Projektinhallinnan ABC: P kuten PERT – ohjelman arviointi- ja arviointitekniikka (Programme Evaluation and Review Technique).

PERT in focus: strategioita realistiseen aikataulusuunnitteluun

Mikä on PERT?

Ohjelman arviointi- ja tarkistustekniikka (Program Evaluation and Review Technique, PERT) kehitettiin 1950-luvulla Yhdysvaltain laivastossa Polaris-ohjelman hallintaa varten – ballististen ohjusten puolustusjärjestelmän kehittämistä varten.
Tavoitteena oli luoda työkalu, joka ottaisi huomioon aikataulutukseen liittyvät epävarmuustekijät ja tarjoaisi silti realistisen perustan hankkeen hallinnalle. PERT on pohjimmiltaan verkkopohjainen suunnittelumenetelmä, jossa hankkeen toiminnot kuvataan suhteessa toisiinsa ja jossa otetaan huomioon kunkin toiminnon arvioidut kestot. Toisin kuin perinteisetGantt-kaaviot, joissa esitetään lineaarinen järjestys, PERT keskittyy loogisiin suhteisiin ja näyttää projektin kriittisen polun. Kriittinen polku on olennainen, koska se määrittää hankkeen vähimmäiskeston.

PERTin perusteet

PERT perustuu oletukseen, että yksittäisten projektitoimintojen kestoa ei tunneta tarkasti, ja siksi se määritetään todennäköisyysjakaumana. Tässä yhteydessä käytetään kolmea aika-arviota:

1. Optimistinen aika (”a”): Lyhin mahdollinen kesto ihanteellisissa olosuhteissa.
2. Pessimistinen aika (”b”): Pisin kesto, joka voi toteutua epäsuotuisissa olosuhteissa.
3. Todennäköisin aika (”m”): Realistisin arvio normaaliolosuhteissa.

Kunkin toiminnon odotettu aika (”te”) lasketaan näistä kolmesta arvosta seuraavan kaavan avulla:

te = (a + 4m + b) / 6

Tässä painotetussa keskiarvossa otetaan huomioon, että todennäköisimmällä ajalla (m) on suurempi painoarvo kuin kahdella ääriarvolla (a ja b).

PERT-kaavion luominen

PERT-kaavio luodaan useassa vaiheessa:

1. Tunnista tehtävät: Kaikki tarvittavat toiminnot määritellään ja jaetaan niiden yksittäisiin osiin.
   Esimerkki: Ryhmä suunnittelee konferenssin järjestämistä. Tärkeimpiin tehtäviin kuuluvat: Konferenssipaikan valinta, osallistujien kutsuminen, materiaalien valmistelu ja kenraaliharjoituksen järjestäminen.
2. Määrittele sekvenssit: Määritetään toimintojen looginen järjestys ja riippuvuudet. Tällöin selvitetään, mitkä tehtävät ovat toisistaan riippuvaisia ja mitkä voidaan suorittaa rinnakkain.
   Esimerkki: Tapahtumapaikka on määriteltävä ennen osallistujien kutsumista ja materiaalien valmistelua. Pukuharjoitus pidetään materiaalien valmistelun jälkeen, ja kaikki muut tehtävät on saatava valmiiksi ennen konferenssia.
3. Tee aika-arviot: Kullekin toiminnolle määritetään kolme aika-arviota (a, m, b) ja odotettu kesto (te).
   Esimerkki:
   

   Tehtävä	a (optimistinen)	m (todennäköinen)	b (pessimistinen)	te (odotettu)
   Valitse paikka	2 päivää	4 päivää	6 päivää	4 päivää
   Lähetä kutsu	1 päivä	2 päivää	3 päivää	2 päivää
   Valmistele materiaalit	3 päivää	5 päivää	7 päivää	5 päivää
   Suorita kenraaliharjoitus	1 päivä	2 päivää	3 päivää	2 päivää

4. Luo verkkokaavio: Toiminnot esitetään graafisesti verkon muodossa. Solmut kuvaavat tapahtumia (virstanpylväitä), ja nuolet symboloivat toimintoja ja riippuvuuksia. Katkoviivoitetut nuolet tarkoittavat usein riippuvuutta ilman resursseja eli ilman, että toiminto on suoritettava.
   Esimerkki: Verkkokaavio osoittaa tehtävien järjestyksen ja riippuvuudet.
5. Määritä kriittinen polku: Kriittinen polku määritetään laskemalla polut, joiden kokonaiskesto on pisin. Tämä polku on ratkaisevan tärkeä, sillä näiden toimintojen viivästyminen viivästyttää koko hanketta.
   Esimerkki: Kriittinen polku tässä tapauksessa on: Paikan valinta → Materiaalien valmistelu → Pukuharjoitus → Konferenssi. Projektin odotettu vähimmäiskesto on siis 11 päivää.

PERT-menetelmän edut

PERT-menetelmän käyttö tarjoaa lukuisia etuja:

• Realistinen aikataulusuunnittelu: Koska PERT ottaa epävarmuustekijät huomioon suunnittelussa, se tuottaa realistisempia aikaennusteita kuin perinteiset menetelmät.
• Keskity kriittisiin toimintoihin: Kriittinen polku osoittaa selvästi, mitkä tehtävät vaativat erityistä huomiota, jotta vältetään projektin viivästyminen.
• Joustavuus: Menetelmä soveltuu erinomaisesti hankkeisiin, joihin liittyy paljon epävarmuutta tai monia tuntemattomia muuttujia, koska siinä otetaan huomioon erilaisia skenaarioita.
• Läpinäkyvyys: Projektirakenteen visualisoinnin avulla kaikki sidosryhmät näkevät helposti, mitkä tehtävät ovat riippuvaisia toisistaan ja miten muutokset vaikuttavat niihin.
• Ongelmien varhainen tunnistaminen: Mahdolliset pullonkaulat tai viivästykset voidaan tunnistaa varhaisessa vaiheessa, jolloin voidaan aloittaa vastatoimet.

PERTin haasteet ja rajoitukset

Vahvuuksistaan huolimatta PERT:llä on myös joitakin heikkouksia, jotka projektipäälliköiden olisi hyvä tiedostaa:

• Aikaa vievä luominen: Toimintojen ja aika-arvioiden yksityiskohtainen kirjaaminen vaatii paljon suunnittelutyötä, erityisesti suurissa ja monimutkaisissa hankkeissa.
• Subjektiivisuus: Aika-arvioiden tarkkuus riippuu asianomaisten henkilöiden kokemuksesta ja arvostelukyvystä.
• Ei sovellu yksinkertaisiin projekteihin: PERTin hyödyt eivät ehkä oikeuta kustannuksia pienissä tai vähemmän monimutkaisissa hankkeissa.
• Kustannuksia ei oteta huomioon: PERT keskittyy yksinomaan ajalliseen suunnitteluun eikä ota huomioon taloudellisia näkökohtia. Kattavampaa hankesuunnittelua varten se olisi sen vuoksi yhdistettävä muihin menetelmiin, kuten kustannusarvoanalyysiin.

Yhteenveto

Ohjelman arviointi- ja tarkistustekniikka (PERT) on arvokas väline projektinhallinnassa, erityisesti monimutkaisissa hankkeissa, joiden aika-arviot ovat epävarmoja. Se tarjoaa jäsennellyn lähestymistavan hankkeiden suunnitteluun ja valvontaan ja auttaa tunnistamaan ja minimoimaan riskit varhaisessa vaiheessa. Menetelmä edellyttää kuitenkin samalla suurta suunnittelutyötä ja perusteltuja aika-arvioita. Yhdistämällä PERTin muihin menetelmiin projektipäälliköt voivat kuitenkin varmistaa kokonaisvaltaisen suunnittelun ja johtaa hankkeita tehokkaammin menestykseen.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa?
Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!