Elegir el software de gestión de proyectos adecuado

Una guía para ayudarte a encontrar el software adecuado

¿Has decidido introducir un nuevo software de gestión de proyectos, por ejemplo, porque la gestión de proyectos en Excel te resulta demasiado ineficaz? Entonces aquí encontrarás una breve guía que te ayudará a elegir el software de gestión de proyectos adecuado.

7 pasos hacia el éxito con el software adecuado

1. analizar la situación actual y definir los requisitos

Como base para todo lo demás, deberías tomarte el tiempo necesario para analizar el estado actual de tu gestión de proyectos.

• ¿Cómo se planifican y gestionan actualmente los proyectos?
• ¿Qué procesos deben respetarse y cuáles podrían mejorarse?
• ¿Dónde puede o debe prestar apoyo el nuevo software?
• ¿Dónde hay dificultades? ¿Qué es lo que ya funciona de forma óptima?

Habla con los miembros de tu equipo, ya que a menudo tienen otros puntos de vista que aportar. Invítales a describir los problemas actuales en la gestión de proyectos, a describir casos de uso y a identificar áreas de mejora. Pregunta cuál es el planteamiento de un proyecto y de qué funciones no se puede prescindir. De este modo, puedes elaborar un catálogo de funciones y requisitos. Para evitar que este catálogo sea demasiado extenso, debes centrarte en qué requisitos son realmente necesarios y priorizarlos. Esto crea una lista con la que puedes comparar las distintas soluciones de software que aparecen a continuación.

2. aclarar los requisitos técnicos

Por supuesto, la infraestructura técnica con la que ya cuentas también juega un papel importante a la hora de elegir la solución de software de gestión de proyectos más adecuada para ti. Lo mejor es que aclares, antes incluso de empezar a buscar, si el software debe instalarse en tu propio hardware (on-premise) o si es posible utilizarlo en la nube. Además, deberías plantearte qué interfaces con el software que ya tienes son necesarias. Por ejemplo, si el software de gestión de proyectos tiene que usar datos de Excel o de tu sistema ERP, o transferir datos específicos del proyecto a otros sistemas, deberías saberlo de antemano.
Las capacidades de tu departamento de TI también son un factor importante en este sentido: ¿puede tu departamento de TI realizar por sí mismo los ajustes necesarios en el software y tiene la capacidad para encargarse de su administración? ¿O sería mejor que el fabricante del software se encargara de ello y tú alquilaras el software según el principio «Software como servicio» (SaaS)?

3. investigación de productos

Ahora puedes buscar soluciones adecuadas con tu catálogo de necesidades y los requisitos técnicos previos. Los portales de comparación y los estudios también pueden ayudarte en este sentido. Por ejemplo, puedes comparar programas en projektmagazin.de o en el estudio Barc y filtrar según los criterios que sean especialmente importantes para ti. Si tu equipo de gestión de proyectos trabaja según una metodología o norma específica, como PRINCE2, también puedes buscar específicamente software que lo soporte. Encontrarás lo que buscas en SERVIEW, por ejemplo.

4. software de prueba

En cuanto hayas encontrado algunas soluciones adecuadas que se ajusten a tus necesidades específicas, puedes concertar las primeras reuniones de presentación con los fabricantes para aclarar cualquier duda y poner a prueba las posibles soluciones mediante proyectos piloto. Las pruebas en condiciones reales de trabajo son importantes, ya que solo así podrás averiguar si los miembros de tu equipo se desenvuelven bien con el software.
Los proyectos piloto resultan especialmente útiles en este sentido: el software de gestión de proyectos se puede adaptar mediante configuración a tus necesidades individuales en cuanto a procesos, denominaciones, máscaras de entrada y otras representaciones, de modo que aumentes considerablemente la aceptación de todos los usuarios respecto al uso del nuevo software. Al importar datos ya existentes o simular algunos proyectos concretos, el software se puede probar en condiciones reales tras una breve sesión de formación inicial. Dedica sin falta tiempo suficiente a esta fase (unos dos o tres meses) y deja que los futuros usuarios clave del software participen en la prueba, para recopilar ya desde ahora información suficiente sobre la futura aceptación por parte de los usuarios y asegurarte de que la solución de software elegida también sea fácil de usar. Es posible que en esta fase también te des cuenta de que ninguna de las opciones se adapta a tus necesidades o de que has dado la máxima prioridad a los requisitos equivocados. En estos casos, deberías revisar de nuevo tu lista de requisitos y volver a empezar la búsqueda de productos.

5. estimar el esfuerzo y los costes de aplicación

Antes de decidirte por una solución, debes calcular los costes que te supondrá cada opción. Puedes obtener una oferta específica del fabricante. También debes aclarar con qué rapidez podría introducirse el software correspondiente en tu equipo, es decir, cuándo podrá todo el equipo trabajar productivamente con él. Esto incluye no sólo el tiempo que el fabricante o tu departamento informático necesita para personalizar el software y proporcionar interfaces, por ejemplo, sino también el tiempo necesario para formar a tus empleados. A menudo, el fabricante puede ayudarte con una estimación inicial basada en su experiencia, o incluso puede darte una garantía sobre los costes y el tiempo de implantación.

6. selección

Ahora compara las distintas opciones y decide una solución. También deberías implicar a todas las personas clave en este paso para tomar la mejor decisión posible y aumentar la aceptación del nuevo software por adelantado.

7. aplicación

Una vez tomada la decisión, hay que implantar el programa informático. Para evitar que la introducción fracase, ahora debes concentrarte en aumentar la aceptación de los usuarios. Si ya has incluido de antemano a los usuarios más importantes en tu decisión, aquí ya has hecho mucho. No obstante, muestra claramente a todos los usuarios cómo el nuevo programa les facilita el trabajo diario y cuáles son sus ventajas. Para ello, puede ser útil definir usuarios clave que reciban una formación especialmente intensiva en el uso del software. Estos usuarios clave pueden entonces apoyar y motivar a todos los demás usuarios.

El programa informático de gestión de proyectos myPARM

Cada departamento de una empresa tiene sus propias necesidades. A menudo, esto da lugar a soluciones aisladas dentro de la empresa, que se usan en un departamento pero que en otros no tienen sentido. En este caso, puede ser una buena idea elegir una solución integral como nuevo software o integrar la nueva solución en el entorno de sistemas ya existente. myPARM es una de esas soluciones integrales que no solo ofrece distintos módulos de gestión de proyectos, que puedes combinar según tus necesidades específicas. Gracias a sus numerosas interfaces, el software también se puede integrar de forma flexible en tus sistemas actuales. Además, myPARM incluye muchas funciones de apoyo, como la gestión de documentos, la gestión de riesgos y oportunidades o la personalización.
Si al principio solo necesitas una solución más sencilla, puedes usar módulos concretos del software y dejar otros ocultos. Gracias a la gran flexibilidad de myPARM, el software puede crecer a medida que lo necesites. Si quieres, además de las funciones de gestión de proyectos, incluso puedes usar el software de gestión o el nuevo módulo de BI.

¿Quieres conocer myPARM en una demostración? Entonces, ¡concierta ahora una cita con nosotros!