Mantener la concentración durante toda la jornada laboral

6 consejos para mantener la productividad durante el día

1. Seguimiento del tiempo

¿Tienes días en los que te preguntas por la noche qué has conseguido o qué has hecho a lo largo del día? Si es así, un primer paso hacia una mayor concentración y eficacia en tu trabajo diario podría ser registrar detalladamente tus actividades y horas de trabajo. Esto puede hacerse fácilmente con hojas de cálculo Excel o aplicaciones de seguimiento del tiempo, pero también con software de gestión de proyectos como myPARM ProjectManagement. Suele bastar con llevar un registro del tiempo de este tipo durante una semana y luego analizar a qué dedicas la mayor parte de tu tiempo y cuáles son los mayores factores perturbadores de tu rutina diaria. A continuación, puedes abordarlos para evitarlos en la medida de lo posible en el futuro o planificarlos en tu rutina diaria.

2. Planifica tu jornada laboral

Aunque al principio parezca un paso de trabajo adicional, tiene mucho sentido planificar, al menos a grandes rasgos, tu jornada laboral. De este modo, sabrás exactamente en qué tareas debes trabajar, podrás adaptar la jornada laboral a tus preferencias y, al mismo tiempo, te asegurarás de tener tiempos muertos y de descanso. También te ayuda a evitar la multitarea, que se considera muy eficiente pero que en realidad significa que las tareas que se procesan al mismo tiempo se realizan con menos eficacia y calidad.
Cómo planificar tu jornada laboral de forma óptima:

• Utiliza las horas productivas: ¿Sabes a qué hora del día eres más productivo? Entonces deberías utilizar este conocimiento. Por ejemplo, si sueles ser menos productivo después de comer, no debes programar ningún trabajo agotador a esa hora. Si, por el contrario, tu productividad alcanza su punto máximo a primera hora de la mañana o a última hora de la tarde, deberías considerar la posibilidad de realizar tareas que requieran mucha concentración a esas horas. Esto tiene otra ventaja: como suele haber menos gente en la oficina a esas horas, te distraerás menos.
• Establece una rutina: Una rutina diaria ayuda a tu cerebro a adaptarse al trabajo concentrado y a mantener la concentración. También puede ayudarte a abordar las tareas habituales de forma automática, en lugar de posponerlas. Por ejemplo, empieza la mañana consultando tus correos electrónicos, tómate un breve descanso y luego empieza con una tarea más intensa. Cuando lleves un tiempo haciendo esta rutina con regularidad, te darás cuenta de que terminas tus tareas automáticamente.
• Programa las pausas: Las pausas conscientes fomentan la productividad, sobre todo si no las utilizas para completar pequeñas tareas, sino para relajarte, por ejemplo levantándote de la mesa y dando unos pasos. Así podrás seguir trabajando con mucha más concentración. Por tanto, debes planificar una pausa al menos cada 60 u 80 minutos.
• Programa las pérdidas de tiempo: Algunas tareas requieren mucho tiempo a lo largo del día, como leer y procesar correos electrónicos. Este tiempo debe planificarse en tu jornada laboral, ya que de lo contrario puede provocar retrasos en otras tareas.
  Nuestra sugerencia: Asigna bloques de tiempo específicos a lo largo del día para ocuparte de esas tareas. Por ejemplo, comprueba tus correos electrónicos una vez por la mañana y otra por la tarde, mientras mantienes cerrado el programa de correo electrónico durante el resto del día. De este modo no te distraerás con los mensajes entrantes y también podrás procesarlos más rápidamente. Como estas tareas no suelen requerir demasiada concentración, es aconsejable programarlas en los momentos en que la experiencia te ha demostrado que eres menos productivo.
• Programa las reuniones una tras otra: Si tu jornada laboral se ve interrumpida repetidamente por reuniones, difícilmente podrás centrarte en las grandes tareas porque no tendrás tiempo suficiente en los 30 a 60 minutos que transcurren entre una reunión y otra para trabajar productivamente en ellas. Por tanto, si es posible, debes intentar programar las reuniones lo más seguidas posible. Esto te dejará el resto del día para concentrarte en tareas más complejas.

3. Establecer correctamente las prioridades

Una larga lista de tareas pendientes puede parecer rápidamente abrumadora. Sin embargo, si la examinas más detenidamente, te darás cuenta enseguida de que algunas tareas deben completarse inmediatamente, mientras que otras aún tienen tiempo o quizá incluso puedan delegarse. Por tanto, debes establecer prioridades y trabajar en ellas en consecuencia para alcanzar tus objetivos. Algunos métodos bien conocidos pueden ayudarte con esto:

• Cómete esa rana: Este método te ayuda a reconocer la tarea más difícil y a completarla primero. Esto te motiva para el resto del día y te quita presión de encima, ya que no tienes que pensar en la tarea importante todo el tiempo.
• Matriz de Eisenhower: Utiliza la matriz de Eisenhower para priorizar tus tareas basándote en criterios sencillos como la urgencia y la importancia.
• Análisis ABC: El análisis ABC también te ayuda a dividir tus tareas en muy importantes (A), importantes (B) y menos importantes (C) en función de varios criterios.

4. Métodos de gestión del tiempo

Las grandes tareas que llevan varios días, semanas o incluso meses pueden resultar abrumadoras rápidamente. Por eso, la mayoría de los métodos de gestión del tiempo se basan en dividir dichas tareas en subtareas más pequeñas, lo que te permite alcanzar el éxito rápidamente y estar más motivado. Sin embargo, no todos los métodos de gestión del tiempo son adecuados para todo el mundo. Así que prueba cuál se adapta mejor a ti. Puedes encontrar información sobre la técnica Pomodoro, el timeboxing o Getting-Things-Done en nuestro blog.

5. Lugar de trabajo que mejora la concentración

El diseño de tu entorno de trabajo desempeña un papel importante a la hora de favorecer tu concentración. Por tanto, asegúrate de que tu espacio de trabajo esté siempre limpio y ordenado para minimizar las distracciones visuales. Un espacio de trabajo ordenado te facilita pensar y procesar la información. Esto incluye no sólo tu escritorio, sino también tu ordenador. Por tanto, tu escritorio, carpetas y buzón deben estar ordenados y estructurados de forma que puedas encontrar todo lo importante rápidamente en lugar de tener que buscar durante mucho tiempo.
Sin embargo, hay otros consejos que puedes utilizar para mejorar tu concentración en el trabajo:

• Elimina los factores perturbadores: Los factores perturbadores más habituales son las interrupciones de los compañeros, las llamadas telefónicas, los correos electrónicos, los mensajes de chat o las redes sociales. Por tanto, si quieres centrarte en tu trabajo, debes cerrar la puerta de la oficina y la bandeja de entrada de tu correo electrónico si es posible, poner el chat de la empresa en "no molestar" y poner tu smartphone privado en modo avión o, al menos, en modo silencio.
• Reduce la contaminación acústica: El ruido o los sonidos en el lugar de trabajo pueden distraer. Por eso es importante reducir la contaminación acústica. Así que cierra las puertas de la oficina o ponte auriculares con cancelación de ruido. ¿Es casi imposible evitar los ruidos molestos en tu oficina? Entonces prueba a escuchar música con auriculares. La música de concentración, por ejemplo, puede ayudarte a concentrarte, ya que no te distrae de tu trabajo, sino que los sonidos calmantes favorecen la concentración e incluso se dice que aumentan el rendimiento cerebral.
• Iluminación y ventilación: Si es posible, utiliza iluminación natural, ya que se ha demostrado que mejora la productividad y la concentración. Si esto no es posible, debes asegurarte de que tienes suficiente iluminación, ya que muy poca luz no sólo es mala para los ojos, sino que también cansa. Lo mismo ocurre con el aire viciado en la oficina. Por tanto, ventila regularmente para sustituir el aire de la oficina por aire fresco y rico en oxígeno y mejorar así tu concentración.
• Establece horarios de no molestar: Especialmente cuando estás en el flujo y avanzando realmente bien con tu trabajo, es muy molesto ser interrumpido por los compañeros. Esto nos lleva a necesitar 20 minutos o más para volver a concentrarnos en la tarea que tenemos entre manos. Por tanto, puede ser útil establecer tiempos de concentración durante los cuales tus compañeros sepan que no deben interrumpirte.
  Nuestro consejo: anota estas horas en tu calendario para no reservar una reunión sin querer. También puedes dar a tus compañeros señales no verbales de cuándo quieres que se acerquen a ti y cuándo no, por ejemplo cerrando la puerta de la oficina o poniendo un post-it rojo en tu pantalla.
• Cambio de lugar: ¿Sueles distraerte demasiado en tu oficina? Entonces puede ayudarte trasladarte a otro lugar para las tareas que requieran mucha concentración. Puede ser una sala de reuniones vacía, la oficina remota o la cafetería de al lado.

6. Consejos cotidianos

Sin embargo, una jornada laboral centrada no sólo empieza cuando entras en la oficina. Tu vida privada y un estilo de vida saludable también influyen en tu capacidad de concentración en el trabajo. Una dieta sana, sobre todo durante la pausa para comer, y beber con regularidad pueden ayudarte a mantener la concentración durante todo el día. Las técnicas de relajación, como el yoga o la meditación, te ayudan a despejarte y a trabajar sin estrés. Dormir lo suficiente y hacer ejercicio con regularidad garantizan que estés en forma para la jornada laboral.

Conclusión

Mantener la concentración a lo largo del día puede ser un gran reto. Sin embargo, con unos cuantos trucos, mucha paciencia, suficiente práctica y constancia, podrás entrar en el flujo más fácilmente. Si quieres trabajar de forma aún más productiva en el futuro, te recomendamos que registres con precisión tus actividades y horas de trabajo, para que sepas a qué dedicas la mayor parte de tu tiempo. Así podrás planificar mejor tu jornada laboral.

Más información sobre el software de gestión de proyectos y carteras myPARM:

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