L'ABC della gestione dei progetti: I come diagramma di Ishikawa

Individuare le cause, risolvere i problemi

Cos’è un diagramma di Ishikawa?

Il diagramma di Ishikawa è stato sviluppato negli anni ’60 dall’esperto giapponese di gestione della qualità Kaoru Ishikawa. L’obiettivo era quello di fornire un metodo che permettesse di analizzare in modo strutturato le cause di un problema specifico. La rappresentazione avviene sotto forma di diagramma a spina di pesce: il problema (l’effetto) si trova a destra, da lì le categorie principali delle cause si diramano come linee – le cosiddette “lische” – verso sinistra. All’inizio c’erano quattro categorie, che però sono state gradualmente ampliate a sei e poi a otto, dato che il mondo degli affari è diventato più complesso e bisognava tenere conto di più fattori. Ognuna di queste categorie principali viene ulteriormente suddivisa per individuare le possibili cause specifiche. Il risultato è una rappresentazione grafica chiara di relazioni complesse, che stimola sia il pensiero analitico che approcci creativi alla risoluzione dei problemi.

Struttura ed elementi del diagramma di Ishikawa

A destra c'è l'effetto, cioè il problema da analizzare. Da lì si diramano di solito sei rami principali, che in genere rappresentano le seguenti categorie:

1. Fattore umano (personale): in questa categoria rientrano gli errori causati dal comportamento umano, da conoscenze insufficienti, dalla comunicazione, dai conflitti o dalla motivazione
2. Macchina (tecnologia): in questa categoria rientrano i guasti tecnici, i sistemi obsoleti o, ad esempio, la mancanza di manutenzione.
3. Materiale: si tratta della qualità dei materiali utilizzati, della disponibilità o delle specifiche delle materie prime e dei materiali ausiliari.
4. Metodo (processi): in questa categoria rientrano i flussi di lavoro, gli standard, le procedure o, ad esempio, il metodo di gestione dei progetti.
5. Contesto (ambiente): in questa categoria rientrano tutte le condizioni ambientali, sia fisiche che organizzative, che si verificano al di fuori dell’azienda ma che comunque influenzano il processo. Può trattarsi, ad esempio, di fattori ambientali come la temperatura o l’umidità, ma anche di concorrenti, normative e andamento del settore.
6. Management: anche i dirigenti hanno spesso un’influenza determinante sui problemi. Gli errori di gestione, una pianificazione insufficiente o una comunicazione carente da parte dei dirigenti rientrano quindi in questa categoria
7. Misurazione (dati): si tratta, ad esempio, di dati di misurazione errati o mancanti oppure di interpretazioni sbagliate.
8. Denaro: anche la pressione sui costi, i tagli al budget o le decisioni di investimento sbagliate hanno spesso un grande impatto e vanno quindi tenuti in considerazione.
   Queste categorie servono da struttura per un brainstorming ben organizzato. A seconda del settore e del problema, possono essere adattate o ampliate.

Aree di applicazione nella gestione dei progetti

Il diagramma di Ishikawa trova molteplici applicazioni nella gestione dei progetti, soprattutto nei seguenti ambiti:

• Gestione della qualità: analisi delle non conformità relative alla qualità dei prodotti o dei processi
• Gestione dei rischi: individuare in anticipo le potenziali fonti di errore
• Analisi degli errori: indagine su malfunzionamenti o problemi nel corso del progetto
• Lezioni apprese: analisi strutturata al termine del progetto
• Comunicazione all’interno del team: favorisce lo scambio di punti di vista diversi e la comprensione reciproca

Guida passo dopo passo alla creazione

1. Definisci il problema:
Il problema da analizzare deve essere formulato in modo chiaro e inequivocabile. Dovrebbe trattarsi di un fenomeno concreto e osservabile (ad es. "Ritardo del progetto di 4 settimane"). Ora disegna uno schema per il diagramma e scrivi il problema sul lato destro, come testa del pesce.

2. Raccogliere le cause (brainstorming):
In gruppo, si raccolgono poi le possibili cause per ogni categoria principale e le si annotano sui rami corrispondenti. Qui serve creatività, ma anche conoscenza dei fatti. Non si tratta ancora di raccogliere solo cause di alta qualità, ma di guardare al problema da diverse angolazioni per individuare anche le cause meno evidenti.

3. Analizza le cause:
Poi esamina ogni causa: quanto è plausibile? Ci sono prove o indizi? Valuta le cause in base alla rilevanza, alla frequenza o all’impatto sul problema, ad esempio con un’analisi ABC. In questo modo, seleziona le cause più probabili o quelle con il maggiore impatto.

4. Definire le misure da adottare:
Un’analisi delle cause di questo tipo ha senso solo se dai risultati si ricavano poi delle misure concrete. Quindi, definisci ora delle linee d’azione concrete per risolvere il problema o prevenirlo.

Vantaggi e limiti del diagramma di Ishikawa

Vantaggi:

• Analisi sistematica: permette di esaminare in modo strutturato problemi complessi.
• Orientato al lavoro di squadra: favorisce la collaborazione e la diversità di punti di vista.
• Facile da capire a colpo d'occhio: la rappresentazione grafica rende tutto più chiaro.
• Flessibile: può essere utilizzato nei contesti e nei settori più disparati.

Limiti:

• Nessuna ponderazione delle cause: il grafico mostra solo delle possibilità, non delle probabilità.
• Richiede una moderazione: senza una struttura chiara, il brainstorming rischia di diventare disorganizzato.
• Non è adatto a problemi semplici: quando le cause sono chiare e ovvie, lo sforzo richiesto è sproporzionatamente elevato.

Esempio pratico: analizzare i ritardi di un progetto

Un team di progetto si trova ad affrontare la sfida di un progetto IT che ha subito un notevole ritardo. La direzione del progetto decide di utilizzare un diagramma di Ishikawa. Durante un workshop si giungono alle seguenti conclusioni:

• Fattore umano: pianificazione delle risorse inadeguata, sovraccarico di lavoro di alcuni membri del team
• Metodo: mancanza di processi agili, assenza di obiettivi chiari per gli sprint
• Macchina: ambiente di sviluppo obsoleto, tempi di caricamento lunghi
• Contesto: grande impegno comunicativo dovuto al lavoro da remoto
• Materiale: richieste errate dovute a specifiche poco chiare da parte del cliente
• Management: ripartizione dei ruoli poco chiara, mancanza di guida nella definizione delle priorità degli obiettivi
• Misurazione: monitoraggio insufficiente, mancata individuazione tempestiva dei ritardi
• Money: i limiti di budget ostacolano importanti aggiornamenti tecnici e il supporto esterno

Dopo l'analisi, si definiscono misure mirate, tra cui l'adeguamento della struttura del team, l'introduzione di metodi agili adeguati e il miglioramento dell'infrastruttura tecnica.

Consigli per un utilizzo efficace

• Team interdisciplinari: coinvolgi diversi settori di competenza per evitare di tralasciare qualcosa.
• Moderazione: un moderatore esperto garantisce che il dibattito sia ben strutturato e mirato ai risultati.
• Combinare il metodo dei 5 perché: per andare più a fondo nelle cause e non fermarsi in superficie, puoi usare il metodo dei 5 perché.
• Aggiornamento periodico: il grafico è un documento in continua evoluzione e va aggiornato man mano che emergono nuove informazioni.

Conclusione

Il diagramma di Ishikawa è uno strumento collaudato nel bagaglio del project management. Aiuta i team ad analizzare i problemi in modo sistematico, a individuare le cause e a sviluppare soluzioni durature. Soprattutto quando si affrontano sfide complesse, in cui entrano in gioco tanti fattori, il diagramma a spina di pesce è un aiuto prezioso per garantire maggiore trasparenza ed efficienza durante lo svolgimento del progetto. Con un problema ben definito, un approccio strutturato e una cultura di squadra aperta, il diagramma di Ishikawa mostra tutto il suo potenziale.

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