Projektinhallinnan ABC: P kuin PERT – Program Evaluation and Review Technique

PERT tarkemmin tarkasteltuna: strategiat realistisen aikataulutuksen laatimiseksi

Mikä on PERT?

Program Evaluation and Review Technique (PERT) kehitettiin 1950-luvulla Yhdysvaltain laivastossa Polaris-ohjelman – ballististen ohjusten torjuntajärjestelmän kehittämisen – hallinnoimiseksi. Tavoitteena oli luoda työkalu, joka ottaa huomioon aikataulutuksen epävarmuustekijät ja tarjoaa silti realistisen perustan projektinhallinnalle.
PERT on pohjimmiltaan verkostopohjainen suunnittelumenetelmä, joka esittää projektin toiminnot niiden keskinäisten riippuvuussuhteiden mukaisesti ja ottaa huomioon kunkin toiminnon arvioidun keston. Toisin kuin perinteiset Gantt-kaaviot, jotka ovat lineaarisia sarjoja, PERT keskittyy loogisiin yhteyksiin ja osoittaa kriittinen polku projektin kriittinen polku. Tämä kriittinen polku on olennaisen tärkeä, sillä se määrittää projektin vähimmäiskeston.

PERTin perusteet

PERT perustuu oletukseen, että yksittäisten projektitoimintojen kestoa ei tunneta tarkasti, ja siksi se määritetään todennäköisyysjakaumana. Tässä yhteydessä käytetään kolmea aika-arviota:

1. Optimistinen aika („a“): Lyhin kesto, joka on mahdollinen ihanteellisissa olosuhteissa.
2. Pessimistinen aika („b“): Pisin kesto, joka voi toteutua epäsuotuisissa olosuhteissa.
3. Todennäköisin aika („m“): Realistisin arvio normaaleissa olosuhteissa.

Kunkin toiminnon odotettu aika ("te") lasketaan näistä kolmesta arvosta seuraavan kaavan avulla:

te = (a + 4m + b) / 6

Tässä painotetussa keskiarvossa otetaan huomioon, että todennäköisimmällä ajalla (m) on suurempi painoarvo kuin kahdella ääriarvolla (a ja b).

PERT-kaavion luominen

PERT-kaavio luodaan useassa vaiheessa:

1. Tehtävien tunnistaminen: Kaikki tarvittavat toimet määritellään ja jaotellaan osiin.
   Esimerkki: Tiimi suunnittelee konferenssin järjestämistä. Tärkeimmät tehtävät ovat: tapahtumapaikan valinta, osallistujien kutsuminen, materiaalien valmistelu ja kenraaliharjoituksen järjestäminen.
2. Järjestyksen määrittäminen: Toimintojen looginen järjestys ja keskinäiset riippuvuudet määritetään. Tällöin selvitetään, mitkä tehtävät ovat toisistaan riippuvaisia ja mitkä voidaan suorittaa rinnakkain.
   Esimerkki: Tapahtumapaikka on määritettävä ennen osallistujien kutsumista ja materiaalien valmistelua. Yleiskoe pidetään materiaalien valmistelun jälkeen, ja ennen konferenssia kaikkien muiden tehtävien on oltava valmiina.
3. Tee aika-arviot: Kullekin toiminnolle määritetään kolme aika-arviota (a, m, b) ja odotettu kesto (te).
   Esimerkki:
   

   Tehtävä	a (optimistinen)	m (todennäköinen)	b (pessimistinen)	te (odotettu)
   Valitse tapahtumapaikka	2 päivää	4 päivää	6 päivää	4 päivää
   Kutsun lähettäminen	1 päivä	2 päivää	3 päivää	2 päivää
   Materiaalien valmistelu	3 päivää	5 päivää	7 päivää	5 päivää
   Suorita kenraaliharjoitus	1 päivä	2 päivää	3 päivää	2 päivää

4. Verkostokaavion luominen: Toiminnot esitetään graafisesti verkostona. Solmut edustavat tapahtumia (välitavoitteita), kun taas nuolet symboloivat toimintoja ja riippuvuussuhteita. Katkoviivat nuolet merkitsevät usein riippuvuutta ilman resursseja, eli ilman että toimintaa tarvitsee suorittaa.
   Esimerkki: Verkostokaavio näyttää tehtävien järjestyksen ja riippuvuudet.
5. Kriittisen polun määrittäminen: Kriittinen polku tunnistetaan laskemalla polut, joiden kokonaiskesto on pisin. Tämä polku on ratkaiseva, sillä viivästykset näissä toiminnoissa viivästyttävät koko projektia.
   Esimerkki: Tässä tapauksessa kriittinen polku on: Tapahtumapaikan valinta → Materiaalien valmistelu → Yleisharjoitus → Konferenssi. Projektin odotettu vähimmäiskesto on siten 11 päivää.

PERT-menetelmän edut

PERT-menetelmän käyttö tarjoaa lukuisia etuja:

• Realistinen aikataulutus: Koska PERT-menetelmässä otetaan huomioon suunnittelun epävarmuustekijät, se tuottaa realistisempia aikatauluennusteita kuin perinteiset menetelmät.
• Kriittisten toimintojen painottaminen: Kriittinen polku osoittaa selvästi, mihin tehtäviin on kiinnitettävä erityistä huomiota projektin viivästymisten välttämiseksi.
• Joustavuus: Menetelmä sopii erinomaisesti projekteihin, joissa on paljon epävarmuutta tai tuntemattomia muuttujia, koska se ottaa huomioon erilaiset skenaariot.
• Läpinäkyvyys: Projektirakenteen visuaalisen esityksen ansiosta kaikki sidosryhmät voivat helposti tunnistaa, mitkä tehtävät ovat toisistaan riippuvaisia ja miten muutokset vaikuttavat niihin.
• Ongelmien varhainen tunnistaminen: Mahdolliset pullonkaulat tai viivästykset voidaan tunnistaa varhaisessa vaiheessa, jolloin korjaavat toimenpiteet voidaan käynnistää.

PERTin haasteet ja rajoitukset

Vahvuuksistaan huolimatta PERT:llä on myös joitakin heikkouksia, jotka projektipäälliköiden olisi hyvä tiedostaa:

• Työläs laatiminen: Toimintojen ja arvioitujen aikojen yksityiskohtainen kirjaaminen vaatii paljon suunnittelutyötä, erityisesti suurissa ja monimutkaisissa projekteissa.
• Subjektiivisuus: Aika-arvioiden tarkkuus riippuu mukana olevien henkilöiden kokemuksesta ja arviointikyvystä.
• Ei sovellu yksinkertaisiin projekteihin: Pienissä tai vähemmän monimutkaisissa projekteissa PERT-menetelmän hyödyt eivät riitä perustelemaan siihen kuluvaa työmäärää.
• Kustannuksia ei oteta huomioon: PERT keskittyy yksinomaan aikataulutukseen eikä ota huomioon taloudellisia näkökohtia. Kattavampaa projektisuunnittelua varten se tulisi siksi yhdistää muihin menetelmiin, kuten kustannus-hyötyanalyysiin.

Yhteenveto

Program Evaluation and Review Technique (PERT) on arvokas työkalu projektinhallinnassa, erityisesti monimutkaisissa projekteissa, joissa aikatauluarvioinnit ovat epävarmoja. Se tarjoaa jäsennellyn lähestymistavan projektien suunnitteluun ja ohjaukseen sekä auttaa tunnistamaan ja minimoimaan riskit varhaisessa vaiheessa. Samalla menetelmä vaatii kuitenkin paljon suunnittelutyötä ja perusteltuja aikatauluarvioita. Yhdistämällä PERT-menetelmän muihin menetelmiin projektipäälliköt voivat kuitenkin varmistaa kokonaisvaltaisen suunnittelun ja viedä projektit tehokkaammin menestykseen.

Lue lisää myPARM-projektin ja -salkunhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!