Come scegliere il giusto software di gestione dei progetti

Una guida per aiutarti a trovare il software giusto

Hai deciso di introdurre un nuovo software di gestione dei progetti, ad esempio perché la gestione dei progetti in Excel è troppo inefficiente per te? Allora troverai qui una breve guida per aiutarti a selezionare il giusto software di gestione dei progetti.

7 passaggi per il successo con il software giusto

1. Analizza lo stato attuale e definisci i requisiti

Come base per i passaggi successivi, dovresti prenderti il tempo per analizzare lo stato attuale della tua gestione dei progetti.

• Come vengono attualmente pianificati e controllati i progetti?
• Quali processi devono essere seguiti, quali potrebbero essere migliorati?
• Dove può o dovrebbe un nuovo software offrire supporto?
• Dove ci sono difficoltà? Cosa funziona attualmente in modo ottimale?

Parla di questo anche con i membri del tuo team, poiché spesso hanno altri punti di vista da contribuire. Invitali a descrivere i problemi attuali della gestione dei progetti, casi d'uso e aree di miglioramento. Chiedi qual è l'approccio a un progetto e quali funzioni sono essenziali. In questo modo, puoi compilare un catalogo di funzioni e requisiti. Affinché questo catalogo non diventi troppo esteso, dovresti concentrarti sui requisiti che sono davvero essenziali e prioritizzarli. Questo crea un elenco con cui puoi confrontare le varie soluzioni software a seguire.

2. Chiarisci i requisiti tecnici

Ovviamente anche l’infrastruttura tecnica già esistente gioca un ruolo importante nella scelta della soluzione software di gestione dei progetti più adatta a te. È meglio chiarire, già prima di iniziare la ricerca, se il software debba essere installato sul tuo hardware (on-premise) o se sia possibile utilizzarlo nel cloud. Inoltre, dovresti valutare quali interfacce con i software già in uso sono necessarie. Se, ad esempio, il software di gestione dei progetti deve utilizzare dati da Excel o dal tuo sistema ERP, oppure trasferire dati specifici del progetto ad altri sistemi, è bene saperlo in anticipo.
Anche le risorse del tuo reparto IT sono un fattore importante: il tuo reparto IT è in grado di apportare autonomamente le modifiche necessarie al software e ha le risorse per occuparsi della sua amministrazione? Oppure sarebbe meglio che se ne occupasse il produttore del software e che tu noleggiassi il software secondo il principio Software-as-a-Service (SaaS)?

3. Ricerca del prodotto

Ora puoi cercare soluzioni adatte con il tuo catalogo di requisiti e i prerequisiti tecnici. A questo proposito, i portali di confronto e gli studi sui prodotti possono essere utili. Ad esempio, puoi confrontare i software su projektmagazin.de o lo studio Barc e filtrare secondo i criteri che sono particolarmente importanti per te. Se il tuo team di gestione dei progetti lavora secondo una metodologia o standard specifici, come PRINCE2, puoi cercare specificamente software che supporti questo. Troverai ciò che cerchi ad esempio su SERVIEW.

4. Test del software

Non appena avrai trovato alcune soluzioni adatte alle tue esigenze specifiche, potrai fissare i primi incontri con i produttori per chiarire eventuali dubbi e mettere alla prova le possibili soluzioni attraverso dei progetti di prova. I test nelle condizioni di lavoro reali sono importanti, perché solo così puoi capire se i membri del tuo team riescono a usare bene il software.
I progetti pilota sono particolarmente utili in questo senso: il software di gestione dei progetti può essere configurato in base alle tue esigenze specifiche in termini di processi, denominazioni, maschere di inserimento dati e altre visualizzazioni, in modo da aumentare notevolmente l’accettazione da parte di tutti gli utenti nell’uso del nuovo software. Importando i dati esistenti o riproducendo alcuni progetti concreti, il software può essere testato in condizioni realistiche dopo una breve introduzione iniziale. Assicurati di dedicare a questa fase tutto il tempo necessario (circa due o tre mesi) e coinvolgi nel test i futuri utenti chiave del software, in modo da raccogliere già da ora informazioni sufficienti sull’accettazione da parte degli utenti e assicurarti che la soluzione software prescelta sia davvero facile da usare. In questa fase potresti anche renderti conto che nessuna delle opzioni è adatta alle tue esigenze o che hai dato la massima priorità ai requisiti sbagliati. In questi casi, dovresti rivedere il tuo elenco di requisiti e ricominciare la ricerca del prodotto.

5. Stimare sforzo di implementazione e costi

Prima di decidere su una soluzione, dovresti stimare i costi che sosterrai con l'opzione rispettiva. Per fare ciò, puoi ottenere un'offerta vincolante dal produttore. Inoltre, dovresti chiarire quanto rapidamente il software rispettivo potrebbe essere introdotto nel tuo team, cioè da quando l'intero team può iniziare a lavorare produttivamente con esso. Questo include non solo il tempo necessario al produttore o al tuo dipartimento IT per adattare il software e fornire interfacce, ad esempio, ma anche il tempo necessario per la formazione dei tuoi dipendenti. Spesso, il produttore può anche aiutarti con una stima iniziale con la sua esperienza o può addirittura darti una garanzia per i costi e il tempo di implementazione.

6. Selezione

Ora confronta le diverse opzioni e decidi su una soluzione. Anche in questo passaggio, dovresti coinvolgere tutte le persone centrali per prendere la decisione migliore possibile e aumentare l'accettazione del nuovo software in anticipo.

7. Implementazione

Una volta presa una decisione, il passo successivo è implementare il software. Per garantire che l'introduzione non fallisca, dovresti concentrarti ora sul rafforzamento dell'accettazione da parte degli utenti. Se hai già incluso gli utenti più importanti nella tua decisione in anticipo, hai già fatto molto bene qui. Tuttavia, dovresti mostrare chiaramente a tutti gli utenti come il nuovo software facilita il loro lavoro quotidiano e quali sono i suoi vantaggi. A questo scopo, può essere utile definire utenti chiave che vengono addestrati particolarmente intensivamente nell'uso del software. Questi utenti chiave possono quindi supportare e motivare tutti gli altri utenti.

Il software di gestione dei progetti myPARM

Ogni reparto di un’azienda ha le proprie esigenze. Spesso, all’interno di un’azienda, si creano così soluzioni isolate che vengono utilizzate in un reparto, ma che in altri non hanno senso. In questo caso, può essere utile scegliere un nuovo software che offra una soluzione completa oppure integrare la nuova soluzione nell’infrastruttura di sistemi esistente. myPARM è proprio una di queste soluzioni complete, che non solo offre diversi moduli nell’ambito della gestione dei progetti, che puoi combinare in base alle tue esigenze specifiche, ma grazie alle sue numerose interfacce può anche essere integrato in modo flessibile nei tuoi sistemi esistenti. Inoltre, myPARM include numerose funzioni di supporto, come la gestione dei documenti, la gestione dei rischi e delle opportunità o la personalizzazione.
Se all’inizio hai bisogno solo di una soluzione meno completa, puoi utilizzare singoli moduli del software e lasciare gli altri nascosti. Grazie alla grande flessibilità di myPARM, il software potrà poi crescere insieme alle tue esigenze. Se vuoi, oltre alle funzioni di gestione dei progetti, puoi persino utilizzare il software di gestione aziendale o il nuovo modulo BI.

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