Projektinhallinnan ABC: I kuin Ishikawa-kaavio
Syiden tunnistaminen, ongelmien ratkaiseminen
Tehokas projektinhallinta ei tarkoita pelkästään projektien suunnittelua ja toteuttamista, vaan myös ongelmien ja häiriöiden järjestelmällistä analysointia sekä kestävien ratkaisujen kehittämistä. Kokeiltu ja hyväksi todettu menetelmä syiden analysointiin on Ishikawa-kaavio, joka tunnetaan myös nimellä kalanruotokaavio tai syy-seurauskaavio. Tässä artikkelissa esittelemme työkalun yksityiskohtaisesti, esitämme sen sovellusalueita projektinhallinnassa ja annamme käytännön ohjeet sen käyttöön.
Mikä on Ishikawa-kaavio?
Ishikawa-kaavion kehitti 1960-luvulla japanilainen laadunhallinnan asiantuntija Kaoru Ishikawa. Tavoitteena oli tarjota menetelmä, jonka avulla tietyn ongelman syitä voidaan analysoida jäsennellysti. Esitys on kalansuomukaavion muodossa: ongelma (vaikutus) sijaitsee oikealla, ja sieltä pääsyiden kategoriat haarautuvat viivoina – niin sanottuina ”suomuna” – vasemmalle. Alun perin kategorioita oli neljä, mutta niiden määrä laajeni vähitellen kuuteen ja sitten kahdeksaan, kun liike-elämä monimutkaistui ja huomioon otettavia tekijöitä tuli lisää. Jokainen näistä pääkategorioista jaotellaan edelleen, jotta mahdolliset yksittäiset syyt voidaan kartoittaa. Tuloksena on selkeä, graafinen esitys monimutkaisista yhteyksistä, joka edistää sekä analyyttistä ajattelua että luovia ratkaisumalleja.
Ishikawa-kaavion rakenne ja osat
Oikealla on vaikutus, eli analysoitava ongelma. Sieltä haarautuu yleensä kuusi päähaaraa, jotka edustavat tyypillisesti seuraavia luokkia:
- Ihmiset (henkilöstö): Tähän luokkaan kuuluvat virheet, jotka johtuvat ihmisten käyttäytymisestä, puutteellisesta tietämyksestä, viestinnästä, konflikteista tai motivaatiosta
- Kone (tekniikka): Tähän alueeseen kuuluvat tekniset viat, vanhentuneet järjestelmät tai esimerkiksi puutteellinen huolto.
- Materiaali: Tässä tarkoitetaan käytettyjen materiaalien laatua, raaka-aineiden ja apuaineiden saatavuutta tai teknisiä ominaisuuksia.
- Menetelmät (prosessit): Tähän alueeseen kuuluvat työnkulut, standardit, toimintatavat tai esimerkiksi projektinhallintamenetelmät.
- Ympäristö: Tähän luokkaan kuuluvat kaikki ympäristöolosuhteet – niin fyysiset kuin organisatorisetkin – jotka sijaitsevat yrityksen ulkopuolella, mutta vaikuttavat kuitenkin prosessiin. Näitä voivat olla esimerkiksi ympäristötekijät, kuten lämpötila tai ilmankosteus, mutta myös kilpailijat, lakisääteiset vaatimukset ja alan kehitys.
- Johtaminen: Myös johtajilla on usein ratkaiseva vaikutus ongelmiin. Johtamisvirheet, puutteellinen suunnittelu tai johtajien puutteellinen viestintä kuuluvat siksi tähän luokkaan
- Mittaus (tiedot): Tähän kuuluvat esimerkiksi virheelliset tai puuttuvat mittaustiedot tai virheelliset tulkinnat.
- Raha: Kustannuspaineet, budjettileikkaukset tai virheelliset investointipäätökset vaikuttavat usein myös merkittävästi, joten ne tulisi ottaa huomioon.
Nämä kategoriat toimivat kehyksenä jäsennellylle aivoriihelle. Niitä voidaan mukauttaa tai laajentaa toimialan ja ongelman mukaan.
Sovellusalueet projektinhallinnassa
Ishikawa-kaaviota käytetään monipuolisesti projektinhallinnassa, erityisesti seuraavilla aloilla:
- Laadunhallinta: Tuotteen tai prosessin laadun poikkeamien analysointi
- Riskienhallinta: Mahdollisten virhelähteiden tunnistaminen etukäteen
- Virheanalyysi: Projektin kulun häiriöiden tai ongelmien tutkiminen
- Opetukset: Järjestelmällinen arviointi projektin päätyttyä
- Tiimiviestintä: Edistää erilaisten näkökulmien vaihtoa ja yhteistä ymmärrystä
Vaiheittainen ohje luomiseen
1. Määritä ongelma:
Tutkittava ongelma on muotoiltava selkeästi ja yksiselitteisesti. Sen tulisi olla konkreettinen, havaittavissa oleva ilmiö (esim. ”Projektin viivästyminen 4 viikolla”). Piirrä nyt kaavion malli ja merkitse ongelma oikealle puolelle kalan pääksi.
2. Syiden kerääminen (aivoriihi):
Tiimissä kerätään tämän jälkeen mahdollisia syitä jokaiselle pääkategorialle ja merkitään ne vastaaviin haaroihin. Tässä tarvitaan luovuutta, mutta myös faktatietoa. Tässä vaiheessa ei ole vielä kyse pelkästään laadukkaiden syiden keräämisestä, vaan ongelman tarkastelemisesta mahdollisimman monesta näkökulmasta, jotta myös vähemmän näkyvät syyt voidaan tunnistaa.
3. Syiden analysointi:
Tämän jälkeen jokainen syy tarkastellaan kriittisesti: Kuinka uskottava se on? Onko siitä todisteita tai viitteitä? Syitä arvioidaan niiden merkityksen, esiintymistiheyden tai ongelmaan kohdistuvan vaikutuksen perusteella, esimerkiksi ABC-analyysin avulla. Valitkaa tällä tavalla todennäköisimmät syyt tai ne syyt, joilla on suurin vaikutus.
4. Toimenpiteiden määrittäminen:
Tällainen syiden analysointi on järkevää vain, jos tulosten perusteella määritetään myöhemmin toimenpiteitä. Määrittäkää siis nyt konkreettisia toimintatapoja ongelman ratkaisemiseksi tai ennaltaehkäisemiseksi.
Ishikawa-kaavion edut ja rajoitukset
Edut:
- Systemaattinen analyysi: Mahdollistaa monimutkaisten ongelmien jäsennellyn tutkimisen.
- Tiimikeskeinen: Edistää yhteistyöhön perustuvaa työskentelyä ja monipuolisia näkökulmia.
- Visuaalisesti helppotajuinen: Graafinen esitys helpottaa ymmärtämistä.
- Joustava: Voidaan käyttää monenlaisissa tilanteissa ja toimialoilla.
Rajat:
- Syitä ei ole painotettu: Kaavio esittää vain mahdollisuuksia, ei todennäköisyyksiä.
- Vaatii ohjausta: Ilman selkeää rakennetta aivoriihi voi sujua epäjärjestyksellisesti.
- Ei sovellu yksinkertaisiin ongelmiin: Kun syyt ovat selkeitä ja ilmeisiä, työmäärä on suhteettoman suuri.
Käytännön esimerkki: Projektin viivästymisen analysointi
Projektitiimi on tilanteessa, jossa IT-projekti on viivästynyt huomattavasti. Projektinjohdon päätös on käyttää Ishikawa-kaaviota. Työpajassa saadaan seuraavat havainnot:
- Henkilöstö: Puutteellinen resurssisuunnittelu, yksittäisten tiimin jäsenten ylikuormitus
- Menetelmä: Agile-prosessien puuttuminen, selkeiden sprint-tavoitteiden puuttuminen
- Kone: Vanhentunut kehitysympäristö, pitkät latausajat
- Työympäristö: Etätyöskentely lisää viestinnän tarvetta
- Aineisto: Virheelliset vaatimukset epäselvien asiakasspesifikaatioiden vuoksi
- Johtaminen: Epäselvä roolijako, puutteellinen johtaminen tavoitteiden priorisoinnissa
- Mittaus: Riittämätön seuranta, viivästysten tunnistaminen ei tapahdu ajoissa
- Money: Budjettirajoitukset haittaavat tärkeitä teknisiä päivityksiä ja ulkoista tukea
Analyysin perusteella määritellään kohdennettuja toimenpiteitä, joihin kuuluvat muun muassa tiimirakenteen mukauttaminen, sopivien ketterien menetelmien käyttöönotto sekä teknisen infrastruktuurin parantaminen.
Vinkkejä tehokkaaseen käyttöön
- Monialaiset tiimit: Ota mukaan eri osa-alueiden asiantuntijoita, jotta vältät sokeat pisteet.
- Moderointi: Kokenut moderaattori huolehtii kokouksen rakenteesta ja tulossuuntautuneisuudesta.
- 5-Why-menetelmän yhdistäminen: Jotta syitä voidaan tutkia syvällisemmin eikä jäädä vain pinnalle, voidaan käyttää 5-Why-menetelmää.
- Säännöllinen päivitys: Kaavio on elävä asiakirja, jota tulisi päivittää uusien tietojen valossa.
Päätelmä
Ishikawa-kaavio on projektinhallinnan työkalupakissa vakiintunut väline. Se auttaa tiimejä analysoimaan ongelmia järjestelmällisesti, tuomaan syyt esiin ja kehittämään kestäviä ratkaisuja. Erityisesti monimutkaisten haasteiden kohdalla, joissa on mukana useita vaikuttavia tekijöitä, kalanruotokaavio on arvokas apuväline, joka lisää projektin kulun läpinäkyvyyttä ja tehokkuutta. Selkeästi määritellyn ongelman, jäsennellyn toimintatavan ja avoimen tiimikulttuurin avulla Ishikawa-kaavio pääsee täyteen potentiaaliinsa.
Lisäksi projektinhallintaohjelmisto myPARM ProjectManagement tarjoaa ihanteellisen tuen Ishikawa-kaaviossa tunnistettujen syiden järjestelmälliseen seurantaan ja niistä johtuvien toimenpiteiden siirtämiseen suoraan tehtäviin, työnkulkuihin ja vastuualueisiin. Integroitujen analyysi-, raportointi- ja viestintätoimintojen ansiosta ongelmia voidaan paitsi ratkaista tehokkaammin myös välttää tulevaisuudessa. Näin syiden analysointi sulautuu saumattomasti osaksi kokonaisvaltaista projektinhallintaa.
Lue lisää myPARM-projektin ja -salkunhallintaohjelmistosta:
Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!