Johtaminen juhlatunnelmissa

Miten saat joukkueesi läpi stressaavan kauden?

1. osoittaa ymmärrystä

Jotta tiimejä voidaan tukea tämän vuoden raskaan ajanjakson läpi, tärkein perusta on vahva empatia. Sillä aivan kuten johtajilla on varmasti paljon stressiä, suurimmalla osalla tiimistä on tänä aikana paitsi työvelvoitteita myös lukuisia yksityiselämän haasteita. Lahjojen ostaminen, perhevierailujen suunnittelu, lasten hoitaminen – kaikki tämä vaatii aikaa ja energiaa. Empaattinen johtaja voi kuitenkin huolehtia siitä, että työperäinen stressi vähenee minimiin.

• Osoita ymmärrystä: Jotta esimiehet ymmärtäisivät yksittäisten tiimin jäsenten tarpeita ja pystyisivät vastaamaan niihin paremmin, heidän tulisi käyttää aikaa tiimin kanssa keskustelemiseen sen nykyisistä paineista ja rasituksista. Näin he voivat reagoida vastaavasti ja tukea tiimiä.
• Tarjoa joustavuutta: Aika on yleensä hyvin tiukalla uuden vuoden kynnyksellä. Jos mahdollista, joustavat työajat tai kotitoimistojärjestelyt voivat auttaa sovittamaan yhteen yksityiset ja ammatilliset sitoumukset. Vapaa iltapäivä lahjojen ostamista varten tai työskentely kotoa käsin pitkän matkan välttämiseksi voi auttaa vähentämään stressiä.
• Stressitekijöiden tunnistaminen: Juuri silloin, kun monet tehtävät on saatava valmiiksi ennen vuoden loppua, monet johtajat ovat taipuvaisia jakamaan ne kestävimmille työntekijöilleen. Tämä voi kuitenkin johtaa siihen, että yksittäisten tiimin jäsenten on hoidettava poikkeuksellisen paljon tehtäviä. Siksi on tärkeää tunnistaa pullonkaulat ja jakaa tehtävät tasapuolisesti.

2. asettaa painopisteet

Prioriteetit ovat ratkaisevia joulun alla. Ylikuormitettu tehtäväluettelo johtaa vain liiallisiin vaatimuksiin ja turhautumiseen, jos uskot, että kaikki tehtävät on saatava valmiiksi tänä vuonna tai ennen joulua. Keskity yhdessä tiimisi kanssa niihin tavoitteisiin, jotka ovat todella tärkeitä loppuvuodesta.

• "Pitääkö sen todella olla tänä vuonna?": Kysy tämä kysymys jokaisesta tehtävästä, jotta voit asettaa järkevät prioriteetit. Lykkää tammikuulle kaikki se, mitä ei tarvitse tehdä vuoden loppuun mennessä. Tämä tekee tästä stressaavasta ajasta helpompaa sinulle ja työntekijöillesi.
• Yksi asia kerrallaan: Työskentele selkeiden prioriteettilistojen avulla. Näin tiimi voi keskittyä yhteen tehtävään kerrallaan unohtamatta kokonaiskuvaa.
• Juhlikaa pieniäkin onnistumisia: Asettakaa välitavoitteita ja palkitkaa niiden saavuttaminen. Pieni onnistuminen motivoi usein enemmän kuin suuren lopputuloksen odotus.

3. mukauttaa viestintää

Hyvä viestintä on erityisen tärkeää kiireisenä aikana, mutta juuri silloin se laiminlyödään usein ajan säästämiseksi. Viestinnän puutteesta johtuvat väärinkäsitykset ja epävarmuus johtavat kuitenkin nopeasti ylimääräisiin stressihetkiin ja saattavat maksaa enemmän aikaa kuin hyvä viestintä.

• Muotoile selkeät odotukset: Erityisesti jos jokin asia on kiireellinen tai tehtäviä on paljon, sinun on kerrottava selkeästi, mitä tehtäviä ja mitä tuloksia odotetaan milloin.
• Anna palautetta: Anna tarvittaessa myönteistä palautetta. Pieni kehu voi tehdä ihmeitä näinä stressaavina aikoina. Jos virheitä sattuu, on myös hyödyllistä huomauttaa niistä jo varhaisessa vaiheessa, jotta tiimisi ei mene väärään suuntaan.
• Pidä ovet avoimina: Varmista, että tiimisi jäsenet tietävät, että he voivat kääntyä puoleesi milloin tahansa, jos heillä on kysymyksiä tai ongelmia. Erityisesti jos tiimisi tietää, että sinäkin olet stressaantunut, jäsenet saattavat olla taipuvaisia välttämään ylimääräisten ongelmien tuomista sinulle. Tämä voi kuitenkin johtaa suurempiin ongelmiin ja lisää stressiä.

4. kohottaa mielialaa

Pieni joulumieltä työpaikalla voi myös tehdä ihmeitä stressin lievittämiseksi. Pienet eleet ja rento ilmapiiri voivat lisätä tuottavuutta vähentämällä paineita.

• Joulukoristeet: Pienet joulukoristeet luovat lämpimän tunnelman, mutta ne eivät välttämättä ole kaikkien mieleen - varsinkaan, jos kaikki tiimin jäsenet eivät vietä joulua. Keskustele siksi tiimisi kanssa etukäteen siitä, miten koristeet voidaan suunnitella sopiviksi.
• Yhteistä toimintaa: järjestä adventtiaamiainen, salainen joulupukki tai kutsu tiimisi pieniin joulujuhliin. Nämä toimet vahvistavat yhteishenkeä.
• Musiikki: Hienovarainen jouluinen soittolista taustalla voi kohottaa tunnelmaa. Kysy kuitenkin kaikilta etukäteen, haluavatko he tätä. Yksittäiset tiimin jäsenet saattavat tuntea, että musiikki häiritsee heidän suorittaessaan tehtäviään.

5. Ihmisten asettaminen keskiöön

Joulua edeltävä aika on myös hyvä tilaisuus tutustua paremmin ihmisiin työtehtävien takana. Suhteeseen tiimisi kanssa kannattaa panostaa pitkällä aikavälillä.

• Osoita kiinnostusta: Kysy tiimisi jäseniltä heidän suunnitelmistaan juhlakaudelle tai henkilökohtaisista tavoitteistaan uudelle vuodelle. Joulujuhla tai adventtiaamiainen on hyvä tilaisuus tähän. Mutta voit myös käyttää tällaisia kysymyksiä tiimipalaverin alkuun. Huomaa kuitenkin, että kaikki eivät halua puhua yksityisasioista.
• Ilmaise kiitollisuutesi: Käytä tilaisuutta hyväksenne ja kiitä tiimiäsi heidän kovasta työstään kuluneen vuoden aikana. Henkilökohtainen kiitos, joko suullisesti, palkankorotuksella tai pienellä lahjalla, osoittaa arvostusta.
• Joustavuus juhlapyhien suhteen: Kaikki eivät vietä joulua samalla tavalla. Ota kulttuuriset ja henkilökohtaiset erot huomioon, kun suunnittelet juhlapyhiä. Tiimissäsi voi esimerkiksi olla jäseniä, jotka haluavat työskennellä pyhien aikana mutta haluaisivat pitää vapaata johonkin muuhun aikaan vuodesta, kun taas vanhemmat joutuvat usein ottamaan vapaata pyhien välillä koulujen lomien vuoksi.

6. edistää stressin vähentämistä

Kun stressitaso nousee, lounastaukoja usein perutaan ja ylitöitä lisätään. Mutta juuri nyt, kun ilta pimenee aikaisin ja paljon on vielä tekemättä, tiimit tarvitsevat tilaisuuden hengähtää syvään ja ladata akkujaan.

• Yhteiset kahvitauot: Kutsu tiimi pitämään tauko yhdessä. Tämä vahvistaa ryhmähenkeä ja tarjoaa lyhyen tauon. Pienet ongelmat voidaan usein ratkaista tällaisen kahvitauon aikana.
• Kannusta liikkumiseen: Kävely lounastauolla tai lyhyet venyttelyharjoitukset toimistossa voivat auttaa vähentämään stressiä. Vaihtoehtoisesti voit myös pitää kokouksia liikkeessä ja esimerkiksi kävellä korttelin ympäri kokouksen aikana. Tämä tyhjentää mieltäsi ja auttaa sinua pysymään keskittyneenä loppupäivän ajan.
• Käytä huumoria: Hieman naurua voi tehdä ihmeitä. Humoristinen katsaus kuluneen vuoden tapahtumiin tai hauska tarina voi hetkeksi harhauttaa sinut pois stressistä.

7. Katsotaan kokonaisuutta

Kun stressi riistäytyy käsistä, auttaa usein näkökulman vaihtaminen. Joulua edeltävä aika ei ole vain hektistä, vaan myös aikaa pohdinnalle. Käytä tämä tilaisuus hyväksesi ja auta tiimiäsi keskittymään olennaiseen.

• Pohdi onnistumisia: Käykää vuosi yhdessä läpi. Mitä tiimi saavutti? Mitä haasteita voitettiin?
• Aseta tavoitteita uudelle vuodelle: Anna tiimille esimakua tulevista projekteista tai haasteista. Positiiviset näkymät voivat olla hyvin motivoivia.
• Motivoivat viestit: Jaa inspiroivia sanoja, lainauksia tai tarinoita, jotka kannustavat tiimiä jälleen kerran vuoden lopussa.

8. Esimerkkinä toimiminen

Johtajana on tärkeää huolehtia omasta terveydestä ja tasapainosta. Jos pysyt rentona ja motivoituneena roolimallina, tämä välittyy myös tiimiisi. Jos taas annat tiimisi tuntea oman stressisi, myös tiimisi tuntee itsensä stressaantuneeksi.

• Varaa aikaa itsellesi: Tässä blogikirjoituksessa annamme monia vinkkejä siitä, miten voit auttaa tiimiäsi vähentämään stressiä. Jos sinulla on kuitenkin samalla paljon paineita, kaikki nämä vinkit vievät aikaa ja voivat siten aiheuttaa sinulle vielä enemmän stressiä. Siksi kannattaa suoda itsellesi pieniä taukoja, jotta voit kerätä uutta energiaa.
• Tehtävien delegoiminen: Luottakaa tiimiinne ja delegoikaa tehtäviä, jotka eivät välttämättä vaadi teidän huomiotanne. Huolehtikaa kuitenkin siitä, että delegoitte sopivassa määrin, jotta työntekijänne eivät ylikuormitu.
• Osoita avoimuutta: Myönnä, jos sinäkin tunnet olevasi stressaantunut – se luo aitoutta, vahvistaa yhteyttä tiimiin ja edistää keskinäistä ymmärrystä. Lisäksi se on hieno tilaisuus vaihtaa vinkkejä stressin hallitsemisesta, mikä puolestaan voi auttaa sekä sinua että tiimiäsi.

Päätelmä

Joulun alla on epäilemättä kiireistä, mutta se tarjoaa myös mahdollisuuden tiivistää tiimin yhteishenkeä. Empatian, selkeän viestinnän ja ripauksen juhlatunnelman avulla voitte varmistaa, että tiiminne pysyy paitsi tuotteliaana myös suhtautuu työhön ilolla. Käyttäkää tätä aikaa suhteiden vahvistamiseen, menestysten juhlistamiseen ja positiivisen pohjan luomiseen tulevaa vuotta varten. Älkääkä unohtako: myös johtajilla on oikeus hengähtää hetken ja nauttia joulun taianomaisesta tunnelmasta!

Lue lisää myPARM-projektin ja -salkunhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!