L'efficacité classique dans la gestion de projet moderne : la méthode Ivy Lee

Qu’est-ce que la méthode Ivy Lee ?

La méthode Ivy Lee, qui tire son nom du célèbre consultant en relations publiques Ivy Lee, est un outil de gestion du temps simple mais extrêmement efficace, mis au point il y a plus d’un siècle. En 1918, Ivy Lee fut engagé par Charles M. Schwab, alors président de la Bethlehem Steel Corporation, afin d’accroître la productivité de l’entreprise. Lee présenta une méthode aussi simple que puissante, dont l’efficacité reste inégalée à ce jour.
La méthode fonctionne comme suit : À la fin de chaque journée de travail, vous notez les six tâches les plus importantes que vous devez accomplir le lendemain. Ces tâches sont classées par ordre de priorité, la plus importante figurant en première position. Le lendemain, vous commencez par la tâche la plus importante et vous y consacrez tout votre temps jusqu’à ce qu’elle soit terminée, avant de passer à la tâche suivante. Ce processus se poursuit jusqu’à ce que toutes les tâches soient terminées ou que la journée se termine. Les tâches non réalisées sont reportées sur la liste du lendemain.
Cette technique aide à rester concentré et à s’assurer que les tâches les plus importantes ont toujours la priorité. En vous limitant à six tâches, vous évitez de surcharger votre liste de tâches et restez réaliste et concentré. La méthode Ivy-Lee est un excellent exemple de la manière dont de simples changements dans votre façon de travailler peuvent avoir un impact considérable sur votre productivité et votre efficacité.

La mise en œuvre étape par étape

La méthode Ivy-Lee se distingue par sa simplicité. Il peut toutefois s'avérer difficile de la mettre en œuvre de manière cohérente, notamment lorsque vos collègues ou vos supérieurs ont d'autres priorités en tête. Une communication claire permet toutefois d'en garantir le succès.

Étape 1 : Collecter les tâches

Le cycle quotidien de la méthode Ivy Lee se répète chaque jour et commence le soir de la journée de travail précédente. À ce moment-là, vous prenez quelques minutes pour noter les six tâches les plus importantes que vous devez accomplir le lendemain. Le nombre de tâches est limité à six afin de rester concentré et d’éviter le surmenage.
Vous notez toutes les autres tâches dans une liste distincte qui fait office de réserve de tâches. Si vous utilisez, par exemple, un tableau Kanban électronique, vous pouvez attribuer des dates d’échéance à ces tâches. Les six tâches à accomplir le lendemain se voient attribuer la date du lendemain. Toutes les autres ne reçoivent soit aucune date, soit leur date d’échéance réelle. Il est alors important de veiller à ce qu’aucun jour ouvrable futur ne comporte plus de six tâches à accomplir.

Étape 2 : hiérarchisation des tâches

Ensuite, classez ces six tâches par ordre d'importance. La tâche la plus prioritaire vient en premier, suivie de la deuxième plus importante, et ainsi de suite. Cet ordre vous aidera à vous mettre au travail sans hésitation dès le lendemain matin. C’est à vous de choisir les critères sur lesquels vous baserez cette hiérarchisation. Vous pouvez, par exemple, établir cette hiérarchie en fonction de l’importance et de l’urgence, comme dans la matrice d’Eisenhower ou l’analyse ABC. Vous pouvez également attribuer la priorité absolue aux tâches qui contribuent directement à la réalisation de vos objectifs, dont la non-exécution aurait les conséquences les plus graves ou qui présentent la plus grande valeur pour l’entreprise, et classer les tâches selon le principe de Pareto.
Notre conseil : le soir, rassemblez déjà toutes les informations dont vous aurez besoin pour le lendemain. Vous pourrez ainsi vous mettre directement au travail dès le matin.

Étape 3 : Commencer à travailler

Le lendemain, commencez immédiatement par la première tâche de votre liste. Celle-ci a la priorité sur tout le reste, comme par exemple vos e-mails. Concentrez-vous exclusivement sur cette tâche et travaillez-y jusqu’à ce qu’elle soit entièrement terminée. Évitez les distractions et le multitâche afin de maximiser votre efficacité. Vous profiterez ainsi du moment de la journée où la plupart des gens sont les plus productifs et vous ressentirez rapidement un sentiment de réussite.
Pensez également à faire des pauses afin de pouvoir maintenir un niveau de performance optimal plus tard dans la journée. Idéalement, la première pause devrait avoir lieu au plus tard au bout de 45 minutes.

Étape 4 : Traiter les tâches par ordre de priorité

Une fois la première tâche accomplie, celle-ci est cochée et vous passez à la tâche suivante. Il peut toutefois arriver que les priorités aient changé entre-temps, voire qu’une tâche ait été supprimée. Il est donc important de vérifier rapidement la priorité des tâches restantes. Si cela s’avère nécessaire, par exemple en raison d’un imprévu survenu dans votre projet, vous pouvez alors planifier de nouvelles tâches ou résoudre des difficultés à court terme. Si les priorités sont restées inchangées, les tâches sont simplement traitées les unes après les autres.

Étape 5 : Transférer des tâches

Il est rare que les six tâches soient toutes terminées au moment où la journée de travail s’achève. Le plus souvent, soit toutes les tâches ne sont pas encore terminées à la fin de la journée, soit la liste des tâches est déjà épuisée alors qu’il reste encore du temps de travail disponible. Ce dernier cas de figure est simple, car vous disposez ainsi de temps pouvant être consacré à d’autres activités. Toutefois, s’il reste des tâches en suspens sur la liste à la fin de la journée de travail, celles-ci doivent être reportées au lendemain, dans la mesure où elles conservent la priorité requise. Elles seront alors reclassées par ordre de priorité dans la liste des tâches du lendemain.

Étape 6 : Répétition

Répétez ce processus chaque jour. En appliquant systématiquement la méthode Ivy Lee, vous améliorerez votre capacité à identifier les tâches importantes, à les hiérarchiser et à les mener à bien efficacement. Au fil du temps, cette méthode vous aidera à accroître durablement votre productivité et votre concentration.

Conseils de bonnes pratiques

• Trouver le juste équilibre : Ivy Lee a fixé à six le nombre de tâches à accomplir au cours d'une journée de travail. Ce chiffre constitue un bon point de référence, car lors d'une journée de travail normale, il permet de prévoir entre une demi-heure et trois quarts d'heure pour chaque tâche. C'est également la durée pendant laquelle la plupart des gens peuvent se concentrer efficacement sur une tâche avant d'avoir besoin d'une pause. Il convient toutefois de garder à l'esprit qu'outre ces tâches, des activités routinières telles que la lecture et la réponse aux e-mails mobilisent également votre temps. Or, les tâches routinières n’ont pas leur place sur la liste des tâches de la méthode Ivy-Lee. Ainsi, si vous notez trop de tâches qui, en raison de ces tâches routinières, ne peuvent être accomplies en une seule journée de travail, cela peut rapidement s’avérer démotivant. Mais un nombre trop faible de tâches peut également avoir un impact négatif sur vos performances si vous avez l’impression que celles-ci sont trop faciles à réaliser. Il est donc important d’adapter le nombre de tâches à votre journée de travail et à vos préférences.
• Prévoyez des marges de manœuvre et intégrez les tâches routinières : les tâches routinières devraient être intégrées de manière fixe dans votre emploi du temps quotidien, par exemple pendant un créneau horaire où votre concentration a tendance à baisser légèrement. De plus, dans la mesure du possible, prévoyez une marge de manœuvre pour les imprévus. La règle des 60-40 peut constituer un bon point de repère à cet égard : elle recommande de réserver 40 % du temps de travail aux imprévus.
• Concentration et attention : lorsque vous travaillez sur une tâche, réduisez autant que possible toutes les sources de distraction et consacrez-vous exclusivement à cette tâche. Vous trouverez quelques conseils à ce sujet dans notre article : Rester concentré tout au long de la journée de travail
• Combinaison avec d'autres méthodes : la méthode Ivy-Lee se combine parfaitement avec d'autres méthodes. Utilisez par exemple la technique Pomodoro pour traiter les tâches de votre liste Ivy-Lee par intervalles de 25 minutes. Cela permet de diviser le travail en unités gérables et de faire des pauses régulières. Vous pouvez également utiliser la matrice d'Eisenhower pour établir une première hiérarchisation de vos tâches. Une fois vos tâches classées dans les quadrants de la matrice, vous pouvez facilement sélectionner les six tâches les plus importantes pour votre liste Ivy-Lee. Un tableau Kanban peut également vous aider à suivre visuellement la progression de vos six tâches. Divisez le tableau en colonnes telles que « À faire », « En cours » et « Terminé », puis déplacez les tâches en conséquence.
• Formuler les tâches : sur les listes de tâches, nous avons souvent tendance à ne noter que des mots-clés. Or, cela ne permet pas de savoir exactement en quoi consiste une tâche ni ce dont vous avez besoin pour la mener à bien. Il est donc important de formuler chaque tâche de manière aussi claire et précise que possible. Une tâche bien décrite facilite également la hiérarchisation des priorités et peut vous aider à vous y attaquer avec motivation, plutôt que de remettre à plus tard.

Conclusion

La méthode Ivy-Lee est une technique éprouvée permettant d'améliorer votre productivité et votre efficacité au quotidien. En vous concentrant sur les tâches les plus importantes et en les traitant de manière systématique, vous pouvez non seulement mieux atteindre vos objectifs, mais aussi réduire votre stress. Avec seulement six tâches clairement hiérarchisées par jour, la charge de travail reste gérable et les résultats s’améliorent sensiblement.

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