Inteligencia en materia de adquisiciones

Cómo optimizar sus compras gracias al Business Intelligence

¿Qué es la inteligencia de aprovisionamiento?

Los compradores son responsables de suministrar los productos adecuados, de la calidad adecuada y en el momento oportuno. Para ello, hay que analizar las necesidades materiales y las mercancías, y evaluar a los proveedores. Además, los precios de los productos deben ser lo más bajos posible para mantener bajos los costes.
Compras se encuentra entre dos aguas: Por un lado, las mercancías deben estar disponibles cuando se necesitan en la empresa para evitar retrasos en la producción. Esto significa que debe ser posible satisfacer en todo momento una demanda que cambia dinámicamente. Por otro lado, no se deben comprar demasiadas mercancías, que bloquean el almacén e inmovilizan un capital importante. Al mismo tiempo, para negociar los precios con los proveedores es importante disponer de cifras y previsiones de compra lo más exactas posible. Tener todo esto en cuenta al mismo tiempo y encontrar una solución óptima es un gran reto. Un control eficaz de las compras es, por tanto, importante para el éxito de una empresa.
Procurement Intelligence, Purchasing Intelligence o Supply Chain Intelligence le ayuda con análisis de datos no sólo a mantener una visión de conjunto, sino también a encontrar soluciones óptimas en todo momento. Procurement Intelligence le ayuda a hacer más eficientes las actividades de compra tradicionales, facilita el análisis del gasto y la previsión de la demanda, y le asiste en las relaciones con los proveedores y las negociaciones de precios. Por tanto, Procurement Intelligence visualiza, analiza y supervisa todos los datos, procesos y cifras clave importantes en materia de contratación. Esto les proporciona una visión transparente de los precios, la evolución y las tendencias, las estructuras cuantitativas, los volúmenes de compra, los procesos y los proveedores.

El BI en compras ayuda en estas áreas:

• Acceso a los datos: muchas empresas tienen datos en distintos sistemas o, por ejemplo, en hojas de cálculo Excel. Sin embargo, sin una visión holística es difícil realizar análisis de datos significativos. El software de BI permite reunir estos datos distribuidos en un único lugar para su análisis. De este modo, tendrá toda la información importante a la vista en todo momento, como unidades de cuenta, desviaciones de precios, información sobre proveedores y compradores, precios objetivo o información fiscal. Además, se pueden crear informes automáticos y establecer indicadores de alerta temprana.
• Procesos: Con el software de BI puede analizar en detalle sus procesos de compra y encontrar posibilidades de optimización. Al mismo tiempo, puede acelerar los procesos y las decisiones gracias a la claridad de los datos y la rapidez de los análisis.
• Planificación de costes, desviaciones objetivo-realidad, control de gastos: los cuadros de mando de BI le ayudan a planificar sus gastos y a tenerlos controlados en todo momento. Así podrá comparar los costes previstos con los reales e identificar las desviaciones. Con un sistema BI también es posible un desglose detallado de los costes.
• Gestión de riesgos: el análisis de datos también puede ayudar a identificar riesgos y tomar medidas contra ellos. Pueden ser, por ejemplo, riesgos de precio y cumplimiento o riesgos geográficos.
• Gestión de contratos: las negociaciones contractuales deben basarse siempre en datos sólidos. El software de BI le ayuda proporcionándole todos los datos necesarios de un vistazo, por ejemplo, previsiones de demanda, comparaciones de precios o riesgos. Al mismo tiempo, el sistema permite ver y analizar los datos de los contratos en una única plataforma.
• Calificaciones de proveedores: Con un modelo de puntuación, puede evaluar a los proveedores y tener en cuenta distintos aspectos, como el cumplimiento de los plazos de entrega, la calidad de los bienes, los servicios y los costes, y presentarlo de forma visualmente atractiva. De este modo, podrá comparar distintos proveedores para encontrar el que mejor se adapte a sus necesidades. También le permite identificar las oportunidades y los riesgos de los respectivos proveedores, de modo que pueda abordar los problemas que surjan en una fase temprana y negociar buenas condiciones.
• Gestión de la demanda e inventario: un sistema de BI también le ayuda a analizar la demanda histórica de material y, por tanto, a hacer predicciones sobre la evolución futura de la demanda. De este modo, puede garantizar que la cantidad adecuada de mercancías esté disponible para la producción en todo momento, al tiempo que mantiene su almacén optimizado. Además, los picos de demanda recurrentes pueden identificarse mediante análisis, de modo que esté preparado para ellos en el futuro. Además, los sistemas de BI permiten dar una respuesta rápida y flexible a los picos inesperados de demanda, por ejemplo con un sistema de alarma y alerta temprana. El análisis de necesidades también le ayuda en las negociaciones de precios y contratos con sus proveedores, por lo que puede aprovechar las oportunidades de ahorro que se le presenten.
• Distribución: una solución de BI también puede ayudarle a realizar un seguimiento del movimiento de mercancías dentro de su empresa o desde los proveedores. No se trata sólo de trasladar mercancías de un lugar a otro, sino también de detalles como el embalaje adecuado, la cantidad, el almacenamiento y la logística. La supervisión en tiempo real a través de un sistema BI le ayuda a controlar el estado en cualquier momento. Al mismo tiempo, el BI le ayuda a reducir los costes de entrega, como los gastos de combustible, y a identificar posibles riesgos.

Ventajas del BI en las compras

• Se pueden analizar los procesos de compra y hacerlos más eficaces y transparentes.
• Se descubren posibles ahorros, por ejemplo, en costes de proceso y adquisición.
• Planificación precisa de la demanda con previsiones de la demanda
• Los picos críticos de demanda pueden identificarse rápidamente
• Informes automáticos
• Selección de los proveedores óptimos
• Apoyo durante las negociaciones de contratos o precios

Conclusión

Las empresas modernas pueden optimizar sus compras en una amplia gama de áreas con un sistema de BI. De este modo, no sólo podrá negociar mejores condiciones con los proveedores, sino también mejorar los procesos, prever las necesidades y aprovechar los ahorros potenciales.

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