Klassinen tehokkuus modernissa projektinhallinnassa: Ivy Lee -menetelmä

Mikä on Ivy Lee -menetelmä?

Ivy Lee -menetelmä, joka on saanut nimensä tunnetun PR-konsultin Ivy Leen mukaan, on yksinkertainen mutta erittäin tehokas ajanhallintaväline, joka kehitettiin yli sata vuotta sitten. Bethlehem Steel Corporationin silloinen johtaja Charles M. Schwab palkkasi Ivy Leen vuonna 1918 lisäämään yrityksen tuottavuutta. Lee esitteli menetelmän, joka oli yhtä yksinkertainen kuin tehokas, ja sen tehokkuus on yhä tänäkin päivänä vertaansa vailla.
Menetelmä toimii seuraavasti: Kirjoita jokaisen työpäivän päätteeksi ylös kuusi tärkeintä tehtävää, jotka sinun on hoidettava seuraavana päivänä. Nämä tehtävät asetetaan tärkeysjärjestykseen, ja tärkein tehtävä tulee ensin. Seuraavana päivänä aloitat tärkeimmästä tehtävästä ja työstät sitä, kunnes se on valmis, ennen kuin siirryt seuraavaan tehtävään. Näin jatketaan, kunnes kaikki tehtävät on suoritettu tai päivä päättyy. Keskeneräiset tehtävät siirretään seuraavan päivän listalle.
Tämä tekniikka auttaa keskittymään ja varmistamaan, että tärkeimmät tehtävät ovat aina tärkeysjärjestyksessä. Kun rajoitat itsesi kuuteen tehtävään, vältät tehtävälistan ylikuormittumisen ja pysyt realistisena ja keskittyneenä. Ivy Lee -menetelmä on hyvä esimerkki siitä, miten yksinkertaisilla muutoksilla työskentelytapaan voi olla merkittävä vaikutus tuottavuuteen ja tehokkuuteen.

Täytäntöönpano vaihe vaiheelta

Ivy Lee -menetelmälle on ominaista sen yksinkertaisuus. Sitä voi kuitenkin olla vaikea soveltaa johdonmukaisesti - varsinkin jos kollegoilla tai esimiehillä on muita prioriteetteja mielessään. Selkeällä viestinnällä menetelmä voi kuitenkin onnistua.

Vaihe 1: Kerää tehtävät

Ivy Lee -menetelmän päivittäinen sykli toistetaan päivittäin, ja se alkaa edellisen työpäivän iltana. Ota tässä vaiheessa muutama minuutti aikaa ja kirjoita ylös kuusi tärkeintä tehtävää, jotka sinun on hoidettava seuraavana päivänä. Tehtävien määrä on rajoitettu kuuteen, jotta voit keskittyä ja välttää hukkumisen.
Kirjoita kaikki muut tehtävät erilliseen luetteloon, joka toimii tehtävämuistiona. Jos käytät esimerkiksi sähköistä Kanban-taulua, voit määrittää tehtäville eräpäivät. Kuusi tehtävää, jotka on tehtävä seuraavana päivänä, saavat huomisen päivämäärän. Kaikille muille tehtäville ei joko anneta päivämäärää tai niille annetaan varsinainen eräpäivä. Tällöin on vain tärkeää varmistaa, että tulevana työpäivänä on enintään kuusi tehtävää.

Vaihe 2: Tehtävien priorisointi

Aseta nämä kuusi tehtävää tärkeysjärjestykseen. Tärkein tehtävä tulee ensin, sitten toiseksi tärkein tehtävä ja niin edelleen. Tämä järjestys auttaa sinua aloittamaan seuraavan aamun epäröimättä. Voit valita itse, millä kriteereillä asetat tehtävät tärkeysjärjestykseen. Voit esimerkiksi priorisoida tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan, kuten Eisenhower-matriisissa tai ABC-analyysissä. Tai voit asettaa etusijalle ne tehtävät, joilla on suora vaikutus tavoitteen saavuttamiseen, joiden suorittamatta jättämisellä on pahimmat seuraukset tai joilla on suurin arvo yritykselle, ja asettaa tehtävät tärkeysjärjestykseen Pareto-periaatteen mukaisesti.
Vinkkimme: Pidä kaikki seuraavaa päivää varten tarvitsemasi tiedot valmiina illalla. Siten voit aamulla tarttua toimeen kunnolla.

Vaihe 3: Aloita työ

Aloita heti seuraavana päivänä listan ensimmäisestä tehtävästä. Se on etusijalla kaikkeen muuhun, kuten sähköposteihin, nähden. Keskity yksinomaan tähän tehtävään ja työstä sitä, kunnes se on kokonaan valmis. Vältä häiriötekijöitä ja monia tehtäviä, jotta tehokkuutesi olisi mahdollisimman suuri. Tällä tavoin hyödynnät vuorokauden aikaa, jolloin useimmat ihmiset ovat tuottavimmillaan, ja tunnet pian onnistumisen tunteen.
Muista myös pitää taukoja, jotta voit jatkaa optimaalista suoritusta myöhemmin päivällä. Ihannetapauksessa ensimmäinen tauko tulisi pitää viimeistään 45 minuutin kuluttua.

Vaihe 4: Aseta tehtävät tärkeysjärjestykseen

Kun olet suorittanut ensimmäisen tehtävän, se rastitetaan pois ja siirrytään seuraavaan tehtävään. Voi kuitenkin käydä niin, että prioriteetit ovat muuttuneet sillä välin tai että tehtävä on jopa peruttu. Siksi on tärkeää tarkistaa lyhyesti jäljellä olevien tehtävien tärkeysjärjestys. Jos tämä tulee tarpeelliseksi esimerkiksi siksi, että hankkeessasi on tapahtunut jotain odottamatonta, voidaan nyt ajoittaa uusia tehtäviä tai ratkaista lyhytaikaisia vaikeuksia. Jos prioriteetit pysyvät ennallaan, tehtävät yksinkertaisesti käsitellään yksi toisensa jälkeen.

Vaihe 5: Määritä tehtävät

Harvoin käy niin, että kaikki kuusi tehtävää saadaan valmiiksi samaan aikaan työpäivän päättyessä. Pikemminkin on usein niin, että kaikkia tehtäviä ei ole saatu valmiiksi päivän loppuun mennessä tai tehtäväluettelo on jo valmis, vaikka työaikaa on vielä jäljellä. Jälkimmäinen tapaus on helppo, koska aikaa on käytettävissä muihin toimintoihin. Jos luettelossa olevia tehtäviä on kuitenkin vielä avoinna työpäivän lopussa, ne on siirrettävä seuraavalle päivälle, jos niillä on edelleen tarvittava prioriteetti. Silloin ne priorisoidaan uudelleen seuraavan päivän tehtäväluettelossa.

Vaihe 6: Toistaminen

Toista tämä prosessi joka päivä. Kun sovellat Ivy Lee -menetelmää johdonmukaisesti, parannat kykyäsi tunnistaa, priorisoida ja suorittaa tehokkaasti tärkeitä tehtäviä. Ajan myötä tämä menetelmä auttaa sinua lisäämään tuottavuuttasi ja keskittymistäsi kestävästi.

Vinkkejä parhaista käytännöistä

• Oikean tasapainon löytäminen: Ivy Lee asetti työpäivälle kuusi tehtävää. Tämä määrä on hyvä ohje, sillä normaalin työpäivän aikana kullekin tehtävälle voidaan varata aikaa puolesta tunnista kolmeen neljäsosaan tuntia. Tämä on myös aika, jonka useimmat ihmiset pystyvät tehokkaasti keskittymään tehtävään, ennen kuin he tarvitsevat tauon. On kuitenkin muistettava, että näiden tehtävien lisäksi aikaa vievät myös rutiinitehtävät, kuten sähköpostien lukeminen ja niihin vastaaminen. Rutiinitehtävät eivät kuitenkaan kuulu Ivy Lee -menetelmän tehtävälistalle. Jos kirjoitat ylös liikaa tehtäviä, joita ei voi suorittaa työpäivän aikana rutiinityön vuoksi, sillä voi olla nopeasti demotivoiva vaikutus. Liian vähillä tehtävillä voi kuitenkin olla myös kielteinen vaikutus suorituskykyyn, jos tulee tunne, että tehtävät ovat helposti suoritettavissa. Siksi on tärkeää mukauttaa tehtävien määrä työpäivääsi ja mieltymyksiisi.
• Suunnittele puskurit ja rutiinitehtävät: Rutiinitehtävät tulisi sisällyttää päivittäiseen rutiiniin esimerkiksi sellaiseen aikaan, jolloin keskittymiskykysi yleensä hiukan herpaantuu. Jos mahdollista, kannattaa myös suunnitella puskuri odottamattomien tapahtumien varalle. Hyvä ohje on 60-40-sääntö, jonka mukaan 40 prosenttia työajasta on varattava odottamattomiin tapahtumiin.
• Keskittyminen ja keskittyminen: Minimoi kaikki häiriötekijät mahdollisimman vähiin, kun työskentelet jonkin tehtävän parissa, ja työskentele yksinomaan tämän tehtävän parissa. Löydät vinkkejä tähän artikkelistamme: Keskittyneenä läpi työpäivän.
• Yhdistäminen muihin menetelmiin: Ivy Lee -menetelmä voidaan yhdistää optimaalisesti muihin menetelmiin. Voit esimerkiksi käyttää Pomodoro-tekniikkaa Ivy Lee -listan tehtävien työstämiseen 25 minuutin välein. Tämä auttaa jakamaan työn hallittaviin kokonaisuuksiin ja pitämään säännöllisiä taukoja. Tai käytä Eisenhower-matriisia tehtävien priorisointiin aluksi. Kun tehtävät on luokiteltu matriisin kvadrantteihin, voit yksinkertaisesti valita kuusi tärkeintä tehtävää Ivy Lee -luetteloosi. Kanban-taulu voi myös auttaa sinua seuraamaan visuaalisesti kuuden tehtäväsi edistymistä. Jaa taulu sarakkeisiin, kuten "Tehtävää", "Käynnissä" ja "Valmis", ja siirrä tehtäviä sen mukaisesti.
• Tehtävien muotoilu: Usein meillä on tapana kirjoittaa tehtävälistoille vain avainsanoja. Tämä ei kuitenkaan tee selväksi, mitä jokin tehtävä tarkalleen ottaen sisältää ja mitä siihen tarvitaan. Siksi on tärkeää muotoilla kyseiset tehtävät mahdollisimman selkeästi ja tarkasti. Hyvin kuvattu tehtävä helpottaa myös priorisointia ja voi auttaa sinua todella tarttumaan tehtävään motivoituneesti eikä viivyttelemään.

Päätelmä

Ivy Lee -menetelmä on todistettu tekniikka, jolla voit lisätä omaa tuottavuuttasi ja tehokkuutta päivittäisessä työssäsi. Keskittymällä tärkeimpiin tehtäviin ja suorittamalla ne johdonmukaisesti, voit paitsi saavuttaa tavoitteesi paremmin myös vähentää stressiä. Kun päivässä on vain kuusi selkeästi priorisoitua tehtävää, työmäärä on hallittavissa ja tulokset paranevat huomattavasti.

Lue lisää myPARM-projektin ja -salkunhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!