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Projektmanagement-ABC: P wie PRINCE2

Projekterfolg mit der PRINCE2-Methode

Projektmanagement-ABC: P wie PRINCE2

Ganz egal, wie gross ein Projekt ist, welchen Umfang es hat oder von welcher Art es ist – jedes Projekt ist mit Herausforderungen verbunden. Mit der richtigen Projektmanagementmethode können diese Herausforderungen aber wirkungsvoll angegangen werden. PRINCE2 ist eine solche Methode, die weltweit in über 150 Ländern in verschiedensten Branchen und Sektoren eingesetzt wird, und die sich so als eine der weltweit am häufigsten praktizierten Projektmanagementmethoden etabliert hat. Sie einen strukturellen Rahmen, der sich auf die Organisation und Kontrolle während des gesamten Projektes fokussiert. Wir erklären die Grundlagen der Methode.

Was ist PRINCE2?

PRINCE2, was für „PRojects IN Controlled Environments“ steht, ist eine international anerkannte Methode für das Projektmanagement. Entwickelt von der britischen Regierung, bietet PRINCE2 einen strukturierten Ansatz für die Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten jeder Grösse und Komplexität.
Die Methode basiert auf sieben grundlegenden Prinzipien, die sicherstellen sollen, dass Projekte effektiv und effizient durchgeführt werden. Darüber hinaus definiert PRINCE2 auch sieben Prozesse, die während des gesamten Projektlebenszyklus durchlaufen werden. Jeder dieser Prozesse hat klare Ziele, Aktivitäten und Ergebnisse, die sicherstellen sollen, dass das Projekt auf Kurs bleibt und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.
Zusätzlich zu den Prinzipien und Prozessen identifiziert PRINCE2 sieben Praktiken, die in jedem Projekt berücksichtigt werden müssen, und die sicherstellen, dass alle wichtigen Aspekte des Projektes berücksichtigt und verwaltet werden, um den Projekterfolg zu gewährleisten.

Die sieben Prinzipien von PRINCE2

PRINCE2 basiert auf sieben Grundprinzipien, die nicht verändert werden dürfen, wenn ein Projekt mit dieser Methode umgesetzt werden soll. Allerdings sind diese Prinzipien so allgemein formuliert, dass sie in jedem Projekt und jedem Unternehmen angewendet werden können. Nur wenn alle dieser Grundprinzipien eingehalten werden, kann ein Projekt gemäss PRINCE2 geleitet werden.

1. Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung (Continued Business Justification):

Jedes Projekt muss einen klaren Grund für seine Durchführung, eine Notwendigkeit und einen nachhaltigen Vorteil für den Kunden haben. Gleichzeitig ist es nur dann gerechtfertigt, wenn es kontinuierlich den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht. Das bedeutet, dass während des gesamten Projektverlaufs regelmässig überprüft werden muss, ob das Projekt immer noch den geschäftlichen Anforderungen und Zielen entspricht. Wenn sich diese ändern oder das Projekt nicht mehr gerechtfertigt ist, sollte es angepasst oder komplett eingestellt werden.

2. Lernen aus Erfahrungen (Learn from Experience):

Dieses Prinzip betont die Bedeutung der kontinuierlichen Verbesserung durch das Lernen aus vergangenen Erfahrungen. Projektteams sollten ihre Erfahrungen dokumentieren, analysieren und auf zukünftige Projekte anwenden, um wiederholte Fehler zu vermeiden und bewährte Praktiken zu nutzen.

3. Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten (Defined Roles and Responsibilities):

Alle Rollen und Verantwortlichkeiten eines Projektes müssen schon vor Projektstart klar definiert und kommuniziert werden. So weiss jedes Teammitglied genau, welche Aufgaben es hat und welche Verantwortlichkeiten es trägt, um eine effektive Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung zu ermöglichen. Gleichzeitig können so die Interessen der verschiedenen Stakeholder repräsentiert werden.

4. Steuern über Managementphasen (Manage by Stages):

Jedes PRINCE2-Projekt ist in Phasen unterteilt, die separat geplant, überwacht und gesteuert werden. Das ermöglicht es, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen sowie die Kontrolle über das Projekt zu behalten.

5. Steuern nach dem Ausnahmeprinzip (Manage by Exception):

Für jedes Projektziel werden Toleranzen definiert. Diese bestimmen wiederum den Handlungsrahmen für Befugnisse. So können Projektteams auch bei kleinen Abweichungen effizient arbeiten und Entscheidungen treffen. Werden die Toleranzgrenzen allerdings überschritten, bzw. sind die Abweichungen zu gross, wird jedoch eine Eskalation oder Entscheidung der Stakeholder notwendig.

6. Produktorientierung (Focus on Products):

PRINCE2-Projekte sind auf die Definition und Lieferung von Produkten ausgerichtet, wobei der Schwerpunkt auf deren Qualitätsanforderungen liegt. So wird sichergestellt, dass das Projekt einen klaren Mehrwert für das Unternehmen schafft und die gewünschten Ergebnisse liefert.

7. Anpassung an die Projektumgebung (Tailor to suit the Project Environment):

Jedes Projekt hat spezielle Anforderungen hinsichtlich seiner Umgebung, des Umfangs, der Komplexität, der Wichtigkeit, der Leistungsfähigkeit oder des Risikos. Daher ist es wichtig, die Methode an das jeweilige Unternehmen oder Projekt anzupassen, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.

Die sieben Practices von PRINCE2

Die sieben Praktiken von PRINCE2, früher auch die sieben Themen genannt, sind wichtige Aspekte des Projektmanagements, die bei der Abwicklung jedes Projektes kontinuierlich behandelt werden müssen, um sicherzustellen, dass das Projekt effektiv durchgeführt wird:

  • Business Case: Der Business Case ist die Begründung für das Projekt und legt die geschäftlichen Gründe für die Durchführung des Projektes fest. Er beschreibt die erwarteten Vorteile, Kosten, Risiken und den Return on Investment (ROI) des Projektes. Der Business Case wird während des gesamten Projektlebenszyklus überwacht und aktualisiert, um sicherzustellen, dass das Projekt weiterhin gerechtfertigt ist.
  • Organisation: Die Organisation beschreibt die Struktur des Projektteams und die Rollen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder. Sie umfasst auch die Beziehungen zwischen dem Projektteam und den relevanten Stakeholdern.
  • Qualität: Das Thema Qualität befasst sich mit der Sicherstellung, dass die Produkte oder Ergebnisse des Projektes den vereinbarten Qualitätsstandards entsprechen. Es umfasst die Definition von Qualitätskriterien, die Überwachung der Produktqualität während des Projektes und die Sicherstellung, dass die Qualitätsstandards eingehalten werden.
  • Pläne: Die Pläne beschreiben, wie das Projekt durchgeführt werden soll, einschliesslich Zeitplänen, Ressourcen, Kosten und Risiken. Es gibt verschiedene Arten von Plänen in PRINCE2, wie z.B. den Projektplan, die Phasenpläne, den Produktlieferplan oder den Kommunikationsplan. Diese Pläne bieten eine Roadmap für das Projekt und helfen dabei, den Fortschritt zu überwachen sowie das Projekt auf Kurs zu halten.
  • Risiken: Das Thema Risiken befasst sich mit der Identifikation, Bewertung, Behandlung und Überwachung von Risiken im Projekt. Risiken können potenzielle Hindernisse oder Probleme darstellen, die den Erfolg des Projektes gefährden könnten. Die effektive Verwaltung von Risiken hilft, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen und das Projekt auf Kurs zu halten.
  • Änderungen: Dieses Thema befasst sich mit der Verwaltung von Änderungen im Projekt, einschliesslich Änderungen am Umfang, an den Anforderungen, am Zeitplan oder am Budget. Änderungen müssen sorgfältig bewertet, genehmigt und dokumentiert werden, um sicherzustellen, dass sie die Projektziele nicht beeinträchtigen.
  • Fortschritt: Das Thema Fortschritt befasst sich mit der Überwachung und Messung des Fortschritts des Projektes gegenüber dem geplanten Zeitplan, Budget und Umfang. Regelmässige Statusberichte und Überprüfungen werden durchgeführt, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt und eventuelle Abweichungen rechtzeitig erkannt und korrigiert werden können. Dieser Aspekt beschreibt auch den Entscheidungsprozess für die Abnahme von Plänen und den Eskalationsprozess für den Fall, dass das Projekt nicht nach Plan läuft.

Die Hauptprozesse von PRINCE2

Die Hauptprozesse von PRINCE2 gliedern den gesamten Lebenszyklus eines Projektes in klar definierte Schritte und Phasen und vereinfachen so die Steuerung des Projektes:

Hauptprozesse PRINCE2

1. Vorbereitung eines Projektes (Starting Up a Project – SU):

In diesem Prozess wird zunächst festgestellt, ob das Projekt machbar ist, bevor es konzipiert und initiiert wird. Die Ziele, der Umfang, die Risiken und die Organisation des Projektes werden festgelegt. Der Auftraggeber erhalt das Projektmandat und ein Projektleitender wird ernannt. Auch das Projektmanagement-Team wird festgelegt. Am Ende des Initiierungsprozesses wird der Projektauftrag verfasst, der die Grundlage für die weitere Planung und Durchführung des Projektes bildet. Die Gründe für das Projekt, sein Umfang und Lösungsansatz werden in einer Projektbeschreibung dokumentiert. Ausserdem wird die Initiierungsphase geplant.

2. Lenkung eines Projektes (Directing a Project – DP):

Dieser Prozess umfasst die Überwachung und Steuerung des Projektes auf höchster Ebene durch den Projektvorstand, bzw. Lenkungsausschuss. Der Projektvorstand erhält regelmässig Statusberichte und entscheidet über Änderungen im Projekt, um sicherzustellen, dass das Projekt den Unternehmenszielen entspricht und innerhalb der vereinbarten Toleranzen bleibt. In diesem Prozess wird die Initiierung, bzw. das Projekt freigegeben, aber auch der Projektabschluss. Dieser Prozess ist also Teil aller Projektphasen.

3. Initiierung eines Projektes (Initiating a Project – IP):

In diesem Prozess werden detaillierte Pläne für das Projekt erstellt. Der Business Case, die Projektziele, die Ressourcen, die Risiken und die Qualität werden weiter spezifiziert. Ein detaillierter Projektplan wird entwickelt, der die Basis für die Überwachung und Steuerung des Projektes bildet. Der Projektleitende wird offiziell ernannt und seine Rolle und Verantwortlichkeiten werden klar definiert.

4. Steuerung einer Phase (Controlling a Stage – CS):

Dieser Prozess befasst sich mit der Überwachung und Steuerung der Arbeit innerhalb jeder Projektphase oder „Stage“. Der Projektleitende überwacht den Fortschritt der Arbeit, identifiziert und löst Probleme, überprüft die Qualität der Arbeit und aktualisiert den Projektplan bei Bedarf. Der Projektvorstand erhält regelmässige Statusberichte und entscheidet über Änderungen im Projekt. Dieser Prozess beschreibt also das tägliche Management durch den Projektleitenden.

5. Managen der Produktlieferung (Managing Product Delivery – MP):

Dieser Prozess befasst sich mit der Lieferung der Produkte oder der Ergebnisse des Projektes. Die Arbeit wird von den Teammanagern geleitet, die für die Lieferung der vereinbarten Produkte verantwortlich sind. Der Projektleitende überwacht den Fortschritt, löst Probleme und stellt sicher, dass die Produkte den vereinbarten Qualitätsstandards entsprechen.

6. Managen eines Phasenübergangs (Managing a Stage Boundary – SB):

Dieser Prozess markiert das Ende einer Projektphase und den Übergang zur nächsten. Der Projektmanager erstellt einen Phase-Ende-Bericht, der den Status der Phase zusammenfasst, und einen aktualisierten Projektplan für die nächste Phase. Der Projektvorstand überprüft den Bericht und genehmigt den Fortgang des Projektes.

7. Abschliessen eines Projektes (Closing a Project – CP):

In diesem Prozess wird das Projekt formell abgeschlossen. Die Projektziele werden überprüft, die Endprodukte werden übergeben und die abschliessenden Berichte werden erstellt. Ein Lessons-Learned-Bericht dokumentiert die Erfahrungen und Erkenntnisse aus dem Projekt, die für zukünftige Projekte nützlich sein können. Der Projektauftrag wird formell geschlossen und das Projektteam aufgelöst.

Ist PRINCE2 agil?

PRINCE2 ist eine sehr flexible Methode, die die Anpassung an die jeweilige Projektumgebung stark betont. Allerdings gehört PRINCE2 zum klassischen Projektmanagement. Um Organisationen dabei zu unterstützen, Projekte in komplexen, sich schnell verändernden Umgebungen durchzuführen, wurde mit PRINCE2 Agile eine Erweiterung der Methode entwickelt, die die Grundlagen von PRINCE2 um agile Ansätze ergänzt.
Im Wesentlichen ergänzt PRINCE2 Agile die Prinzipien, Praktiken und Prozesse von PRINCE2 mit agilen Ansätzen wie Scrum, Kanban oder Lean Startup. Dies ermöglicht es Projektteams, die Struktur von PRINCE2 beizubehalten, während sie gleichzeitig agile Praktiken wie inkrementelle Lieferungen, regelmässige Rückmeldungen und kontinuierliche Verbesserung anwenden. PRINCE2 Agile beschreibt also, wie und an welcher Stelle die ursprüngliche Methode angepasst werden kann, um sie optimal mit agilen Ansätzen zu verbinden. Dafür wird beispielsweise mit dem CYNEFIN-Ansatz der Grad der Komplexität und Unsicherheit eines Projektes bestimmt oder die Dimensionen des Projektmanagements (Zeit, Kosten, Qualität, Risiken, Umfang, Nutzen) werden mit dem HEXAGON flexibel gemacht.

Fazit

PRINCE2 ist besonders geeignet für Projekte, die eine klare Struktur, Governance und Kontrolle erfordern. Da die Methode sehr flexibel ist, kann sie an unterschiedlichste Projekte und Unternehmen angepasst werden und eignet sich so gut für grosse und komplexe Projekte, Projekte mit definierten Liefergegenständen, Projekte mit externen Stakeholdern, Projekte mit langen Lebenszyklen, Projekte in regulierten Branchen oder Projekte mit hoher Unsicherheit. Durch die klare Struktur, definierte Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die Betonung auf kontinuierliche Verbesserung bietet PRINCE2 eine bewährte und beliebte Methode, um Projekte erfolgreich durchzuführen.

myPARM ProjectManagement kann eine wertvolle Ergänzung für die Anwendung von PRINCE2 sein. Die umfassende Projektmanagementsoftware wurde speziell an die Unterstützung von PRINCE2-Projekten angepasst. 

Mit Funktionen wie Projektplanung, Ressourcenmanagement, Risikomanagement, Änderungsmanagement oder Fortschrittsüberwachung bietet myPARM ProjectManagement eine robuste Plattform für die Durchführung von PRINCE2-Projekten. Darüber hinaus bietet die Software Funktionen für die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team, die Integration mit anderen Unternehmenssystemen sowie die Möglichkeit zur Anpassung an die spezifischen Anforderungen jedes Projekts. Durch die Nutzung von myPARM ProjectManagement können Organisationen ihre PRINCE2-Projekte effektiv planen, durchführen und überwachen und den Projekterfolg maximieren.

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