Eficacia clásica en la gestión moderna de proyectos: el método Ivy Lee
No es raro que algún jefe de proyecto llegue a la oficina por la mañana sintiéndose abrumado, porque le espera una montaña enorme de tareas pendientes. Pero con un poco de organización y determinación, no es nada difícil llegar cada mañana a la oficina con confianza y una sonrisa en los labios. El método Ivy Lee, que se desarrolló originalmente para magnates industriales, promete precisamente eso: mediante una técnica de priorización sencilla pero eficaz, transforma interminables listas de tareas pendientes en planes diarios concisos y factibles. Precisamente cuando tienes que hacer malabarismos entre plazos y tareas minuciosas, este método te ofrece una forma de recuperar el control, ir tachando tareas y gestionar los proyectos con éxito.
¿Qué es el método Ivy Lee?
El método Ivy Lee, que lleva el nombre del famoso asesor de relaciones públicas Ivy Lee, es una herramienta de gestión del tiempo sencilla pero muy eficaz que se desarrolló hace más de un siglo. En 1918, Charles M. Schwab, el entonces presidente de Bethlehem Steel Corporation, contrató a Ivy Lee para aumentar la productividad de la empresa. Lee presentó un método tan sencillo como potente, cuya eficacia sigue siendo insuperable hasta hoy.
El método funciona así: al final de cada jornada laboral, anota las seis tareas más importantes que tienes que hacer al día siguiente. Estas tareas se ordenan por prioridad, poniendo la más importante en primer lugar. Al día siguiente, empiezas por la tarea más importante y te dedicas a ella hasta que la termines, antes de pasar a la siguiente. Esto sigue así hasta que hayas completado todas las tareas o se acabe el día. Las tareas que no hayas podido hacer se pasan a la lista del día siguiente.
Esta técnica te ayuda a mantener la concentración y a asegurarte de que las tareas más importantes siempre tengan prioridad. Al limitarte a seis tareas, evitas que la lista de cosas por hacer se sature y te mantienes con los pies en la tierra y concentrado. El método Ivy Lee es un ejemplo perfecto de cómo unos sencillos cambios en la forma de trabajar pueden tener un impacto considerable en la productividad y la eficiencia.
Aplicación paso a paso
El método Ivy-Lee destaca por su sencillez. Sin embargo, aplicarlo de forma sistemática puede resultar complicado, sobre todo si tus compañeros o jefes tienen otras prioridades en mente. No obstante, con una comunicación clara, el método puede dar buenos resultados.
Paso 1: Recopilar tareas
El ciclo diario del método Ivy-Lee se repite cada día y empieza por la tarde del día laboral anterior. En ese momento, te tomas unos minutos para anotar las seis tareas más importantes que tienes que hacer al día siguiente. El número de tareas está limitado a seis para mantener la concentración y evitar sentirte abrumado.
Anota todas las demás tareas en una lista aparte que sirva como «almacén de tareas». Si, por ejemplo, usas un tablero Kanban electrónico, puedes asignar fechas de vencimiento a las tareas. A las seis tareas que hay que hacer al día siguiente les pones la fecha de mañana. Al resto, o bien no les asignas ninguna fecha, o bien les pones la fecha de vencimiento real. Lo importante es asegurarte de que en ningún día laborable futuro haya más de seis tareas pendientes.
Paso 2: Priorizar las tareas
A continuación, ordena estas seis tareas según su importancia. La tarea con mayor prioridad va en primer lugar, seguida de la segunda más importante y así sucesivamente. Este orden te ayudará a ponerte en marcha a la mañana siguiente sin dudar. Los criterios que utilices para establecer las prioridades dependen de ti. Por ejemplo, puedes priorizarlas como en el caso de la Matriz de Eisenhower o Análisis ABC Priorízalas según su importancia y urgencia. O bien, dale la máxima prioridad a aquellas tareas que contribuyen directamente a alcanzar los objetivos, cuya falta de cumplimiento tenga las peores consecuencias o que tengan el mayor valor para la empresa, y prioriza las tareas según el principio de Pareto.
Nuestro consejo: prepara por la noche toda la información que vayas a necesitar al día siguiente. Así podrás ponerte manos a la obra nada más levantarte.
Paso 3: Empezar a trabajar
Al día siguiente, empieza enseguida con la primera tarea de tu lista. Esta tiene prioridad sobre todo lo demás, como por ejemplo tus correos electrónicos. Céntrate exclusivamente en esta tarea y trabaja en ella hasta que esté totalmente terminada. Evita las distracciones y no hagas varias cosas a la vez para sacar el máximo partido a tu eficiencia. Así aprovecharás el momento del día en el que la mayoría de la gente es más productiva y pronto sentirás la satisfacción de haberlo conseguido.
Recuerda también tomarte descansos para poder rendir al máximo más adelante durante el día. Lo ideal es que el primer descanso sea, como muy tarde, al cabo de 45 minutos.
Paso 4: Priorizar tareas
Una vez que hayas terminado la primera tarea, se marcará como completada y pasarás a la siguiente. Sin embargo, puede pasar que, mientras tanto, las prioridades hayan cambiado o que incluso alguna tarea haya dejado de ser necesaria. Por eso es importante que revises rápidamente la prioridad de las tareas restantes. Si fuera necesario, por ejemplo, porque ha surgido algún imprevisto en tu proyecto, ahora también puedes planificar nuevas tareas o resolver dificultades a corto plazo. Si las prioridades no han cambiado, simplemente se van haciendo las tareas una tras otra.
Paso 5: Asignar tareas
Rara vez ocurrirá que termines las seis tareas justo al acabar la jornada laboral. Lo más habitual es que, al final del día, aún no hayas terminado todas las tareas o que ya hayas completado la lista, aunque te quede tiempo de trabajo. Este último caso es sencillo, porque así tienes tiempo que puedes dedicar a otras actividades. Sin embargo, si al final de la jornada laboral aún quedan tareas pendientes de la lista, deberías pasarlas al día siguiente, siempre que sigan teniendo la prioridad necesaria. Así, se volverán a priorizar en la lista de tareas del día siguiente.
Paso 6: Repetición
Repite este proceso cada día. Si aplicas el método Ivy-Lee de forma constante, mejorarás tu capacidad para identificar las tareas importantes, priorizarlas y llevarlas a cabo de forma eficiente. Con el tiempo, este método te ayudará a aumentar tu productividad y tu concentración de forma duradera.
Consejos de buenas prácticas
- Encontrar el equilibrio adecuado: Ivy Lee estableció un máximo de seis tareas para una jornada laboral. Esta cifra es una buena referencia, ya que en una jornada normal se puede dedicar entre media hora y tres cuartos de hora a cada tarea. Este es también el tiempo que la mayoría de la gente puede concentrarse de forma efectiva en una tarea antes de necesitar un descanso. Sin embargo, también hay que tener en cuenta que, además de estas tareas, hay actividades rutinarias, como leer y responder correos electrónicos, que te quitan tiempo. Pero las tareas rutinarias no tienen cabida en la lista de tareas del método Ivy-Lee. Así que, si anotas demasiadas tareas que, debido a las tareas rutinarias, no se pueden completar en una jornada laboral, esto puede resultar rápidamente desmotivador. Pero tener muy pocas tareas también puede afectar negativamente a tu rendimiento, si te da la sensación de que las puedes hacer sin esfuerzo. Por eso es importante ajustar el número de tareas a tu jornada laboral y a tus preferencias.
- Prevé un margen de tiempo y las tareas rutinarias: las tareas rutinarias deberían tener un hueco fijo en tu agenda diaria, por ejemplo, en un momento en el que tu concentración suele bajar un poco. Además, si puedes, deja un margen de tiempo para imprevistos. Una buena referencia puede ser la regla del 60-40, que recomienda reservar el 40 % del tiempo de trabajo para imprevistos.
- Enfoque y concentración: mientras trabajas en una tarea, intenta reducir al mínimo todas las distracciones y dedícate exclusivamente a esa tarea. Encontrarás algunos consejos al respecto en nuestro artículo: Mantén la concentración durante la jornada laboral
- Combinación con otros métodos: El método Ivy-Lee se puede combinar perfectamente con otros métodos. Por ejemplo, usa la técnica Pomodoro para ir tachando las tareas de tu lista Ivy-Lee en intervalos de 25 minutos. Esto te ayuda a dividir el trabajo en unidades manejables y a hacer pausas regulares. O usa la matriz de Eisenhower para priorizar tus tareas desde el principio. Una vez que hayas clasificado tus tareas en los cuadrantes de la matriz, podrás seleccionar fácilmente las seis tareas más importantes para tu lista de Ivy-Lee. Un tablero Kanban también puede ayudarte a seguir visualmente el progreso de tus seis tareas. Divide el tablero en columnas como «Por hacer», «En curso» y «Hecho», y mueve las tareas según corresponda.
- Formular las tareas: en las listas de tareas pendientes solemos anotar solo palabras clave. Sin embargo, así no queda claro qué implica exactamente cada tarea ni qué necesitas para llevarla a cabo. Por eso es importante formular cada tarea de la forma más clara y precisa posible. Una tarea bien descrita también facilita establecer prioridades y puede ayudarte a ponerte con ella con ganas, en lugar de posponerla.
Conclusión
El método Ivy-Lee es una técnica que ha demostrado su eficacia para aumentar tu productividad y eficiencia en el día a día laboral. Al centrarte en las tareas más importantes y irlas completando de forma sistemática, no solo podrás alcanzar mejor tus objetivos, sino que también reducirás el estrés. Con solo seis tareas claramente priorizadas al día, la carga de trabajo se vuelve más manejable y los resultados mejoran notablemente.
Si quieres aplicar este método en un contexto moderno, herramientas como myPARM ProjectManagement o myPARM CorporateNavigator te ofrecen el apoyo ideal. Ambos programas cuentan con funciones integradas para la gestión de tareas, como por ejemplo un tablero Kanban, que te ayuda a mantener una visión general y a seguir visualmente el progreso de tus proyectos. Así podrás combinar la eficiencia clásica del método Ivy-Lee con herramientas modernas.
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