Projektinhallinnan aakkoset: P niin kuin PRINCE2

Menestys projekteissa PRINCE2-menetelmän avulla

Mikä on PRINCE2?

PRINCE2, joka on lyhenne sanoista ”PRojects IN Controlled Environments”, on kansainvälisesti tunnettu projektinhallintamenetelmä. Yhdistyneen kuningaskunnan hallituksen kehittämä PRINCE2 tarjoaa jäsennellyn lähestymistavan kaikenkokoisten ja -muotoisten hankkeiden suunnitteluun, toteuttamiseen ja seurantaan.
Menetelmä perustuu seitsemään perusperiaatteeseen, joiden tarkoituksena on varmistaa, että projektit toteutetaan tehokkaasti ja tuloksellisesti. Lisäksi PRINCE2:ssa määritellään seitsemän prosessia, joita noudatetaan koko projektin elinkaaren ajan. Jokaisella näistä prosesseista on selkeät tavoitteet, toimenpiteet ja tulokset, joilla varmistetaan, että projekti pysyy aikataulussa ja saavuttaa halutut tulokset.
Periaatteiden ja prosessien lisäksi PRINCE2:ssa määritetään seitsemän käytäntöä, jotka tulee ottaa huomioon jokaisessa projektissa ja joilla varmistetaan, että kaikki projektin tärkeät osa-alueet otetaan huomioon ja niitä hallitaan projektin onnistumisen varmistamiseksi.

PRINCE2:n seitsemän pääperiaatetta

PRINCE2 perustuu seitsemään perusperiaatteeseen, joita ei pidä muuttaa, jos projekti aiotaan toteuttaa tämän menetelmän avulla. Nämä periaatteet on kuitenkin muotoiltu niin yleisesti, että niitä voidaan soveltaa mihin tahansa projektiin ja mihin tahansa yritykseen. Projekti voidaan johtaa PRINCE2:n mukaisesti vain, jos kaikkia näitä perusperiaatteita noudatetaan.

1. Jatkuva liiketoiminnan perustelu (Continued Business Justification):

Jokaisella projektilla on oltava selkeä syy sen toteuttamiselle, tarve ja kestävä hyöty asiakkaalle. Samalla se on perusteltu vain, jos se jatkuvasti vastaa yrityksen tarpeita. Tämä tarkoittaa sitä, että koko projektin keston ajan on säännöllisesti tarkistettava, täyttääkö projekti edelleen liiketoiminnan vaatimukset ja tavoitteet. Jos tavoitteet muuttuvat tai projekti ei ole enää perusteltu, sitä on mukautettava tai se on lopetettava kokonaan.

2. Kokemuksista oppiminen (Learn from Experience):

Tässä periaatteessa korostetaan jatkuvan kehittämisen tärkeyttä oppimalla aiemmista kokemuksista. Projektiryhmien olisi dokumentoitava, analysoitava ja sovellettava kokemuksiaan tuleviin projekteihin virheiden toistamisen välttämiseksi ja parhaiden käytäntöjen käyttämiseksi.

3. Selkeät roolit ja vastuualueet (Defined Roles and Responsibilities):

Projektin kaikki tehtävät ja vastuualueet on määriteltävä selkeästi ja niistä on tiedotettava ennen projektin alkamista. Näin jokainen tiimin jäsen tietää tarkalleen, mitkä ovat hänen tehtävänsä ja mitkä ovat hänen vastuualueensa, jotta yhteistyö ja päätöksenteko toimivat tehokkaasti. Samalla voidaan edustaa eri sidosryhmien etuja.

4. Ohjaus hallintavaiheiden kautta (Manage by Stages):

Jokainen PRINCE2-projekti jaetaan vaiheisiin, joita suunnitellaan, seurataan ja hallitaan erikseen. Tämä mahdollistaa ongelmien tunnistamisen ja ratkaisemisen varhaisessa vaiheessa sekä projektin kontrollin säilyttämisen.

5. Johda poikkeusten mukaan (Manage by Exception):

Jokaiselle projektin tavoitteelle määritellään toleranssit. Nämä puolestaan määrittävät valtuuksien laajuuden. Näin projektiryhmät voivat työskennellä tehokkaasti ja tehdä päätöksiä myös vähäisten poikkeamien sattuessa. Jos toleranssirajat kuitenkin ylittyvät tai poikkeamat ovat liian suuria, tarvitaan eskalointi tai sidosryhmien päätös.

6. Tuotekeskeisyys (Focus on Products):

PRINCE2-projektit on suunnattu tuotteiden määrittelyyn ja toimittamiseen, ja niissä keskitytään niiden laatuvaatimuksiin. Näin voidaan varmistaa, että projekti luo yritykselle selkeää lisäarvoa ja tuottaa haluttuja tuloksia.

7. Mukauttaminen projektiympäristöön sopivaksi (Tailor to suit the Project Environment):

Jokaisella projektilla on ympäristöön, laajuuteen, monimutkaisuuteen, tärkeyteen, suorituskykyyn tai riskiin liittyviä erityisvaatimuksia. Siksi on tärkeää räätälöidä menetelmä juuri kyseiseen yritykseen tai projektiin sopivaksi, jotta parhaat mahdolliset tulokset voidaan saavuttaa.

PRINCE2:n seitsemän käytäntöä

PRINCE2:n seitsemän käytäntöä, jotka on aiemmin tunnettu seitsemänä teemana, ovat projektinhallinnan tärkeät osa-alueet, joita on jatkuvasti käsiteltävä kunkin projektin toteutuksen aikana, jotta varmistetaan, että projekti toteutetaan tehokkaasti:

• Liiketoimintasuunnitelma: Liiketoimintasuunnitelma on perustelu projektille, ja siinä esitetään liiketoiminnalliset syyt projektin toteuttamiselle. Siinä kuvataan projektin odotetut hyödyt, kustannukset, riskit ja sijoitetun pääoman tuotto. Liiketoimintasuunnitelmaa seurataan ja päivitetään koko projektin elinkaaren ajan, jotta varmistetaan, että projekti on edelleen perusteltu.
• Organisaatio: Organisaatiossa kuvataan projektiryhmän rakenne sekä ryhmän jäsenten roolit ja vastuut. Se sisältää myös projektiryhmän ja asianomaisten sidosryhmien väliset suhteet.
• Laatu: Laatuun liittyy sen tarkastelu, että projektin tuotteet tai tulokset täyttävät sovitut laatuvaatimukset. Siihen kuuluu laatukriteerien määrittely, tuotteiden laadun seuranta projektin aikana ja sen varmistaminen, että laatuvaatimukset täyttyvät.
• Suunnitelmat: Suunnitelmissa kuvataan, miten projekti toteutetaan, mukaan lukien aikataulut, resurssit, kustannukset ja riskit. PRINCE2:ssa on erityyppisiä suunnitelmia, kuten projektisuunnitelma, vaihesuunnitelmat, tuotteen toimitussuunnitelma tai viestintäsuunnitelma. Nämä suunnitelmat muodostavat projektin etenemissuunnitelman ja auttavat seuraamaan etenemistä ja pitämään projektin raiteillaan.
• Riskit: Riskit käsittelee projektin riskien tunnistamista, arviointia, käsittelyä ja seurantaa. Riskit voivat olla mahdollisia esteitä tai ongelmia, jotka voivat vaarantaa koko projektin onnistumisen. Riskien tehokas hallinta auttaa tunnistamaan ja ratkaisemaan ongelmat varhaisessa vaiheessa ja pitämään projektin aikataulussa.
• Muutokset: Tämä aihe käsittelee projektin muutosten hallintaa, mukaan lukien muutokset laajuuteen, vaatimuksiin, aikatauluun tai budjettiin. Muutokset tulee arvioida, hyväksyä ja dokumentoida huolellisesti, jotta varmistetaan, että ne eivät vaaranna projektin tavoitteita.
• Edistyminen: Edistyminen koskee projektin edistymisen seurantaa ja mittaamista suhteessa suunniteltuun aikatauluun, budjettiin ja laajuuteen. Säännöllisillä tilanneraporteilla ja tarkistuksilla varmistetaan, että projekti pysyy aikataulussa ja että mahdolliset poikkeamat voidaan havaita ja korjata ajoissa. Tässä osassa kuvataan myös suunnitelmien hyväksymiseen liittyvä päätöksentekoprosessi ja eskalointiprosessi, jos projekti ei etene suunnitelmien mukaisesti.

PRINCE2:n pääprosessit

PRINCE2:n pääprosessit jakavat projektin koko elinkaaren selkeästi määriteltyihin vaiheisiin ja yksinkertaistavat siten projektin hallintaa:

1. Projektin valmistelu (Starting Up a Project – SU):

Tässä prosessissa selvitetään ensin, onko projekti mahdollista toteuttaa, ennen kuin se suunnitellaan ja käynnistetään. Projektin tavoitteet, laajuus, riskit ja järjestelyt määritellään. Asiakas saa projektitoimeksiannon ja projektipäällikkö nimitetään. Myös projektin johtoryhmä määritetään. Aloitusprosessin päätteeksi laaditaan projektimandaatti, joka muodostaa perustan projektin jatkosuunnittelulle ja toteutukselle. Projektin syyt, sen laajuus ja ratkaisutapa dokumentoidaan projektikuvaukseen. Aloitusvaiheessa suunnitellaan myös.

2. Projektin johtaminen (Directing a Project – DP):

Tähän prosessiin kuuluu projektin seuranta ja ohjaus korkeimmalla tasolla projektilautakunnan tai ohjauskomitean toimesta. Projektilautakunta saa säännöllisesti tilanneraportteja ja päättää muutoksista projektiin varmistaakseen, että projekti täyttää yrityksen tavoitteet ja pysyy sovittujen raja-arvojen sisällä. Tässä prosessissa hyväksytään projektin käynnistäminen tai aloittaminen, mutta myös projektin loppuun saattaminen. Tämä prosessi on siis osa kaikkia projektin vaiheita.

3. Projektin käynnistäminen (Initiating a Project – IP):

Tässä prosessissa laaditaan projektin yksityiskohtaiset suunnitelmat. Liiketoimintasuunnitelma, projektin tavoitteet, resurssit, riskit ja laatu määritellään tarkemmin. Projektista laaditaan yksityiskohtainen projektisuunnitelma, joka muodostaa perustan projektin seurannalle ja valvonnalle. Projektipäällikkö nimitetään virallisesti ja hänen roolinsa ja vastuualueensa määritellään selkeästi.

4. Vaiheen hallinta (Controlling a Stage – CS):

Tässä prosessissa seurataan ja valvotaan työtä kussakin projektin osassa tai ”vaiheessa”. Projektipäällikkö seuraa työn edistymistä, tunnistaa ja ratkaisee ongelmat, arvioi työn laatua ja päivittää projektisuunnitelmaa tarvittaessa. Projektilautakunta saa säännöllisesti tilanneraportteja ja päättää projektin muutoksista. Tämä prosessi kuvaa siis projektipäällikön päivittäistä johtamista.

5. Tuotteiden toimituksen hallinta (Managing Product Delivery – MP):

Tässä prosessissa käsitellään projektin tuotteiden tai tuotosten toimittamista. Työtä johtavat tiiminvetäjät, jotka vastaavat sovittujen tuotteiden toimittamisesta. Projektipäällikkö seuraa edistymistä, ratkaisee ongelmia ja varmistaa, että tuotteet täyttävät sovitut laatuvaatimukset.

6. Vaiheen rajan hallinta (Managing a Stage Boundary – SB):

Tämä prosessi tarkoittaa yhden projektivaiheen päättymistä ja seuraavaan vaiheeseen siirtymistä. Projektipäällikkö laatii vaiheen loppuraportin, jossa esitetään yhteenveto vaiheen tilanteesta ja päivitetty projektisuunnitelma seuraavaa vaihetta varten. Projektilautakunta tarkastelee raporttia ja hyväksyy projektin edistymisen.

7. Projektin päättäminen (Closing a Project – CP):

Tässä vaiheessa projekti päätetään virallisesti. Projektin tavoitteet käydään läpi, lopputuotteet luovutetaan ja loppuraportit laaditaan. Projektin kokemuksista ja havainnoista laaditaan raportti, jossa dokumentoidaan kokemukset ja havainnot, joista voi olla hyötyä tulevissa projekteissa. Projektisopimus suljetaan virallisesti ja projektiryhmä hajotetaan.

Onko PRINCE2 ketterä?

PRINCE2 on erittäin joustava menetelmä, jossa korostetaan voimakkaasti kulloiseenkin projektiympäristöön sopeutumista. PRINCE2 on kuitenkin osa perinteistä projektinhallintaa. Jotta organisaatioita pystyttäisiin tukemaan projektien toteuttamisessa monimutkaisissa, nopeasti muuttuvissa ympäristöissä, PRINCE2 Agile kehitettiin menetelmän laajennukseksi, jossa PRINCE2-periaatteita täydennetään ketterillä lähestymistavoilla.
Pohjimmiltaan PRINCE2 Agile täydentää PRINCE2:n periaatteita, käytäntöjä ja prosesseja ketterillä lähestymistavoilla, kuten Scrum, Kanban tai Lean Startup. Näin projektiryhmät voivat säilyttää PRINCE2:n rakenteen ja soveltaa samalla ketteriä käytäntöjä, kuten asteittaista toimittamista, säännöllistä palautetta ja jatkuvaa kehittämistä. PRINCE2 Agile kuvaa siis, miten ja missä kohtaa alkuperäistä menetelmää voidaan mukauttaa, jotta se voidaan yhdistää optimaalisesti ketteriin lähestymistapoihin. Esimerkiksi CYNEFIN-lähestymistapaa käytetään projektin monimutkaisuuden ja epävarmuuden asteen määrittämiseen tai projektinhallinnan ulottuvuudet (aika, kustannukset, laatu, riskit, laajuus, hyödyt) joustavoitetaan HEXAGON-menetelmällä.

Yhteenveto

PRINCE2 soveltuu erityisesti sellaisiin projekteihin, jotka edellyttävät selkeää rakennetta, hallintoa ja valvontaa. Koska menetelmä on hyvin joustava, sitä voidaan mukauttaa monenlaisiin projekteihin ja organisaatioihin. Se soveltuu hyvin suuriin ja monimutkaisiin projekteihin, sellaisiin projekteihin, joissa on tarkasti määritellyt tulokset, projekteihin, joissa on mukana ulkopuolisia sidosryhmiä, projekteihin, joiden elinkaari on pitkä, projekteihin säännellyillä toimialoilla tai projekteihin, joihin liittyy paljon epävarmuutta. PRINCE2 tarjoaa selkeän rakenteensa, määriteltyjen rooliensa ja vastuualueidensa sekä jatkuvan parantamisen painotuksen ansiosta todistetun ja suositun menetelmän projektien onnistuneeseen toteuttamiseen.

myPARM ProjectManagement voi olla arvokas lisä PRINCE2:n soveltamiseen. Kattava projektinhallintaohjelmisto on mukautettu tukemaan erityisesti PRINCE2-projekteja.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!