Gestión de proyectos ABC: I de diagrama de Ishikawa

Reconocer las causas, resolver los problemas

¿Qué es un diagrama de Ishikawa?

El diagrama de Ishikawa fue desarrollado en la década de 1960 por el experto japonés en gestión de la calidad Kaoru Ishikawa. Su objetivo era proporcionar un método con el que analizar de forma estructurada las causas de un problema concreto. Se presenta en forma de diagrama de espina de pescado: el problema (el efecto) está a la derecha, desde donde las principales categorías de causas se ramifican como líneas -los llamados «huesos»- hacia la izquierda. Inicialmente había cuatro categorías, pero se ampliaron gradualmente a seis y luego a ocho, a medida que el mundo empresarial se hacía más complejo y era necesario tener en cuenta más factores. Cada una de estas categorías principales se subdivide a su vez para captar las posibles causas individuales. El resultado es una representación gráfica clara de relaciones complejas que fomenta tanto el pensamiento analítico como las soluciones creativas.

Estructura y elementos del diagrama de Ishikawa

A la derecha está el efecto, es decir, el problema que hay que analizar. A partir de ahí, suele haber seis ramas principales, que suelen representar las siguientes categorías:

1. Humanos (personal): Esta categoría incluye los errores causados por el comportamiento humano, los conocimientos inadecuados, la comunicación, los conflictos o la motivación
2. Máquina (tecnología): Los defectos técnicos, los sistemas anticuados o la falta de mantenimiento, por ejemplo, entran en este ámbito.
3. Material: Se refiere a la calidad de los materiales utilizados, la disponibilidad o las especificaciones de las materias primas y auxiliares.
4. Método (procesos): Los flujos de trabajo, las normas, los procedimientos o, por ejemplo, el método de gestión de proyectos entran en esta área.
5. Medio (entorno): Todas las condiciones ambientales, el entorno físico u organizativo que se dan fuera de la empresa pero que influyen en el proceso, entran en esta categoría. Pueden ser, por ejemplo, influencias ambientales como la temperatura o la humedad, pero también los competidores, los requisitos legales y la evolución del sector.
6. Gestión: Los gestores también suelen tener una influencia significativa en los problemas. Por tanto, los errores de gestión, la planificación inadecuada o la mala comunicación por parte de los directivos entran en esta categoría
7. Medición (datos): Se refiere, por ejemplo, a datos de medición incorrectos o ausentes, o a interpretaciones incorrectas.
8. El dinero: La presión de los costes, los recortes presupuestarios o las decisiones de inversión erróneas también suelen tener un impacto importante y, por tanto, deben tenerse en cuenta.
   Estas categorías sirven de marco para una lluvia de ideas estructurada. Según el sector y el problema, pueden adaptarse o ampliarse.

Ámbitos de aplicación en la gestión de proyectos

El diagrama de Ishikawa tiene muchas aplicaciones en la gestión de proyectos, especialmente en las siguientes áreas:

• Gestión de la calidad: analizar las desviaciones en la calidad del producto o del proceso
• Gestión de riesgos: Identificación previa de posibles fuentes de error
• Análisis de errores: Investigación de fallos o problemas en el proceso del proyecto
• Lecciones aprendidas: Procesamiento estructurado tras la finalización del proyecto
• Comunicación en equipo: Fomenta el intercambio de perspectivas diferentes y el entendimiento común

Instrucciones paso a paso para la creación

1. define el problema:
El problema que hay que analizar debe formularse con claridad y sin ambigüedades. Debe ser un fenómeno concreto y observable (por ejemplo, «retraso del proyecto de 4 semanas»). Dibuja ahora una plantilla para el diagrama y anota el problema en el lado derecho como la cabeza del pez.

2. recopilar causas (tormenta de ideas):
A continuación, el equipo recopila las posibles causas de cada categoría principal y las anota en las ramas correspondientes. Aquí se requiere creatividad, pero también conocimiento de los hechos. El objetivo no es recopilar únicamente causas de alta calidad, sino observar el problema desde distintos ángulos para identificar causas menos visibles.

3. analizar las causas:
A continuación se examina cada causa: ¿Hasta qué punto es plausible? ¿Existen pruebas o indicios? Las causas se evalúan según su relevancia, frecuencia o influencia en el problema, por ejemplo, con ayuda de un análisis ABC. De este modo, se seleccionan las causas más probables o las causas con mayor impacto.

4. derivar medidas:
Un análisis de causa raíz de este tipo sólo tiene sentido si posteriormente se derivan medidas del resultado. Así que ahora define medidas concretas para remediar o prevenir el problema.

Ventajas y limitaciones del diagrama de Ishikawa

Ventajas:

• Análisis sistemático: Permite un análisis estructurado de problemas complejos.
• Orientado al trabajo en equipo: Promueve el trabajo en colaboración y las distintas perspectivas.
• Visualmente atractivo: La representación gráfica facilita la comprensión.
• Flexible: Puede utilizarse en una gran variedad de contextos e industrias.

Límites:

• No hay ponderación de las causas: El diagrama sólo muestra posibilidades, no probabilidades.
• Requiere moderación: Sin una estructura clara, la lluvia de ideas puede ser descoordinada.
• No es adecuado para problemas sencillos: Para causas claras y evidentes, el esfuerzo que supone es desproporcionadamente alto.

Ejemplo práctico: Analizar los retrasos de un proyecto

Un equipo de proyecto se enfrenta al reto de que un proyecto informático se ha retrasado considerablemente. La dirección del proyecto decide utilizar un diagrama de Ishikawa. En un taller se obtienen las siguientes conclusiones:

• Personas: Planificación inadecuada de los recursos, sobrecarga de los miembros individuales del equipo
• Método: Falta de procesos ágiles, sin objetivos claros en los sprints
• Máquina: Entorno de desarrollo anticuado, largos tiempos de carga
• Entorno: Gran esfuerzo de comunicación debido al trabajo a distancia
• Material: Requisitos incorrectos debido a especificaciones poco claras del cliente
• Gestión: Asignación poco clara de funciones, falta de liderazgo en la priorización de objetivos
• Medida: Seguimiento insuficiente, no se detectan a tiempo los retrasos.
• Dinero: Las limitaciones presupuestarias dificultan las actualizaciones técnicas importantes y el apoyo externo

Tras el análisis, se derivan medidas específicas, como adaptar la estructura del equipo, introducir métodos ágiles adecuados y mejorar la infraestructura técnica.

Consejos para un uso eficaz

• Equipos interdisciplinares: Implicar a diferentes especialidades para evitar puntos ciegos.
• Moderación: Un moderador experimentado garantiza la estructura y la orientación a los resultados.
• Combina el método de los 5 Porqués: Para profundizar en las causas y no quedarse en la superficie, se puede utilizar el método de los 5 porqués.
• Actualizaciones periódicas: El diagrama es un documento vivo y debe actualizarse a medida que surjan nuevos hallazgos.

Conclusión

El diagrama de Ishikawa es un instrumento de probada eficacia en la caja de herramientas de la gestión de proyectos. Ayuda a los equipos a analizar sistemáticamente los problemas, hacer visibles las causas y desarrollar soluciones sostenibles. El diagrama de espina de pescado es una valiosa ayuda para una mayor transparencia y eficacia en el transcurso de un proyecto, sobre todo en el caso de retos complejos en los que intervienen muchos factores influyentes. Con un problema claramente definido, un enfoque estructurado y una cultura de equipo abierta, el diagrama de Ishikawa despliega todo su potencial.

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