Inteligencia en compras

Cómo optimizar tus compras gracias a la inteligencia empresarial

¿Qué es la inteligencia de aprovisionamiento?

Los compradores son los encargados de garantizar que los productos adecuados, con la calidad adecuada, estén disponibles en el momento adecuado. Para ello, hay que analizar las necesidades de material y las mercancías, además de evaluar a los proveedores. Además, los precios de las mercancías deben ser lo más bajos posible para mantener los costes a raya.
El departamento de compras se encuentra en una encrucijada: por un lado, los productos deben estar disponibles cuando se necesitan en la empresa para evitar retrasos en la producción. Esto significa que hay que poder cubrir en todo momento una demanda que cambia constantemente. Por otro lado, tampoco conviene comprar demasiadas mercancías que ocupen espacio en el almacén y inmovilicen capital importante. Al mismo tiempo, para negociar los precios con los proveedores es importante disponer de cifras de compra y previsiones lo más precisas posible. Mantener todo esto bajo control a la vez y encontrar una solución óptima supone un gran reto. Por eso, un control eficiente de las compras es fundamental para el éxito de la empresa.
La inteligencia de compras, la inteligencia de aprovisionamiento o la inteligencia de la cadena de suministro te ayudan, gracias al análisis de datos, no solo a mantener una visión general, sino también a encontrar las soluciones óptimas en todo momento. Así, la inteligencia de compras te ayuda a organizar las actividades de compra tradicionales de forma más eficiente, facilita el análisis de gastos y las previsiones de demanda, y te echa una mano con las relaciones con los proveedores y las negociaciones de precios. Así pues, la inteligencia de compras visualiza, analiza y supervisa todos los datos, procesos e indicadores clave del ámbito de las compras. De este modo, obtienes una visión general transparente de los precios, la evolución y las tendencias, la estructura de cantidades, el volumen de compras, los procesos y los proveedores.

El BI en compras ayuda en estas áreas:

• Acceso a los datos: En muchas empresas, los datos están repartidos en distintos sistemas o, por ejemplo, en hojas de cálculo de Excel. Sin embargo, sin una visión global, resulta difícil realizar análisis de datos significativos. Un software de BI te permite reunir todos esos datos dispersos en un solo lugar y analizarlos así. De esta forma, tendrás siempre a la vista toda la información importante, como, por ejemplo, unidades de facturación, desviaciones de precios, datos de proveedores y compradores, precios de referencia o información fiscal. Además, puedes generar informes automáticos y configurar indicadores de alerta temprana.
• Procesos: Con un software de BI puedes analizar en detalle tus procesos de compras e identificar oportunidades de optimización. Al mismo tiempo, gracias a la claridad de los datos y a la rapidez de los análisis, puedes agilizar los procesos y la toma de decisiones.
• Planificación de costes, desviaciones entre lo previsto y lo real, control de gastos: los paneles de BI te ayudan a planificar tus gastos y a tenerlos siempre bajo control. Así podrás comparar los costes previstos con los reales e identificar las desviaciones. Además, con un sistema de BI también puedes obtener un desglose detallado de los costes.
• Gestión de riesgos: El análisis de datos también puede ayudar a detectar riesgos y a tomar medidas para hacerles frente. Puede tratarse, por ejemplo, de riesgos relacionados con los precios y el cumplimiento normativo, o incluso de riesgos geográficos.
• Gestión de contratos: Las negociaciones de contratos siempre deberían basarse en datos fiables. Un software de BI te ayuda con esto, ya que te ofrece todos los datos necesarios de un solo vistazo, como previsiones de demanda, comparativas de precios o riesgos. Al mismo tiempo, el sistema te permite tener una visión general y analizar los datos de los contratos en una única plataforma.
• Evaluaciones de proveedores: con un modelo de puntuación, puedes evaluar a los proveedores y tener en cuenta diferentes aspectos, como el cumplimiento de los plazos, la calidad de los productos, los servicios y los costes, además de presentarlo de forma visualmente atractiva. De esta forma, podrás comparar a distintos proveedores para encontrar los que mejor se adapten a tus necesidades. Además, así podrás identificar las oportunidades y los riesgos de cada proveedor, lo que te permitirá abordar a tiempo los problemas que surjan y negociar buenas condiciones.
• Gestión de la demanda y inventario: un sistema de BI también te ayuda a analizar las necesidades históricas de material y, así, hacer previsiones sobre la evolución futura de la demanda. De esta forma, puedes asegurarte de que siempre haya la cantidad adecuada de mercancía para la producción, pero al mismo tiempo mantener tu almacén optimizado. Además, los análisis permiten detectar picos de demanda recurrentes, para que estés preparado ante ellos en el futuro. Además, los sistemas de BI te permiten, por ejemplo, mediante un sistema de alarmas y alertas tempranas, reaccionar de forma rápida y flexible ante picos de demanda inesperados. El análisis de la demanda también te ayuda en las negociaciones de precios y contratos con tus proveedores, para que puedas aprovechar las oportunidades de ahorro.
• Distribución: una solución de BI también puede ayudarte a tener una visión general del movimiento de mercancías dentro de tu empresa o de los proveedores. No se trata solo de llevar las mercancías de un lugar a otro, sino también de detalles como el embalaje adecuado, la cantidad, el almacenamiento y la logística. La supervisión en tiempo real mediante un sistema de BI te ayuda a controlar el estado en todo momento. Al mismo tiempo, el BI te ayuda a reducir los costes de entrega, como los gastos de combustible, y a detectar posibles riesgos.

Ventajas de la BI en compras

• Los procesos de compras se pueden analizar y, así, diseñarlos de forma más eficiente y transparente
• Se identifican oportunidades de ahorro, por ejemplo, en los costes de los procesos y de aprovisionamiento
• Planificación precisa de las necesidades con previsiones de demanda
• Se pueden detectar rápidamente los picos críticos de demanda
• Informes automáticos
• Selección de los proveedores óptimos
• Apoyo en las negociaciones de contratos o precios

Conclusión

Las empresas modernas pueden optimizar su gestión de compras en distintos ámbitos gracias a un sistema de BI. Así, no solo pueden negociar mejores condiciones con los proveedores, sino también mejorar los procesos, prever las necesidades y aprovechar las oportunidades de ahorro.

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