Miten valita oikea projektinhallintaohjelmisto
Opas oikeanlaisen ohjelmiston löytämiseksi
Aina yksinkertaisista ratkaisuista, jotka soveltuvat lähinnä pelkästään tehtävien suunnitteluun, on tarjolla kaikkea, mitä projektiryhmä voi toivoa, kattaviin kokonaispaketteihin, jotka tarjoavat pelkän projektinhallinnan lisäksi esimerkiksi resurssinhallinnan, ajankäytön kirjaamisen, valvonnan ja raportoinnin. Tässä laajassa valikoimassa on kuitenkin myös kääntöpuolensa, sillä se vaikeuttaa päätöksentekoa omalle tiimille parhaiten sopivan projektinhallintaohjelmiston valinnassa. Näin sopivan ohjelmiston löytämisestä ja käyttöönotosta tulee oma projektinsa.
Oletko päättänyt ottaa käyttöön uuden projektinhallintaohjelmiston esimerkiksi siksi, että projektinhallinta Excelillä on liian tehotonta? Löydät täältä kompassin, joka näyttää sinulle tien oikean projektinhallintaohjelmiston luo.
7 askelta menestykseen oikealla ohjelmistolla
1. Analysoi nykytila ja määrittele vaatimukset
Seuraavien vaiheiden pohjaksi sinun tulisi analysoida projektinhallintasi nykytilanne.
- Miten projekteja suunnitellaan ja valvotaan tällä hetkellä?
- Mitä prosesseja on noudatettava ja mitä voitaisiin parantaa?
- Mihin uusi ohjelmisto voisi tai mihin sen pitäisi tarjota tukea?
- Missä esiintyy vaikeuksia? Mikä toimii tällä hetkellä jo parhaalla mahdollisella tavalla?
Keskustele tästä myös tiimisi jäsenten kanssa, sillä heillä on usein myös muita näkemyksiä. Pyydä heitä kuvaamaan nykyisiä projektinhallintaan liittyviä ongelmia, käyttötapauksia ja parannuskohteita. Kysy, mikä on projektin lähestymistapa ja mitkä toiminnot ovat olennaisia. Näin voit koota luettelon toiminnoista ja vaatimuksista. Jotta tästä listasta ei tulisi liian laaja, kannattaa keskittyä todella olennaisiin vaatimuksiin ja asettaa ne tärkeysjärjestykseen. Näin syntyy luettelo, jonka avulla voit vertailla eri ohjelmistoratkaisuja seuraavissa vaiheissa.
2. Selvennä tekniset vaatimukset
Tietenkin myös olemassa oleva tekninen infrastruktuuri on tärkeä tekijä sopivan projektinhallintaohjelmistoratkaisun valinnassa. Selvittäkää mieluiten jo ennen hakua, pitäisikö ohjelmisto asentaa omalle laitteistollenne (on-premise) vai onko sen käyttö pilvipalveluna mahdollista. Lisäksi sinun tulisi miettiä, mitä rajapintoja olemassa olevaan ohjelmistoon tarvitaan. Jos projektinhallintaohjelmiston on esimerkiksi käytettävä tietoja Excelistä tai ERP-järjestelmästäsi tai siirrettävä projektikohtaisia tietoja muihin järjestelmiin, sinun tulisi tietää tämä jo etukäteen.
Myös IT-osastonne resurssit ovat tässä yhteydessä tärkeä tekijä – pystyykö IT-osastonne tekemään tarvittavat ohjelmistomuutokset itse ja onko sillä kapasiteettia huolehtia ohjelmiston hallinnasta? Vai olisiko parempi, että ohjelmistovalmistaja huolehtii siitä ja te vuokraatte ohjelmiston Software-as-a-Service (SaaS) -periaatteella?
3. Tuotetutkimus
Voit nyt etsiä sopivia ratkaisuja vaatimusten ja teknisten edellytysten luettelosi pohjalta. Tässä suhteessa myös vertailuportaalit ja tuotetutkimukset voivat olla avuksi. Voit vertailla ohjelmistoja esimerkiksi projektmagazin.de-sivustolla tai Barc-tutkimuksessa ja suodattaa ne sinulle erityisen tärkeiden kriteerien mukaan. Jos projektinhallintaryhmäsi työskentelee tietyn metodologian tai standardien, kuten PRINCE2:n, mukaan, voit myös etsiä erityisesti ohjelmistoja, jotka tukevat juuri tätä. Silloin löydät etsimäsi esimerkiksi SERVIEW:stä.
4. Testaa ohjelmisto
Heti kun olette löytäneet muutamia sopivia ratkaisuja, jotka vastaavat yksilöllisiä vaatimuksianne, voitte järjestää ensimmäiset esittelytapaamiset valmistajien kanssa, jotta voitte esittää avoimia kysymyksiä ja testata mahdollisia ratkaisuja kokeiluhankkeiden avulla. Testaus todellisissa työolosuhteissa on tärkeää, sillä vain tällä tavalla voit selvittää, pärjäävätkö tiimisi jäsenet ohjelmiston kanssa hyvin.
Pilottihankkeet ovat tässä yhteydessä erityisen hyödyllisiä: projektinhallintaohjelmistoa voidaan konfiguroida vastaamaan yksilöllisiä tarpeitanne prosessien, nimitysten, syöttölomakkeiden ja muiden esitystapojen osalta, jolloin voitte merkittävästi lisätä kaikkien käyttäjien hyväksyntää uuden ohjelmiston käytölle. Tuomalla olemassa olevia tietoja tai mallintamalla joitakin konkreettisia projekteja ohjelmistoa voidaan testata realistisissa olosuhteissa lyhyen perehdytyksen jälkeen. Varaa tähän vaiheeseen ehdottomasti riittävästi aikaa (noin kaksi–kolme kuukautta) ja ota ohjelmiston tulevat avainkäyttäjät mukaan testaukseen, jotta saat jo tässä vaiheessa riittävästi tietoa tulevasta käyttäjähyväksynnästä ja voit varmistaa, että valittu ohjelmistoratkaisu on myös käyttäjäystävällinen. Tässä vaiheessa saatatte myös huomata, ettei mikään vaihtoehdoista sovi vaatimuksiisi tai että olet asettanut väärät vaatimukset etusijalle. Tällaisissa tapauksissa sinun tulisi tarkistaa vaatimustasi uudelleen ja aloittaa tuotetutkimus alusta.
5. Arvioi toteutukseen liittyvä työmäärä ja kustannukset
Ennen kuin päätät ratkaisusta, sinun on arvioitava kustannukset, joita kyseisestä vaihtoehdosta aiheutuu. Tätä varten voit hankkia valmistajalta sitovan tarjouksen. Lisäksi sinun on selvitettävä, kuinka nopeasti kyseinen ohjelmisto voidaan ottaa käyttöön tiimissäsi, eli mistä lähtien koko tiimi voi aloittaa tuottavan työskentelyn sen avulla. Tähän ei sisälly ainoastaan aika, jonka valmistaja tai IT-osastosi tarvitsee esimerkiksi ohjelmiston mukauttamiseen ja käyttöliittymien tarjoamiseen, vaan myös aika, joka kuluu työntekijöidesi kouluttamiseen. Usein valmistaja voi myös auttaa sinua alustavalla arviolla kokemuksensa perusteella tai antaa jopa takuun kustannuksista ja käyttöönottoajasta.
6. Valinta
Vertaile nyt eri vaihtoehtoja ja päätä ratkaisusta. Tässäkin vaiheessa kannattaa ottaa kaikki keskeiset henkilöt mukaan, jotta päätös voidaan tehdä mahdollisimman hyvin ja jotta uuden ohjelmiston hyväksyttävyyttä voidaan lisätä jo etukäteen.
7. Käyttöönotto
Kun päätös on tehty, seuraava vaihe on ohjelmiston käyttöönotto. Jotta käyttöönotto ei epäonnistuisi, sinun on nyt keskityttävä vahvistamaan käyttäjien hyväksyntää. Jos olet jo etukäteen ottanut tärkeimmät käyttäjät mukaan päätöksentekoon, olet jo pitkällä tässä vaiheessa. Kaikille käyttäjille on kuitenkin osoitettava selkeästi, miten uusi ohjelmisto helpottaa heidän jokapäiväistä työtään ja mitkä ovat sen edut. Tätä varten saattaa olla hyödyksi määritellä avainkäyttäjät, joita koulutetaan erityisen intensiivisesti ohjelmiston käyttöön. Nämä avainkäyttäjät voivat sitten tukea ja kannustaa kaikkia muita käyttäjiä.
myPARM-projektinhallintaohjelmisto
Jokaisella yrityksen osastolla on omat vaatimuksensa. Usein yrityksen sisällä syntyy näin erillisiä ratkaisuja, joita käytetään yhdellä osastolla, mutta jotka eivät ole järkeviä muilla osastoilla. Tällöin voi olla järkevää valita uudeksi ohjelmistoksi kokonaisratkaisu tai integroida uusi ratkaisu olemassa olevaan järjestelmäympäristöön. myPARM on juuri tällainen kokonaisratkaisu, joka tarjoaa paitsi erilaisia projektinhallinnan moduuleja, joita voit yhdistellä täysin omien tarpeidesi mukaan, myös lukuisia rajapintoja, joiden avulla ohjelmisto voidaan integroida joustavasti olemassa oleviin järjestelmiisi. Lisäksi myPARM sisältää lukuisia tukitoimintoja, kuten asiakirjojen hallinnan, riskien ja mahdollisuuksien hallinnan sekä personoinnin.
Jos tarvitsette aluksi vain suppeamman ratkaisun, voitte käyttää ohjelmiston yksittäisiä moduuleja ja jättää muut piiloon. myPARM:n suuren joustavuuden ansiosta ohjelmisto voi kasvaa tarpeidenne mukana. Halutessanne voitte projektinhallintatoimintojen lisäksi käyttää jopa johtamisohjelmistoa tai uutta BI-moduulia.
Lisätietoja myPARM projektinhallintaohjelmistosta:
Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!