Johtaminen juhlatunnelmissa

Miten saat joukkueesi läpi stressaavan kauden?

1. osoittaa ymmärrystä

Tärkein perusta joukkueiden tukemiselle tämän stressaavan vuodenajan yli on suuri määrä empatiaa. Sillä aivan kuten johtajilla on varmasti paljon stressiä, suurimmalla osalla tiimeistä on tänä aikana paitsi ammatillisia velvoitteita myös lukuisia yksityisiä haasteita. Lahjojen ostaminen, perhevierailujen suunnittelu, lasten hoitaminen – kaikki tämä vaatii aikaa ja energiaa. Empaattinen johtaja voi kuitenkin varmistaa, että työhön liittyvä stressi vähenee minimiin.

• Osoita ymmärrystä: Jotta esimiehet ymmärtäisivät yksittäisten tiimin jäsenten tarpeita ja pystyisivät vastaamaan niihin paremmin, heidän tulisi käyttää aikaa tiimin kanssa keskustelemiseen sen nykyisistä paineista ja rasituksista. Näin he voivat reagoida vastaavasti ja tukea tiimiä.
• Tarjoa joustavuutta: Aika on yleensä hyvin tiukalla uuden vuoden kynnyksellä. Jos mahdollista, joustavat työajat tai kotitoimistojärjestelyt voivat auttaa sovittamaan yhteen yksityiset ja ammatilliset sitoumukset. Vapaa iltapäivä lahjojen ostamista varten tai työskentely kotoa käsin pitkän matkan välttämiseksi voi auttaa vähentämään stressiä.
• Tunnista stressipisteet: Monet johtajat pyrkivät jakamaan tehtävät jaksavimmille työntekijöilleen varsinkin silloin, kun monia tehtäviä on saatava valmiiksi ennen vuoden loppua. Tämä voi kuitenkin johtaa siihen, että yksittäisten tiimin jäsenten on suoritettava poikkeuksellisen paljon tehtäviä. Siksi on tärkeää tunnistaa pullonkaulat ja jakaa tehtävät oikeudenmukaisesti.

2. asettaa painopisteet

Prioriteetit ovat ratkaisevia joulun alla. Ylikuormitettu tehtäväluettelo johtaa vain liiallisiin vaatimuksiin ja turhautumiseen, jos uskot, että kaikki tehtävät on saatava valmiiksi tänä vuonna tai ennen joulua. Keskity yhdessä tiimisi kanssa niihin tavoitteisiin, jotka ovat todella tärkeitä loppuvuodesta.

• ”Pitääkö sen todella olla tänä vuonna?”: Kysy tämä kysymys jokaisesta tehtävästä, jotta voit asettaa järkevät prioriteetit. Lykkää tammikuulle kaikki se, mitä ei tarvitse tehdä vuoden loppuun mennessä. Tämä tekee tästä stressaavasta ajasta helpompaa sinulle ja työntekijöillesi.
• Yksi asia kerrallaan: Työskentele selkeiden prioriteettilistojen avulla. Näin tiimi voi keskittyä yhteen tehtävään kerrallaan unohtamatta kokonaiskuvaa.
• Juhli pieniä onnistumisia: aseta välitavoitteita ja tunnusta niiden saavuttaminen. Pieni onnistuminen on usein motivoivampaa kuin mahdollisuus suureen saavutukseen.

3. mukauttaa viestintää

Hyvä viestintä on erityisen tärkeää kiireisenä aikana, mutta juuri silloin se laiminlyödään usein ajan säästämiseksi. Viestinnän puutteesta johtuvat väärinkäsitykset ja epävarmuus johtavat kuitenkin nopeasti ylimääräisiin stressihetkiin ja saattavat maksaa enemmän aikaa kuin hyvä viestintä.

• Muotoile selkeät odotukset: Erityisesti jos jokin asia on kiireellinen tai tehtäviä on paljon, sinun on kerrottava selkeästi, mitä tehtäviä ja mitä tuloksia odotetaan milloin.
• Anna palautetta: Anna tarvittaessa myönteistä palautetta. Pieni kehu voi tehdä ihmeitä näinä stressaavina aikoina. Jos virheitä sattuu, on myös hyödyllistä huomauttaa niistä jo varhaisessa vaiheessa, jotta tiimisi ei mene väärään suuntaan.
• Tarjoa avoimia ovia: Varmista, että tiimisi jäsenet tietävät, että he voivat tulla luoksesi kysymyksillä tai ongelmilla milloin tahansa. Varsinkin jos tiimisi tietää, että sinäkin kärsit stressistä, he eivät ehkä halua rasittaa sinua ylimääräisillä vaikeuksilla. Tämä voi kuitenkin johtaa suurempiin ongelmiin ja stressin lisääntymiseen.

4. kohottaa mielialaa

Pieni joulumieltä työpaikalla voi myös tehdä ihmeitä stressin lievittämiseksi. Pienet eleet ja rento ilmapiiri voivat lisätä tuottavuutta vähentämällä paineita.

• Joulukoristeet: Pienet joulukoristeet luovat lämpimän tunnelman, mutta ne eivät välttämättä ole kaikkien mieleen – varsinkaan, jos kaikki tiimin jäsenet eivät vietä joulua. Keskustele siksi tiimisi kanssa etukäteen siitä, miten koristeet voidaan suunnitella sopiviksi.
• Yhteistä toimintaa: järjestä adventtiaamiainen, salainen joulupukki tai kutsu tiimisi pieniin joulujuhliin. Nämä toimet vahvistavat yhteishenkeä.
• Musiikki: Hienovarainen jouluinen soittolista taustalla voi kohottaa tunnelmaa. Kysy kuitenkin kaikilta etukäteen, haluavatko he tätä. Yksittäiset tiimin jäsenet saattavat tuntea, että musiikki häiritsee heidän suorittaessaan tehtäviään.

5. Ihmisten asettaminen keskiöön

Joulua edeltävä aika on myös hyvä tilaisuus tutustua paremmin ihmisiin työtehtävien takana. Suhteeseen tiimisi kanssa kannattaa panostaa pitkällä aikavälillä.

• Osoita kiinnostusta: Kysy tiimisi jäseniltä heidän suunnitelmistaan juhlakaudelle tai henkilökohtaisista tavoitteistaan uudelle vuodelle. Joulujuhla tai adventtiaamiainen on hyvä tilaisuus tähän. Mutta voit myös käyttää tällaisia kysymyksiä tiimipalaverin alkuun. Huomaa kuitenkin, että kaikki eivät halua puhua yksityisasioista.
• Ilmaise kiitollisuutesi: Käytä tilaisuutta hyväksenne ja kiitä tiimiäsi heidän kovasta työstään kuluneen vuoden aikana. Henkilökohtainen kiitos, joko suullisesti, palkankorotuksella tai pienellä lahjalla, osoittaa arvostusta.
• Joustavuus juhlapyhien suhteen: Kaikki eivät vietä joulua samalla tavalla. Ota kulttuuriset ja henkilökohtaiset erot huomioon, kun suunnittelet juhlapyhiä. Tiimissäsi voi esimerkiksi olla jäseniä, jotka haluavat työskennellä pyhien aikana mutta haluaisivat pitää vapaata johonkin muuhun aikaan vuodesta, kun taas vanhemmat joutuvat usein ottamaan vapaata pyhien välillä koulujen lomien vuoksi.

6. edistää stressin vähentämistä

Kun stressitaso nousee, lounastaukoja usein perutaan ja ylitöitä lisätään. Mutta juuri nyt, kun ilta pimenee aikaisin ja paljon on vielä tekemättä, tiimit tarvitsevat tilaisuuden hengähtää syvään ja ladata akkujaan.

• Yhteiset kahvitauot: Kutsu tiimi pitämään tauko yhdessä. Tämä vahvistaa ryhmähenkeä ja tarjoaa lyhyen tauon. Pienet ongelmat voidaan usein ratkaista tällaisen kahvitauon aikana.
• Kannusta liikkumiseen: Kävely lounastauolla tai lyhyet venyttelyharjoitukset toimistossa voivat auttaa vähentämään stressiä. Vaihtoehtoisesti voit myös pitää kokouksia liikkeessä ja esimerkiksi kävellä korttelin ympäri kokouksen aikana. Tämä tyhjentää mieltäsi ja auttaa sinua pysymään keskittyneenä loppupäivän ajan.
• Käytä huumoria: Hieman naurua voi tehdä ihmeitä. Humoristinen katsaus kuluneen vuoden tapahtumiin tai hauska tarina voi hetkeksi harhauttaa sinut pois stressistä.

7 Kokonaiskuvan tarkastelu

Kun stressi riistäytyy käsistä, auttaa usein näkökulman vaihtaminen. Joulua edeltävä aika ei ole vain hektistä, vaan myös aikaa pohdinnalle. Käytä tämä tilaisuus hyväksesi ja auta tiimiäsi keskittymään olennaiseen.

• Pohdi onnistumisia: Käykää vuosi yhdessä läpi. Mitä tiimi saavutti? Mitä haasteita voitettiin?
• Aseta tavoitteita uudelle vuodelle: Anna tiimille esimakua tulevista projekteista tai haasteista. Positiiviset näkymät voivat olla hyvin motivoivia.
• Motivoivat viestit: Jaa inspiroivia sanoja, lainauksia tai tarinoita, jotka kannustavat tiimiä jälleen kerran vuoden lopussa.

8. Esimerkkinä toimiminen

Johtajana on tärkeää huolehtia omasta terveydestä ja tasapainosta. Jos pysyt rentona ja motivoituneena roolimallina, tämä välittyy myös tiimiisi. Jos taas annat tiimisi tuntea oman stressisi, myös tiimisi tuntee itsensä stressaantuneeksi.

• Varaa aikaa itsellesi: Tässä blogikirjoituksessa näytämme sinulle paljon vinkkejä siitä, miten voit auttaa tiimiäsi vähentämään stressiä. Jos sinulla on kuitenkin samaan aikaan paljon paineita, kaikki nämä vinkit vievät aikaasi ja voivat aiheuttaa sinulle vielä enemmän stressiä. Anna siis itsellesi aikaa ladata akkujasi.
• Valtuutettu: Luota tiimiisi ja siirrä tehtäviä, jotka eivät välttämättä vaadi sinun huomiotasi. Varmista kuitenkin, että löydät oikean tasapainon, jotta et kuormita työntekijöitäsi liikaa.
• Osoita avoimuutta: Tämä luo aitoutta, vahvistaa yhteyttä tiimiin ja varmistaa molemminpuolisen ymmärryksen. Se on myös loistava tilaisuus jakaa vinkkejä stressin käsittelyyn, mikä puolestaan voi auttaa sinua ja tiimiäsi.

Yhteenveto

Joulun odotusaika on epäilemättä stressaavaa aikaa, mutta se tarjoaa myös mahdollisuuden kasvaa yhteen tiiminä. Empaattisuudella, selkeällä viestinnällä ja ripauksella joulumieltä voit varmistaa, että tiimisi ei vain pysy tuottavana vaan myös nauttii työstään. Käytä tämä aika ihmissuhteiden vahvistamiseen, onnistumisten juhlimiseen ja myönteisen perustan luomiseen tulevalle vuodelle. Äläkä unohda: myös esimiehet voivat hengähtää syvään ja nauttia juhlakauden lumosta!

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa?
Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!