Optimaalisen projektimenetelmän valinta
Projektisalkkujen hallinta Stacey Matrixin avulla
Ketterät projektinhallintamenetelmät ovat hyvin suosittuja. Kaikkia projekteja ei kuitenkaan voida toteuttaa ketterästi, koska käytetyn projektinhallintamenetelmän on aina sovittava kulloiseenkin tilanteeseen tai kyseiseen projektiin, jotta siitä saadaan täysi hyöty irti. Siksi hybridilähestymistapa tai jopa klassinen lähestymistapa voi olla järkevä. Parhaan menetelmän valitseminen ei kuitenkaan ole aina helppoa. Stacey-matriisia voidaan käyttää päätöksenteon apuna ja siten yksinkertaistaa projektisalkun hallintaa.
Mikä on Stacey Matrix? Alkuperäinen
Stacey-matriisi juontaa juurensa organisaatioteoreetikko Ralph Douglas Staceyyn, eikä sitä alun perin käytetty oikean prosessimallin valitsemiseen tuleviin hankkeisiin, vaan pikemminkin selvittämään yleisesti "päätöksentekoa yrityksissä monimutkaisissa tilanteissa".
Stacey oli ensisijaisesti kiinnostunut seuraavista kysymyksistä:
- Mitkä seikat edistävät organisaatioiden monimutkaisuutta?
- Miten päätöksiä voidaan parhaiten tehdä epävarmoissa tilanteissa?
- Mitkä strategiat soveltuvat parhaiten tilanteisiin, joissa monimutkaisuus vaihtelee?
Näihin kysymyksiin voidaan vastata visuaalisesti Stacey-matriisin avulla, joka kattaa kahden akselin välisen alueen, jossa järjestelmät tai hankkeet on sijoitettu niiden monimutkaisuuden mukaan.
- Y-akseli: Yhdenmukaisuuden taso
Tämä akseli kuvaa päätöksentekijöiden yhdenmukaisuutta, eli sitä, kuinka yksimielisiä he ovat päätöksiä tehdessään. Kyse on siis myös siitä, ovatko saavutettavat tavoitteet tai vaatimukset selkeitä vai eikö niitä voida kuvata selkeästi. Perussääntö on seuraava: kaikissa koordinaattien alkuperäpisteeseen merkityissä kohdissa vallitsee täydellinen yksimielisyys; mitä kauempana merkintä on koordinaattien alkuperäpisteestä, sitä enemmän päätöksentekijöiden näkemykset eroavat toisistaan. - X-akseli: Varmuusaste
Tämä akseli edustaa turvallisuuden tai varmuuden ulottuvuutta eli sitä, kuinka varmoja päätöksentekijät ovat päätöksestä. Tämä tarkoittaa, että mitä kauempana akselin piste on koordinaatiston origosta, sitä suurempi on epävarmuus siitä, miten tavoitteet, vaatimukset tai toiminnot voidaan saavuttaa tai mitkä resurssit, menetelmät tai työkalut voivat auttaa ongelman ratkaisemisessa.
Stacey määritteli viisi erikseen tarkasteltavaa osa-aluetta, jotka määräävät kunkin päätöksentekotyypin:
1. Lähellä yksimielisyyttä ja varmuutta: Tämän alueen merkinnät on erityisen helppo toteuttaa, koska asiasta vallitsee suuri yksimielisyys ja varmuus. Tällöin voidaan soveltaa parhaita käytänteitä tai hyödyntää aiemmin saatuja kokemuksia.
2. Kaukana yksimielisyydestä, lähellä varmuutta: Tässä tapauksessa menettelystä ja tuloksista on varmuus. Koska päätöksentekijät ovat kuitenkin eri mieltä, päätökset on tehtävä kompromissin tai neuvottelujen kautta. Tämän seurauksena päätökset tehdään todennäköisemmin poliittisella tasolla.
3. Lähellä yksimielisyyttä, kaukana varmuudesta: Tällä alueella päätöksentekijöiden yksimielisyys on korkea, kun taas varmuus on keskitasoa. Eli päätöksentekijät ovat samaa mieltä, mutta toimintatavan yksityiskohdat ovat epäselviä. Tällöin päätökset voidaan tehdä selkeiden faktojen ja analyysien perusteella tai varmuuden lisäämiseksi voidaan ottaa mukaan asiantuntija. Yhteinen visio voi myös auttaa tässä asiassa, jotta on selvää, mihin tilaan pyritään, vaikka yksittäiset askeleet sinne pääsemiseksi eivät vielä olisikaan tiedossa.
4. Monimutkaisuus: Päätökset, jotka sijoittuvat tälle alueelle, ovat monimutkaisia, koska sekä yksimielisyys että varmuus ovat vähäisiä. Tällä alueella on vaikea tehdä hyviä valintoja. Sen vuoksi kannattaa keskittyä luovuuteen, innovointiin tai perimmäisten syiden analysointiin. Myös kokeilusta voi olla hyötyä tällä alalla, jos pystyt reagoimaan nopeasti muutoksiin.
5. Anarkia: Tällä alalla ei ole yhteisymmärrystä eikä varmuutta. Päätöksenteko ei siis ole mahdollista, koska täsmällinen suunnittelu tai neuvottelut eivät auta päätöksen tekemisessä. Siksi tätä matriisin aluetta tulisi välttää. Tällä alueella toteutettavaa hanketta pitää harkita perusteellisesti uudelleen.
Stacey Matrix projektinhallinnassa
Stacey Matrixin uusi lähestymistapa on yhdistelmä alkuperäistä Stacey Matrixia ja Cynefin Frameworkia. Siinä yhdistetään päätöksenteko eri tavoin monimutkaisilla osa-alueilla ja tilanteiden ja hankkeiden ympäristön huomioon ottaminen.
Excursus: Cynefin
David J. Snowden kehitti Cynefin-kehyksen, jossa projektit, ongelmat ja tehtävät jaetaan viiteen eri osa-alueeseen päätöksenteon helpottamiseksi. Nämä alat eroavat toisistaan lähinnä syyn ja seurauksen välisen suhteen osalta. Snowden erotti kentät yksinkertaisiksi, monimutkaisiksi, monimutkaisiksi, kaoottisiksi ja epäselviksi.
Stacey-matriisin uusi versio ei siis keskity pelkästään hankkeen monimutkaisuuteen, vaan myös järjestelmän ja sen ympäristön välisiin vuorovaikutuksiin.
Tämän kuvaamiseksi käytetään myös kahta akselia, joiden välille sijoitetaan neljä Cynefin-aluetta: yksinkertainen, monimutkainen, kompleksinen ja kaoottinen.
- Y-akseli: Vaatimukset
Tähän merkitään, kuinka selkeitä ja täsmällisiä vaatimukset ovat, eli onko siitä yksimielisyyttä, mitä on tarkoitus toteuttaa. - X-akseli: Teknologia tai menetelmä
Tämä akseli kuvaa, miten vaatimukset on tarkoitus toteuttaa, tai kuinka hyvin kyseinen teknologia tai menetelmä tunnetaan tätä tarkoitusta varten.
Monimutkaisuuden tasot ja suositukset
Alue 1: Yksinkertainen
Tällä alueella sekä vaatimukset että ratkaisupolku tunnetaan. Nämä ovat yleensä rutiinitehtäviä, joista on jo huomattavasti kokemusta. Tämän alueen projektissa voidaan käyttää valmiita tarkistuslistoja, vakioprosesseja tai parhaita käytäntöjä tavoitteen saavuttamiseksi.
Alue 2: Monimutkainen
Projektia pidetään monimutkaisena, kun vaatimuksissa ja/tai ratkaisutavassa on hieman tai kohtalaista epäselvyyttä. Monimutkaisissa tilanteissa perinteinen projektinhallinta voi saavuttaa erinomaisia tuloksia – vaikkakin eri painopisteellä riippuen olosuhteista: Epävarmuus vaatimuksista edellyttää kompromisseja ja neuvotteluja päätöksenteossa. Epävarmuus menetelmästä voi auttaa löytämään parhaan ratkaisun.
3. Alue: Kompleksi
Projektia pidetään monimutkaisena, kun vaatimukset ovat hyvin epäselviä ja muuttuvat usein ja/tai kun tavoitteen saavuttamiseksi käytettävä menetelmä on epäselvä ja arvaamaton. Koska tämän alueen projektit kehittyvät jatkuvasti, huolellisesti suunniteltu lähestymistapa ei ole kovin lupaava. Sen sijaan tulisi käyttää iteratiivista lähestymistapaa, jossa käytetään ketterää menetelmää, joka auttaa lähestymään tavoitetta asteittain. Myös hybridimenetelmiä voidaan soveltaa menestyksekkäästi tällä alueella.
Alue 4: Kaaos
Kun vaatimukset ovat täysin epäselviä ja menetelmät tuntemattomia, projektista tulee kaoottinen. Suunnittelu ei todennäköisesti onnistu tällaisissa tilanteissa. Siksi ketterä lähestymistapa on suositeltava tällä alueella, joka mahdollistaa asteittaisen, askel askeleelta etenevän lähestymistavan, joka siirtää projektin monimutkaisuuden alueelle ajan myötä. Design thinking voi olla erityisen hyödyllinen tässä yhteydessä.
Uuden Stacey Matrixin edut
- Hyvä tuki oikean lähestymistavan tai projektinhallintamenetelmän valintaan.
- Yksinkertainen, visuaalinen esitys
- Voidaan käyttää viestinnässä sidosryhmien kanssa
Uuden Stacey-matriisin haitat
- Ei ota huomioon projektiympäristöä
- Eri alueiden väliset rajat ovat häilyviä, joten tarkkaa tietoa parhaasta menetelmästä ei voida antaa.
- Kaksi ulottuvuutta ei aina riitä monimutkaisten tilanteiden täydelliseen arviointiin.
Päätelmä
Oikea projektinhallintamenetelmä riippuu aina tilanteesta, sillä kullakin menetelmällä on omat vahvuutensa ja heikkoutensa. Siksi kannattaa punnita, mikä menetelmä on sopivin ennen minkäkin projektin aloittamista. Stacey-menetelmä voi auttaa sinua tässä, sillä sen avulla voidaan arvioida projektia vaatimusten selkeyden, käytettävien menetelmien tuntemuksen ja ympäristön vakauden perusteella. Tällä tavoin lähtötilanne saadaan visualisoitua ja Stacey-matriisi antaa vihjeitä sopivista menetelmistä. On kuitenkin tärkeää huomata, että Stacey-matriisia voidaan tulkita väärin eikä se anna tarkkoja tuloksia. Siksi sinun kannattaa luottaa myös omaan ja tiimisi kokemukseen sekä etsiä hyviä työkaluja, kuten projektinhallintaohjelmisto myPARM, tukenasi projektien toteuttamisessa - riippumatta siitä, valitsetko klassisen, hybridi- vai ketterän lähestymistavan.
Lue lisää myPARM-projektin ja -salkunhallintaohjelmistosta:
Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!