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Concentración durante la jornada laboral

6 consejos para seguir siendo productivo a lo largo del día

Concentración durante la jornada laboral

Colegas que necesitan cinco minutos de tu tiempo, correos electrónicos que hay que atender, un teléfono que no para de sonar o un jefe que preferiría haber terminado una tarea ayer… todo esto dificulta la concentración real en las tareas pendientes y la fluidez en la vida laboral cotidiana. Esto sería especialmente importante, ya que en el flujo completamos tareas rápida y eficazmente y nos divertimos al mismo tiempo. Le mostramos técnicas que le ayudarán a seguir siendo productivo, incluso cuando la motivación a veces no sea tan alta.

1. registrar el tiempo

¿Conoces esos días en los que te pasas la tarde preguntándote qué has conseguido realmente o qué has estado haciendo durante todo el día? Si es así, un primer paso hacia una mayor concentración y eficacia en su trabajo diario podría ser registrar detalladamente sus actividades y horas de trabajo. Esto puede hacerse fácilmente con hojas de cálculo Excel o aplicaciones de seguimiento del tiempo, pero también con software de gestión de proyectos como myPARM ProjectManagement. Suele bastar con llevar ese registro del tiempo durante una semana y analizar después a qué dedica la mayor parte de su tiempo y cuáles son los factores que más le perturban en su rutina diaria. A continuación, puede abordarlas para evitarlas en la medida de lo posible en el futuro, o planificarlas en su rutina diaria.

Plan 2º día laborable

Aunque al principio parezca un paso de trabajo adicional, tiene mucho sentido planificar al menos a grandes rasgos la jornada laboral. De este modo, sabrá exactamente en qué tareas debe trabajar, podrá adaptar la jornada laboral a sus preferencias y, al mismo tiempo, prestar atención a los topes y los tiempos de descanso. También se evita la multitarea, que se considera muy eficiente, pero en realidad garantiza que las tareas que se procesan simultáneamente se realicen con menos eficacia y calidad.
Esta es la mejor manera de planificar su jornada laboral:

  • Aproveche los momentos productivos: ¿Sabes en qué momento del día eres más productivo? Entonces deberías utilizar estos conocimientos. Por ejemplo, si suele ser menos productivo después de comer, no debe programar ningún trabajo agotador a esa hora. Si, por el contrario, su productividad es máxima a primera hora de la mañana o a última hora de la tarde, debería plantearse realizar las tareas que requieran mucha concentración a esas horas. Esto tiene otra ventaja: como suele haber menos gente en la oficina a esas horas, te distraerás menos.
  • Establezca una rutina: Una rutina diaria ayuda al cerebro a adaptarse al trabajo concentrado y a mantener la concentración. También puede ayudarle a abordar las tareas habituales de forma automática en lugar de posponerlas. Por ejemplo, empieza la mañana ocupándote de tus correos electrónicos, luego tómate un breve descanso y después empieza con una tarea agotadora. Una vez que haya llevado a cabo esta rutina con regularidad durante algún tiempo, se dará cuenta de que está trabajando a través de sus tareas de forma automática.
  • Planifique pausas: Las pausas conscientes fomentan la productividad, sobre todo si no las utiliza para realizar pequeñas tareas, sino para relajarse, por ejemplo levantándose de la mesa y dando unos pasos. Así podrá seguir trabajando de forma mucho más concentrada. Por lo tanto, debes planificar una pausa al menos cada 60 u 80 minutos.
  • Planifique las pérdidas de tiempo: algunas tareas requieren mucho tiempo a lo largo del día, como leer y procesar correos electrónicos. Este tiempo debe planificarse en su jornada laboral, de lo contrario puede provocar retrasos en otras tareas.
    Nuestro consejo: Intenta realizar estas tareas en varios bloques a lo largo del día, de modo que proceses tus correos electrónicos una vez por la mañana y otra por la tarde, por ejemplo, pero por lo demás mantén tu programa de correo electrónico cerrado. Así no te distraes con los mensajes entrantes y puedes procesarlos más rápidamente. Como estas tareas no suelen requerir demasiada concentración, es aconsejable programarlas en los momentos en los que sueles ser menos productivo.
  • Programe reuniones una detrás de otra: si su jornada laboral se ve interrumpida repetidamente por reuniones, difícilmente podrá centrarse en las grandes tareas porque no tendrá tiempo suficiente en los 30 a 60 minutos que transcurren entre reunión y reunión para trabajar realmente de forma productiva en ellas. Por lo tanto, si es posible, debe intentar programar las reuniones lo más cerca posible entre sí. Esto le deja el resto del día para concentrarse en tareas más complejas.

3. priorizar correctamente

Una larga lista de tareas pendientes puede resultar abrumadora. Sin embargo, si las analizamos con detenimiento, nos daremos cuenta rápidamente de que algunas tareas deben realizarse inmediatamente, mientras que otras aún tienen tiempo o incluso pueden delegarse. Establece prioridades y trabaja en consecuencia para alcanzar tus objetivos. Algunos métodos bien conocidos pueden ayudarle en este sentido:

  • Cómete esa rana: Este método te ayuda a reconocer la tarea más difícil y completarla primero. Esto te motiva para el resto del día y te quita presión de encima, ya que no tienes que pensar en la tarea importante todo el tiempo.
  • Matriz de Eisenhower: Con la matriz de Eisenhower, puedes priorizar tus tareas utilizando criterios sencillos como la urgencia y la importancia.
  • Análisis ABC: El análisis ABC también le ayuda a dividir sus tareas en tareas muy importantes en función de varios criterios. (A), importante (B) y menos importante (C) a subdividir.

4. métodos de gestión del tiempo

Las grandes tareas que llevan varios días, semanas o incluso meses pueden resultar abrumadoras. Por eso, la mayoría de los métodos de gestión del tiempo se basan en dividir esas tareas en subtareas más pequeñas, lo que permite lograr un éxito rápido y estar más motivado. Pero no todos los métodos de gestión del tiempo son adecuados para todo el mundo. Prueba lo que más te convenga. En nuestro blog encontrará información sobre la técnica Pomodoro, el timeboxing o el Getting-Things-Done.

5. lugar de trabajo que favorece la concentración

El diseño de su entorno de trabajo desempeña un papel importante a la hora de favorecer su concentración. Por lo tanto, asegúrese de que su lugar de trabajo esté siempre limpio y ordenado para minimizar las distracciones visuales. Un espacio de trabajo ordenado le facilita pensar y procesar la información. Esto incluye no sólo el escritorio, sino también el ordenador. Por tanto, tu escritorio, carpetas y buzón deben estar ordenados y organizados para que puedas encontrar todo lo importante rápidamente en lugar de tener que buscar durante mucho tiempo.
Sin embargo, hay otros consejos que puedes utilizar para reforzar tu concentración en el trabajo:

  • Elimine los factores perturbadores: Los factores perturbadores más habituales son las interrupciones de los compañeros, las llamadas telefónicas, los correos electrónicos, los mensajes de chat o las redes sociales. Si realmente quieres concentrarte en tu trabajo, debes cerrar la puerta de la oficina y la bandeja de entrada del correo electrónico si es posible, poner el chat de la empresa en «no molestar» y poner tu smartphone privado en modo avión o, al menos, en modo silencio.
  • Reducir la contaminación acústica: El ruido o los sonidos en el lugar de trabajo pueden distraer. Por eso es importante reducir la contaminación acústica. Así que cierra las puertas de la oficina o ponte auriculares con cancelación de ruido. ¿Le resulta casi imposible evitar ruidos molestos en su casa? A continuación, prueba a escuchar música con auriculares. La música de concentración puede ayudarle a concentrarse, por ejemplo, ya que no le distrae de su trabajo, pero los sonidos calmantes favorecen la concentración e incluso se dice que aumentan el rendimiento cerebral.
  • Iluminación y ventilación: utilice iluminación natural siempre que sea posible, ya que está demostrado que mejora la productividad y la concentración. Si esto no es posible, debes asegurarte de que tienes suficiente iluminación, porque muy poca luz no sólo es mala para tus ojos, sino que también te cansa. Lo mismo ocurre con el aire viciado en la oficina. Por lo tanto, ventile regularmente para sustituir el aire de la oficina por aire fresco y rico en oxígeno y mejorar así su concentración.
  • Establece horarios de no interrupción: Especialmente cuando estás en plena actividad y progresas mucho en tu trabajo, es muy molesto que te interrumpan los compañeros. Esto significa que necesitamos 20 minutos o más para volver a concentrarnos en la tarea que tenemos entre manos. Por ello, puede ser útil fijar momentos de concentración en los que tus compañeros sepan que no deben molestarte.
    Nuestro consejo: introduzca estas horas en su calendario para no reservar una reunión por error. También puedes dar a tus colegas señales no verbales de cuándo quieres que se acerquen a ti y cuándo no, por ejemplo cerrando la puerta de la oficina o mostrando una nota adhesiva roja en tu pantalla.
  • Cambio de ubicación: ¿se distrae demasiado en su oficina? Entonces puede ser útil cambiar de lugar para las tareas que requieren mucha concentración. Puede ser una sala de reuniones vacía, la oficina remota o la cafetería de al lado.

6. consejos cotidianos

Sin embargo, una jornada laboral centrada no sólo empieza al entrar en la oficina. Tu vida privada y un estilo de vida saludable también influyen en tu capacidad de concentración. Una dieta sana, sobre todo durante la pausa para comer, y beber con regularidad pueden ayudarte a mantener la concentración durante todo el día. Técnicas de relajación como el yoga o la meditación le ayudan a despejarse y trabajar sin estrés. Dormir lo suficiente y hacer ejercicio con regularidad garantizan que estés en forma para la jornada laboral.

Conclusión

Mantener la concentración a lo largo del día puede suponer un gran reto. Sin embargo, con algunos trucos, mucha paciencia, suficiente práctica y constancia, puedes cogerle el tranquillo más fácilmente. Si quieres trabajar de forma aún más productiva en el futuro, te recomendamos que registres con precisión tus actividades y horas de trabajo para que sepas a qué dedicas la mayor parte de tu tiempo. Así podrá planificar mejor su jornada laboral.

Puede utilizar un software de gestión de proyectos como myPARM ProjectManagement para registrar el tiempo y planificar y priorizar las tareas. Por ejemplo, puede planificar las tareas en el práctico tablero Kanban. De este modo, no sólo tendrá una visión general de sus proyectos y de las tareas que se derivan de ellos, sino también de toda su jornada laboral.

Más información sobre el software de gestión de proyectos y carteras myPARM:

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