Projektin budjetti ylittynyt – mitä nyt?

Tässä kerromme mitä voit tehdä, jos niin tapahtuu, ja miten voit estää sen

Miksi projekti voi ylittää budjettinsa ja miten tämä voidaan estää?

On olemassa lukemattomia syitä, miksi projekti voi ylittää budjettinsa. Esimerkiksi:

• Virheellinen arvio: Jos hankkeen alussa tehty ponnisteluarvio oli liian optimistinen, suunniteltu budjetti jää liian pieneksi. Ponnistelun arvioiminen mahdollisimman tarkasti on vaikea tehtävä varsinkin projektin alussa. Saat selville, kuinka voit silti menestyä ja miten voit välttää budjetin ylittämisen, lukemalla ponnistelujen arvioimista käsittelevän artikkelin.
• Laajuus: Hankkeen laajuus on kasvanut tai hankkeen kohde on muuttunut. Näin voi käydä esimerkiksi silloin, kun asiakkaasi pyytää lisäominaisuuksia projektiin, mutta budjettia ei mukauteta siihen. Jotkut asiakkaat pyytävät projektiin usein pieniä muutoksia, jotka voidaan tehdä nopeasti ja helposti. Mutta pienet muutokset muodostavat nopeasti suuremman kokonaisuuden. Tietenkään siinä ei ole mitään väärää, että tekee pieniä muutoksia ilman lisäbudjettia asiakkaan miellyttämiseksi. Tämän pitäisi kuitenkin olla kertaluonteinen sopimus. Jos asiakkaasi pyytää lisämuutoksia, budjettia tulee korottaa kaikelle, mikä menee projektin alkuperäisen laajuuden ulkopuolelle. Jos jopa projektin varsinainen tavoite on muuttunut ajan myötä, budjettisi tulee ehdottomasti mukauttaa vastaamaan uusia vaatimuksia. Projektin läpinäkyvyyden säilyttämiseksi suosittelemme, että laajuuden muutokset ja niistä aiheutuvat lisäkustannukset käsitellään ammattimaisesti muutos- tai lisäjohtamisen avulla.
• Ulkoiset tekijät: Esimerkiksi inflaatio voi tarkoittaa, että tavarantoimittajien on nostettava hintojaan. Varsinkin jos projektisi on pitkäkestoinen, jos se jouduttiin keskeyttämään joksikin aikaa tai jos projektilaskelma tapahtui aikana, jolloin hinnat olivat hyvin alhaiset, mutta ovat nyt nousseet tai ovat nyt nousemassa, tästä tulee usein ongelma. Jos tiedät etukäteen, että hankkeesi kesto on erittäin pitkä, on suositeltavaa ottaa tämä huomioon tehdessäsi sopimusta tavarantoimittajien kanssa ja rakentaa asianmukaiset suojatoimenpiteet.
• Huono resurssien käyttö: Saatat käyttää tarpeettoman kalliita resursseja projektiisi tai resurssit eivät yksinkertaisesti toimi tehokkaasti. Näin voi käydä esimerkiksi silloin, kun projektihenkilöstö joutuu jatkuvasti vaihtamaan eri projektien välillä, jolloin he eivät voi keskittyä vain yhteen niistä. Jos otat tämän huomioon resursseja suunnitellessasi, voit valita projektillesi optimaaliset resurssit. Voit myös tarjota projektitiimillesi ajanhallintamenetelmiä, kuten Pomodoro-tekniikka, jotta he voisivat työskennellä mahdollisimman tehokkaasti.
• Huono budjetin hallinta: Jos sinulla ei alusta alkaen ole hyvää otetta olemassa olevaan budjettiisi, on mahdollista, että liian paljon rahaa käytetään vähemmän tärkeisiin asioihin tai että menetät käsityksen siitä, kuinka paljon on jo käytetty. Varsinkin projektin alussa kun budjettia on vielä paljon jäljellä, ihmiset eivät juurikaan kiinnitä huomiota kustannuksiin. Jos kuitenkin seuraat tarkasti budjettisi tilaa ja juoksevia kuluja heti alusta alkaen, sinulle ei pitäisi tulla liiakseen negatiivisia yllätyksiä. Suosittelemme tässä yhteydessä säännöllistä budjettitarkistusta.
• Suunnitellun keston ylittyminen: Jos projekti kestää suunniteltua kauemmin, se lisää kustannuksia. Suunnittele siis projektisi ennakoivasti, pohdi mahdollisia vaikeuksia ja tee riskianalyysi. Ryhdy toimenpiteisiin riskejä vastaan, hallitse projektejasi valppaasti ja pidä aina silmällä niiden tilaa. Näin voit puuttua ajoissa, jos huomaat, että projektisi on myöhässä.

Ansaittu arvo-blogitekstistä voit lukea, mitkä tunnusluvut auttavat sinua tunnistamaan, ylittääkö projektisi budjetin ja miten nämä tunnusluvut voivat toimia ennakkovaroitusindikaattorina.

Tarkista projektin tila ja tee toimintasuunnitelma

Jos huomaatte, että projektin budjetti on ylitetty, on tärkeää selvittää ensin tarkasti, missä ongelma oli. Vain tällä tavalla voit myöhemmin kehittää optimaalisen ratkaisun. Kun olet löytänyt syyn, sinun tulisi lisäksi tarkistaa, vaikuttaako se myös muihin projektin osa-alueisiin, kuten esimerkiksi projektin kestoon, laajuuteen, laatuun, resursseihin tai riskeihin.
Kerättyjen tietojen avulla voit nyt punnita vaihtoehtoisia ratkaisuja.

1. Vähennä kustannuksia:

Ensimmäinen askel voisi olla yrittää vähentää kustannuksia. Voit saavuttaa tämän eri tavoilla:

• Resurssien vaihtaminen:
  Vaihda resursseja edullisempiin vaihtoehtoihin. Voit esimerkiksi vaihtaa erittäin kokeneen työntekijän, jolla ei ole tarpeeksi tekemistä, vähemmän kokeneeseen ja siten edullisempaan työntekijään. Tässä yhteydessä sinun tulisi kuitenkin ottaa huomioon, että työntekijä saattaa tarvita perehdytysaikaa uuteen projektiin ja mahdollisesti enemmän aikaa yksittäisten tehtävien suorittamiseen. Siksi tällainen vaihto kannattaa tehdä vain, jos projektillasi ei ole tiukkaa aikataulua. Joissakin tapauksissa voi sen sijaan olla järkevää vaihtaa vähän kokemusta omaava työntekijä erittäin kokeneeseen, sillä korkeamman asiantuntemuksen ansiosta voidaan säästää aikaa ja siten kustannuksia.
  Sama koskee tarvittavia materiaaleja tai palveluita: Voit yrittää vaihtaa halvempaan vaihtoehtoon, jos se ei vaikuta negatiivisesti aikaan ja laatuun tai jos nämä tekijät ovat vähemmän tärkeitä. Vaihtoehtoisesti voit vaihtaa paremmin suunniteltuun materiaaliin, jos se säästää riittävästi kriittistä projektiaikaa.
• Vähennä tarpeettomia kustannuksia:
  Tarkista myös, onko kustannuksia, joita voitaisiin välttää. Kyseessä voivat olla esimerkiksi toistuvat matkat asiakaskokouksiin, joita voitaisiin järjestää harvemmin tai joissa voisit siirtyä edullisempiin vaihtoehtoihin. Kyseessä voivat olla myös kalliit laitteistot tai ohjelmistolisenssit, joita kaikki työntekijät eivät tosiasiassa käytä, ja paljon muuta. Jos säästät tällaisissa kustannuksissa, saatat pystyä pysymään budjetissasi ilman, että sinun tarvitsee muuttaa itse projektia.
• Neuvottelut toimittajien kanssa:
  Neuvottelut toimittajien kanssa ovat aina vaihtoehto kustannussäästöjen saavuttamiseksi. Toimittajasi saattaa pystyä tarjoamaan hinnanalennusta tai perumaan hinnankorotuksen, jolloin pysyt projektisi budjetissa.

2. Kompensoi kustannukset sisäisesti:

Vaikka tämän ei pitäisi olla sääntö, voi joissain tapauksissa olla järkevää kompensoida lisäkustannukset sisäisesti, esimerkiksi jotta ei vaarannettaisi hyvää asiakassuhdetta. Tässä tapauksessa työntekijät voivat esimerkiksi jatkaa projektin parissa työskentelyä ilman, että sitä veloitetaan projektilta. Samoin esimerkiksi kohonneet materiaalikustannukset voivat tietyissä tilanteissa jäädä oman yrityksesi vastattavaksi.

3. Säädä laajuutta:

Jos asiakkaanne on jälkikäteen laajentanut projektin laajuutta, ratkaisuna voi olla palata alkuperäiseen laajuuteen tai neuvotella asiasta uudelleen. Tarkistakaa myös huolellisesti, onko projektissa tehtäviä tai vaatimuksia, joita asiakkaan kannalta ei ole välttämättömiä. Voi esimerkiksi olla, että tuloksen heikompi laatu riittää täysin tai että olette suunnitelleet kehitettävään tuotteeseen toimintoja, jotka eivät ole asiakkaalle tärkeitä. Jos voitte muuttaa prioriteetteja tällä tavoin, myös projektin laajuus pienenee ja siten myös kustannukset.
Jos projektisi on aika- ja kustannuspaineessa, voit lisäksi ottaa käyttöön ”Scope Freeze” -menettelyn, joka estää uudet muutokset. Tämä tarkoittaa, että saatat loppuun vain suunnitellut työt eikä uusia muutoksia hyväksytä, jotta pysyt budjetissa.

4. Säädä budjettia:

Jos olet jo suunnitellut budjetille varaosuuden alkuperäisessä työarviossa, voit käyttää sitä kompensoidaksesi kohonneet projektikustannukset. Jos sinulla ei kuitenkaan ole varaosuutta tai se on jo käytetty, voit pyytää lisää budjettia. Tämä tulisi tehdä vain, jos olet jo käyttänyt kaikki muut mahdollisuudet. Lisäksi tässä tapauksessa sinun tulee varmistaa, että arvioit tarkalleen, kuinka paljon lisäbudjettia tarvitset. Tällä tavalla vältyt joutumasta pyytämään budjetin korotusta useita kertoja lyhyen ajan sisällä. Muista myös, että asiakkaan kannalta budjetin tarkentaminen on järkevää vain, jos hän on osittain vastuussa kohonneista kustannuksista tai jos syynä on ulkoiset olosuhteet. Jos olet itse arvioinut ponnistelun väärin tai jos sinulla on huono budjetti tai resurssien hallinta, on vaikea pyytää asiakkaalta lisärahoitusta.

Viestintä sidosryhmien kanssa

Kun olet kerännyt kaikki tärkeät tiedot, sinun tulee ilmoittaa siitä kaikille sidosryhmille – haluatko pyytää heitä lisäämään budjettia tai sopimaan projektin tarvitsemista muutoksista. Pyri avoimeen keskusteluun, jossa esität budjetin ylityksen syyn, vaikutukset ja mahdolliset ratkaisut. Näin voit tehdä kaikille projektin osallistujille selväksi, miksi muutos on tarpeellinen ja lupaava.

Informoi tiimiä ja toteuta muutokset

Kerro myös tiimillesi, mitä on tapahtunut ja mitä muutoksia on tulossa. Tällä tavalla henkilöstösi tietää, mitä heiltä odotetaan ja mitkä ovat heidän tämänhetkiset prioriteettinsa. Henkilökunnallasi voi myös olla muita ideoita siitä, kuinka pysyä budjetin sisällä. Tämän jälkeen voit toteuttaa muutokset.

Päätelmä

Projektibudjetin ylittämistä ei pitäisi tapahtua, mutta varmasti jokainen projektipäällikkö on joskus törmännyt tällaiseen tilanteeseen. Ennakkosuunnittelu voi estää projektia muodostumasta liian kalliiksi. Jos kustannukset karkaavat käsistä, tarvitaan selkeää analyysiä, nopeaa toimintaa ja avointa viestintää sidosryhmien ja tiimin kanssa.

Lisätietoja myPARM projektinhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!