Projektinhallinnan ABC: Ishikawa-diagrammi (I)

Syiden tunnistaminen, ongelmien ratkaiseminen

Mikä on Ishikawa-kaavio?

Ishikawa-kaavion kehitti 1960-luvulla japanilainen laadunhallinnan asiantuntija Kaoru Ishikawa. Tavoitteena oli tarjota menetelmä, jonka avulla tietyn ongelman syitä voitaisiin analysoida jäsennellysti. Se esitetään kalaluu-diagrammin muodossa: ongelma (vaikutus) on oikealla, josta tärkeimmät syyluokat haarautuvat viivoina – niin sanottuina ”luina” – vasemmalle. Alun perin luokkia oli neljä, mutta niitä laajennettiin vähitellen kuuteen ja myöhemmin kahdeksaan, kun liiketoiminta monimutkaistui ja useampia tekijöitä oli otettava huomioon. Kukin näistä pääluokista on jaettu edelleen alaluokkiin mahdollisten yksittäisten syiden kartoittamiseksi. Tuloksena on selkeä, graafinen esitys monimutkaisista suhteista, joka kannustaa sekä analyyttiseen ajatteluun että luoviin ratkaisuihin.

Ishikawa-kaavion rakenne ja elementit

Oikealla on vaikutus eli analysoitava ongelma. Siitä eteenpäin on yleensä kuusi päähaaraa, jotka tyypillisesti edustavat seuraavia luokkia:

1. Ihminen (henkilöstö): Tähän luokkaan kuuluvat virheet, jotka johtuvat ihmisten käyttäytymisestä, puutteellisesta tietämyksestä, viestinnästä, ristiriidoista tai motivaatiosta.
2. Kone (teknologia): Esimerkiksi tekniset viat, vanhentuneet järjestelmät tai huollon puute kuuluvat tähän osa-alueeseen.
3. Materiaali: Tällä tarkoitetaan käytettyjen materiaalien laatua, raaka-aineiden ja apuaineiden saatavuutta tai eritelmiä.
4. Menetelmä (prosessit): Työnkulut, standardit, menettelyt tai esimerkiksi projektinhallintamenetelmä kuuluvat tähän alueeseen.
5. Milieu (ympäristö): Kaikki ympäristöolosuhteet, fyysinen tai organisatorinen ympäristö, jotka esiintyvät yrityksen ulkopuolella mutta vaikuttavat prosessiin, kuuluvat tähän luokkaan. Tällaisia voivat olla esimerkiksi lämpötilan tai kosteuden kaltaiset ympäristövaikutukset, mutta myös kilpailijat, lakisääteiset vaatimukset ja alan kehitys.
6. Johtaminen: Myös johtajilla on usein merkittävä vaikutus ongelmiin. Johtamisvirheet, riittämätön suunnittelu tai johtajien huono viestintä kuuluvat siis tähän luokkaan.
7. Mittaus (data): Tämä viittaa esimerkiksi virheellisiin tai puuttuviin mittaustietoihin tai virheellisiin tulkintoihin.
8. Rahaa:
   Nämä luokat toimivat kehyksenä jäsennellylle aivoriihelle. Niitä voidaan mukauttaa tai laajentaa toimialasta ja ongelmasta riippuen.

Soveltamisalueet projektinhallinnassa

Ishikawa-kaaviolla on monia sovelluksia projektinhallinnassa, erityisesti seuraavilla aloilla:

• Laadunhallinta: tuotteiden tai prosessien laatupoikkeamien analysointi.
• Riskinhallinta: Mahdollisten virhelähteiden tunnistaminen etukäteen.
• Virheanalyysi: Projektiprosessin vikojen tai ongelmien tutkiminen.
• Saadut kokemukset: Strukturoitu käsittely hankkeen päättymisen jälkeen
• Tiimiviestintä: Edistää erilaisten näkökulmien vaihtoa ja yhteistä ymmärrystä.

Vaiheittaiset ohjeet luomiseen

1. Määrittele ongelma:
Analysoitava ongelma on muotoiltava selkeästi ja yksiselitteisesti. Sen tulisi olla konkreettinen, havaittavissa oleva ilmiö (esim. ”hankkeen viivästyminen 4 viikkoa”). Piirrä nyt kaavion malli ja merkitse ongelma oikealle puolelle kalan päänä.

2. Kerää syitä (aivoriihi):
Tämän jälkeen ryhmä kerää mahdollisia syitä kuhunkin pääluokkaan ja merkitsee ne muistiin vastaaviin haaroihin. Tässä tarvitaan luovuutta, mutta myös faktatietoa. Tavoitteena ei ole vielä kerätä vain laadukkaita syitä, vaan tarkastella ongelmaa eri näkökulmista, jotta voidaan tunnistaa vähemmän näkyviä syitä.

3. Analysoi syyt:
Kukin syy tutkitaan tarkkaan: Kuinka uskottava se on? Onko todisteita tai aihetodisteita? Syitä arvioidaan niiden merkityksellisyyden, esiintymistiheyden tai vaikutuksen mukaan ongelmaan esimerkiksi ABC-analyysin avulla. Näin valitaan todennäköisimmät syyt tai syyt, joilla on suurin vaikutus.

4. Toimenpiteiden johtaminen:
Tällainen perussyiden analyysi on järkevää vain, jos tuloksista johdetaan toimenpiteitä. Määrittele siis nyt erityiset toimintatavat ongelman korjaamiseksi tai ehkäisemiseksi.

Ishikawa-kaavion edut ja rajoitukset

Edut:

• Systemaattinen analyysi: Mahdollistaa monimutkaisten ongelmien jäsennellyn analyysin.
• Tiimikeskeinen: Edistää yhteistyötä ja erilaisia näkökulmia.
• Visuaalisesti tarttuva: Graafinen esitys helpottaa ymmärtämistä.
• Joustava: Voidaan käyttää monissa eri yhteyksissä ja toimialoilla.

Rajoitukset:

• Syitä ei painoteta: Kaaviossa esitetään vain mahdollisuudet, ei todennäköisyyksiä.
• Vaatii maltillisuutta: Ilman selkeää rakennetta aivoriihi voi olla koordinoimatonta.
• Ei sovellu yksinkertaisiin ongelmiin: Selkeiden ja ilmeisten syiden osalta vaivannäkö on suhteettoman suuri.

Käytännön esimerkki: Hankkeen viivästymisen analysointi

Projektiryhmä joutuu kohtaamaan haasteen, että IT-projekti on viivästynyt merkittävästi. Projektin johto päättää käyttää Ishikawa-kaaviota. Työpajassa saadaan seuraavat oivallukset:

• Ihmiset: Riittämätön resurssisuunnittelu, yksittäisten tiimin jäsenten ylikuormitus
• Menetelmä: Ketterien prosessien puute, ei selkeitä sprintin tavoitteita.
• Kone: Vanhentunut kehitysympäristö, pitkät latausajat
• Ympäristö: Etätyöstä johtuva suuri viestintävaikutus
• Materiaali: Asiakkaan epäselvistä eritelmistä johtuvat virheelliset vaatimukset.
• Johtaminen: epäselvä roolijako, johtajuuden puute tavoitteiden priorisoinnissa.
• Mittaus: Riittämätön seuranta, viivästyksiä ei havaita ajoissa.
• Raha: Budjettirajoitukset estävät tärkeät tekniset päivitykset ja ulkoisen tuen.

Analyysin jälkeen johdetaan kohdennettuja toimenpiteitä, kuten tiimirakenteen mukauttaminen, sopivien ketterien menetelmien käyttöönotto ja teknisen infrastruktuurin parantaminen.

Vinkkejä tehokkaaseen käyttöön

• Monialaiset tiimit: Eri erikoisalojen osallistuminen sokeiden pisteiden välttämiseksi.
• Moderaatio: Kokenut moderaattori varmistaa rakenteen ja tulossuuntautuneisuuden.
• Yhdistä 5 miksi -menetelmä: Jotta syitä voidaan tutkia syvällisemmin eikä jäädä pintaan, voidaan käyttää 5-miksi-menetelmää.
• Säännölliset päivitykset: Kaavio on elävä asiakirja, ja sitä olisi päivitettävä uusien havaintojen ilmaantuessa.

Yhteenveto

Ishikawa-diagrammi on hyväksi havaittu väline projektinhallinnan työkalupakissa. Se tukee tiimejä analysoimaan systemaattisesti ongelmia, tekemään syyt näkyviksi ja kehittämään kestäviä ratkaisuja. Kalanruotokaavio on arvokas apuväline avoimuuden ja tehokkuuden lisäämiseksi projektin aikana, erityisesti silloin, kun kyseessä ovat monimutkaiset haasteet, joissa monilla vaikuttavilla tekijöillä on merkitystä. Kun ongelma on selkeästi määritelty, lähestymistapa on jäsennelty ja tiimikulttuuri on avoin, Ishikawa-diagrammi pääsee täysin oikeuksiinsa.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!