Mantenere la concentrazione durante la giornata lavorativa

6 consigli per mantenere la produttività durante la giornata

1. Tracciamento del tempo

Ti capita di avere giornate in cui la sera ti chiedi cosa hai raggiunto o cosa hai fatto durante la giornata? Se è così, un primo passo verso una maggiore concentrazione ed efficienza nel tuo lavoro quotidiano potrebbe essere quello di registrare dettagliatamente le tue attività e le ore di lavoro. Questo può essere fatto facilmente con fogli di calcolo Excel o applicazioni di tracciamento del tempo, ma anche con software di gestione dei progetti come myPARM ProjectManagement. Di solito è sufficiente tenere un registro del tempo per una settimana e poi analizzare quali sono le attività a cui dedichi la maggior parte del tempo e quali sono i maggiori fattori di disturbo nella tua routine quotidiana. Potrai quindi affrontarli per evitarli il più possibile in futuro o pianificarli nella tua routine quotidiana.

2. Pianifica la tua giornata lavorativa

Anche se all'inizio sembra un'ulteriore fase di lavoro, è molto sensato pianificare almeno a grandi linee la tua giornata lavorativa. In questo modo saprai esattamente su quali compiti dovrai lavorare, potrai adattare la giornata lavorativa alle tue preferenze e allo stesso tempo assicurarti di avere dei buffer e dei momenti di pausa. Questo ti aiuta anche a evitare il multitasking, che è considerato molto efficiente ma in realtà significa che i compiti che vengono svolti contemporaneamente vengono portati a termine in modo meno efficiente e con una qualità inferiore.
Come pianificare la giornata lavorativa in modo ottimale:

• Usa gli orari produttivi: Sai a che ora del giorno sei più produttivo? Allora dovresti sfruttare questa conoscenza. Ad esempio, se in genere sei meno produttivo dopo pranzo, allora non dovresti programmare alcun lavoro impegnativo in questo periodo. Se invece la tua produttività ha un picco al mattino presto o alla sera, dovresti considerare di completare i compiti ad alta intensità di concentrazione in questi momenti. Questo ha un altro vantaggio: dato che in questi orari ci sono meno persone in ufficio, sarai meno distratto.
• Stabilisci una routine: Una routine giornaliera aiuta il tuo cervello ad adattarsi al lavoro concentrato e a mantenere la concentrazione. Può anche aiutarti ad affrontare i compiti regolari in modo automatico invece di rimandarli. Ad esempio, inizia la mattina controllando le email, fai una breve pausa e poi inizia con un compito più impegnativo. Una volta che avrai eseguito questa routine regolarmente per un po' di tempo, ti accorgerai di completare automaticamente i tuoi compiti.
• Pianifica le pause: Le pause consapevoli favoriscono la produttività, soprattutto se non le usi per portare a termine piccoli compiti, ma per rilassarti, ad esempio alzandoti dalla scrivania e facendo qualche passo. In questo modo potrai continuare a lavorare con maggiore concentrazione. Dovresti quindi programmare una pausa almeno ogni 60-80 minuti.
• Pianifica le perdite di tempo: Alcune attività richiedono molto tempo durante la giornata, come leggere ed elaborare le e-mail. Questo tempo dovrebbe essere pianificato nella tua giornata lavorativa, perché altrimenti potrebbe causare ritardi nelle altre attività.
  Il nostro suggerimento: Assegna dei blocchi di tempo specifici durante la giornata per svolgere questi compiti. Ad esempio, controlla la posta elettronica una volta al mattino e una volta al pomeriggio, mentre per il resto della giornata tieni chiuso il programma di posta elettronica. In questo modo non sarai distratto dai messaggi in arrivo e potrai anche elaborarli più rapidamente. Poiché questi compiti non richiedono di solito troppa concentrazione, è consigliabile programmarli in orari in cui l'esperienza ha dimostrato che sei meno produttivo.
• Pianifica le riunioni una dopo l'altra: Se la tua giornata lavorativa viene ripetutamente interrotta da riunioni, difficilmente riuscirai a concentrarti su compiti importanti perché nei 30-60 minuti che intercorrono tra una riunione e l'altra non avrai abbastanza tempo per lavorarci in modo produttivo. Se possibile, dovresti cercare di programmare le riunioni il più possibile ravvicinate. In questo modo avrai il resto della giornata per concentrarti su compiti più complessi.

3. Imposta correttamente le priorità

Una lunga lista di cose da fare può sembrare rapidamente opprimente. Tuttavia, se la osservi più da vicino, di solito ti rendi subito conto che alcuni compiti devono essere completati immediatamente, mentre altri hanno ancora tempo o possono essere delegati. Devi quindi stabilire delle priorità e lavorare di conseguenza per raggiungere i tuoi obiettivi. Alcuni metodi ben noti possono aiutarti in questo senso:

• Mangia-quella-rana: Questo metodo ti aiuta a riconoscere il compito più difficile e a portarlo a termine per primo. Questo ti motiva per il resto della giornata e ti toglie la pressione dalla mente, in quanto non dovrai pensare sempre al compito più importante.
• Matrice di Eisenhower: Usa la matrice di Eisenhower per dare priorità ai tuoi compiti in base a criteri semplici come l'urgenza e l'importanza.
• Analisi ABC: L'analisi ABC ti aiuta anche a suddividere le attività in molto importanti (A), importanti (B) e meno importanti (C) in base a vari criteri.

4. Metodi di gestione del tempo

I grandi compiti che richiedono diversi giorni, settimane o addirittura mesi possono diventare rapidamente opprimenti. La maggior parte dei metodi di gestione del tempo si basa quindi sulla suddivisione di questi compiti in sotto-compiti più piccoli, che ti permettono di raggiungere rapidamente il successo e di essere più motivato. Tuttavia, non tutti i metodi di gestione del tempo sono adatti a tutti. Perciò prova quello che più ti si addice. Puoi trovare informazioni sulla tecnica del Pomodoro, sul timeboxing o sul Getting-Things-Done sul nostro blog!

5. Luogo di lavoro che favorisce la concentrazione

Il design del tuo ambiente di lavoro gioca un ruolo importante nel favorire la tua concentrazione. Pertanto, assicurati che il tuo spazio di lavoro sia sempre pulito e ordinato per ridurre al minimo le distrazioni visive. Uno spazio di lavoro ordinato rende più facile pensare ed elaborare le informazioni. Questo include non solo la tua scrivania ma anche il tuo computer. Il desktop, le cartelle e la casella di posta elettronica devono essere ordinati e strutturati in modo tale da permetterti di trovare rapidamente tutto ciò che è importante, invece di doverlo cercare a lungo.
Tuttavia, ci sono altri consigli che puoi utilizzare per migliorare la tua concentrazione al lavoro:

• Elimina i fattori di disturbo: I fattori di disturbo più comuni sono le interruzioni da parte dei colleghi, le telefonate, le e-mail, i messaggi di chat o i social media. Se vuoi concentrarti sul tuo lavoro, dovresti quindi chiudere la porta dell'ufficio e la casella di posta elettronica, se possibile, impostare la chat aziendale su "non disturbare" e mettere il tuo smartphone privato in modalità aereo o almeno in modalità silenziosa.
• Ridurre l'inquinamento acustico: Il rumore o i suoni sul posto di lavoro possono distrarre. È quindi importante ridurre l'inquinamento acustico. Quindi chiudi le porte dell'ufficio o indossa delle cuffie a cancellazione di rumore. È quasi impossibile evitare i rumori molesti in ufficio? Allora prova ad ascoltare musica in cuffia. La musica Focus, ad esempio, può aiutarti a concentrarti perché non ti distrae dal lavoro, ma i suoni rilassanti favoriscono la concentrazione e si dice addirittura che aumentino le prestazioni del cervello.
• Illuminazione e ventilazione: Se possibile, utilizza l'illuminazione naturale, che è stato dimostrato essere in grado di migliorare la produttività e la concentrazione. Se questo non è possibile, devi comunque assicurarti di avere un'illuminazione sufficiente, perché una luce troppo scarsa non solo fa male agli occhi, ma ti stanca anche. Lo stesso vale per l'aria viziata in ufficio. Per questo motivo, è bene ventilare regolarmente per sostituire l'aria dell'ufficio con aria fresca e ricca di ossigeno e migliorare così la tua concentrazione.
• Stabilisci degli orari in cui non devi disturbare: Soprattutto quando sei in piena attività e stai facendo ottimi progressi nel tuo lavoro, è molto fastidioso essere interrotti dai colleghi. Questo ci porta ad avere bisogno di 20 minuti o più per concentrarci nuovamente sul compito da svolgere. Può quindi essere utile stabilire degli orari in cui i tuoi colleghi sanno che non devono interromperti.
  Il nostro consiglio: inserisci questi orari nel tuo calendario per evitare che una riunione venga inavvertitamente prenotata. Puoi anche dare ai tuoi colleghi dei segnali non verbali che indicano quando vuoi essere avvicinato e quando no, ad esempio chiudendo la porta dell'ufficio o mettendo un post-it rosso sullo schermo.
• Cambia luogo: In genere ti distrai troppo in ufficio? Allora può essere utile spostarsi in un luogo diverso per i compiti che richiedono molta concentrazione. Potrebbe trattarsi di una sala riunioni vuota, di un ufficio remoto o di un bar accanto.

6. Consigli per tutti i giorni

Tuttavia, una giornata lavorativa concentrata non inizia solo quando entri in ufficio. Anche la tua vita privata e uno stile di vita sano influenzano la tua concentrazione sul lavoro. Una dieta sana, soprattutto durante la pausa pranzo, e un consumo regolare di alcolici possono aiutarti a rimanere concentrato durante la giornata. Tecniche di rilassamento come lo yoga o la meditazione ti aiutano a schiarirti le idee e a lavorare senza stress. Dormire a sufficienza e fare esercizio fisico regolare ti assicurano una buona forma fisica per affrontare la giornata lavorativa.

Conclusione

Può essere una grande sfida rimanere concentrati durante la giornata. Tuttavia, con alcuni trucchi, molta pazienza, sufficiente pratica e costanza, potrai entrare in sintonia con il flusso di lavoro più facilmente. Se vuoi lavorare in modo ancora più produttivo in futuro, ti consigliamo di registrare con precisione le tue attività e i tuoi orari di lavoro, in modo da sapere a cosa dedichi la maggior parte del tuo tempo. In questo modo potrai pianificare meglio la tua giornata lavorativa.

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