ABC de la gestion de projet : I comme Diagramme d’Ishikawa

Identifier les causes, résoudre les problèmes

Qu’est-ce qu’un diagramme d’Ishikawa ?

Le diagramme d’Ishikawa a été développé dans les années 1960 par Kaoru Ishikawa, un expert japonais en gestion de la qualité. L’objectif était de fournir une méthode permettant d’analyser de manière structurée les causes d’un problème concret. La représentation se fait sous la forme d’un diagramme en épi : le problème (l’effet) se trouve à droite et de là, les principales catégories de causes se ramifient vers la gauche sous forme de lignes – les « arêtes ». Il y avait initialement quatre catégories, mais elles ont été progressivement étendues à six, puis à huit, à mesure que le monde des affaires devenait plus complexe et que davantage de facteurs devaient être pris en compte. Chacune de ces catégories principales est ensuite subdivisée afin d’inclure les causes individuelles possibles. Le résultat est une représentation graphique claire de relations complexes, qui encourage à la fois la pensée analytique et la recherche de solutions créatives.

Structure et éléments du diagramme d’Ishikawa

A droite se trouve l’effet, c’est-à-dire le problème à analyser. De là partent généralement six branches principales, qui représentent typiquement les catégories suivantes :

1. Humain (personnel) : Cette catégorie comprend les erreurs causées par le comportement humain, les connaissances insuffisantes, la communication, les conflits ou la motivation.
2. Machine (technologie) : Les défauts techniques, les systèmes obsolètes ou l’absence de maintenance, par exemple, relèvent de ce domaine.
3. Matériaux : il s’agit de la qualité des matériaux utilisés, de la disponibilité ou des spécifications des matières premières et des fournitures.
4. Méthode (processus) : Les processus de travail, les normes, les procédures ou, par exemple, la méthode de gestion de projet relèvent de ce domaine.
5. Milieu (environnement) : Toutes les conditions environnementales, l’environnement physique ou organisationnel, qui se produisent en dehors de l’entreprise mais qui ont néanmoins une influence sur le processus, entrent dans cette catégorie. Il peut s’agir par exemple d’influences environnementales telles que la température ou l’humidité, mais aussi des concurrents, des exigences légales et de l’évolution du secteur.
6. Management : les cadres ont également souvent une influence déterminante sur les problèmes. Les erreurs de gestion, une planification insuffisante ou une mauvaise communication de la part des dirigeants entrent donc dans cette catégorie.
7. mesure (données) : Il s’agit par exemple de données de mesure erronées ou manquantes ou d’interprétations incorrectes.
8. Money (argent) : La pression sur les coûts, les réductions de budget ou les mauvaises décisions d’investissement ont souvent aussi une grande influence et doivent donc être prises en considération.
   Ces catégories servent de cadre à un brainstorming structuré. Elles peuvent être adaptées ou étendues en fonction du secteur et des problèmes rencontrés.

Domaines d’application dans la gestion de projet

Le diagramme d’Ishikawa a de nombreuses applications dans la gestion de projet, notamment dans les domaines suivants :

• Gestion de la qualité : analyse des écarts de qualité des produits ou des processus
• Gestion des risques : identification des sources d’erreurs potentielles en amont
• Analyse des erreurs : enquête sur les dysfonctionnements ou les problèmes dans le déroulement du projet
• Lessons Learned : traitement structuré après la clôture du projet
• Communication d’équipe : favorise l’échange de points de vue différents et la compréhension commune

Guide de création étape par étape

1. définir le problème :
Le problème à étudier doit être formulé de manière claire et précise. Il doit s’agir d’un phénomène concret et observable (par exemple, « retard du projet de 4 semaines »). Dessinez maintenant un modèle de diagramme et notez le problème sur la droite comme tête du poisson.

2. rassembler les causes (brainstorming) :
L’équipe rassemble ensuite les causes possibles pour chaque catégorie principale et les note sur les branches correspondantes. Il faut ici faire preuve de créativité, mais aussi de connaissances factuelles. Il ne s’agit pas encore de rassembler uniquement des causes de qualité, mais d’examiner le problème sous les angles les plus divers afin d’identifier également les causes moins visibles.

3. analyser les causes :
Chaque cause est ensuite remise en question : est-elle plausible ? Y a-t-il des preuves ou des indices ? Les causes sont évaluées en fonction de leur pertinence, de leur fréquence ou de leur impact sur le problème, par exemple à l’aide d’une analyse ABC. Sélectionnez de cette manière les causes les plus probables, ou celles qui ont le plus d’impact.

4. prendre des mesures :
Une telle analyse des causes n’a de sens que si des mesures sont ensuite prises à partir du résultat. Définissez donc maintenant des pistes d’action concrètes pour remédier au problème ou le prévenir.

Avantages et limites du diagramme d’Ishikawa

Avantages:

• Analyse systématique : permet une étude structurée des problèmes complexes.
• Orienté vers le travail en équipe : Encourage le travail collaboratif et la diversité des points de vue.
• Visuellement, c’est accrocheur : La représentation graphique facilite la compréhension.
• Flexible : peut être utilisé dans une grande variété de contextes et de secteurs.

Limites :

• Aucune pondération des causes : Le graphique ne montre que des possibilités, pas des probabilités.
• Nécessite une modération : sans une structure claire, le brainstorming peut se dérouler de manière non coordonnée.
• Ne convient pas aux problèmes simples : Si les causes sont claires et évidentes, l’effort est disproportionné.

Exemple pratique : analyser le retard d’un projet

Une équipe de projet est confrontée à un défi : un projet informatique a pris beaucoup de retard. La direction du projet décide d’utiliser un diagramme d’Ishikawa. Les conclusions suivantes sont tirées lors d’un atelier :

• Humain : planification insuffisante des ressources, surcharge de certains membres de l’équipe
• Méthode : absence de processus agiles, pas d’objectifs de sprint clairs
• Machine : environnement de développement obsolète, temps de chargement long
• Milieu : Forte charge de communication due au travail à distance
• Matériel : exigences incorrectes dues à des spécifications client peu claires
• Gestion : répartition peu claire des rôles, manque de leadership dans la hiérarchisation des objectifs
• Mesure : suivi insuffisant, pas de détection à temps des retards
• Money : les limites budgétaires entravent les mises à niveau techniques importantes et le soutien externe

Après l’analyse, des mesures ciblées sont déduites, notamment l’adaptation de la structure de l’équipe, l’introduction de méthodes agiles appropriées et l’amélioration de l’infrastructure technique.

Conseils pour une utilisation efficace

• Équipes interdisciplinaires : faites appel à différentes disciplines pour éviter les points aveugles.
• Modération : un modérateur expérimenté assure la structure et l’orientation vers les résultats.
• Combiner la méthode des 5 pourquoi : Pour s’interroger plus profondément sur les causes et ne pas rester en surface, on peut utiliser la méthode des 5 pourquoi.
• Mise à jour régulière : le diagramme est un document vivant et doit être adapté en fonction des nouvelles connaissances.

Conclusion

Le diagramme d’Ishikawa est un instrument éprouvé dans la boîte à outils de la gestion de projet. Il aide les équipes à analyser systématiquement les problèmes, à mettre en évidence les causes et à développer des solutions durables. En particulier pour les défis complexes où de nombreux facteurs d’influence jouent un rôle, le diagramme en épi est une aide précieuse pour plus de transparence et d’efficacité dans le déroulement du projet. Avec un problème clairement défini, une approche structurée et une culture d’équipe ouverte, le diagramme d’Ishikawa révèle tout son potentiel.

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