Projektinhallinnan ABC: P kuten PERT – ohjelman arviointi- ja arviointitekniikka (Programme Evaluation and Review Technique).

PERT in focus: strategioita realistiseen aikataulusuunnitteluun

Mikä on PERT?

Ohjelman arviointi- ja tarkistustekniikka (Program Evaluation and Review Technique, PERT) kehitettiin 1950-luvulla Yhdysvaltain laivastossa Polaris-ohjelman hallintaa varten – ballististen ohjusten puolustusjärjestelmän kehittämistä varten.
Tavoitteena oli luoda työkalu, joka ottaisi huomioon aikataulutukseen liittyvät epävarmuustekijät ja tarjoaisi silti realistisen perustan hankkeen hallinnalle. PERT on pohjimmiltaan verkkopohjainen suunnittelumenetelmä, jossa hankkeen toiminnot kuvataan suhteessa toisiinsa ja jossa otetaan huomioon kunkin toiminnon arvioidut kestot. Toisin kuin perinteisetGantt-kaaviot, joissa esitetään lineaarinen järjestys, PERT keskittyy loogisiin suhteisiin ja näyttää projektin kriittisen polun. Kriittinen polku on olennainen, koska se määrittää hankkeen vähimmäiskeston.

Die Grundlagen von PERT

PERT basiert auf der Annahme, dass die Dauer einzelner Projektaktivitäten nicht genau bekannt ist und daher als Wahrscheinlichkeitsverteilung angegeben wird. Dabei kommen drei Zeitabschätzungen ins Spiel:

1. Optimistische Zeit („a“): Die kürzeste Dauer, die unter idealen Bedingungen möglich ist.
2. Pessimistische Zeit („b“): Die längste Dauer, die bei ungünstigen Bedingungen eintreten kann.
3. Wahrscheinlichste Zeit („m“): Die realistischste Schätzung unter normalen Bedingungen.

Aus diesen drei Werten wird die erwartete Zeit („te“) für jede Aktivität berechnet, indem die folgende Formel angewandt wird:

te = (a + 4m + b) / 6

Dieses gewichtete Mittel berücksichtigt, dass die wahrscheinlichste Zeit (m) eine grössere Gewichtung hat als die beiden Extremwerte (a und b).

PERT-kaavion luominen

PERT-kaavio luodaan useassa vaiheessa:

1. Tunnista tehtävät: Kaikki tarvittavat toiminnot määritellään ja jaetaan niiden yksittäisiin osiin.
   Esimerkki: Ryhmä suunnittelee konferenssin järjestämistä. Tärkeimpiin tehtäviin kuuluvat: Konferenssipaikan valinta, osallistujien kutsuminen, materiaalien valmistelu ja kenraaliharjoituksen järjestäminen.
2. Määrittele sekvenssit: Määritetään toimintojen looginen järjestys ja riippuvuudet. Tällöin selvitetään, mitkä tehtävät ovat toisistaan riippuvaisia ja mitkä voidaan suorittaa rinnakkain.
   Esimerkki: Tapahtumapaikka on määriteltävä ennen osallistujien kutsumista ja materiaalien valmistelua. Pukuharjoitus pidetään materiaalien valmistelun jälkeen, ja kaikki muut tehtävät on saatava valmiiksi ennen konferenssia.
3. Tee aika-arviot: Kullekin toiminnolle määritetään kolme aika-arviota (a, m, b) ja odotettu kesto (te).
   Esimerkki:
   

   Tehtävä	a (optimistinen)	m (todennäköinen)	b (pessimistinen)	te (odotettu)
   Valitse paikka	2 päivää	4 päivää	6 päivää	4 päivää
   Lähetä kutsu	1 päivä	2 päivää	3 päivää	2 päivää
   Valmistele materiaalit	3 päivää	5 päivää	7 päivää	5 päivää
   Suorita kenraaliharjoitus	1 päivä	2 päivää	3 päivää	2 päivää

4. Luo verkkokaavio: Toiminnot esitetään graafisesti verkon muodossa. Solmut kuvaavat tapahtumia (virstanpylväitä), ja nuolet symboloivat toimintoja ja riippuvuuksia. Katkoviivoitetut nuolet tarkoittavat usein riippuvuutta ilman resursseja eli ilman, että toiminto on suoritettava.
   Esimerkki: Verkkokaavio osoittaa tehtävien järjestyksen ja riippuvuudet.
5. Määritä kriittinen polku: Kriittinen polku määritetään laskemalla polut, joiden kokonaiskesto on pisin. Tämä polku on ratkaisevan tärkeä, sillä näiden toimintojen viivästyminen viivästyttää koko hanketta.
   Esimerkki: Kriittinen polku tässä tapauksessa on: Paikan valinta → Materiaalien valmistelu → Pukuharjoitus → Konferenssi. Projektin odotettu vähimmäiskesto on siis 11 päivää.

Vorteile der PERT-Methode

Die Anwendung von PERT bietet zahlreiche Vorteile:

• Realistische Zeitplanung: Durch die Berücksichtigung von Unsicherheiten in der Planung liefert PERT realistischere Zeitprognosen als traditionelle Methoden.
• Fokus auf kritische Aktivitäten: Der kritische Pfad zeigt deutlich auf, welche Aufgaben besondere Aufmerksamkeit erfordern, um Projektverzögerungen zu vermeiden.
• Flexibilität: Die Methode eignet sich hervorragend für Projekte mit hoher Unsicherheit oder vielen unbekannten Variablen, da sie verschiedene Szenarien berücksichtigt.
• Transparenz: Durch die visuelle Darstellung der Projektstruktur können alle Stakeholder leicht erkennen, welche Aufgaben voneinander abhängen und wie sich Änderungen auswirken.
• Frühzeitige Problemidentifikation: Potenzielle Engpässe oder Verzögerungen lassen sich frühzeitig erkennen, sodass Gegenmassnahmen eingeleitet werden können.

Herausforderungen und Grenzen von PERT

Trotz seiner Stärken hat PERT auch einige Schwächen, die Projektleitende beachten sollten:

• Aufwändige Erstellung: Die detaillierte Erfassung von Aktivitäten und Zeitschätzungen erfordert einen hohen Planungsaufwand, insbesondere bei grossen und komplexen Projekten.
• Subjektivität: Die Genauigkeit der Zeitschätzungen hängt von der Erfahrung und dem Urteilsvermögen der beteiligten Personen ab.
• Ungeeignet für einfache Projekte: Bei kleinen oder wenig komplexen Projekten kann der Nutzen von PERT den Aufwand nicht rechtfertigen.
• Keine Kostenberücksichtigung: PERT konzentriert sich ausschliesslich auf die Zeitplanung und bezieht keine finanziellen Aspekte ein. Für eine umfassendere Projektplanung sollte es daher mit anderen Methoden wie der Kostenwertanalyse kombiniert werden.

Yhteenveto

Ohjelman arviointi- ja tarkistustekniikka (PERT) on arvokas väline projektinhallinnassa, erityisesti monimutkaisissa hankkeissa, joiden aika-arviot ovat epävarmoja. Se tarjoaa jäsennellyn lähestymistavan hankkeiden suunnitteluun ja valvontaan ja auttaa tunnistamaan ja minimoimaan riskit varhaisessa vaiheessa. Menetelmä edellyttää kuitenkin samalla suurta suunnittelutyötä ja perusteltuja aika-arvioita. Yhdistämällä PERTin muihin menetelmiin projektipäälliköt voivat kuitenkin varmistaa kokonaisvaltaisen suunnittelun ja johtaa hankkeita tehokkaammin menestykseen.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa?
Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!