Se excedió el presupuesto del proyecto, ¿y ahora?

Esto es lo que puede hacer si sucede y cómo prevenirlo.

¿Por qué un proyecto puede exceder su presupuesto y cómo se puede prevenir?

Hay innumerables razones por las que un proyecto puede exceder su presupuesto, por ejemplo

• Estimación incorrecta: si la estimación de esfuerzo al inicio del proyecto era demasiado optimista, el presupuesto se planeó demasiado bajo. Estimar el esfuerzo con la mayor precisión posible es una tarea difícil, especialmente al comienzo de un proyecto. Para averiguar cómo puede seguir teniendo éxito y cómo puede evitar sobrepasar el presupuesto, lea el artículo sobre cómo estimar el esfuerzo.
• Alcance: El alcance del proyecto ha aumentado o el objetivo del proyecto ha cambiado. Este puede ser el caso, por ejemplo, si tu cliente pide funcionalidades adicionales en un proyecto, pero el presupuesto no se adapta al mismo. Algunos clientes a menudo solicitan los cambios más pequeños en el proyecto que se pueden realizar de forma rápida y sencilla. Pero incluso los pequeños cambios se suman rápidamente a un elemento grande. Por supuesto, no hay nada de malo en implementar un cambio menor sin un presupuesto adicional para complacer a su cliente. Sin embargo, esto debería ser un trato de una sola vez. Si su cliente solicita más cambios, se debe aumentar el presupuesto para todo lo que vaya más allá del alcance original del proyecto. Si incluso el objetivo real del proyecto ha cambiado con el tiempo, su presupuesto definitivamente debe ajustarse para cumplir con los nuevos requisitos. Para mantener la transparencia en el proyecto, recomendamos que los cambios en el alcance y los costos adicionales resultantes se manejen profesionalmente mediante cambios o gestión complementaria.
• Factores externos: La inflación, por ejemplo, puede significar que sus proveedores tengan que aumentar sus precios. Especialmente si su proyecto tiene una duración muy larga, si tuvo que detenerse por un tiempo, o si el cálculo del proyecto se realizó en un momento en que los precios eran muy bajos pero ahora están aumentando, esto a menudo se convierte en un problema. Si sabe de antemano que su proyecto tendrá una duración muy larga, es recomendable tenerlo en cuenta al contratar a sus proveedores e incorporar las garantías adecuadas.
• Mal uso de los recursos: Es posible que esté utilizando recursos innecesariamente costosos para su proyecto, o que sus recursos simplemente no puedan funcionar de manera eficiente. Este puede ser el caso, por ejemplo, si el personal del proyecto tiene que cambiar constantemente entre diferentes proyectos para que no puedan concentrarse en uno de ellos. Si tiene esto en cuenta al planificar sus recursos, puede elegir los recursos óptimos para su proyecto. También puede proporcionar a su equipo de proyecto métodos de gestión del tiempo, como la técnica Pomodoro, para que trabajen de la manera más eficiente posible.
• Mala gestión del presupuesto: si no tiene un buen control sobre su presupuesto existente desde el principio, es posible que se gaste demasiado dinero en cosas menos importantes o que pierda la noción de cuánto ya se ha gastado. Especialmente al comienzo de un proyecto, cuando todavía hay mucho presupuesto, a la gente le gusta prestar poca atención a los costos. Sin embargo, si vigila de cerca el estado de su presupuesto y los costos de funcionamiento desde el principio, debería tener pocas sorpresas negativas. Aquí se recomienda una revisión periódica del presupuesto.
• Exceder la duración planificada: Si un proyecto toma más tiempo de lo planificado, esto aumentará los costos. Por lo tanto, planifique sus proyectos con previsión, considere dónde pueden surgir dificultades y prepare un análisis de riesgos. Tome medidas contra los riesgos, administre sus proyectos con atención y esté siempre atento a su estado. De esta manera, puede intervenir temprano si nota que su proyecto se está retrasando.

Puede leer qué cifras clave lo ayudan a reconocer si su proyecto está por encima del presupuesto y cómo pueden servir como un indicador de alerta temprana en la publicación del blog Valor ganado

Verifique el estado del proyecto y configure el plan de acción

Si te das cuenta de que se ha superado el presupuesto de tu proyecto, lo primero es averiguar exactamente cuál ha sido el problema. Solo así podrás desarrollar una solución óptima a partir de ahí. Una vez que hayas encontrado la causa, también deberías comprobar si afecta a otras áreas del proyecto, como, por ejemplo, la duración, el alcance, la calidad, los recursos o los riesgos.
Con la información que hayas recopilado, ya puedes valorar soluciones alternativas.

1. Reducir costes:

Un primer paso podría ser intentar reducir costes. Puedes lograr esto de diferentes maneras:

• Intercambia recursos:
  . Cambia recursos por opciones más económicas. Por ejemplo, puedes cambiar a un empleado con mucha experiencia, al que el trabajo le resulta demasiado fácil, por otro con menos experiencia y, por lo tanto, más barato. Eso sí, ten en cuenta que es posible que el nuevo empleado necesite un periodo de adaptación al nuevo proyecto y que, quizá, le lleve más tiempo realizar las distintas tareas. Por eso, solo deberías hacer este cambio si tu proyecto no tiene plazos ajustados. En algunos casos, en cambio, puede tener sentido cambiar a un empleado con poca experiencia por uno con mucha, ya que su mayor experiencia podría ahorrarte tiempo y, por lo tanto, costes.
  Lo mismo se aplica a los materiales o servicios que se necesitan: puede intentar cambiar a una opción más económica si esto no afecta negativamente el tiempo y la calidad o si estos factores son menos críticos. Alternativamente, puede cambiar a material de mejor ingeniería si le ahorra suficiente tiempo crítico para el proyecto.
• Reducir gastos innecesarios:
  Comprueba también si hay gastos que se podrían evitar. Por ejemplo, podrían ser viajes frecuentes para reunirte con el cliente, que se podrían hacer con menos frecuencia o en los que podrías optar por opciones más económicas. Pero también puede tratarse de hardware caro o licencias de software que no todos los empleados utilizan realmente, entre otras muchas cosas. Si ahorras en esos gastos, quizá puedas ajustarte a tu presupuesto sin tener que cambiar nada del proyecto en sí.
• Negociar con los proveedores:
  . Negociar con los proveedores también es siempre una opción para ahorrar costes. Quizás tu proveedor pueda hacer un esfuerzo y bajarte el precio o retirar un aumento de precio, para que puedas ajustarte al presupuesto de tu proyecto.

2. Absorber costos internamente:

Si bien esta no debería ser la regla, en algunos casos puede tener sentido absorber internamente los costos adicionales, por ejemplo, para no poner en peligro la buena relación con el cliente. En este caso, por ejemplo, los empleados pueden continuar trabajando en el proyecto sin cargarlo al proyecto. Pero también puede ser que, por ejemplo, los mayores costes de material sean absorbidos por su propia empresa.

3. Ajustar alcance:

Si tu cliente ha ampliado el alcance del proyecto a posteriori, una solución puede ser volver al alcance original o renegociarlo. Además, comprueba bien si hay tareas o requisitos del proyecto que no sean necesarios por parte del cliente. Por ejemplo, puede que una calidad menor del resultado sea más que suficiente, o que hayas previsto funciones en un producto que se va a desarrollar que no son importantes para el cliente. Si puedes cambiar las prioridades de esta forma, también se reducirá el alcance del proyecto y, con ello, los costes.
Si tu proyecto está bajo presión de tiempo y costes, también puedes aplicar un «congelamiento del alcance» para evitar más cambios. Esto significa que solo se completarán los trabajos ya planificados y no se aceptarán más cambios para no salirte del presupuesto.

4. Ajustar el presupuesto:

Si ya ha planificado una contingencia para el presupuesto en la estimación de esfuerzo original, puede utilizarla para absorber los mayores costes del proyecto. No obstante, si no tienes un imprevisto o si ya se ha agotado, puedes pedir más presupuesto. Esto solo debe hacerse si ya ha agotado todas las demás posibilidades. Además, en este caso debes asegurarte de estimar exactamente cuánto presupuesto adicional necesitarás. De esta forma, evitarás tener que pedir un aumento de presupuesto varias veces en un corto periodo de tiempo. También tenga en cuenta que para un cliente solo tiene sentido ajustar el presupuesto si él o ella es en parte responsable del aumento de costos o si existen circunstancias externas. Si usted mismo ha desestimado el esfuerzo, o si tiene un presupuesto o una gestión de recursos deficiente, será difícil pedirle al cliente más fondos.

Comunicación con las partes interesadas

Una vez que haya recopilado toda la información importante, debe informar a todas las partes interesadas, ya sea que desee pedirles que aumenten el presupuesto o que acuerden los cambios necesarios en el proyecto. Apunte a una conversación abierta en la que presente el motivo del exceso de presupuesto, los efectos y las posibles soluciones. De esta manera, puede dejar en claro a todos los participantes del proyecto por qué un cambio es necesario y prometedor.

Informar al equipo e implementar cambios.

También informe a su equipo sobre lo que ha sucedido y qué cambios se realizarán ahora. De esta manera, su personal sabrá qué se espera de ellos y cuáles son sus prioridades actuales. Su personal también puede tener otras ideas sobre cómo mantenerse dentro del presupuesto. Posteriormente, puede implementar los cambios.

Conclusión

Exceder el presupuesto del proyecto no debería ocurrir, pero seguramente todos los gerentes de proyectos se han enfrentado a tal situación en algún momento. La planificación anticipada puede evitar que un proyecto se vuelva demasiado costoso. Si los costos se salen de control, se requiere un análisis claro, una acción rápida y una comunicación abierta con las partes interesadas y el equipo.

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