Procurement Intelligence

Come ottimizzare i tuoi acquisti grazie alla Business Intelligence

Che cos’è la Procurement Intelligence?

Gli addetti agli acquisti hanno il compito di procurare i prodotti giusti, della giusta qualità e al momento giusto. Per farlo, devono analizzare il fabbisogno di materiali e le merci, oltre a valutare i fornitori. Inoltre, i prezzi delle merci devono essere il più bassi possibile, per contenere i costi.
In questo contesto, il reparto acquisti si trova tra due fuochi: da un lato, le merci devono essere disponibili quando servono in azienda, per evitare ritardi nella produzione. Questo significa che la domanda, che cambia continuamente, deve poter essere soddisfatta in ogni momento. D’altra parte, però, non bisogna acquistare troppe merci che intasino il magazzino e immobilizzino capitale importante. Allo stesso tempo, per le trattative sui prezzi con i fornitori sono fondamentali dati di acquisto e previsioni il più possibile precisi. Tenere d’occhio tutto questo contemporaneamente e trovare una soluzione ottimale è una grande sfida. Un controllo efficiente degli acquisti è quindi fondamentale per il successo dell’azienda.
La Procurement Intelligence, la Purchasing Intelligence o la Supply Chain Intelligence ti aiutano, grazie all’analisi dei dati, non solo a mantenere una visione d’insieme, ma anche a trovare soluzioni ottimali in ogni momento. In questo modo, la Procurement Intelligence ti aiuta a rendere più efficienti le attività di acquisto tradizionali, semplifica l’analisi delle spese e le previsioni della domanda e ti supporta nelle relazioni con i fornitori e nelle trattative sui prezzi. La Procurement Intelligence visualizza, analizza e monitora quindi tutti i dati, i processi e gli indicatori chiave importanti nell’ambito degli acquisti. In questo modo ottieni una panoramica trasparente su prezzi, andamenti e tendenze, composizioni quantitative, volumi di acquisto, processi e fornitori.

La Procurement Intelligence aiuta in queste aree:

• Accesso ai dati: in molte aziende i dati sono sparsi in diversi sistemi o, ad esempio, in fogli di calcolo Excel. Senza una visione d’insieme, però, è difficile effettuare analisi significative dei dati. Un software di BI ti permette di riunire questi dati sparsi in un unico posto e di analizzarli. In questo modo hai sempre sotto controllo tutte le informazioni importanti, come ad esempio le unità di fatturazione, le variazioni di prezzo, i dati su fornitori e acquirenti, i prezzi di riferimento o le informazioni fiscali. Inoltre, puoi generare report automatici e impostare indicatori di allerta precoce.
• Processi: con un software di BI puoi analizzare in dettaglio i tuoi processi di acquisto e individuare le opportunità di ottimizzazione. Allo stesso tempo, grazie alla chiarezza dei dati e alla rapidità delle analisi, puoi velocizzare i processi e le decisioni.
• Pianificazione dei costi, scostamenti tra valori previsti e effettivi, controllo delle spese: i dashboard BI ti aiutano a pianificare le tue spese e a tenerle sempre sotto controllo. In questo modo puoi confrontare i costi previsti con quelli effettivi e individuare eventuali scostamenti. Con un sistema BI è possibile anche ottenere una ripartizione dettagliata dei costi.
• Gestione dei rischi: l’analisi dei dati può aiutare anche a individuare i rischi e ad adottare misure per contrastarli. Può trattarsi, ad esempio, di rischi legati ai prezzi e alla conformità, oppure di rischi geografici.
• Gestione dei contratti: le trattative contrattuali dovrebbero sempre basarsi su dati attendibili. Un software di BI ti aiuta in questo, mettendo a disposizione tutti i dati necessari a colpo d’occhio, ad esempio le previsioni della domanda, i confronti dei prezzi o i rischi. Allo stesso tempo, il sistema ti permette di visualizzare e analizzare i dati contrattuali in un’unica piattaforma.
• Valutazioni dei fornitori: con un modello di scoring puoi valutare i fornitori e tenere conto di diversi aspetti, come il rispetto delle scadenze, la qualità della merce, i servizi e i costi, presentandoli in modo visivamente accattivante. In questo modo puoi confrontare diversi fornitori per trovare quelli più adatti alle tue esigenze. Inoltre, puoi individuare le opportunità e i rischi di ciascun fornitore, in modo da affrontare tempestivamente eventuali problemi e negoziare condizioni vantaggiose.
• Gestione della domanda e magazzino: un sistema di BI ti aiuta anche ad analizzare il fabbisogno storico di materiali e quindi a fare previsioni sull’andamento futuro della domanda. In questo modo puoi assicurarti che ci sia sempre la giusta quantità di merce disponibile per la produzione, mantenendo però allo stesso tempo il magazzino snello. Inoltre, grazie alle analisi è possibile individuare i picchi di domanda ricorrenti, così da esserne preparato in futuro. Inoltre, i sistemi di BI, ad esempio tramite un sistema di allarmi e di preallarme, ti permettono di reagire in modo rapido e flessibile ai picchi di domanda imprevisti. L’analisi della domanda ti aiuta anche nelle trattative sui prezzi e sui contratti con i tuoi fornitori, permettendoti così di cogliere opportunità di risparmio.
• Distribuzione: una soluzione BI può aiutarti anche a tenere sotto controllo il flusso delle merci all’interno della tua azienda o proveniente dai fornitori. Non si tratta solo di spostare le merci da un posto all’altro, ma anche di aspetti come l’imballaggio corretto, la quantità, la gestione delle scorte e la logistica. Il monitoraggio in tempo reale tramite un sistema di BI ti aiuta a tenere sotto controllo lo stato in ogni momento. Allo stesso tempo, la BI ti aiuta a ridurre i costi di consegna, come ad esempio le spese per il carburante, e a individuare eventuali rischi.

I vantaggi della BI negli acquisti

• I processi di approvvigionamento possono essere analizzati e quindi resi più efficienti e trasparenti
• Si individuano potenziali risparmi, ad esempio sui costi di processo e di approvvigionamento
• Pianificazione accurata della domanda con previsioni dei fabbisogni
• È possibile individuare rapidamente i picchi critici della domanda
• Report automatici
• Selezione dei fornitori ottimali
• Supporto nelle trattative contrattuali o sui prezzi

Conclusione

Le aziende moderne possono ottimizzare la propria gestione degli acquisti in diversi ambiti grazie a un sistema di BI. In questo modo, non solo possono negoziare condizioni migliori con i fornitori, ma anche migliorare i processi, prevedere il fabbisogno e sfruttare le opportunità di risparmio.

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