L'ABC de la gestion de projet : P comme PRINCE2

Réussir ses projets grâce à la méthode PRINCE2

Qu’est-ce que la méthode PRINCE2 ?

PRINCE2, acronyme de « PRojects IN Controlled Environments », est une méthode de gestion de projet reconnue à l'échelle internationale. Développée par le gouvernement britannique, PRINCE2 propose une approche structurée pour la planification, la mise en œuvre et le suivi de projets de toute taille et de toute complexité.
Cette méthode repose sur sept principes fondamentaux destinés à garantir que les projets soient menés à bien de manière efficace et efficiente. En outre, PRINCE2 définit également sept processus qui sont mis en œuvre tout au long du cycle de vie du projet. Chacun de ces processus comporte des objectifs, des activités et des résultats clairement définis, destinés à garantir que le projet reste sur la bonne voie et que les résultats escomptés soient atteints.
En plus des principes et des processus, PRINCE2 identifie sept pratiques qui doivent être prises en compte dans chaque projet, garantissant que tous les aspects importants du projet sont pris en compte et gérés pour assurer le succès du projet.

Les sept principes de PRINCE2

PRINCE2 repose sur sept principes fondamentaux qui ne doivent pas être modifiés si l'on souhaite mettre en œuvre un projet selon cette méthode. Toutefois, ces principes sont formulés de manière si générale qu'ils peuvent s'appliquer à tout projet et à toute entreprise. Ce n’est que si tous ces principes fondamentaux sont respectés qu’un projet peut être piloté conformément à PRINCE2.

1. Justification continue de l'entreprise (Continued Business Justification):

Chaque projet doit avoir une raison claire de sa mise en œuvre, répondre à un besoin et apporter un avantage durable au client. Par ailleurs, il n’est justifié que s’il répond en permanence aux besoins de l’entreprise. Cela signifie qu’il convient de vérifier régulièrement, tout au long du déroulement du projet, si celui-ci correspond toujours aux exigences et aux objectifs commerciaux. Si ceux-ci évoluent ou si le projet n’est plus justifié, il convient de l’adapter ou de l’interrompre complètement.

2. Apprentissage par l'expérience (Learn from Experience):

Ce principe souligne l'importance de l'amélioration continue grâce aux enseignements tirés des expériences passées. Les équipes de projet doivent consigner et analyser leurs expériences, puis les mettre à profit dans le cadre de futurs projets afin d'éviter de répéter les mêmes erreurs et de tirer parti des bonnes pratiques.

3. Définition des rôles et des responsabilités (Defined Roles and Responsibilities):

Tous les rôles et toutes les responsabilités au sein d’un projet doivent être clairement définis et communiqués avant même le lancement de celui-ci. Ainsi, chaque membre de l’équipe sait exactement quelles sont ses missions et quelles responsabilités il assume, ce qui permet une collaboration et une prise de décision efficaces. Parallèlement, cela permet de prendre en compte les intérêts des différentes parties prenantes.

4. Contrôle via les phases de gestion (Manage by Stages):

Jedes PRINCE2-Projekt ist in Phasen unterteilt, die separat geplant, überwacht und gesteuert werden. Das ermöglicht es, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen sowie die Kontrolle über das Projekt zu behalten.

5. Gestion par exception (Manage by Exception):

Des tolérances sont définies pour chaque objectif du projet. Celles-ci déterminent à leur tour le cadre d'action en matière de compétences. Ainsi, les équipes de projet peuvent travailler efficacement et prendre des décisions même en cas de légers écarts. Toutefois, si les limites de tolérance sont dépassées ou si les écarts sont trop importants, une remontée vers les instances supérieures ou une décision des parties prenantes s’impose.

6. Orientation produit (Focus on Products):

Les projets PRINCE2 sont axés sur la définition et la livraison de produits, l’accent étant mis sur leurs exigences de qualité. Cela permet de garantir que le projet apporte une valeur ajoutée évidente à l’entreprise et produit les résultats escomptés.

7. Adaptation à l'environnement du projet (Tailor to suit the Project Environment):

Chaque projet présente des exigences spécifiques en termes d'environnement, d'ampleur, de complexité, d'importance, de performance ou de risque. Il est donc essentiel d'adapter la méthode à l'entreprise ou au projet concerné afin d'obtenir les meilleurs résultats possibles.

Les sept pratiques de PRINCE2

Les sept pratiques de PRINCE2, anciennement appelées les sept thèmes, sont des aspects importants de la gestion de projet qui doivent être continuellement abordés pendant l'exécution de chaque projet pour garantir que le projet est mené de manière efficace :

• Analyse de rentabilité : L'analyse de rentabilité constitue la justification du projet et définit les raisons commerciales justifiant sa mise en œuvre. Elle décrit les avantages attendus, les coûts, les risques et le retour sur investissement (ROI) du projet. L'analyse de rentabilité est suivie et mise à jour tout au long du cycle de vie du projet afin de s'assurer que celui-ci reste justifié.
• Organisation : L'organisation décrit la structure de l'équipe de projet ainsi que les rôles et les responsabilités de ses membres. Elle englobe également les relations entre l'équipe de projet et les parties prenantes concernées.
• Qualité : Le thème de la qualité vise à garantir que les produits ou les résultats du projet répondent aux normes de qualité convenues. Il englobe la définition de critères de qualité, le suivi de la qualité des produits tout au long du projet et la vérification du respect des normes de qualité.
• Plans : les plans décrivent la manière dont le projet doit être mené à bien, y compris les calendriers, les ressources, les coûts et les risques. Il existe différents types de plans dans PRINCE2, tels que le plan de projet, les plans de phase, le plan de livraison des produits ou le plan de communication. Ces plans constituent une feuille de route pour le projet et permettent de suivre son avancement ainsi que de veiller à ce qu’il reste sur la bonne voie.
• Risques : Le thème des risques porte sur l'identification, l'évaluation, la gestion et le suivi des risques au sein du projet. Les risques peuvent constituer des obstacles ou des problèmes potentiels susceptibles de compromettre la réussite du projet. Une gestion efficace des risques permet d'identifier et de résoudre les problèmes à un stade précoce, et de maintenir le projet sur la bonne voie.
• Modifications : ce sujet traite de la gestion des modifications au sein du projet, y compris celles portant sur le périmètre, les exigences, le calendrier ou le budget. Les modifications doivent être soigneusement évaluées, approuvées et documentées afin de garantir qu’elles ne compromettent pas les objectifs du projet.
• Avancement : Le thème de l'avancement porte sur le suivi et la mesure de l'avancement du projet par rapport au calendrier, au budget et au périmètre prévus. Des rapports d’état et des contrôles réguliers sont effectués afin de s’assurer que le projet reste sur la bonne voie et que d’éventuels écarts puissent être détectés et corrigés à temps. Cet aspect décrit également le processus décisionnel relatif à la validation des plans ainsi que la procédure d’escalade au cas où le projet ne se déroulerait pas comme prévu.

Les processus principaux de PRINCE2

Les processus principaux de PRINCE2 structurent l'ensemble du cycle de vie d'un projet en étapes et phases clairement définies, ce qui facilite ainsi la gestion du projet :

1. Préparation d'un projet (Starting Up a Project - SU):

Au cours de ce processus, on détermine tout d’abord si le projet est réalisable avant de le concevoir et de le lancer. Les objectifs, le périmètre, les risques et l’organisation du projet sont définis. Le donneur d’ordre reçoit le mandat du projet et un chef de projet est désigné. L’équipe de gestion de projet est également constituée. À l’issue du processus de lancement, le cahier des charges du projet est rédigé ; il constitue la base de la planification et de la mise en œuvre ultérieures du projet. Les raisons justifiant le projet, son périmètre et l’approche retenue sont consignés dans une description du projet. Par ailleurs, la phase de lancement est planifiée.

2. Direction d'un projet (Directing a Project - DP):

Ce processus comprend la supervision et le pilotage du projet au plus haut niveau par le comité de pilotage. Le comité de pilotage reçoit régulièrement des rapports d’avancement et statue sur les modifications à apporter au projet afin de garantir que celui-ci réponde aux objectifs de l’entreprise et reste dans les limites des tolérances convenues. C’est dans le cadre de ce processus que le lancement du projet est validé, tout comme sa clôture. Ce processus fait donc partie intégrante de toutes les phases du projet.

3. Initialisation d'un projet (Initiating a Project - IP):

Au cours de cette phase, des plans détaillés du projet sont élaborés. L'analyse de rentabilité, les objectifs du projet, les ressources, les risques et la qualité sont précisés plus en détail. Un plan de projet détaillé est élaboré, qui servira de base au suivi et au pilotage du projet. Le chef de projet est officiellement nommé et son rôle ainsi que ses responsabilités sont clairement définis.

4. Contrôle d'une étape (Controlling a Stage - CS):

Ce processus porte sur le suivi et le pilotage des travaux au cours de chaque phase du projet, ou « étape ». Le chef de projet suit l'avancement des travaux, identifie et résout les problèmes, vérifie la qualité du travail et met à jour le plan de projet si nécessaire. Le comité de pilotage reçoit régulièrement des rapports d'état et statue sur les modifications à apporter au projet. Ce processus décrit donc la gestion quotidienne assurée par le chef de projet.

5. Gestion de la livraison des produits (Managing Product Delivery - MP):

Ce processus porte sur la livraison des produits ou des résultats du projet. Le travail est dirigé par les chefs d'équipe, qui sont responsables de la livraison des produits convenus. Le chef de projet supervise l'avancement des travaux, résout les problèmes et s'assure que les produits répondent aux normes de qualité convenues.

6. Gestion d'une frontière d'étape (Managing a Stage Boundary - SB):

Ce processus marque la fin d'une phase du projet et le passage à la suivante. Le chef de projet établit un rapport de fin de phase qui résume l'état d'avancement de la phase, ainsi qu'un plan de projet actualisé pour la phase suivante. Le comité de pilotage examine le rapport et approuve la poursuite du projet.

7. Clôture d'un projet (Closing a Project - CP):

Au cours de ce processus, le projet est officiellement clôturé. Les objectifs du projet sont vérifiés, les produits finaux sont remis et les rapports finaux sont établis. Un rapport sur les enseignements tirés documente les expériences et les enseignements tirés du projet, qui pourront s'avérer utiles pour de futurs projets. Le mandat du projet est officiellement clôturé et l'équipe de projet est dissoute.

PRINCE2 est-elle une méthode agile ?

PRINCE2 ist eine sehr flexible Methode, die die Anpassung an die jeweilige Projektumgebung stark betont. Allerdings gehört PRINCE2 zum klassischen Projektmanagement. Um Organisationen dabei zu unterstützen, Projekte in komplexen, sich schnell verändernden Umgebungen durchzuführen, wurde mit PRINCE2 Agile eine Erweiterung der Methode entwickelt, die die Grundlagen von PRINCE2 um agile Ansätze ergänzt.
Im Wesentlichen ergänzt PRINCE2 Agile die Prinzipien, Praktiken und Prozesse von PRINCE2 mit agilen Ansätzen wie Scrum, Kanban oder Lean Startup. Dies ermöglicht es Projektteams, die Struktur von PRINCE2 beizubehalten, während sie gleichzeitig agile Praktiken wie inkrementelle Lieferungen, regelmässige Rückmeldungen und kontinuierliche Verbesserung anwenden. PRINCE2 Agile beschreibt also, wie und an welcher Stelle die ursprüngliche Methode angepasst werden kann, um sie optimal mit agilen Ansätzen zu verbinden. Dafür wird beispielsweise mit dem Approche CYNEFIN der Grad der Komplexität und Unsicherheit eines Projektes bestimmt oder die Dimensionen des Projektmanagements (Zeit, Kosten, Qualität, Risiken, Umfang, Nutzen) werden mit dem HEXAGON flexibel gemacht.

Conclusion

PRINCE2 est particulièrement adapté aux projets qui nécessitent une structure, une gouvernance et un contrôle clairs. Cette méthode étant très flexible, elle peut être adaptée à une grande variété de projets et d’entreprises, ce qui la rend particulièrement adaptée aux projets de grande envergure et complexes, aux projets comportant des livrables bien définis, aux projets impliquant des parties prenantes externes, aux projets dont le cycle de vie est long, aux projets dans des secteurs réglementés ou aux projets présentant un degré élevé d’incertitude. Grâce à sa structure claire, à ses rôles et responsabilités bien définis, ainsi qu’à l’accent mis sur l’amélioration continue, PRINCE2 constitue une méthode éprouvée et très appréciée pour mener à bien les projets.

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