L'efficienza classica nella gestione moderna dei progetti: il metodo Ivy Lee

Che cos’è il metodo Ivy Lee?

Il metodo Ivy Lee, che prende il nome dal famoso consulente di pubbliche relazioni Ivy Lee, è uno strumento di gestione del tempo semplice ma estremamente efficace, sviluppato più di un secolo fa. Nel 1918, Ivy Lee fu assunto da Charles M. Schwab, allora presidente della Bethlehem Steel Corporation, per aumentare la produttività dell’azienda. Lee presentò un metodo tanto semplice quanto efficace, la cui efficacia rimane ancora oggi insuperata.
Il metodo funziona così: alla fine di ogni giornata lavorativa, annota i sei compiti più importanti che devi sbrigare il giorno dopo. Questi compiti vanno ordinati in base alla priorità, mettendo al primo posto quello più importante. Il giorno dopo inizi con il compito più importante e ci lavori finché non lo hai portato a termine, prima di passare a quello successivo. Continui così finché non hai completato tutti i compiti o finché la giornata non finisce. I compiti che non sono stati portati a termine vengono trasferiti nella lista del giorno successivo.
Questa tecnica ti aiuta a mantenere la concentrazione e a garantire che i compiti più importanti abbiano sempre la priorità. Limitando il numero di compiti a sei, eviti di sovraccaricare la lista delle cose da fare e riesci a rimanere realistico e concentrato. Il metodo Ivy-Lee è un esempio lampante di come semplici cambiamenti nel modo di lavorare possano avere un impatto notevole sulla produttività e sull’efficienza.

Implementazione passo dopo passo

Il metodo Ivy-Lee si distingue per la sua semplicità. Metterlo in pratica con coerenza può però risultare difficile, soprattutto quando i colleghi o i superiori hanno in mente altre priorità. Con una comunicazione chiara, però, il metodo può rivelarsi efficace.

Passo 1: Raccogliere le attività

Il ciclo giornaliero del metodo Ivy-Lee si ripete ogni giorno e inizia la sera del giorno lavorativo precedente. In quel momento, ti prendi qualche minuto per scrivere le sei attività più importanti che devi portare a termine il giorno successivo. Il numero delle attività è limitato a sei per mantenere la concentrazione ed evitare di sovraccaricarti.
Annota tutte le altre attività in un elenco separato, che funge da archivio delle attività. Se, ad esempio, usi una bacheca Kanban elettronica, puoi assegnare delle scadenze alle attività. Le sei attività da portare a termine il giorno successivo ricevono la data di domani. A tutte le altre non viene assegnata alcuna scadenza oppure viene indicata la data di scadenza effettiva. L’importante è assicurarsi che in nessun giorno lavorativo futuro ci siano più di sei attività da sbrigare.

Fase 2: Definizione delle priorità dei compiti

Poi, ordina questi sei compiti in base alla loro importanza. L’attività con la priorità più alta va al primo posto, seguita da quella di seconda importanza e così via. Questo ordine ti aiuterà a partire senza esitazioni la mattina dopo. Sta a te decidere in base a quali criteri stabilire le priorità. Ad esempio, puoi impostare le priorità come nel caso del Matrice di Eisenhower oppure Analisi ABC assegnare una priorità in base alla loro importanza e urgenza. Oppure puoi dare la massima priorità a quelle attività che contribuiscono direttamente al raggiungimento degli obiettivi, la cui mancata esecuzione comporta le conseguenze più gravi o che hanno il maggior valore per l’azienda, e stabilire le priorità secondo il principio di Pareto.
Il nostro consiglio: la sera prepara già tutte le informazioni che ti serviranno per il giorno dopo. Così al mattino potrai partire subito a pieno ritmo.

Passo 3: Iniziare il lavoro

Il giorno dopo, inizia subito con il primo compito della tua lista. Questo ha la priorità su tutto il resto, come ad esempio le tue e-mail. Concentrati esclusivamente su questo compito e lavoraci finché non è completamente portato a termine. Evita le distrazioni e il multitasking per massimizzare la tua efficienza. In questo modo sfrutterai il momento della giornata in cui la maggior parte delle persone è più produttiva e proverai presto un senso di soddisfazione.
Ricordati anche di fare delle pause, così potrai dare il meglio anche più avanti nella giornata. L’ideale è fare la prima pausa al più tardi dopo 45 minuti.

Fase 4: stabilire le priorità dei compiti

Una volta completata la prima attività, questa verrà spuntata e si passerà a quella successiva. Tuttavia, può capitare che nel frattempo le priorità siano cambiate o che un’attività sia stata addirittura eliminata. Per questo è importante ricontrollare rapidamente la priorità delle attività rimanenti. Se dovesse rendersi necessario, ad esempio perché nel tuo progetto si è verificato un imprevisto, ora puoi pianificare nuove attività o risolvere difficoltà a breve termine. Se invece le priorità sono rimaste invariate, basta semplicemente portare a termine le attività una dopo l’altra.

Passo 5: Assegnare i compiti

Capiterà raramente che tu riesca a portare a termine tutte e sei le attività proprio alla fine della giornata lavorativa. Piuttosto, spesso alla fine della giornata non tutte le attività sono state completate, oppure l’elenco delle attività è già stato smaltito, anche se hai ancora del tempo a disposizione. Quest’ultimo caso è semplice, perché così hai tempo da dedicare ad altre attività. Se però alla fine della giornata lavorativa ci sono ancora attività in sospeso dall’elenco, queste dovrebbero essere rimandate al giorno successivo, purché abbiano ancora la priorità necessaria. Verranno poi ripriorizzate nell’elenco delle attività per il giorno dopo.

Passo 6: ripetizione

Ripeti questo processo ogni giorno. Applicando con costanza il metodo Ivy Lee, migliorerai la tua capacità di individuare i compiti importanti, stabilirne le priorità e portarli a termine in modo efficiente. Col tempo, questo metodo ti aiuterà ad aumentare in modo duraturo la tua produttività e la tua concentrazione.

Suggerimenti sulle migliori pratiche

• Trovare il giusto equilibrio: Ivy Lee ha stabilito che in una giornata lavorativa ci siano sei compiti. Questo numero è un buon punto di riferimento, perché in una normale giornata lavorativa puoi così prevedere da mezz’ora a tre quarti d’ora per ogni compito. È anche il tempo in cui la maggior parte delle persone riesce a concentrarsi davvero su un compito prima di aver bisogno di una pausa. Tuttavia, va tenuto presente che, oltre a questi compiti, anche le attività di routine, come leggere e rispondere alle e-mail, richiedono il tuo tempo. Le attività di routine, però, non vanno inserite nella lista delle cose da fare del metodo Ivy Lee. Quindi, se annoti troppi compiti che, a causa delle attività di routine, non possono essere portati a termine in una giornata lavorativa, questo può diventare rapidamente demotivante. Ma anche un numero troppo esiguo di attività può influire negativamente sulle tue prestazioni, se hai la sensazione che siano troppo facili da portare a termine. Per questo è importante adattare il numero di attività alla tua giornata lavorativa e alle tue preferenze.
• Prevedi un margine di tempo e inserisci le attività di routine: i lavori di routine dovrebbero essere inseriti in modo fisso nella tua giornata, ad esempio in una fascia oraria in cui la tua concentrazione tende a calare un po’. Inoltre, se possibile, dovresti prevedere un margine di tempo per gli imprevisti. Un buon punto di riferimento può essere la regola del 60-40, che consiglia di riservare il 40% dell’orario di lavoro agli imprevisti.
• Concentrazione e attenzione: mentre svolgi un compito, cerca di ridurre al minimo tutte le distrazioni e dedicati esclusivamente a quello. Trovi alcuni consigli in proposito nel nostro articolo: Concentrati per tutta la giornata lavorativa
• Combinazione con altri metodi: Il metodo Ivy-Lee si combina perfettamente con altri metodi. Ad esempio, usa la tecnica del Pomodoro per sbrigare i compiti della tua lista Ivy-Lee in intervalli di 25 minuti. Questo ti aiuta a suddividere il lavoro in unità gestibili e a fare pause regolari. Oppure usa la matrice di Eisenhower per stabilire inizialmente le priorità dei tuoi compiti. Una volta che i tuoi compiti sono stati classificati nei quadranti della matrice, puoi facilmente selezionare i sei compiti più importanti da inserire nella tua lista Ivy-Lee. Anche una bacheca Kanban può aiutarti a tenere traccia visivamente dei progressi delle tue sei attività. Dividi la bacheca in colonne come “Da fare”, “In corso” e “Fatto” e sposta le attività di conseguenza.
• Formulare i compiti: nelle liste delle cose da fare tendiamo spesso ad annotare solo parole chiave. Da queste, però, non si capisce esattamente cosa comporti un compito e di cosa hai bisogno per portarlo a termine. Per questo è importante formulare ogni compito nel modo più chiaro e preciso possibile. Un compito ben descritto facilita anche la definizione delle priorità e può aiutarti ad affrontarlo con motivazione, invece di procrastinare.

Conclusione

Il metodo Ivy Lee è una tecnica collaudata per aumentare la tua produttività e la tua efficienza nella routine lavorativa quotidiana. Concentrandoti sui compiti più importanti e portandoli a termine con costanza, non solo riuscirai a raggiungere meglio i tuoi obiettivi, ma ridurrai anche lo stress. Con solo sei compiti chiaramente prioritizzati al giorno, il carico di lavoro diventa gestibile e i risultati migliorano in modo tangibile.

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