Hankintatiedustelu

Kuinka optimoida hankintatoimintaasi liiketoimintatiedon avulla

Mikä on hankintaäly?

Ostajien tehtävänä on varmistaa, että oikeat tuotteet, oikealla laadulla ja oikeaan aikaan, ovat saatavilla. Tätä varten on analysoitava materiaalitarpeet ja tuotteet sekä suoritettava toimittajien arviointeja. Lisäksi tuotteiden hintojen tulisi olla mahdollisimman alhaiset, jotta kustannukset pysyvät alhaisina.
Ostotoiminta on tässä tilanteessa kahden tulen välissä: toisaalta tavaroiden on oltava saatavilla silloin, kun niitä tarvitaan yrityksessä, jotta tuotannon viivästykset voidaan estää. Tämä tarkoittaa, että dynaamisesti muuttuvaan kysyntään on pystyttävä vastaamaan milloin tahansa. Toisaalta ei kuitenkaan pidä ostaa liikaa tavaroita, jotka tukkivat varaston ja sitovat tärkeää pääomaa. Samalla toimittajien kanssa käytäviä hintaneuvotteluja varten tarvitaan mahdollisimman tarkkoja ostomääriä ja ennusteita. Kaiken tämän pitäminen samanaikaisesti silmällä ja optimaalisen ratkaisun löytäminen on suuri haaste. Tehokas ostotoiminnan valvonta on siis tärkeää yrityksen menestykselle.
Procurement Intelligence, Purchasing Intelligence tai Supply Chain Intelligence auttaa teitä data-analyysien avulla paitsi pitämään tilanteen hallinnassa, myös löytämään optimaaliset ratkaisut milloin tahansa. Procurement Intelligence auttaa teitä tehostamaan perinteisiä hankintatoimintoja, helpottaa kuluanalyysejä ja kysyntäennusteita sekä tukee toimittajasuhteiden hoitoa ja hintaneuvotteluja. Procurement Intelligence siis visualisoi, analysoi ja valvoo kaikkia hankinnan kannalta tärkeitä tietoja, prosesseja ja avainlukuja. Näin saatte läpinäkyvän yleiskuvan hinnoista, kehityksestä ja trendeistä, määrärakenteista, ostomääristä, prosesseista sekä toimittajista.

Hankintaäly auttaa seuraavilla aloilla:

• Tietojen saatavuus: Monissa yrityksissä tiedot sijaitsevat eri järjestelmissä tai esimerkiksi Excel-taulukoissa. Ilman kokonaisvaltaista näkymää on kuitenkin vaikeaa suorittaa merkityksellisiä tietojen analyyseja. BI-ohjelmiston avulla voit koota nämä hajallaan olevat tiedot yhteen paikkaan ja analysoida niitä. Tällä tavoin kaikki tärkeät tiedot, kuten laskutusyksiköt, hintaerot, toimittaja- ja ostajatiedot, ohjehinnat tai verotiedot, ovat aina näkyvissä. Lisäksi voidaan luoda automaattisia raportteja ja asettaa varhaisvaroitusindikaattoreita.
• Prosessit: BI-ohjelmiston avulla voit analysoida hankintaprosessejasi yksityiskohtaisesti ja löytää optimointimahdollisuuksia. Samalla selkeiden tietojen ja nopeiden analyysien avulla voit nopeuttaa prosesseja ja päätöksentekoa.
• Kustannussuunnittelu, suunnitelma- ja toteutuneiden kustannusten erot, menojen hallinta: BI-koontinäytöt auttavat teitä suunnittelemaan menoja ja pitämään niitä jatkuvasti silmällä. Näin voitte verrata suunniteltuja kustannuksia toteutuneisiin kustannuksiin ja havaita eroja. BI-järjestelmän avulla on mahdollista myös kustannusten yksityiskohtainen erittely.
• Riskienhallinta: Tietojen analysointi voi auttaa myös tunnistamaan riskejä ja ryhtymään toimenpiteisiin niiden torjumiseksi. Kyseessä voivat olla esimerkiksi hinta- ja sääntöjenmukaisuusriskit tai maantieteelliset riskit.
• Sopimusten hallinta: Sopimusneuvottelut tulisi aina perustua luotettaviin tietoihin. BI-ohjelmisto auttaa tässä tarjoamalla kaikki tarvittavat tiedot yhdellä silmäyksellä, kuten kysynnän ennusteet, hintavertailut tai riskit. Samalla järjestelmä mahdollistaa sopimustietojen tarkastelun ja analysoinnin yhdellä alustalla.
• Toimittajien arviointi: Pisteytysmallin avulla voit arvioida toimittajia ja ottaa huomioon erilaisia näkökohtia, kuten toimitusvarmuuden, tuotteiden laadun, palvelut ja kustannukset, sekä esittää tulokset visuaalisesti houkuttelevalla tavalla. Tällä tavoin voit vertailla eri toimittajia ja löytää tarpeisiisi parhaiten sopivat toimittajat. Lisäksi voit tunnistaa kunkin toimittajan mahdollisuudet ja riskit, jolloin voit puuttua ilmeneviin ongelmiin varhaisessa vaiheessa ja neuvotella hyvät ehdot.
• Kysynnän hallinta ja varasto: BI-järjestelmä auttaa teitä myös analysoimaan aiempaa materiaalitarvetta ja tekemään näin ennusteita tulevasta kysynnän kehityksestä. Näin voit varmistaa, että tuotantoon on aina käytettävissä oikea määrä tavaraa, mutta samalla pitää varastosi tehokkaana. Lisäksi analyysien avulla voidaan tunnistaa toistuvat kysynnän huiput, jolloin olet niihin varautunut tulevaisuudessa. Lisäksi BI-järjestelmät mahdollistavat esimerkiksi hälytys- ja varhaisvaroitusjärjestelmän avulla nopean ja joustavan reagoinnin odottamattomiin kysynnän piikkeihin. Tarveanalyysi auttaa sinua myös hinta- ja sopimusneuvotteluissa toimittajiesi kanssa, jolloin voit hyödyntää säästömahdollisuuksia.
• Jakelu: BI-ratkaisu voi auttaa teitä myös seuraamaan tavaravirtoja yrityksenne sisällä tai toimittajien välillä. Kyse ei ole pelkästään tavaroiden siirtämisestä paikasta toiseen, vaan myös yksityiskohdista, kuten oikeasta pakkauksesta, määrästä, varastoinnista ja logistiikasta. BI-järjestelmän avulla toteutettava reaaliaikainen seuranta auttaa teitä seuraamaan tilannetta milloin tahansa. Samalla BI auttaa teitä vähentämään toimituskustannuksia, kuten polttoainekuluja, ja tunnistamaan mahdollisia riskejä.

BI:n edut ostotoiminnassa

• Ostotoiminnan prosesseja voidaan analysoida ja siten tehostaa ja tehdä niistä läpinäkyvämpiä
• Säästömahdollisuudet paljastuvat, esimerkiksi prosessi- ja hankintakustannuksissa
• Tarkka tarpeiden suunnittelu tarpeiden ennusteiden avulla
• Kriittiset kysynnän huiput voidaan tunnistaa nopeasti
• Automaattiset raportit
• Optimaalisten toimittajien valinta
• Tuki sopimus- tai hintaneuvotteluissa

Yhteenveto

Nykyaikaiset yritykset voivat optimoida hankintojaan BI-järjestelmän avulla monilla eri osa-alueilla. Näin ne voivat paitsi neuvotella parempia ehtoja toimittajien kanssa, myös parantaa prosesseja, ennustaa tarpeita ja hyödyntää säästömahdollisuuksia.

Haluatko tietää, miten voit analysoida osto-osastosi parannusmahdollisuuksia?

Haluaisitko tutustua myPARM BI^actiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!