel processo di definizione degli obiettivi, ciascun dipendente sa come può contribuire agli obiettivi aziendali ed è motivato a contribuire al loro raggiungimento. OKR non è quindi un quadro di gestione del progetto, ma un metodo generale per la definizione degli obiettivi.
OKR svolge tre funzioni:

  1. Quadro: OKR fornisce un quadro per la formulazione di obiettivi qualitativi (Obiettivi) e di cifre chiave quantitative (Risultati Chiave) con cui si misura il raggiungimento degli obiettivi.
  2. Collegamento strategico: OKR collega la dichiarazione d’intenti, la visione e la missione dell’azienda con l’attività operativa.
  3. Processo agile: l’agilità è vissuta in tutta l’azienda attraverso un processo continuo.

Il metodo è stato sviluppato da Andy Grove negli anni ’70 e ha aiutato la nota azienda Intel a rimettersi sulla strada del successo di allora. Per questo Grove ha combinato il noto metodo SMART, con l’aiuto del quale gli obiettivi vengono formulati in modo specifico, misurabile, attraente, realistico e programmato, con il metodo Management-by-Objectives (MbO) di Peter Drucker, in cui i dipendenti venivano data l’opportunità di partecipare per la prima volta alla determinazione delle priorità di un’azienda.

«Con OKR vengono fissati, misurati e rivisti obiettivi misurabili a intervalli relativamente brevi, in modo da supportare la strategia aziendale e motivare i dipendenti.»

Elementi di OKR

Gli elementi centrali del metodo OKR sono gli obiettivi e i risultati chiave ad essi associati.

  • Obiettivi (O): gli obiettivi descrivono ciò che deve essere raggiunto a breve termine (in circa 3 mesi). Dovrebbero essere brevi, stimolanti e motivanti. È importante che questi obiettivi siano qualitativi e che il risultato offra un chiaro valore aggiunto per l’azienda. Non sono stabiliti esclusivamente dall’azienda, ma formulati anche dai dipendenti o da intere squadre.
  • Risultati chiave (KR): i risultati chiave riguardano il rendere gli obiettivi misurabili. Pertanto ad un obiettivo vengono assegnati di norma da 2 a 5 risultati chiave, che indicano il grado in cui l’obiettivo è stato raggiunto.
Balanced Scorecard in myPARM - Objectives and KPIs Overview

Affinché gli obiettivi e i risultati chiave si adattino alla strategia aziendale, è necessario definire anche la strategia. Ciò significa che i valori, la missione, la visione e la missione dell’azienda, nonché gli obiettivi, dovrebbero essere chiaramente definiti.

  • Dichiarazione di missione: la dichiarazione di missione definisce lo scopo dell’azienda. Unisce valori, visione e missione e serve quindi a posizionare chiaramente l’azienda. Serve anche come base per la formulazione di Moals e OKR.
  • Valori: ogni azienda dovrebbe avere 4 – 6 valori in base ai quali vivere.
  • Visione: la visione aziendale mostra dove dovrebbe essere l’azienda tra 5 – 10 anni e quindi fornisce la visione aziendale ai dipendenti.
  • Missione: la missione è progettata per un periodo di 3 – 5 anni e definisce le azioni attuali nell’azienda con tutti gli obiettivi, strategie e piani per garantire che la visione venga raggiunta in futuro.
  • Moals: Moals sta per Mid-Term-Goals e quindi definisce obiettivi concreti da raggiungere entro un anno in modo che la dichiarazione di intenti possa essere perseguita.

La visione, la missione e gli obiettivi sono quindi suddivisi in obiettivi a breve termine, gli OKR. I progetti e i compiti giornalieri sono quindi derivati dagli OKR definiti.

Piramide della dichiarazione di missione

Maestro e allenatore dell’OKR

Un OKR Master o un OKR Coach possono aiutare sia nell’introduzione del metodo OKR che nella sua applicazione. Questa persona supporta l’azienda, i dipartimenti o i team nel loro lavoro con gli OKR ed è responsabile di garantire che il metodo venga implementato correttamente. Pertanto, organizza l’intero processo, pianifica le riunioni e le modera o è disponibile per tutte le domande relative al processo.

Differenziazione tra BSC e MbO

A prima vista, OKR ha molte somiglianze con la Balanced Scorecard (BSC) e con l’approccio Management by Objectives, poiché il metodo deriva da questo. Tuttavia, ci sono alcune differenze fondamentali.

 

OKR BSC MbO
Orizzonte di pianificazione ca. 3 mesi 1 anno 1 anno
Raggiungimento dell’obiettivo ca. 60 – 70% 100 % 100 %
Dinamica degli obiettivi Alto: gli obiettivi vengono regolarmente adeguati al cambiamento delle condizioni Basso: gli obiettivi vengono definiti e mantenuti all’inizio del periodo Basso: gli obiettivi vengono definiti e mantenuti all’inizio del periodo
Formulazione target Obiettivi qualitativi derivati dagli obiettivi più importanti per i prossimi 3 mesi Classicamente quattro prospettive strategiche: finanziaria, cliente, processi interni, apprendimento e crescita Obiettivi quantitativi
Messa a fuoco dell’obiettivo Orientamento al risultato:
Percorso di raggiungimento dell’obiettivo cruciale
Orientamento ai risultati: i risultati sono cruciali Orientamento ai risultati: i risultati sono cruciali
Definizione degli obiettivi Dall’alto verso il basso e dal basso verso l’alto Dall’alto al basso Dall’alto al basso
Raggiungimento dell’obiettivo Agile costante costante
Utilizzare per la valutazione delle prestazioni o i bonus No

Tuttavia, a causa delle differenze centrali, è anche possibile collegare i diversi approcci. Ad esempio, OKR può aiutare a strutturare il processo di definizione degli obiettivi delle quattro prospettive di una Balanced Scorecard

Balanced Scorecard in myPARM

Vantaggi dell’OKR

  • Focus: OKR fornisce chiarezza sugli obiettivi, i compiti e gli indicatori più importanti nel ciclo successivo, creando così un focus chiaro.
  • Allineamento: gli OKR sono sempre allineati con la missione e la strategia di un’azienda. Aiutano i dipendenti a comprendere e interiorizzare la missione dell’azienda e quindi consentono loro di stabilire le priorità e utilizzare le risorse in modo sensato.
  • Motivazione: poiché gli OKR non vengono stabiliti esclusivamente dal management, ma coinvolgono i dipendenti nella definizione dei propri obiettivi, questi sono maggiormente motivati. Obiettivi ambiziosi aumentano ancora di più la motivazione.
  • Chiarezza: gli OKR creano trasparenza nell’azienda, migliorano la comprensione della strategia aziendale e rendono misurabile il successo.
  • Comunicazione: obiettivi chiari e trasparenti consentono a ogni dipendente di vedere come può contribuire al successo dell’azienda. In questo modo, gli OKR promuovono il lavoro di squadra e la comunicazione.
  • Agile: OKR si inserisce negli ambienti di lavoro agili perché è un processo agile caratterizzato da cicli brevi, feedback regolari, aggiornamenti e modifiche.
  • Utilizzo delle risorse: priorità chiare aiutano a decidere come utilizzare in modo ottimale le risorse per raggiungere gli obiettivi prefissati.
  • Strategia: gli OKR collegano missione, visione, missione e strategia alla pianificazione operativa. Il regolare adattamento degli obiettivi alle mutevoli condizioni aiuta a rimanere flessibili e a raggiungere comunque gli obiettivi aziendali.

Le sfide dell’OKR

  • Se l’OKR viene utilizzato come strumento di controllo o per la valutazione del personale, può avere un effetto demotivante
  • L’impegno è piuttosto elevato, soprattutto durante l’introduzione e i primi cicli
  • OKR non può funzionare senza una cultura aziendale aperta e agile
  • L’elevato livello di trasparenza può creare pressione o risentimento tra alcuni dipendenti
  • OKR ha bisogno di una chiara dichiarazione di intenti
  • Troppi obiettivi possono essere travolgenti per l’azienda, pertanto dovrebbero essere limitati a 2 – 5 obiettivi
  • Obiettivi troppo semplici o troppo ambiziosi possono essere problematici. Nel primo caso l’azienda non riesce a raggiungere le proprie possibilità, nel secondo caso può avere un effetto demotivante. Pertanto, si dovrebbe puntare a un livello di raggiungimento dell’obiettivo realistico pari al 70%.
  • Non tutti gli obiettivi possono essere rappresentati accuratamente da risultati chiave. Può darsi che il raggiungimento di alcuni KR sia necessario per raggiungere l’obiettivo. Tuttavia, ciò non significa necessariamente che l’obiettivo verrà effettivamente raggiunto se si raggiungeranno i risultati chiave.

Conclusione

Il metodo OKR può aiutare un’azienda a realizzare la propria missione. Se utilizzato correttamente è un metodo efficace per raggiungere gli obiettivi e allo stesso tempo motiva i dipendenti ad un grande impegno.
Vuoi sapere come viene applicato l’OKR? Allora dai un’occhiata alla seconda parte del nostro rapporto su OKR qui.

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