Comment choisir un logiciel de gestion de projet plus adapté

Un guide pour vous orienter vers le logiciel optimal

Avez-vous décidé d'introduire un nouveau logiciel de gestion de projet, par exemple parce que la gestion de projet dans Excel est trop inefficace pour vous? Alors vous trouverez ici un guide rapide pour vous aider à choisir le bon logiciel de gestion de projet.

7 étapes pour réussir avec un logiciel plus adapté à votre besoin

1. Analysez l'état actuel et définissez les exigences

Comme base pour les prochaines étapes, vous devriez prendre le temps d'analyser l'état actuel de votre gestion de projet.

• Comment les projets sont-ils actuellement planifiés et contrôlés?
• Quels processus doivent être suivis, lesquels pourraient être améliorés?
• Où un nouveau logiciel peut-il offrir un soutien?
• Où sont les difficultés? Qu'est-ce qui fonctionne déjà de manière optimale?

Parlez-en également aux membres de votre équipe, car ils ont souvent d'autres points de vue à apporter. Invitez-les à décrire les problèmes actuels de gestion de projet, les cas d'utilisation et les domaines à améliorer. Demandez quelle est l'approche d'un projet et quelles fonctions sont essentielles. De cette façon, vous pouvez compiler un catalogue de fonctions et d'exigences. Pour que ce catalogue ne soit pas trop étendu, vous devriez vous concentrer sur les exigences qui sont vraiment essentielles et les prioriser. Cela crée une liste avec laquelle vous pouvez comparer les différentes solutions logicielles par la suite.

2. Clarifiez les exigences techniques

Bien entendu, l’infrastructure technique existante joue également un rôle important dans le choix de la solution logicielle de gestion de projet qui vous convient. Il est préférable de déterminer, avant même de commencer vos recherches, si le logiciel doit être installé sur votre propre matériel (sur site) ou s’il est possible de l’utiliser dans le cloud. Vous devriez également réfléchir aux interfaces nécessaires avec les logiciels dont vous disposez déjà. Si, par exemple, le logiciel de gestion de projet doit utiliser des données provenant d’Excel ou de votre système ERP, ou transférer des données spécifiques à un projet vers d’autres systèmes, il est important de le savoir à l’avance.
Les capacités de votre service informatique constituent également un facteur important : votre service informatique est-il en mesure d’effectuer lui-même les adaptations nécessaires du logiciel et dispose-t-il des ressources nécessaires pour se charger de l’administration du logiciel ? Ou serait-il préférable que l’éditeur du logiciel s’en charge et que vous louiez le logiciel selon le principe du « Software-as-a-Service » (SaaS) ?

3. Recherche de produit

Vous pouvez maintenant rechercher des solutions appropriées avec votre catalogue de besoins et les prérequis techniques. À cet égard, les portails de comparaison et les études de produits peuvent également être utiles. Vous pouvez, par exemple, comparer les logiciels sur projektmagazin.de ou l'étude Barc et filtrer selon les critères qui sont particulièrement importants pour vous. Si votre équipe de gestion de projet travaille selon une méthodologie ou des normes spécifiques, comme PRINCE2, vous pouvez également rechercher spécifiquement des logiciels qui le supportent. Vous trouverez alors ce que vous cherchez chez SERVIEW, par exemple.

4. Testez le logiciel

Dès que vous aurez trouvé quelques solutions adaptées à votre profil d'exigences spécifique, vous pourrez organiser de premiers rendez-vous de présentation avec les éditeurs afin de poser toutes vos questions et de tester les solutions envisageables dans le cadre de projets pilotes. Il est important de réaliser des tests dans des conditions de travail réelles, car c’est le seul moyen de déterminer si les membres de votre équipe parviennent à bien utiliser le logiciel.
Les projets pilotes s’avèrent particulièrement utiles à cet égard : le logiciel de gestion de projet peut alors être adapté, par le biais de la configuration, à vos besoins spécifiques en matière de processus, de terminologie, de formulaires de saisie et d’autres éléments d’affichage, ce qui vous permet d’accroître considérablement l’adhésion de tous les utilisateurs à l’utilisation du nouveau logiciel. Grâce à l’importation de données existantes ou à la reproduction de certains projets concrets, le logiciel peut être testé dans des conditions réalistes après une première brève formation. Prévoyez impérativement suffisamment de temps pour cette phase (environ deux à trois mois) et faites participer aux tests les futurs utilisateurs clés du logiciel, afin de recueillir dès à présent suffisamment d’informations sur l’adhésion future des utilisateurs et de vous assurer que la solution logicielle retenue est également conviviale. Il se peut également que vous constatiez au cours de cette phase qu’aucune des options ne répond à vos besoins ou que vous ayez accordé la plus haute priorité à des exigences erronées. Dans ce cas, vous devriez revoir votre cahier des charges et relancer une recherche de produits.

5. Estimer l'effort de mise en œuvre et les coûts

Avant de choisir une solution, vous devez estimer les coûts que vous engagerez avec l'option respective. Pour cela, vous pouvez obtenir une offre contraignante du fabricant. De plus, vous devez clarifier à quelle vitesse le logiciel respectif pourrait être introduit dans votre équipe, c'est-à-dire à partir de quand toute l'équipe peut commencer à travailler de manière productive avec lui. Cela inclut non seulement le temps nécessaire au fabricant ou à votre service informatique pour adapter le logiciel et fournir des interfaces, par exemple, mais aussi le temps nécessaire à la formation de vos employés. Souvent, le fabricant peut également vous aider avec une estimation initiale grâce à son expérience ou peut même vous garantir les coûts et le temps de mise en œuvre.

6. Sélection

Comparez maintenant les différentes options et décidez d'une solution. À cette étape également, vous devez impliquer toutes les personnes clés afin de prendre la meilleure décision possible et d'accroître l'acceptation du nouveau logiciel à l'avance.

7. Mise en œuvre

Une fois une décision prise, la prochaine étape consiste à mettre en œuvre le logiciel. Pour vous assurer que l'introduction ne échoue pas, vous devez maintenant vous concentrer sur le renforcement de l'acceptation des utilisateurs. Si vous avez déjà inclus les utilisateurs les plus importants dans votre décision à l'avance, vous avez déjà fait beaucoup de choses ici. Néanmoins, vous devez clairement démontrer à tous les utilisateurs comment le nouveau logiciel facilite leur travail quotidien et quels en sont les avantages. À cette fin, il peut être utile de définir des utilisateurs clés qui sont formés de manière particulièrement intensive à l'utilisation du logiciel. Ces utilisateurs clés peuvent ensuite soutenir et motiver tous les autres utilisateurs.

Le logiciel de gestion de projet myPARM

Chaque service d'une entreprise a ses propres exigences. Il arrive souvent que des solutions isolées voient ainsi le jour au sein d'une entreprise : elles sont utilisées dans un service, mais n'ont aucun sens dans les autres. Dans ce cas, il peut s'avérer judicieux d'opter pour une solution globale en tant que nouveau logiciel ou d'intégrer cette nouvelle solution à l'environnement informatique existant. myPARM est précisément une telle solution globale, qui propose non seulement différents modules dans le domaine de la gestion de projet, que vous pouvez combiner selon vos besoins individuels, mais qui, grâce à ses nombreuses interfaces, peut également s’intégrer de manière flexible à vos systèmes existants. De plus, myPARM comprend de nombreuses fonctionnalités complémentaires, telles que la gestion des documents, la gestion des risques et des opportunités ou encore la personnalisation.
Si vous n’avez besoin dans un premier temps que d’une solution moins complète, vous pouvez utiliser certains modules du logiciel et en masquer d’autres. Grâce à la grande flexibilité de myPARM, le logiciel peut ensuite évoluer au rythme de vos besoins. Si vous le souhaitez, vous pouvez même utiliser, en plus des fonctions de gestion de projet, un logiciel de gestion ou le nouveau module BI.

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