ABC della gestione del progetto: I per il diagramma di Ishikawa

Riconoscere le cause, risolvere i problemi

Che cos’è il diagramma di Ishikawa?

Il diagramma di Ishikawa è stato sviluppato negli anni ’60 dall’esperto giapponese di gestione della qualità Kaoru Ishikawa. L’obiettivo era quello di fornire un metodo per analizzare in modo strutturato le cause di un problema specifico. Si presenta sotto forma di diagramma a lisca di pesce: il problema (l’effetto) si trova sulla destra, da dove si diramano le principali categorie di cause sotto forma di linee – le cosiddette “lische” – verso sinistra. Inizialmente le categorie erano quattro, ma sono state gradualmente ampliate a sei e poi a otto man mano che il mondo degli affari diventava più complesso e si dovevano considerare più fattori. Ciascuna di queste categorie principali viene ulteriormente suddivisa per individuare le possibili cause individuali. Il risultato è una chiara rappresentazione grafica di relazioni complesse che incoraggia il pensiero analitico e le soluzioni creative.

Struttura ed elementi del diagramma di Ishikawa

A destra si trova l’effetto, cioè il problema da analizzare. Da qui si diramano sei rami principali, che in genere rappresentano le seguenti categorie:

1. Umani (personale): Questa categoria comprende gli errori causati dal comportamento umano, dall’inadeguatezza delle conoscenze, della comunicazione, dei conflitti o della motivazione.
2. Macchina (tecnologia): Rientrano in quest’area, ad esempio, i difetti tecnici, i sistemi obsoleti o la mancanza di manutenzione.
3. Materiale: si riferisce alla qualità dei materiali utilizzati, alla disponibilità o alle specifiche delle materie prime e dei materiali ausiliari.
4. Metodo (processi): I flussi di lavoro, gli standard, le procedure o, ad esempio, il metodo di gestione dei progetti rientrano in quest’area.
5. Milieu (ambiente): Rientrano in questa categoria tutte le condizioni ambientali, fisiche o organizzative, che si verificano al di fuori dell’azienda ma che hanno comunque un’influenza sul processo. Può trattarsi, ad esempio, di influenze ambientali come la temperatura o l’umidità, ma anche di concorrenti, requisiti legali e sviluppi del settore.
6. Management: anche i manager hanno spesso un’influenza significativa sui problemi. Gli errori di gestione, la pianificazione inadeguata o la scarsa comunicazione da parte dei manager rientrano quindi in questa categoria.
7. Misurazione (dati): Si riferisce, ad esempio, a dati di misurazione errati o mancanti o a interpretazioni errate.
8. Soldi: Anche la pressione sui costi, i tagli al budget o le decisioni di investimento sbagliate hanno spesso un impatto importante e devono quindi essere prese in considerazione.
   Queste categorie servono come quadro di riferimento per un brainstorming strutturato. A seconda del settore e del problema, possono essere adattate o ampliate.

Aree di applicazione nella gestione dei progetti

Il diagramma di Ishikawa trova molte applicazioni nella gestione dei progetti, in particolare nelle seguenti aree:

• Gestione della qualità: analisi delle deviazioni nella qualità del prodotto o del processo
• Gestione del rischio: identificazione preventiva delle potenziali fonti di errore.
• Analisi degli errori: ricerca di errori o problemi nel processo del progetto.
• Lezioni apprese: elaborazione strutturata dopo il completamento del progetto
• Comunicazione di squadra: promuove lo scambio di prospettive diverse e la comprensione comune.

Istruzioni passo-passo per la creazione

1. definire il problema:
Il problema da analizzare deve essere formulato in modo chiaro e inequivocabile. Dovrebbe essere un fenomeno concreto e osservabile (ad esempio “ritardo del progetto di 4 settimane”). Ora disegna un modello di diagramma e annota il problema sul lato destro come la testa del pesce.

2. raccogliere le cause (brainstorming):
Il team raccoglie le possibili cause per ogni categoria principale e le annota nei rami corrispondenti. In questo caso è necessaria la creatività, ma anche la conoscenza dei fatti. L’obiettivo non è ancora quello di raccogliere solo cause di alta qualità, ma di guardare il problema da diverse angolazioni per identificare cause meno visibili.

3. analizzare le cause:
Ogni causa viene poi esaminata: quanto è plausibile? Esistono prove o indizi? Le cause vengono valutate in base alla loro rilevanza, frequenza o influenza sul problema, ad esempio con l’aiuto di un’analisi ABC. In questo modo, si selezionano le cause più probabili o quelle con il maggiore impatto.

4. ricavare le misure:
Un’analisi delle cause profonde di questo tipo ha senso solo se dai risultati si ricavano successivamente delle misure. Quindi, ora definisci delle linee d’azione specifiche per rimediare o prevenire il problema.

Vantaggi e limiti del diagramma di Ishikawa

Vantaggi:

• Analisi sistematica: consente un’analisi strutturata di problemi complessi.
• Orientamento al team: Promuove il lavoro collaborativo e le diverse prospettive.
• Visivamente accattivante: La rappresentazione grafica facilita la comprensione.
• Flessibile: può essere utilizzato in un’ampia varietà di contesti e settori.

Limiti:

• Non c’è alcuna ponderazione delle cause: Il diagramma mostra solo le possibilità, non le probabilità.
• Richiede moderazione: senza una struttura chiara, il brainstorming può essere scoordinato.
• Non è adatto a problemi semplici: Per le cause chiare ed evidenti, lo sforzo richiesto è sproporzionatamente alto.

Esempio pratico: analizzare i ritardi di un progetto

Un team di progetto deve affrontare il problema di un progetto IT che ha subito un ritardo significativo. La direzione del progetto decide di utilizzare un diagramma di Ishikawa. Nel corso di un workshop vengono acquisite le seguenti informazioni:

• Persone: pianificazione inadeguata delle risorse, sovraccarico dei singoli membri del team
• Metodo: Mancanza di processi agili, assenza di obiettivi chiari per gli sprint
• Macchina: ambiente di sviluppo obsoleto, lunghi tempi di caricamento
• Ambiente: elevato sforzo di comunicazione a causa del lavoro a distanza
• Materiale: requisiti errati a causa di specifiche del cliente poco chiare
• Gestione: assegnazione poco chiara dei ruoli, mancanza di leadership nel definire le priorità degli obiettivi
• Misura: monitoraggio insufficiente, nessuna rilevazione tempestiva dei ritardi
• Denaro: i limiti di budget ostacolano importanti aggiornamenti tecnici e il supporto esterno

In seguito all’analisi, vengono individuate misure mirate, tra cui l’adattamento della struttura del team, l’introduzione di metodi agili adeguati e il miglioramento dell’infrastruttura tecnica.

Suggerimenti per un utilizzo efficace

• Team interdisciplinari: coinvolgere diverse specializzazioni per evitare punti oscuri.
• Moderazione: un moderatore esperto garantisce struttura e orientamento ai risultati.
• Combina il metodo delle 5 ragioni: Per esaminare le cause in modo più approfondito e non rimanere in superficie, è possibile utilizzare il metodo delle 5 ragioni.
• Aggiornamenti regolari: il diagramma è un documento vivo e deve essere aggiornato in base alle nuove scoperte.

Conclusione

Il diagramma di Ishikawa è uno strumento collaudato nella cassetta degli attrezzi della gestione dei progetti. Aiuta i team ad analizzare sistematicamente i problemi, a rendere visibili le cause e a sviluppare soluzioni sostenibili. Il diagramma a lisca di pesce è un valido aiuto per una maggiore trasparenza ed efficienza nel corso di un progetto, soprattutto nel caso di sfide complesse in cui molti fattori influenti giocano un ruolo. Con un problema chiaramente definito, un approccio strutturato e una cultura di squadra aperta, il diagramma di Ishikawa dispiega tutto il suo potenziale.

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