L'ABC della gestione dei progetti: P come PRINCE2

Il successo dei progetti con il metodo PRINCE2

Cos’è PRINCE2?

PRINCE2, acronimo di "PRojects IN Controlled Environments", è un metodo di gestione dei progetti riconosciuto a livello internazionale. Sviluppato dal governo britannico, PRINCE2 offre un approccio strutturato alla pianificazione, all’esecuzione e al monitoraggio di progetti di qualsiasi dimensione e complessità.
Il metodo si basa su sette principi fondamentali, pensati per garantire che i progetti vengano portati avanti in modo efficace ed efficiente. Inoltre, PRINCE2 definisce anche sette processi da seguire durante l'intero ciclo di vita del progetto. Ognuno di questi processi ha obiettivi, attività e risultati chiari, pensati per garantire che il progetto rimanga in linea con gli obiettivi e raggiunga i risultati desiderati.
Oltre ai principi e ai processi, PRINCE2 identifica sette pratiche che devono essere considerate in ogni progetto, garantendo che tutti gli aspetti importanti del progetto siano presi in considerazione e gestiti per garantire il successo del progetto.

I sette principi di PRINCE2

PRINCE2 si basa su sette principi fondamentali che non possono essere modificati se si vuole realizzare un progetto con questo metodo. Tuttavia, questi principi sono formulati in modo così generico da poter essere applicati a qualsiasi progetto e a qualsiasi azienda. Solo se tutti questi principi fondamentali vengono rispettati, un progetto può essere gestito secondo PRINCE2.

1. Giustificazione aziendale continua (Continued Business Justification):

Ogni progetto deve avere una ragione chiara per essere realizzato, una necessità e un vantaggio duraturo per il cliente. Allo stesso tempo, è giustificato solo se risponde costantemente alle esigenze dell’azienda. Questo significa che, durante l’intero svolgimento del progetto, bisogna verificare regolarmente se il progetto è ancora in linea con le esigenze e gli obiettivi aziendali. Se questi cambiano o il progetto non è più giustificato, va adattato o interrotto del tutto.

2. Apprendere dall'esperienza (Learn from Experience):

Questo principio sottolinea l’importanza del miglioramento continuo attraverso l’apprendimento dalle esperienze passate. I team di progetto dovrebbero documentare e analizzare le proprie esperienze e applicarle ai progetti futuri, per evitare di ripetere gli stessi errori e sfruttare le buone pratiche.

3. Ruoli e responsabilità definite (Defined Roles and Responsibilities):

Tutti i ruoli e le responsabilità di un progetto devono essere definiti e comunicati chiaramente già prima dell’inizio del progetto. In questo modo, ogni membro del team sa esattamente quali compiti deve svolgere e quali responsabilità ha, per consentire una collaborazione e un processo decisionale efficaci. Allo stesso tempo, questo permette di rappresentare gli interessi dei vari stakeholder.

4. Controllo tramite fasi di gestione (Manage by Stages):

Jedes PRINCE2-Projekt ist in Phasen unterteilt, die separat geplant, überwacht und gesteuert werden. Das ermöglicht es, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen sowie die Kontrolle über das Projekt zu behalten.

5. Gestire per eccezione (Manage by Exception):

Per ogni obiettivo del progetto vengono definite delle tolleranze. Queste, a loro volta, determinano il margine di manovra per le decisioni. In questo modo, i team di progetto possono lavorare in modo efficiente e prendere decisioni anche in caso di piccole deviazioni. Se però i limiti di tolleranza vengono superati, o se le deviazioni sono troppo grandi, diventa necessario un passaggio a un livello superiore o una decisione da parte degli stakeholder.

6. Orientamento verso il prodotto (Focus on Products):

I progetti PRINCE2 sono orientati alla definizione e alla consegna di prodotti, con particolare attenzione ai requisiti di qualità. In questo modo si garantisce che il progetto crei un chiaro valore aggiunto per l'azienda e produca i risultati desiderati.

7. Personalizzazione per adattarsi all'ambiente del progetto (Tailor to suit the Project Environment):

Ogni progetto ha esigenze specifiche in termini di contesto, portata, complessità, importanza, prestazioni o rischio. Per questo è importante adattare il metodo all’azienda o al progetto in questione, per ottenere i migliori risultati possibili.

Le sette pratiche di PRINCE2

Le sette pratiche di PRINCE2, precedentemente conosciute come i sette temi, sono importanti aspetti della gestione dei progetti che devono essere continuamente affrontati durante l'esecuzione di ciascun progetto per garantire che il progetto sia portato a termine in modo efficace:

• Business Case: Il business case è la motivazione alla base del progetto e definisce le ragioni commerciali per la sua realizzazione. Descrive i benefici attesi, i costi, i rischi e il ritorno sull'investimento (ROI) del progetto. Il business case viene monitorato e aggiornato durante l’intero ciclo di vita del progetto, per assicurarsi che il progetto sia ancora giustificato.
• Organizzazione: L'organizzazione descrive la struttura del team di progetto e i ruoli e le responsabilità dei membri del team. Comprende anche i rapporti tra il team di progetto e le parti interessate.
• Qualità: il tema della qualità riguarda la garanzia che i prodotti o i risultati del progetto siano conformi agli standard di qualità concordati. Comprende la definizione dei criteri di qualità, il monitoraggio della qualità dei prodotti durante il progetto e la garanzia che gli standard di qualità vengano rispettati.
• Piani: I piani descrivono come deve essere realizzato il progetto, compresi tempistiche, risorse, costi e rischi. In PRINCE2 ci sono diversi tipi di piani, come ad esempio il piano di progetto, i piani di fase, il piano di consegna del prodotto o il piano di comunicazione. Questi piani offrono una roadmap per il progetto e aiutano a monitorarne lo stato di avanzamento e a mantenerlo in linea con gli obiettivi.
• Rischi: Il tema dei rischi riguarda l’identificazione, la valutazione, la gestione e il monitoraggio dei rischi nel progetto. I rischi possono rappresentare potenziali ostacoli o problemi che potrebbero compromettere il successo del progetto. Una gestione efficace dei rischi aiuta a individuare e risolvere i problemi in tempo e a mantenere il progetto sulla strada giusta.
• Modifiche: questo argomento riguarda la gestione delle modifiche nel progetto, comprese quelle relative all’ambito, ai requisiti, alla tempistica o al budget. Le modifiche devono essere valutate attentamente, approvate e documentate per assicurarsi che non compromettano gli obiettivi del progetto.
• Progressi: il tema dei progressi riguarda il monitoraggio e la misurazione dell’avanzamento del progetto rispetto alla tempistica, al budget e all’ambito previsti. Si effettuano rapporti di stato e controlli regolari per assicurarsi che il progetto proceda secondo i piani e che eventuali scostamenti possano essere individuati e corretti in tempo. Questo aspetto descrive anche il processo decisionale per l’approvazione dei piani e la procedura di escalation nel caso in cui il progetto non proceda come previsto.

I processi principali di PRINCE2

I processi principali di PRINCE2 suddividono l'intero ciclo di vita di un progetto in fasi e passaggi ben definiti, semplificando così la gestione del progetto:

1. Preparazione di un progetto (Starting Up a Project - SU):

In questa fase si valuta innanzitutto se il progetto è fattibile, prima ancora di definirlo e avviarlo. Si stabiliscono gli obiettivi, l’ambito, i rischi e l’organizzazione del progetto. Al committente viene conferito il mandato di progetto e viene nominato un responsabile di progetto. Viene definito anche il team di gestione del progetto. Al termine del processo di avvio viene redatto il mandato di progetto, che costituisce la base per l’ulteriore pianificazione e realizzazione del progetto. Le ragioni alla base del progetto, la sua portata e l’approccio risolutivo vengono documentati in una descrizione del progetto. Inoltre, viene pianificata la fase di avvio.

2. Direzione di un progetto (Directing a Project - DP):

Questo processo comprende il monitoraggio e la gestione del progetto ai massimi livelli da parte del comitato direttivo del progetto. Il comitato direttivo del progetto riceve regolarmente rapporti sullo stato di avanzamento e decide in merito alle modifiche da apportare al progetto, per garantire che questo sia in linea con gli obiettivi aziendali e rimanga entro i limiti concordati. In questo processo viene approvata sia l’avvio del progetto, sia la sua conclusione. Questo processo fa quindi parte di tutte le fasi del progetto.

3. Avvio di un progetto (Initiating a Project - IP):

In questa fase si elaborano piani dettagliati per il progetto. Si specificano ulteriormente il business case, gli obiettivi del progetto, le risorse, i rischi e gli aspetti relativi alla qualità. Viene elaborato un piano di progetto dettagliato, che costituisce la base per il monitoraggio e la gestione del progetto. Il responsabile del progetto viene nominato ufficialmente e il suo ruolo e le sue responsabilità vengono definiti chiaramente.

4. Controllo di una fase (Controlling a Stage - CS):

Questo processo riguarda il monitoraggio e la gestione del lavoro in ogni fase del progetto, o “stage”. Il responsabile del progetto tiene d’occhio l’avanzamento dei lavori, individua e risolve i problemi, verifica la qualità del lavoro e aggiorna il piano di progetto quando serve. Il comitato direttivo del progetto riceve regolarmente rapporti sullo stato di avanzamento e decide in merito alle modifiche da apportare al progetto. Questo processo descrive quindi la gestione quotidiana da parte del responsabile di progetto.

5. Gestione della consegna del prodotto (Managing Product Delivery - MP):

Questo processo riguarda la consegna dei prodotti o dei risultati del progetto. Il lavoro è guidato dai team leader, che sono responsabili della consegna dei prodotti concordati. Il responsabile del progetto monitora i progressi, risolve i problemi e si assicura che i prodotti rispettino gli standard di qualità concordati.

6. Gestione di un confine di fase (Managing a Stage Boundary - SB):

Questo processo segna la fine di una fase del progetto e il passaggio alla fase successiva. Il project manager redige un rapporto di chiusura della fase, che riassume lo stato della fase, e un piano di progetto aggiornato per la fase successiva. Il comitato direttivo del progetto esamina il rapporto e approva il proseguimento del progetto.

7. Chiusura di un progetto (Closing a Project - CP):

In questa fase il progetto viene formalmente concluso. Si verificano gli obiettivi del progetto, si consegnano i prodotti finali e si redigono i rapporti conclusivi. Un rapporto sulle lezioni apprese documenta le esperienze e le conoscenze acquisite durante il progetto, che potrebbero tornare utili per progetti futuri. L'incarico di progetto viene formalmente chiuso e il team di progetto sciolto.

PRINCE2 è agile?

PRINCE2 ist eine sehr flexible Methode, die die Anpassung an die jeweilige Projektumgebung stark betont. Allerdings gehört PRINCE2 zum klassischen Projektmanagement. Um Organisationen dabei zu unterstützen, Projekte in komplexen, sich schnell verändernden Umgebungen durchzuführen, wurde mit PRINCE2 Agile eine Erweiterung der Methode entwickelt, die die Grundlagen von PRINCE2 um agile Ansätze ergänzt.
Im Wesentlichen ergänzt PRINCE2 Agile die Prinzipien, Praktiken und Prozesse von PRINCE2 mit agilen Ansätzen wie Scrum, Kanban oder Lean Startup. Dies ermöglicht es Projektteams, die Struktur von PRINCE2 beizubehalten, während sie gleichzeitig agile Praktiken wie inkrementelle Lieferungen, regelmässige Rückmeldungen und kontinuierliche Verbesserung anwenden. PRINCE2 Agile beschreibt also, wie und an welcher Stelle die ursprüngliche Methode angepasst werden kann, um sie optimal mit agilen Ansätzen zu verbinden. Dafür wird beispielsweise mit dem Approccio CYNEFIN der Grad der Komplexität und Unsicherheit eines Projektes bestimmt oder die Dimensionen des Projektmanagements (Zeit, Kosten, Qualität, Risiken, Umfang, Nutzen) werden mit dem HEXAGON flexibel gemacht.

Conclusione

PRINCE2 è particolarmente adatto a progetti che richiedono una struttura chiara, una governance e un controllo ben definiti. Essendo un metodo molto flessibile, può essere adattato ai progetti e alle aziende più disparate, rendendolo perfetto per progetti grandi e complessi, progetti con risultati definiti, progetti con stakeholder esterni, progetti con cicli di vita lunghi, progetti in settori regolamentati o progetti con un alto grado di incertezza. Grazie alla struttura chiara, ai ruoli e alle responsabilità ben definiti e all’enfasi sul miglioramento continuo, PRINCE2 offre un metodo collaudato e molto apprezzato per portare a termine i progetti con successo.

myPARM ProjectManagement kann eine wertvolle Ergänzung für die Anwendung von PRINCE2 sein. Die umfassende Projektmanagementsoftware wurde speziell an die Unterstützung von PRINCE2-Projekten angepasst.

Scopri di più sul software di gestione di progetti e portfolio myPARM:

Vuoi conoscere myPARM in una demo? Allora fissa subito un appuntamento con noi!