Rester concentré tout au long de la journée de travail

6 conseils pour une productivité soutenue pendant la journée

1. Suivi du temps

Y a-t-il des jours où vous vous demandez le soir ce que vous avez accompli ou ce que vous avez fait au cours de la journée ? Si c'est le cas, un premier pas vers plus de concentration et d'efficacité dans votre travail quotidien pourrait être d'enregistrer vos activités et vos heures de travail en détail. Vous pouvez facilement le faire à l'aide de feuilles de calcul Excel ou d'applications de suivi du temps, mais aussi avec un logiciel de gestion de projet tel que myPARM ProjectManagement. Il suffit généralement de tenir un tel journal pendant une semaine, puis d'analyser ce à quoi vous consacrez le plus de temps et quels sont les principaux facteurs de perturbation de votre routine quotidienne. Vous pouvez alors soit vous attaquer à ces facteurs pour les éviter autant que possible à l'avenir, soit les planifier dans votre routine quotidienne.

2. Planifiez votre journée de travail

Même si cela semble être une étape de travail supplémentaire au départ, il est très utile de planifier au moins grossièrement votre journée de travail. Vous saurez ainsi exactement sur quelles tâches vous devez travailler, vous pourrez adapter votre journée de travail à vos préférences et, en même temps, vous vous assurerez d'avoir des périodes tampons et des temps de pause. Cela vous permet également d'éviter le multitâche, qui est considéré comme très efficace mais qui signifie en fait que les tâches traitées en même temps sont exécutées moins efficacement et avec une qualité moindre.
Comment planifier votre journée de travail de manière optimale :

• Utilisez les moments productifs : Savez-vous à quel moment de la journée vous êtes le plus productif ? Vous devriez alors utiliser cette connaissance. Par exemple, si vous êtes généralement moins productif après le déjeuner, vous ne devriez pas programmer de travail intense à ce moment-là. Si, en revanche, votre productivité est maximale tôt le matin ou tard le soir, vous devriez envisager d'effectuer des tâches exigeant beaucoup de concentration à ces moments-là. Cela présente un autre avantage : comme il y a généralement moins de monde au bureau à ces heures-là, vous serez moins distrait.
• Établissez une routine : Une routine quotidienne aide votre cerveau à s'adapter à un travail ciblé et à rester concentré. Elle peut également vous aider à vous attaquer automatiquement à des tâches régulières au lieu de les remettre à plus tard. Par exemple, commencez votre matinée en consultant vos courriels, faites une courte pause, puis commencez une tâche plus ardue. Une fois que vous aurez effectué cette routine régulièrement pendant un certain temps, vous vous apercevrez que vous accomplissez automatiquement vos tâches.
• Planifiez des pauses : Les pauses conscientes favorisent la productivité - surtout si vous ne les utilisez pas pour accomplir de petites tâches, mais pour vous détendre, par exemple en vous levant de votre bureau et en faisant quelques pas. Vous serez alors en mesure de poursuivre votre travail avec beaucoup plus de concentration. Vous devriez donc prévoir une pause au moins toutes les 60 à 80 minutes.
• Planifiez les tâches qui vous font perdre du temps : Certaines tâches prennent beaucoup de temps tout au long de la journée, comme la lecture et le traitement des courriels. Ce temps doit être planifié dans votre journée de travail, car il peut sinon entraîner des retards dans d'autres tâches.
  Notre suggestion : Allouez des plages de temps spécifiques tout au long de la journée pour effectuer ces tâches. Par exemple, consultez vos courriels une fois le matin et une fois l'après-midi, tout en gardant votre programme de messagerie fermé le reste de la journée. De cette façon, vous ne serez pas distrait par les messages entrants et vous pourrez les traiter plus rapidement. Comme ces tâches ne demandent généralement pas trop de concentration, il est conseillé de les programmer à des moments où l'expérience a montré que vous étiez moins productif.
• Planifiez des réunions l'une après l'autre : Si votre journée de travail est constamment interrompue par des réunions, vous ne pourrez guère vous concentrer sur des tâches importantes, car vous ne disposerez pas de suffisamment de temps, dans les 30 à 60 minutes qui séparent les réunions, pour y travailler de manière productive. Dans la mesure du possible, vous devriez donc essayer de programmer des réunions aussi rapprochées que possible. Vous disposerez ainsi du reste de la journée pour vous concentrer sur des tâches plus complexes.

3. Fixer correctement les priorités

Une longue liste de choses à faire peut rapidement sembler écrasante. Toutefois, si vous y regardez de plus près, vous vous rendrez vite compte que certaines tâches doivent être accomplies immédiatement, tandis que d'autres ont encore du temps devant elles ou peuvent même être déléguées. Vous devez donc établir des priorités et les traiter en conséquence pour atteindre vos objectifs. Quelques méthodes bien connues peuvent vous y aider :

• Mangez cette grenouille : Cette méthode vous aide à reconnaître la tâche la plus difficile et à l'accomplir en premier. Cela vous motive pour le reste de la journée et vous soulage, car vous n'avez pas à penser en permanence à la tâche la plus importante.
• Matrice d'Eisenhower : Utilisez la matrice d'Eisenhower pour hiérarchiser vos tâches sur la base de critères simples tels que l'urgence et l'importance.
• Analyse ABC : L'analyse ABC vous aide également à diviser vos tâches en très importantes (A), importantes (B) et moins importantes (C) sur la base de différents critères.

4. Méthodes de gestion du temps

Les tâches importantes qui prennent plusieurs jours, semaines ou même mois peuvent rapidement devenir insurmontables. La plupart des méthodes de gestion du temps sont donc basées sur la décomposition de ces tâches en sous-tâches plus petites, ce qui vous permet de réussir rapidement et d'être plus motivé. Cependant, toutes les méthodes de gestion du temps ne conviennent pas à tout le monde. Testez donc celle qui vous convient le mieux. Vous trouverez des informations sur la technique Pomodoro, le timeboxing ou la méthode Getting-Things-Done sur notre blog !

5. Lieu de travail favorisant la concentration

L'aménagement de votre environnement de travail joue un rôle important pour favoriser votre concentration. Veillez donc à ce que votre espace de travail soit toujours propre et bien rangé afin de minimiser les distractions visuelles. Un espace de travail bien rangé facilite la réflexion et le traitement des informations. Cela concerne non seulement votre bureau, mais aussi votre ordinateur. Votre bureau, vos dossiers et votre boîte aux lettres doivent donc être bien rangés et structurés de manière à ce que vous puissiez trouver rapidement tout ce qui est important au lieu de devoir chercher longtemps.
Cependant, il existe d'autres astuces pour améliorer votre concentration au travail :

• Éliminez les facteurs perturbateurs : Les facteurs perturbateurs les plus courants sont les interruptions des collègues, les appels téléphoniques, les courriels, les messages de chat ou les médias sociaux. Si vous voulez vous concentrer sur votre travail, vous devez donc fermer la porte du bureau et votre boîte aux lettres électronique si possible, régler le chat de l'entreprise sur "ne pas déranger" et mettre votre smartphone privé en mode "vol" ou au moins en mode silencieux.
• Réduisez la pollution sonore : Le bruit ou les sons sur le lieu de travail peuvent être source de distraction. Il est donc important de réduire la pollution sonore. Fermez donc les portes de votre bureau ou mettez un casque anti-bruit. Il est presque impossible d'éviter les bruits dérangeants dans votre bureau ? Essayez alors d'écouter de la musique avec des écouteurs. La musique Focus, par exemple, peut vous aider à vous concentrer, car elle ne vous distrait pas de votre travail, mais les sons apaisants favorisent la concentration et on dit même qu'ils augmentent les performances du cerveau.
• Éclairage et ventilation : Si possible, utilisez l'éclairage naturel, car il est prouvé qu'il améliore la productivité et la concentration. Si ce n'est pas possible, veillez tout de même à disposer d'un éclairage suffisant, car un manque de lumière est non seulement mauvais pour les yeux, mais aussi source de fatigue. Il en va de même pour l'air vicié dans le bureau. Aérez donc régulièrement pour remplacer l'air du bureau par de l'air frais et riche en oxygène et améliorer ainsi votre concentration.
• Fixez des heures auxquelles vous ne pouvez pas être dérangé : Lorsque vous êtes dans le feu de l'action et que vous avancez bien dans votre travail, il est très ennuyeux d'être interrompu par des collègues. Il nous faut alors 20 minutes ou plus pour nous concentrer à nouveau sur la tâche à accomplir. Il peut donc être utile de fixer des périodes de concentration pendant lesquelles vos collègues savent qu'ils ne doivent pas vous interrompre.
  Notre conseil : inscrivez ces heures dans votre agenda afin d'éviter qu'une réunion ne soit réservée par inadvertance. Vous pouvez également donner à vos collègues des signaux non verbaux indiquant quand vous souhaitez être approché ou non, par exemple en fermant la porte de votre bureau ou en plaçant un post-it rouge sur votre écran.
• Changement de lieu : Êtes-vous trop souvent distrait dans votre bureau ? Dans ce cas, il peut être utile de changer de lieu pour les tâches qui nécessitent beaucoup de concentration. Il peut s'agir d'une salle de réunion vide, d'un bureau distant ou du café voisin.

6. Conseils quotidiens

Cependant, une journée de travail concentrée ne commence pas seulement lorsque vous entrez dans votre bureau. En effet, votre vie privée et un mode de vie sain influencent également votre concentration au travail. Une alimentation saine, en particulier pendant la pause déjeuner, et une consommation régulière d'alcool peuvent vous aider à rester concentré tout au long de la journée. Les techniques de relaxation telles que le yoga ou la méditation vous aident à faire le vide dans votre tête et à travailler sans stress. Un sommeil suffisant et une activité physique régulière vous permettent d'être en forme pour la journée de travail.

Conclusion

Il peut être difficile de rester concentré tout au long de la journée. Cependant, avec quelques astuces, beaucoup de patience, une pratique suffisante et de la constance, vous pouvez vous mettre dans le bain plus facilement. Si vous souhaitez travailler de manière encore plus productive à l'avenir, nous vous recommandons d'enregistrer précisément vos activités et vos heures de travail afin de savoir à quoi vous consacrez la majeure partie de votre temps. Vous pourrez ainsi mieux planifier votre journée de travail.

En savoir plus sur le logiciel de gestion de projets et de portefeuilles myPARM:

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