ABC della gestione dei progetti: P come PERT – Tecnica di valutazione e revisione del programma

PERT in primo piano: strategie per una pianificazione realistica del tempo

Che cos’è il PERT?

La Program Evaluation and Review Technique (PERT) è stata sviluppata negli anni ’50 dalla Marina degli Stati Uniti per gestire il programma Polaris, lo sviluppo di un sistema di difesa contro i missili balistici.
L’obiettivo era quello di creare uno strumento che tenesse conto delle incertezze nella programmazione e che fornisse comunque una base realistica per il controllo del progetto. Il PERT è un metodo di pianificazione basato su una rete che rappresenta le attività del progetto in relazione tra loro e tiene conto della durata stimata di ciascuna attività. A differenza dei tradizionalidiagrammi di Gantt, che mostrano sequenze lineari, il PERT si concentra sulle relazioni logiche e mostra il percorso critico di un progetto. Questo percorso critico è fondamentale perché determina la durata minima del progetto.

Le basi del PERT

Il PERT si basa sul presupposto che la durata delle singole attività del progetto non è nota con precisione e viene quindi specificata come una distribuzione di probabilità. In questo caso entrano in gioco tre stime di tempo:

1. Tempo ottimistico (“a”): La durata più breve possibile in condizioni ideali.
2. Tempo pessimistico (“b”): La durata più lunga che può verificarsi in condizioni sfavorevoli.
3. Tempo più probabile (“m”): La stima più realistica in condizioni normali.

Il tempo previsto (“te”) per ogni attività viene calcolato da questi tre valori applicando la seguente formula:

te = (a + 4m + b) / 6

Questa media ponderata tiene conto del fatto che il momento più probabile (m) ha un peso maggiore rispetto ai due valori estremi (a e b).

Creazione di un diagramma PERT

Un diagramma PERT viene creato in diverse fasi:

1. Identificare le attività: Tutte le attività necessarie vengono definite e suddivise nei loro singoli componenti.
   Esempio: un team pianifica l’organizzazione di una conferenza. I compiti principali includono: Selezionare la sede, invitare i partecipanti, preparare i materiali e organizzare una prova generale.
2. Definire le sequenze: Vengono determinate la sequenza logica e le dipendenze delle attività. Questo comporta la necessità di chiarire quali attività sono interdipendenti e quali possono essere svolte in parallelo.
   Esempio: la sede deve essere stabilita prima di invitare i partecipanti e preparare i materiali. La prova generale si svolge dopo la preparazione dei materiali e tutti gli altri compiti devono essere completati prima della conferenza.
3. Effettuare le stime del tempo: Per ogni attività vengono determinate le tre stime di tempo (a, m, b) e la durata prevista (te).
   Esempio:
   

   Compito	a (ottimista)	m (probabile)	b (pessimista)	te (previsto)
   Seleziona la sede	2 giorni	4 giorni	6 giorni	4 giorni
   Invia l’invito	1 giorno	2 giorni	3 giorni	2 giorni
   Preparare i materiali	3 giorni	5 giorni	7 giorni	5 giorni
   Esegui la prova generale	1 giorno	2 giorni	3 giorni	2 giorni

4. Crea un diagramma di rete: Le attività vengono rappresentate graficamente sotto forma di rete. I nodi rappresentano gli eventi (pietre miliari), mentre le frecce simboleggiano le attività e le dipendenze. Le frecce tratteggiate spesso indicano una dipendenza senza risorse, cioè senza che un’attività debba essere svolta.
   Esempio: il diagramma di rete mostra la sequenza dei compiti e le dipendenze.
5. Determinare il percorso critico: Il percorso critico viene identificato calcolando i percorsi con la durata totale più lunga. Questo percorso è fondamentale, poiché i ritardi in queste attività ritardano l’intero progetto.
   Esempio: il percorso critico in questo caso è: Selezionare la sede → Preparare i materiali → Prove generali → Conferenza. La durata minima prevista del progetto è quindi di 11 giorni.

Vantaggi del metodo PERT

L’uso del PERT offre numerosi vantaggi:

• Pianificazione realistica dei tempi: tenendo conto delle incertezze nella pianificazione, PERT fornisce previsioni temporali più realistiche rispetto ai metodi tradizionali.
• Concentrati sulle attività critiche: Il percorso critico mostra chiaramente quali attività richiedono particolare attenzione per evitare ritardi nel progetto.
• Flessibilità: il metodo è ideale per progetti con un alto grado di incertezza o con molte variabili sconosciute, in quanto tiene conto di diversi scenari.
• Trasparenza: visualizzando la struttura del progetto, tutti gli stakeholder possono facilmente vedere quali attività sono interdipendenti e come i cambiamenti li influenzano.
• Identificazione precoce dei problemi: i potenziali colli di bottiglia o i ritardi possono essere riconosciuti in una fase iniziale, in modo da poter avviare le contromisure.

Sfide e limiti del PERT

Nonostante i suoi punti di forza, il PERT presenta anche alcuni punti deboli di cui i project manager dovrebbero essere consapevoli:

• Creazione che richiede tempo: la registrazione dettagliata delle attività e delle stime temporali richiede una grande quantità di pianificazione, soprattutto per progetti grandi e complessi.
• Soggettività: l’accuratezza della stima dei tempi dipende dall’esperienza e dal giudizio delle persone coinvolte.
• Non è adatto a progetti semplici: Per progetti piccoli o poco complessi, i vantaggi del PERT potrebbero non giustificare la spesa.
• Nessuna considerazione dei costi: Il PERT si concentra esclusivamente sulla pianificazione temporale e non include alcun aspetto finanziario. Per una pianificazione più completa del progetto, quindi, dovrebbe essere combinato con altri metodi come l’analisi costi-valori.

Conclusione

La tecnica di valutazione e revisione del programma (PERT) è uno strumento prezioso nella gestione dei progetti, soprattutto per i progetti complessi con stime temporali incerte. Offre un approccio strutturato alla pianificazione e al controllo dei progetti e aiuta a identificare e minimizzare i rischi in una fase iniziale. Allo stesso tempo, però, il metodo richiede un elevato sforzo di pianificazione e stime temporali ben fondate. Tuttavia, combinando il PERT con altri metodi, i project manager possono garantire una pianificazione olistica e condurre i progetti al successo in modo più efficiente.

Scopri di più sul software di gestione di progetti e portfolio myPARM:

Vuoi conoscere myPARM in una demo?
Allora fissa subito un appuntamento con noi!