Intelligence d'approvisionnement

Comment optimiser vos achats grâce à la Business Intelligence

Qu’est-ce que l’Intelligence des Achats ?

Les acheteurs ont pour mission de fournir les bons produits, de la qualité requise et au moment opportun. Pour ce faire, ils doivent analyser les besoins en matériaux et les marchandises, et procéder à l'évaluation des fournisseurs. En outre, les prix des marchandises doivent être aussi bas que possible afin de limiter les coûts.
Le service des achats se trouve ici pris entre deux feux : d’une part, les marchandises doivent être disponibles au moment où l’entreprise en a besoin, afin d’éviter tout retard de production. Cela signifie qu’il faut pouvoir répondre à tout moment à une demande en constante évolution. D’autre part, il ne faut pas non plus acheter trop de marchandises, qui encombreraient l’entrepôt et immobiliseraient des capitaux importants. Parallèlement, il est essentiel de disposer de chiffres d’achat et de prévisions aussi précis que possible pour les négociations de prix avec les fournisseurs. Gérer tous ces aspects simultanément et trouver une solution optimale constitue un défi de taille. Un contrôle efficace des achats est donc essentiel à la réussite de l’entreprise.
La « Procurement Intelligence », la « Purchasing Intelligence » ou la « Supply Chain Intelligence » vous aide, grâce à l'analyse des données, non seulement à garder une vue d'ensemble, mais aussi à trouver à tout moment les solutions optimales. Ainsi, la Procurement Intelligence vous aide à optimiser l’efficacité de vos activités d’achat traditionnelles, facilite l’analyse des dépenses ainsi que les prévisions de la demande, et vous apporte son soutien dans la gestion des relations avec les fournisseurs et les négociations tarifaires. La « Procurement Intelligence » visualise, analyse et surveille ainsi toutes les données, tous les processus et tous les indicateurs clés relatifs à l’approvisionnement. Vous bénéficiez ainsi d’une vue d’ensemble transparente des prix, des évolutions et des tendances, de la répartition des quantités, des volumes d’achat, des processus ainsi que des fournisseurs.

L’Intelligence des Achats aide dans ces domaines :

• Accès aux données : dans de nombreuses entreprises, les données sont dispersées dans différents systèmes ou, par exemple, dans des feuilles de calcul Excel. Or, sans une vue d’ensemble, il est difficile de réaliser des analyses de données pertinentes. Un logiciel de BI vous permet de regrouper ces données dispersées en un seul et même endroit et de les analyser ainsi. Vous disposez ainsi à tout moment d’une vue d’ensemble de toutes les informations importantes, telles que les unités de facturation, les écarts de prix, les informations sur les fournisseurs et les acheteurs, les prix de référence ou les informations fiscales. De plus, il est possible de générer des rapports automatiques et de configurer des indicateurs d’alerte précoce.
• Processus : grâce à un logiciel de BI, vous pouvez analyser en détail vos processus d’achat et identifier les possibilités d’optimisation. Parallèlement, la clarté des données et la rapidité des analyses vous permettent d’accélérer les processus et la prise de décision.
• Planification des coûts, écarts entre les prévisions et les chiffres réels, contrôle des dépenses : les tableaux de bord BI vous aident à planifier vos dépenses et à les suivre à tout moment. Vous pouvez ainsi comparer les coûts prévus aux coûts réels et identifier les écarts. Un système BI permet également d’obtenir une ventilation détaillée des coûts.
• Gestion des risques : l'analyse des données peut également aider à identifier les risques et à prendre des mesures pour y remédier. Il peut s'agir, par exemple, de risques liés aux prix et à la conformité, ou encore de risques géographiques.
• Gestion des contrats : les négociations contractuelles doivent toujours s'appuyer sur des données fiables. Un logiciel de BI vous aide dans cette démarche en vous fournissant, en un coup d'œil, toutes les données nécessaires, telles que les prévisions de la demande, les comparaisons de prix ou les risques. Parallèlement, le système vous permet de visualiser et d'analyser les données contractuelles au sein d'une plateforme unique.
• Évaluations des fournisseurs : grâce à un modèle de notation, vous pouvez évaluer vos fournisseurs et prendre en compte différents aspects, tels que le respect des délais, la qualité des produits, les prestations de service et les coûts, tout en présentant ces informations de manière visuellement attrayante. Vous pouvez ainsi comparer différents fournisseurs afin d’identifier ceux qui répondent le mieux à vos besoins. Cela vous permet également d’identifier les opportunités et les risques liés à chaque fournisseur, ce qui vous donne les moyens de traiter les problèmes dès leur apparition et de négocier des conditions avantageuses.
• Gestion de la demande et stocks : un système de BI vous aide également à analyser l'historique des besoins en matériaux et ainsi à établir des prévisions quant à l'évolution future de la demande. Vous pouvez ainsi vous assurer que la quantité adéquate de marchandises est disponible à tout moment pour la production, tout en maintenant un niveau de stock optimisé. De plus, les pics de demande récurrents peuvent être identifiés grâce à ces analyses, ce qui vous permet d’y être préparé à l’avenir. Par ailleurs, les systèmes de BI permettent, par exemple grâce à un système d’alerte et d’alerte précoce, de réagir rapidement et avec souplesse aux pics de demande imprévus. L’analyse de la demande vous aide également lors des négociations de prix et de contrats avec vos fournisseurs, ce qui vous permet de tirer parti des possibilités d’économies.
• Distribution : une solution BI peut également vous aider à suivre les flux de marchandises au sein de votre entreprise ou chez vos fournisseurs. Il ne s’agit pas seulement d’acheminer les marchandises d’un endroit à un autre, mais aussi de prendre en compte des détails tels que l’emballage approprié, la quantité, le stockage et la logistique. Un suivi en temps réel via un système de BI vous permet de surveiller l’état d’avancement à tout moment. Parallèlement, la BI vous aide à réduire les coûts de livraison, tels que les dépenses en carburant, et à identifier les risques potentiels.

Avantages de la BI dans le domaine des achats

• Les processus d’approvisionnement peuvent être analysés et ainsi rendus plus efficaces et plus transparents
• Les potentiels d’économies sont mis en évidence, par exemple au niveau des coûts de processus et d’approvisionnement
• Planification précise des besoins grâce à des prévisions de demande
• Les pics critiques de la demande peuvent être rapidement identifiés
• Rapports automatiques
• Sélection des fournisseurs optimaux
• Assistance lors des négociations contractuelles ou tarifaires

Conclusion

Les entreprises modernes peuvent optimiser leurs achats dans divers domaines grâce à un système de BI. Cela leur permet non seulement de négocier de meilleures conditions avec leurs fournisseurs, mais aussi d’améliorer leurs processus, de prévoir leurs besoins et d’exploiter les potentiels d’économies.

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